如何在 Outlook 中建立規則（附實際範例）

如果你每天都使用 Outlook，你的收件匣肯定會以驚人的速度被塞滿。 內部郵件、新聞簡報、自動通知和重要訊息關鍵訊息很容易被淹沒在各種噪音中。這就是… Outlook 規則：一個自動化系統，如果配置得當，可以每天為您節省時間，並幫助您掌控一切。

這些規則允許 Outlook 為您做出決定： 移動、排序、轉發、標記甚至自動回覆電子郵件 根據您定義的條件。本文將透過逐步解說和實際範例，向您展示如何在 Outlook 中使用或不使用範本建立規則，如何修改、排序、暫時停用規則，以及如何在桌面版 Outlook、Windows 版 Outlook 和 Outlook.com 中使用規則。

Outlook中的規則是什麼？它們有什麼用途？

Outlook 規則是自動指令，用於告訴程式在收到或發出的電子郵件符合特定條件時應該如何處理。 這就像是把「如果發生這種情況，就做另一件事」的規則應用到你的資訊中一樣。如果郵件來自特定人員，則將其移至資料夾；如果郵件包含特定詞語，則將其標記為重要郵件；如果郵件在特定時間範圍內到達，則發送自動回复，等等。

有了這個系統，你可以 將你每天做的許多重複性工作自動化：歸檔來自特定客戶的訊息、區分自動通知、清理促銷活動、將副本發送給同事、根據寄件者產生不同的聲音警報…等等。

此外，Outlook 允許您為接收和發送的電子郵件建立規則，而且在許多情況下… 你也可以追溯應用這些規則。 到已有的消息 你的資料夾不僅適用於新來的人。

另一個主要優勢是規則可以隨時啟用、停用、編輯或刪除。 你不必拘泥於第一天制定的規則。如果您的需求發生變化，您可以調整規則或將其刪除，就這麼簡單。

最後，值得注意的是，並非所有版本的 Outlook 的工作方式都相同。 新版 Outlook for Windows、經典桌面版以及 Outlook.com 它們都秉持著相同的規則理念，但達成規則的方式和一些選項略有不同。

如何在 Outlook for Windows 中從郵件建立快速規則

當您查看電子郵件時，如果您看到一封您希望始終以相同方式處理的郵件，您可以直接從該郵件建立規則。 這是無需進入高級選單即可開始自動化的最快方法。.

在經典版 Outlook for Windows 中，流程與新版 Outlook 非常相似。 其理念始終是從真實的訊息出發，並由此產生基本規則。如果需要，你可以讓它變得更複雜。

從郵件建立規則（經典版 Outlook）

生成一個 在旅途中 在經典桌面版中，您可以根據特定的電子郵件執行以下操作：

1. 右鍵單擊訊息 選擇要用作參考的規則，然後在上下文選單中選擇“規則”>“建立規則”選項。
2. 在開啟的視窗中，選擇 Outlook 提供的簡單條件，例如「主題包含」或「寄件者」。 寄件人“。 這些框定義了哪些電子郵件將觸發該規則。.
3. 選擇您希望 Outlook 如何處理符合這些條件的郵件。例如，標記郵件，或選擇“將項目移至資料夾”，然後選擇或建立目標資料夾。
4. 完成後，按「接受」。 Outlook 會儲存該規則，並從那時起自動套用該規則。.
5. 如果您希望該規則也適用於目前資料夾中的現有郵件，請勾選「立即對目前資料夾中已有的郵件執行此新規則」複選框，然後再次按一下「確定」進行確認。

例如，透過這種方式，你可以實現這一點。 主題中包含特定字詞的郵件應傳送到指定資料夾。無需反覆手動拖曳。

在 Outlook for Windows 中從範本建立規則

除了快速規則外，Outlook 還提供了一個精靈。 準備好的模板 針對最常見的情況。 這些模板提供了一個基礎框架，您可以根據需要進行調整。如果你不想從零開始，這是理想之選。

