如何在 OneNote 中逐步管理標籤

對於希望整理、排序並輕鬆存取筆記的使用者而言，OneNote 中的標籤管理功能已成為一項不可或缺的功能。僅僅記錄資訊已遠遠不夠；在數位時代，關鍵在於能夠在任何裝置上（無論是筆記型電腦、手機還是平板電腦）快速篩選、尋找和查看最相關的數據。幸運的是，OneNote 為那些需要更好地控制筆記、待辦事項和提醒的用戶提供了一個靈活且強大的標籤系統。

如果你曾經需要在爭分奪秒地尋找重要筆記，你就會明白正確標記訊息的重要性。它不僅能幫助你對想法和任務進行分類，還能讓你建立全面的優先網絡，追蹤專案進度，甚至可以根據自己的工作方式自訂組織結構。了解如何在 OneNote 中管理標籤是提高工作效率和獲得每日節省時間的使用者體驗的關鍵。

OneNote 中的標籤是什麼以及它們有什麼用途？

OneNote 中的標籤就像可視化的書籤或類別，您可以將其應用於筆記的任何部分。它們可以幫助您確定優先順序、按主題分類，或快速輕鬆地突出顯示待辦事項、問題或要點。這不僅有助於您日後查找特定信息，還能簡化列表回顧，並突出項目或課程的主要內容。

例如，您可以使用「重要」標籤提醒自己重要事項，或使用「待辦事項」標籤標記仍需完成的任務。標籤讓您無需閱讀整篇筆記即可一目了然地了解最重要的內容。

在 OneNote 中使用標籤的優勢

• 視覺組織： 透過使用不同的圖示和顏色，您可以按優先順序或主題進行識別，從而使您的筆記更易於理解。
• 高效率的搜尋和過濾： 無需浪費時間手動搜索， OneNote 可讓您按標籤進行篩選 顯示在您的所有頁面和筆記本上。
• 跨平台訪問： 應用於任何裝置的標籤都會自動同步，因此您將始終獲得最新的可用資訊。
• Personalización： 您可以建立自己的標籤，使組織完全適應您的工作流程。

如何在 OneNote 中新增標籤（Windows、Mac 和 Web）

在各個版本的 OneNote 中添加標籤的過程是類似的，儘管根據您使用的作業系統略有不同。

對於 Windows 用戶

1. 放置 遊標位於行首 或選擇您想要標記的文字。
2. 選項卡 首頁，找到組 標籤.
3. 使用箭頭展開標籤清單並選擇您喜歡的圖示（例如「重要」、「任務」、「問題」等）。
4. 如果你想查看所有可能的標籤，請點擊箭頭 更 位於標籤面板的底角。

標籤可以應用於單行或整個段落，讓您可以標記從單一句子到較大資訊區塊的所有內容。

在 OneNote for Mac 中

1. 按一下或選擇要標記的文字。
2. 在菜單上 首頁，將滑鼠懸停在 標籤庫.
3. 按下圖庫底部的向下箭頭即可顯示選單。
4. 選擇要套用的標籤圖示。例如，如果是需要稍後驗證的訊息，則選擇「問題」；如果是待處理的操作，則選擇「任務」。
5. 若要查看更多標籤，請使用附加箭頭或開啟所有可用標籤的完整功能表。

Mac版 OneNote提供直覺的標籤視覺化管理功能，如果預先定義的標籤無法滿足您的需求，您也可以建立新的標籤。

自訂和建立新標籤

如果 OneNote 的標準標籤無法滿足您的需求，您可以建立自己的自訂標籤。此過程會因版本而略有不同：

1. 選擇您想要使用唯一標籤進行個人化設定的文字。
2. 轉到標籤庫並點擊向下箭頭。
3. 選擇選項 建立新標籤.
4. 指定一個描述性名稱並選擇一個識別圖示。您可以選擇精選圖標，也可以瀏覽完整列表，找到最符合您需求的圖標。
5. 儲存新標籤並在需要時套用它，並將其放置在圖庫中。

