如何在 Hotmail 和 Outlook 中備份電子郵件

備份電子郵件不僅僅是極客的事情：它 必要的安全網 工作和個人生活皆宜。無論您是更換電腦、遷移帳戶，還是只想擁有自己的檔案，備份都能幫您節省時間，讓您安心無憂。

在 Outlook 和 Microsoft Mail (Outlook.com/Hotmail) 中，有幾種方法可以保存您的資訊：匯出資料文件 .pst 或 .olm，以及拖曳、複製到其他帳戶（例如 Gmail）、匯出到 Excel 或自動存檔等快捷方法。以下我們將逐步指導您，以免錯過任何內容，並附帶警告和 實用建議 這樣你第一次就能做對。

首先要說的是：Outlook 如何保存電子郵件以及這對備份意味著什麼

如果您使用 Exchange 或 IMAP，您的郵件將儲存在伺服器上並與您的電腦同步；這表示您將始終擁有線上存取權限，並且您的本機副本是「鏡像」。在這些帳戶中，Outlook 使用文件。 .ost 本地 （離線快取），而最終資料則儲存在伺服器上。

對於 POP 帳戶（包括 POP3），Outlook 下載郵件並將其本地儲存為 .pst 文件在這種情況下，.pst 是您的電子郵件、聯絡人和日曆的「保險箱」；每個文件最多可達 50 GB，您可以建立多個文件來組織您的數位生活。

有必要明確兩種格式的差異：.pst（個人儲存表）是包含所有資料的本機容器，而 .ost（離線儲存表）是 Outlook 連線伺服器時與伺服器同步的暫存副本。明確這一點有助於您選擇正確的儲存方法。 足夠的支持 (備份類型).

如果您使用 Exchange 並需要查看舊文件或歷史文件，請向您的管理員詢問存取選項。 伺服器檔案，因為組織可以套用保留策略或自動存檔舊項目。

在經典 Outlook（桌面版）中匯出前的準備工作

在點擊匯出按鈕之前，請花一點時間準備你的帳戶。檢查 Outlook 以確保你使用的是正確的帳戶（尤其是在你擁有多個帳戶的情況下），並執行 少量清潔 減少郵箱的大小並避免不必要的重複。

預設情況下，Outlook 在某些設定下僅同步去年的電子郵件。如果您想匯出所有內容，請前往 Outlook 的“帳戶設定”>“帳戶名稱和同步設定”，然後將滑桿移至 “全部” 以便在導出之前將其完全下載。

重要：請勿將 .pst 檔案直接匯出至 OneDrive 同步資料夾。 OneDrive 自動同步可能會封鎖或損壞您的檔案。 .pst 文件 正在使用；最好將其保存在本地、不同步的路徑中，如果要上傳，請在 Outlook 關閉時手動執行，或將其上傳到 Google Drive.

在經典 Outlook 中將電子郵件、聯絡人和行事曆匯出到 .pst 文件

匯出 .pst 檔案會建立專案的副本；Outlook 中的內容不會被刪除。 .pst 檔案包含附件，但不包含檢視、權限、規則或封鎖寄件者清單（這些元資料不會被匯出）。請依照以下步驟進行匯出。 完整且安全:

1. 在頂部功能區，前往 檔案.
2. 選擇 打開並導出 > 導入或匯出.
3. 選擇 導出到文件 並點擊下一步。
4. 標記 Outlook數據文件（.pst） 並點擊下一步。
5. 選擇要匯出的帳戶或資料夾（活動） 包括子文件夾 前往「收件匣」、「日曆」、「聯絡人」和「任務」）。下一步。
6. 按 檢查 選擇 .pst 檔案的位置和名稱。
7. 在選項中，決定如果匯出到現有 .pst 文件，如何處理重複項。
8. 以。。結束 敲定如果需要，可以為新的 .pst 檔案新增密碼來保護它。
9. 如果 Outlook 要求您建立新的資料文件，您可以定義一個 可選密碼當您重新開啟該 .pst 檔案或將其匯入另一個帳戶時，系統將提示您存取它，從而加強郵件的隱私性。

.pst 檔案產生後即可移植：您可以將其匯入到其他帳戶或其他電腦。這是跨版本遷移（例如從 Outlook 2016 遷移到 Outlook 2021/Microsoft 365）或在不同版本之間移動內容的理想方法。 個人和企業帳戶.

匯出時攜帶哪些資料以及何時建議匯出？

匯出至 .pst 檔案會複製電子郵件、附件、聯絡人、行事曆和任務。它不會刪除 Outlook 內容，匯出完成後，您仍然可以在收件匣中看到所有內容。不過，這些內容並不包含在內。 檢視、權限、規則 也沒有阻止寄件者的清單。

典型的匯出案例：從個人帳戶轉移到公司帳戶，將電子郵件從其他平台（例如 Yahoo）轉移到 微軟365、更換 PC 或從 Windows 切換到 Mac，或簡單地創建 定期影印 存放在安全的地方。

