如何在 Excel 中整理聯絡人和生日而不迷失

如果您與 聯絡表 而且您難以記住重要的日期，Excel 可以成為您最好的盟友，確保您不會忘記祝賀任何人。 訣竅是自動記錄今天誰的生日並在表格中突出顯示。，這樣您就可以一目了然地看到，而不必逐一查看日期。

此外，當您管理大型清單時，請按 個月 o 一周中的幾天 它並不總是按照簡單的字母順序運作。 Excel 內建的自訂清單可讓您按月份或日期正確排序。，您還可以建立自己的清單（例如，高、中、低或尺寸 S、M、L、XL）以根據不遵循字母表的標準對資料進行排序。

定位自己的關鍵想法

• 比較月份和日期 出生日期與目前日期足以檢測生日。
• El 條件格式 提供視覺提示，立即找到要祝賀的人。
• 自訂清單允許 按月份排序、日期或類別（如優先順序或大小），沒有字母錯誤。

在 Excel 中自動偵測生日

為了使過程方便，我們將依靠簡單的公式和條件格式規則。 兩者的結合使您的刀片變得“智能”，而不會使您的生活變得複雜。 沒有巨集或奇怪的配置。

步驟 1：準備好你的表格

打開你已經記錄了聯絡人及其出生日期的那本書。理想情況下，你需要一個清晰的結構： A 列為姓名，B 列為出生日期這樣，您就可以輕鬆應用公式和規則，而不會迷失在資料中。

檢查 Excel 是否將日期識別為日期，而不是文字。 如果日期是文本，即使乍一看是正確的，比較也會失敗。一個快速技巧是將儲存格格式變更為日期，看看程式是否正確解釋它；如果有疑問，請查閱 Excel 數位格式指南.

第 2 步：將資料放入上下文中

除了你的出生日期，你可能還想記錄其他有用的資訊（例如 地址或電話號碼）輪到你時，一切都在手邊 通知您的聯絡人這不會影響生日祝福，但當您需要說生日快樂時，它確實可以節省您的時間。

無論如何，要確定生日，您不需要知道出生​​年份。 唯一重要的是月份和日期與今天的日期相符。，所以忘記減去年齡或更複雜的計算。

步驟 3：使用簡單公式進行測試

讓我們寫一個公式來檢查某人的生日是否是今天。它的邏輯很簡單：比較 我的 Y EL 日 該人的日期以及月份和日期 今天（）西班牙語的典型選項是：

=Y(MES(B2)=MES(HOY());DIA(B2)=DIA(HOY()))

例如，將其放置在 C2 中並確認。 如果回傳 TRUE，則該人的生日是今天如果返回 FALSE，則今天不是你的日子。

步驟 4：正確比較月份與日期

功能 HOY() 它為您提供當前系統日期，以及 MES() y DIA() 你提取它的部分。 請注意，我們不比較年份；只是比較兩個數字：月份和日期。這避免了出生年份的複雜性，並且適用於日曆上的任何一天。

如果你願意，你可以選擇基於文字的檢查，例如 TEXTO(B2;"dd-mm")=TEXTO(HOY();"dd-mm")，但公式 MES() y DIA() 它更乾淨、更直接。 堅持你認為最清楚的那個。.

步驟 5：小心使用括號

確保每個函數都有其閉包，並且函數的結構 Y() 非常適合比較。 括號位置不當是破壞評估的典型錯誤。填寫前請再看一次。

步驟 6：完成日間條件

如果您開始僅比較月份，則還應新增日期比較以確保條件準確。 只有在月份和日期同時重疊時才會出現生日。，他所做的 Y() 在範例公式中。

步驟 7：將公式應用於整個列表

一旦儲存格 C2 開始工作，請使用填充手柄（單元格右下角）將公式向下拖曳以覆蓋所有聯絡人。 Excel 會對每一行重複比較 無需您再寫任何其他內容。

步驟 8：使用條件格式自動反白顯示

為了一目了然，我們將目前生日標記為綠色。選擇要套用規則的範圍（例如，包含出生日期的整個 B 列或整個表格）。然後，轉到 條件格式 並選擇創建一個 新規定.

選擇以下選項 使用公式決定哪些儲存格 格式 並貼上您已經測試過的公式，如有必要，調整相對/絕對引用。 為 TRUE 情況設定綠色填充 （條件滿足時）並保存。按下「確定」後，今天的生日將會高亮顯示。

步驟9：檢查結果

查看清單並確認今天慶祝的人員的行數以正確的格式顯示。 如果您沒有看到任何綠色內容，則今天可能與任何日期不符。 或有一些格式/日期細節需要更正。

如果出現錯誤（例如，反白顯示了不應該反白的名稱），請檢查 Excel 是否正確解釋了日期以及公式是否使用了正確的列。 一個小的參考不符（B2 與 B$2 或 $B2）可能會改變規則的行為.