這些範本按類別分組，例如「保持條理」或「保持最新」。 每個範例都提出了一個典型場景：移動某人的訊息、標記要跟進的電子郵件、播放聲音等等。

如何存取規則和範本精靈

若要在經典版 Outlook for Windows 中開啟規則精靈並使用模板，您可以依照下列一般步驟操作：

1. 在 Outlook 頂部，轉到「檔案」選項卡，然後選擇「管理規則和通知」。
2. 在出現的對話方塊的「電子郵件規則」標籤中，按一下「新規則…」。 Outlook規則精靈將會開啟。.
3. 在精靈中，您會看到一個預先配置範本區域和一個從空白規則開始的區域，這些範本既適用於您接收的訊息，也適用於您發送的訊息。

建立不使用範本的規則：用於傳入訊息的空白規則

如果您想要完全控制，可以從建立一個空白的收件規則開始。 這樣，您可以根據需要組合條件、操作和例外情況。.

沒有範本的收件匣規則的典型工作流程如下：

1. 選擇基本規則類型在“從空白規則開始”部分，選擇“將規則套用到我收到的訊息”，然後按一下“下一步”。

2. 定義條件Outlook 會顯示非常詳盡的可用條件清單。您可以使用以下條件：

• 由特定個人或公共團體發送的訊息.
• 郵件主題中包含特定詞語的郵件。
• 僅發送給您的電子郵件。
• 在「收件者」或「副本」欄位中顯示您姓名的郵件。
• 具有特定優先順序的訊息。
• 標示一定保密等級的電子郵件。
• 已指派特定操作的訊息。
• 收件者欄中未包含您的姓名的郵件。
• 發送給特定公共群組的電子郵件。
• 郵件正文、主題和正文、郵件頭、收件者地址或寄件者地址中包含某些特定詞語的郵件。
• 已指派到特定類別的消息。

您可以選擇一個或多個條件。 你做的標記越多，規則就越準確。然後，點選「下一步」。

3. 調整條件細節在精靈底部，您會看到規則的描述，其中的文字以藍色底線標示。點擊這些文本，您可以選擇例如特定人員或群組、關鍵字或類別。 在這裡，您可以最終確定哪些電子郵件會觸發該規則。.

4. 決定將採取哪些行動下一步，Outlook 會顯示符合條件的郵件可以執行的動作。這些操作包括以下選項：

• 將郵件移動到指定資料夾.
• 將郵件歸入特定類別。
• 刪除該訊息或將其永久刪除。
• 將郵件副本移動到另一個資料夾。
• 將訊息轉發給個人或公共群組。
• 將郵件作為附件轉發給其他人或郵件清單。
• 將郵件轉寄給其他收件者。
• 回覆具體訊息 從伺服器。
• 請使用指定模板回覆。
• 將此訊息標記為待跟進。
• 移除訊息識別標記。
• 移除指派給該郵件的類別。
• 更改訊息優先順序。
• 自動列印訊息。
• 當收到特定類型的電子郵件時，播放特定的聲音。
• 將訊息標記為已讀。
• 表示此規則之後不再適用其他規則。

與條件一樣，您可以組合多個操作。 例如，同時進行移動、分類和標記為待跟進等操作。選擇完感興趣的內容後，請按「下一步」。

5. 編輯操作參數您會看到一段帶有下劃線的描述。在這裡，您可以指定目標資料夾、音訊檔案、回覆訊息、要使用的範本等等。 此步驟最終決定 Outlook 將如何處理每個符合的訊息。.

6. 制定例外情況接下來，您可以指定一些即使符合條件，您也不想套用該規則的情況。例外情況使用的選項與初始條件幾乎相同，因此您可以排除例如來自特定經理的訊息、主題行中包含特定字詞的電子郵件或帶有附件的訊息。

7. 配置最終細節在精靈的最後一個畫面上，為規則指定名稱，選擇是否將其套用於收件匣中已有的郵件，並確認已選取啟動該規則的核取方塊。 點選「完成」後，規則即建立完成並可供使用。.