這樣，您可以添加特定的標籤，例如「緊急聯絡人」、「團隊想法」或任何其他可使您的日常工作更輕鬆的分類。

如何從筆記中刪除標籤

在 OneNote 中刪除筆記中的標籤同樣簡單實用，有助於保持筆記本整潔且最新。刪除標籤的方法多種多樣，取決於您是想一次刪除一個標籤還是多個標籤：

• 刪除單一標籤： 右鍵單擊相關標籤並選擇 移除標籤.
• 一次刪除多個標籤： 選擇包含要刪除的標籤的所有文本，然後使用鍵盤快捷鍵 CTRL+0 en Windows.
• 在 Mac 上，返回標籤庫選單並再次點擊已套用的標籤即可自動刪除。

這樣，您只需保留嚴格必要的標籤，您的搜尋就會更加精確。

在 OneNote 中按標籤搜尋並篩選筆記

該系統最大的優勢之一是能夠快速搜尋所有帶有特定標籤的筆記。這在團隊合作、專案管理或追蹤個人事務等場景中非常有用。

1. 在 OneNote 導覽側邊欄中，點選按鈕 搜索.
2. 您不必輸入標籤的確切名稱；只需捲動到面板底部並選擇筆記本中目前顯示的標籤之一。
3. 點擊某個標籤時，您將看到所有包含該標籤的頁面。如果您選擇一個標籤，OneNote 將開啟該頁面並高亮顯示所有出現該標籤的頁面。
4. 您 調整搜尋範圍，選擇「所有筆記本」、目前筆記本、一組分區、特定分區，甚至特定頁面。
5. 如果您願意，可以在搜尋框中手動輸入標籤名稱，然後選擇標籤 標籤 查看分類結果。

此功能使 OneNote 成為查看作業、學習主題或待辦事項的高效工具，讓您在幾秒鐘內訪問重要信息，而無需浪費時間瀏覽所有筆記。

使用標籤產生摘要頁面

OneNote 更進一步，可以自動建立總計頁面，將所有已標記的筆記分組，無論它們位於哪個筆記本或分割區。對於需要管理分散在不同專案或部門的大量資訊的使用者來說，此功能尤其有用。

若要產生摘要頁面：

1. 在 OneNote 中存取標籤搜尋。
2. 依標籤類型、部分或任何其他相關參數過濾。
3. 點擊清單中的任意項目即可直接開啟該標記筆記的來源頁面。
4. 如果你希望， 您可以建立一個包含所有標籤摘要的新頁面，無論來自同一個區塊還是來自幾個不同的區塊。

這樣，無論任務、提醒和待辦事項最初是在哪裡記錄的，你都可以獲得所有任務、提醒和待辦事項的全局和最新視圖。

使用標籤來列出待辦事項並進行跟踪

OneNote 中標籤最常用的用途之一是管理待辦事項清單。例如，「任務」標籤是互動的，您可以在完成任務時勾選或取消勾選它。要充分利用它的潛力：

• 將「任務」標籤應用於清單中的每個項目。
• 搜尋標籤時，選擇選項 “僅顯示未選取的項目” 快速查看所有頁面上仍有哪些待處理的任務。
• 您可以隨時刷新搜尋以檢查您的進度並掌握您的承諾。

因此，OneNote 成為了一個真正的任務管理器，具有可即時更新的視覺化提醒和摘要。

如果您在工作團隊中使用 OneNote，您應該了解什麼？

在協作環境中，標籤可以讓整個團隊識別優先級，並以視覺化的方式即時分享相關資訊。您可以按標籤篩選，查看哪個成員負責某項任務，或是標記其他人需要解答的問題。

對標籤命名法保持共識，以便每個人都了解其意義，並利用此功能提高共享專案的生產力。

最近的變更和相容性

自 2023 年 6 月起，微軟對其標籤進行了更改，以符合新的合規性準則。如果您在此日期之後發現舊標籤缺失，則需要使用自訂標籤建立流程重新建立它們。這可確保您的資料符合目前的安全和隱私標準，並允許您繼續以最適合您需求的方式組織資訊。

標籤管理功能在Microsoft 365 版OneNote 、OneNote 2024、2021、2016 和 2013 版，以及 Mac 版和 Web 應用中均可使用。但是，某些進階功能（例如自訂或建立摘要頁面）可能會因平台和版本而略有不同。

掌握 OneNote 中的標籤管理功能，是邁向數位生產力的一大步。它能讓您掌控訊息，快速存取關鍵筆記，並根據個人需求調整筆記本的組織結構。無論是個人、學術或專業用途，維護良好的標籤結構都能有效避免日常工作中的混亂和效率的提升。