如果您只對聯絡人感興趣，請考慮從 Outlook 將其匯出為 .csv，這是一種方便匯入其他服務並製作 快速清潔 在電子表格中。

謹慎使用自動化：沒有本機方法可以定期執行「所有新內容和所有舊內容」的完整備份。自動存檔功能會移動或複製舊項目，但不會取代備份。 綜合出口 反復發作。

新版 Outlook：從「設定」>「檔案」>「匯出」匯出

在最新的 Outlook 桌面體驗中，流程更加直覺。打開客戶端並前往 設定 > 檔案 > 匯出。按一下“Enter”並繼續按照精靈選擇要匯出的特定郵箱或資料夾。

此嚮導將引導您選擇要包含的內容以及儲存位置。完成後，您的副本將準備就緒，與經典 Outlook .pst 檔案一樣有效。 導入或存檔 後來。

其他方法：拖曳、Excel、傳送至 Gmail

如果您不需要完整的 .pst，您可以使用 技巧 很有用。最簡單的方法是在 Outlook 中開啟資料夾，選擇郵件，然後 將它們拖曳到資料夾中 從您的電腦；這樣，您可以將電子郵件的副本儲存為單獨的檔案（Windows 上為 .msg），非常適合快速備份。

另一個選項是匯出到 Excel 進行分析或記錄。前往“檔案”>“選項”>“進階”> 出口 > 匯出到文件 > Microsoft Excel中，選擇資料夾、目標位置並儲存。它不像 .pst 檔案那樣是「完整」備份，但它能提供結構化的視圖。

如果您想將郵件保留在其他服務上，請將您的 Gmail 帳戶新增至 Outlook 桌面版，等待其加載，然後使用「移動 > 複製到資料夾」複製到所選的 Gmail 資料夾。您也可以匯出到 .pst 文件， 導入該 .pst 在 Gmail 中或 Outlook 中，無論您喜歡哪種方式。

Outlook for Mac：備份到 .olm 文件

在 macOS 上，Outlook 在 .olm過程很簡單：開啟 Outlook，前往工具 > 匯出，選擇「電子郵件」（如果有興趣，可以新增聯絡人或行事曆），按一下繼續，選擇目標資料夾，然後完成。

.olm 檔案匯集了您的所有訊息，稍後可以匯入 Outlook for Mac。這是一種非常便捷的方式，可以一次攜帶所有訊息，其有效性與 .pst 文件相同，但經過了調整。 macOS 環境.

儲存到 USB、外部磁碟機或其他位置

建立 .pst（Windows）或 .olm（Mac）檔案後，將其複製到隨身碟， USB 或外部驅動器。這是一種保存離線「副本」的好方法，以防萬一出現問題。請記住，使用該檔案時，Outlook 不應該使用它。 複製或移動.

如果您要更換電腦，只需將檔案儲存在 USB 隨身碟中，並在設定 Outlook 後將其匯入新電腦即可。這樣，您的電子郵件、聯絡人等資訊就唾手可得了。 日曆活動 從第一天開始。

使用自動存檔進行自動備份以及此功能的限制

Outlook 可讓您在檔案 > 選項 > 進階 > 中設定自動存檔 自動存檔設定您可以在那裡決定運行頻率、項目的有效期以及將它們移動到哪個 .pst 檔案。

它有助於保持收件匣小巧，並區分舊項目，但請記住它的局限性：它只是舊項目的存檔，而不是所有新舊項目的定期「完整備份」。使用以下工具可以補充自動存檔功能 手動出口 不時

還原：如何將備份匯入 Outlook

恢復與備份同樣重要。若要恢復備份，請前往“檔案”>“開啟並匯出”> 進出口，選擇“從其他程式或檔案匯入”並依照精靈操作。

選擇“Outlook 資料檔案 (.pst)”，找到文件，選擇如何處理重複項（替換、允許或跳過），選擇目標資料夾（通常是您的主信箱），然後啟動 “包括子資料夾” 如果您正在尋找完整的修復。

您的電子郵件儲存位置取決於帳戶類型

使用 Exchange 和 IMAP 時，電子郵件主要駐留在伺服器上。在您的電腦上，Outlook 會將本機快取保存在一個檔案中。 .ost 位於使用者的 AppData 資料夾（Windows）中，允許您離線工作然後同步。

使用 POP 時，主要的重點是定義帳戶的 .pst 檔案。如果您在伺服器上刪除了該文件，除非您更改設置，否則該文件仍將保留在您的本機 .pst 檔案中。因此，在規劃帳戶之前，明確帳戶類型至關重要。 複製策略.

Hotmail/Outlook.com：沒有原生「一鍵式」副本時的選項

Outlook.com（以前稱為 Hotmail）不提供整個郵箱的單一、自動的「本機備份」。最全面的替代方案是使用桌面 Outlook 並匯出到 PST 將您的 Outlook.com 帳戶新增至用戶端。

如果您希望每封郵件都有特定的選項，您可以將電子郵件儲存為單獨的檔案。某些瀏覽器可讓您儲存為 .eml 格式；如果這不起作用，您可以使用 Outlook 桌面版（拖放）或列印/另存為。 本地文件 正如您的系統允許的那樣。

另一種選擇是手動將重要電子郵件的內容複製到文字文件，或從桌面用戶端單獨匯出為 .eml/.msg 文件。這種方法比較費力，但如果你想整理 基本選擇.

還有一些第三方工具可以自動對 Outlook.com 帳戶進行大規模、同步備份；如果您管理大量資料並希望節省時間，這些工具非常有用，但值得評估 安全和支持 在收養牠們之前。