無需模板即可編寫外發訊息規則

規則不僅適用於放入的東西。 您也可以設定自動執行您發送的電子郵件中的操作。例如，如果您想要自動將郵件副本存檔到特定資料夾或控制向特定收件者發送郵件，這將非常有用。

總體框架 規則 空白輸出訊息 是：

• 在“從空白規則開始”下選擇“將規則套用至您傳送的訊息”，然後按一下“下一步”。
• 選擇適用於您發送的電子郵件的條件。部分選項包括：

• 郵件主題包含某些特定詞語。.
• 訊息是從特定帳戶發送的（如果您在同一個人資料下有多個帳戶）。
• 該郵件已被設定了特定的優先順序。
• 訊息是發送給特定個人或群體的。
• 文本或主題和文本包含某些關鍵字。
• 收件人地址包含某些特定詞語。
• 該訊息與特定類別相關聯。
• 郵件中包含一個附件。
• 訊息大小超過或低於特定千位元組數。
• 該電子郵件採用特定格式。
• 該訊息具有特定的文件或表單屬性。
• 這是一份會議邀請或最新動態。
• 該訊息來自特定的 RSS 來源或任何 RSS 來源。
• 該電子郵件對應於特定類型的表單。

選擇條件後，您可以點擊下劃線的文字進行編輯，繼續操作，定義操作（例如，將副本移至資料夾或套用類別），如果需要，也可以新增例外情況。 最後，您為規則命名，決定是否要啟動它，然後點擊「完成」按鈕結束精靈。.

使用預定義範本在 Outlook 中建立規則

Outlook 內建了多個模板，旨在應對最常見的日常場景。 它們能幫你節省時間，因為你只需要填寫空白處。 而不是從頭開始建立規則。一些最常見的例子包括：

• 將某人的消息移動到資料夾收件匣規則：此規則會自動將來自特定寄件者的所有電子郵件傳送到特定資料夾。為了方便選擇，該聯絡人必須已新增至您的通訊錄。
• 將主旨行中包含特定詞語的郵件移至指定資料夾。：非常適合將項目、訂單、系統通知或任何可以用關鍵字識別的主題進行分組。
• 將發送到公共群組的訊息移至資料夾如果您是公共郵件清單或群組的成員，並且不希望這些郵件堆積在您的主收件匣中，那麼這將是理想之選。
• 標記來自特定人員或群組的訊息以便跟進來自該聯絡人的所有訊息都會自動標記為顯示在您的待辦事項清單中。
• 整理 RSS 來源中的內容如果您使用 Outlook 關注 RSS 來源，您可以自動將來源中的項目分組到特定資料夾中。
• 在「新項目提醒」視窗中顯示來自特定人員的消息當收到該聯絡人的電子郵件時，螢幕上將顯示個人化文字的醒目通知。
• 收到特定聯絡人的訊息時播放聲音。您可以將不同的聲音檔案（例如，來自 Windows Media 程式庫或您自己的音訊檔案）指派給重要聯絡人。
• 當您收到來自特定聯絡人的訊息時，請向您的行動裝置發送通知。旨在確保您在辦公室外不會錯過任何重要訊息，方法是將電子郵件轉發或通知到您的手機。

使用模板的模式幾乎總是相同的：在精靈中選擇所需的模板，自訂描述（寄件者、資料夾、文字、聲音…），根據需要添加額外的條件或例外情況，最後， 給規則一個易於識別的名稱，並以「完成」結束配置。.

Outlook 中規則的使用想法與實用範例

規則的可能性是巨大的，但通常只有看到實際例子，你才會意識到哪些事情可以自動化。 關鍵在於思考你每天在電子郵件中重複執行哪些任務。 並將它們翻譯成“如果發生這種情況，請這樣做”。

範例 1：自動對來自發送者的訊息進行分類

想像你收到 來自同一客戶的數十封電子郵件 或重要的供應商。與其將所有郵件拖曳到資料夾中，不如建立名為「來自 AAA 公司的電子郵件」的資料夾，並根據「將某人的郵件移至資料夾」範本建立一條規則。

例如，在範本中選擇公司帳戶作為寄件者。 aaa@gmail.com並將目標資料夾設定為「AAA公司郵件」。從那時起， 來自該地址的所有郵件都會自動移動到該資料夾。讓你的主收件匣更加整潔。

要調整這些類型的規則，點擊描述中的藍色連結（「人員或通訊群組清單」、「指定資料夾」…）並查看可用選項非常有用。 這樣你就能熟悉可以組合使用的各種標準和操作。.

範例 2：帶有自動回應的休假規則

另一種非常常見的情況是休假或長期缺勤。假設您整個八月都不在辦公室。 在此期間不回應可能會給人留下不好的印象，並造成不必要的延誤。所以你可以設定一條規則，一次執行多個操作。

總體思路是：

• 條件：在特定日期之間收到的所有電子郵件（例如，7 月 31 日之後和 9 月 1 日之前）。
• 聯合行動：

• 並附上一條訊息，解釋您正在度假。誰將接替你（例如，你的同事 Alberto），如何聯繫他，以及你何時回來。
• 把所有這些資訊轉發到阿爾貝託的帳戶這樣我就可以在你不在的時候處理你的請求。
• 把所有這些郵件移到一個名為「休假中」的資料夾裡。這樣，當你回來時，你可以將整個時期的資料集中在一起，以便在需要時進行查看。

在這種情況下，該規則允許您在離開期間無需做任何事情即可維持客戶服務、清晰溝通並留下所有文件。 在讓規則運行之前，請務必對其進行測試，以確保日期和操作正確。.

管理規則：編輯、刪除、執行和重新排序

同 El Temppo 累積多條不同的規則是正常的。 Outlook 允許您在「規則和通知」方塊中管理它們。 （在經典版中）或從設定選單中（在新版 Outlook 和 Outlook.com 中）。

在 Outlook 經典版中編輯現有規則

如果某條規則不再如預期運作，或者您需要更改其中的某些部分，您可以對其進行修改，而無需重新建立。 您也可以更正標記為錯誤的規則。 透過 Outlook。

基本步驟是：

1. 轉到“文件”>“管理規則和警報”。
2. 如果 Outlook 提示某個規則有錯誤，請點選「確定」查看。
3. 勾選紅色規則旁邊的方塊，或勾選您想要修改的規則旁邊的方塊。
4. 點擊「規則描述」部分中的連結來編輯條件、操作或例外情況，然後點擊「確定」儲存。

如果您只想更改規則的名稱、行為或位置而不破壞規則本身，操作流程類似，但需要使用「更改規則」選項：

1. 在「文件」>「管理規則與警報」中，選擇相關規則。
2. 勾選你名字旁邊的方格。
3. 選擇「變更規則」以及要進行的變更類型，然後依照 Outlook 指示的步驟操作。

在同一個對話框中，您還可以 刪除不再需要的規則。選擇該規則，然後使用「刪除」按鈕，再使用「套用」確認變更。

經典版本中手動運行規則

雖然預設規則會在郵件建立後到達或離開時執行，但 Outlook 允許您手動對現有資料夾執行一個或多個規則。 如果您剛剛定義了一條複雜的規則，並且希望它也能影響較早的電子郵件，那麼這將特別有用。.

為此：

1. 開啟“檔案”>“管理規則和警報”，然後在“電子郵件規則”標籤上，選擇“立即執行規則”。
2. 在「立即運行規則」方塊中，選取要執行的規則對應的核取方塊。
3. 在“在資料夾中運行”中，您可以點擊“瀏覽”，選擇資料夾，然後點擊“確定”以選擇其他資料夾。您也可以選擇包含子資料夾。
4. 在「將規則套用」清單中，選擇規則是否套用於所有郵件、僅套用於已讀郵件或僅套用於未讀郵件。
5. 點擊“立即運行”，讓 Outlook 根據所選規則處理郵件。

因此， 您可以一次整理大量郵件。 無需手工操作。

自訂操作和插件

除了標準操作外，經典版 Outlook 還支援第三方開發的「自訂操作」。 它們通常以動態連結庫 (.dll) 的形式分發，您必須將其安裝到您的電腦上。微軟不提供這類插件，但您可以找到其他廠商開發的特定解決方案。

安裝完成後，這些外掛程式將作為附加選項出現在規則精靈中。 它們可以讓你進一步擴展 Outlook 的自動功能。但是，最好確保它們來自可靠的來源。

新版 Outlook for Windows 中的規則

新版 Outlook for Windows 保留了原有的規則理念，但介面略有變化。 收件匣規則幾乎都是在電子郵件設定中建立、編輯和管理的。當然，您也可以從特定訊息開始。

在新的 Outlook for Windows 中建立快速規則

要將來自某個寄件者或某個郵箱的所有郵件轉移出去。 發送者集合 要存取特定資料夾，無需過於複雜，您可以執行以下操作：

1. 在任意資料夾中右鍵單擊郵件，並將指標懸停在「規則」上。
2. 選擇“建立規則”開啟快速規則框。
3. 選擇要將來自該或這些寄件者的所有電子郵件移至的目標資料夾。
4. 按一下“接受”確認。 從那時起，該規則將適用於所有符合該條件的來信。.

如果您需要比簡單行動電子郵件更進階的功能，可以在同一視窗中點擊「更多選項」。 完整的規則配置介面將會打開，您可以在其中新增各種條件、操作和例外情況。.

新版 Outlook 中規則的基本要素

新版 Outlook 中的每個規則至少需要三個組成部分： 一個描述性名稱、一個或多個條件，以及至少一個動作您也可以選擇新增例外情況。

在編輯器中，您會看到「新增條件」、「新增操作」和「新增例外」等按鈕。 你可以將它們結合起來，設計出非常強大的規則。例如：如果電子郵件來自 X，主題包含 Y，則將其移至資料夾 Z 並將其標記為重要，除非它有附件。

另一個重要的選項是「停止處理更多規則」複選框。選取此複選框後，Outlook 在滿足目前規則後將不再套用其他規則。 它有助於防止多個自動化系統相互衝突。.

在新版 Outlook 中編輯、刪除、排序和運行規則

在新的 Windows 版 Outlook 中， 全球管理 規則配置如下：

• 至 編輯規則點擊頂部的“設定”圖標，前往“郵件”>“規則”，找到要變更的規則並進行編輯。完成後，點擊「儲存」按鈕儲存變更。
• 至 刪除規則在「郵件」>「規則」清單中，選擇要刪除的規則，然後使用刪除選項。
• 至 更改申請順序在「郵件」>「規則」中，選擇一條規則，然後使用上下箭頭將其在清單中上下移動。 Outlook 會依照此順序將規則套用至收到的郵件。
• 至 對現有訊息執行規則另外，還可以轉到“設定”>“郵件”>“規則”，並使用可用的選項對資料夾中已有的郵件運行規則（如果您的版本介面允許的話）。
• 至 臨時啟用或停用規則在規則清單中，每條規則旁邊都有一個開關。您可以取消勾選該開關來暫停規則（無需刪除），並隨時重新啟動它。

這種方法可以讓你 備有一套永久有效的規則。 僅在需要時激活，且不會遺失設定。

Outlook.com（網頁版）中的規則

在 Outlook.com 中，規則的使用邏輯與桌面用戶端非常相似，但有一些限制。 所有操作均可透過網頁上的電子郵件設定面板進行管理。.

要在 Outlook.com 中存取收件匣規則，您必須：

• 點擊頁面頂部的“設定”圖示。
• 進入郵件部分，然後選擇「規則」或「郵件規則」（取決於您的介面顯示的內容）。

從那裡你可以建立新規則、編輯規則、刪除規則、重新排列規則，甚至 透過一個簡單的開關即可啟動或停用任何規則。就像新的 Outlook for Windows 一樣。

與桌面用戶端相比，一個重要的區別是，在 Outlook.com 的測試版中， 您無法對現有郵件執行收件匣規則。這些規則僅適用於規則建立後收到的電子郵件。要清理或移動舊郵件，平台建議使用「歸檔」、「前往」或「清理」等工具。

在 Outlook.com 中，設定規則會將郵件轉送或重新導向到另一個帳戶也是很常見的做法。 明確區分轉發和重定向非常重要。:

• Si 前進該訊息會以您收到並轉發的電子郵件的形式顯示；當收件者回覆時，回覆內容將會傳送到您的信箱。
• Si 重定向原始寄件者資訊仍保留在「寄件者」欄位中。回覆郵件將發送給原始寄件人，而不是發送給您。

最後，就像新版 Outlook 一樣，網頁介面允許您… 使用切換按鈕暫時停用規則無需永久刪除它們。

鑑於以上所有選項，就不難理解為什麼規則是 Outlook 最強大的功能之一了。 提高生產力它們可以自動完成許多日常電子郵件工作，使您的重要郵件脫穎而出，並允許您隨時根據自己的工作方式調整收件匣的行為，例如按寄件者對電子郵件進行分類、準備休假回覆或在不失去控制的情況下協調您的收件匣與其他團隊成員的收件匣。