步驟 10：解決疑問並改善流程

如果還有什麼地方不太對勁，或者您想完善頁面，請記錄下來並向您的團隊或社群尋求回饋。 其他用戶的回饋有助於發現捷徑並避免愚蠢的錯誤如果需要，您甚至可以在專門的 Excel 技術社群中提問。

更舒適工作的實用技巧

如果你的清單經常增長，最好將其轉換為 Excel 表格 （Ctrl+T）。 表格自動將公式和規則擴展到新行，因此每個新觸點都會進入電路，而您無需觸摸任何東西。

使用條件格式時，請使用清晰的名稱標記規則（例如， 今天生日). 這樣，如果您稍後會建立其他規則（警報、優先順序等），您就會知道哪個是哪個。 並且你不會踩到它們。

如果您更喜歡“明天生日”或“本週生日”的主題，您可以調整方法。 只需將出生日期與 TODAY()±1 進行比較或按天數限制。保持忽略年份並專注於天/月範圍的邏輯。

最後，考慮新增一個帶有出生月份的輔助列（=MES(B2)) 或另一個日期 (=DIA(B2)). 這些列有助於快速過濾和繪製圖表，它為您提供了全年生日高峰的概覽。

使用自訂清單按天、月和類別排序

Excel 隨附預製自訂列表 一週中的某天和一年中的某幾個月有了它們，您可以按自然順序（星期一、星期二、星期三…或一月、二月、三月…）對資料進行排序，而不是按字母順序排序，這樣會混淆所有內容。 您也可以建立自己的列表，按優先順序或大小排序。，或按任何不遵循字母表的序列。

何時使用內建自訂列表

想像一張包含如下列的表格 配送（每月） y 優先權如果您嘗試按字母順序對月份列進行排序，則四月可能會出現在二月之前，如果您想查看實際日曆，這是沒用的。 內建自訂清單以正確順序對一月、二月、三月…進行排序。，星期一、星期二等也是如此。

使用整合的分步列表進行排序

1. 選擇要排序的列。 如果有的話，請包含標題 以便 Excel 在對話方塊中識別它們。
2. 在功能區上，按一下 數據 > 過濾器 準備視圖並能夠從對應的對話方塊中進行精確排序。
3. 在彈出的 訂購，在清單上 排序方式，選擇您感興趣的列。例如，如果您想按交貨日期重新排序，請選擇 交貨.
4. 在清單上 順序，選擇 自訂列表. 這就是我們告訴 Excel 我們想要使用特殊序列的方式。 （天或月）而不是字母。
5. 在盒子裡 自定義列表，選擇所需的清單（例如，一月至十二月），然後按 接受. 工作表將按照自然順序排列。.

建立您自己的自訂列表

當標準不是月份或日期時，您可以建立自訂列表，例如： 高、中、低 o S，M，L，XL。 Excel 將使用該序列對您選擇的位置進行排序。

1. 在空白列中，依照您希望排序的確切順序（從上到下）寫入值。 這個順序定義了層次結構.
2. 選擇您剛剛輸入的所有儲存格並轉到 檔案 > 選項 > 進階.
3. 向下滾動到該部分 一般規格 並單擊 編輯自訂清單...
4. 在窗口中 自定義列表， 按 要導入 從選定的儲存格中取出該序列。 透過接受，清單將可供排序。 在書的任何一頁。

節省時間的使用範例

如果您的聯絡人表有列 優先權 要知道首先給誰打電話，請建立自訂高、中、低清單並對其進行排序。 您不必重新建立過濾器或手動記住之前或之後的內容。.

對於通訊日曆，使用內建的一月至十二月清單按月排序，並在每個月內按星期幾排序。 這就是您組織每週任務的方式，而不會受到字母表的欺騙。.

使用自訂清單訂購的技巧

檢查「排序」對話方塊中的標題是否正確標記。 這可以防止第一筆記錄與標題行混合。.

如果您要在多本書中重複使用該標準，請建立自訂清單並確保它在您的個人資料中可用。 這是一項最小的投資，可以倍增您的速度 無論何時您需要它。

請記住， 建立或刪除自訂列表 隨時隨地使用它，並在 Excel 中對序列進行排序和自動填充。一旦某個序列不再有意義，清理它就能讓你的工作環境井然有序。

您是否缺少某些東西或需要支援？

如果在任何時候排序不符合您的預期，或者您對對話框有疑問 訂購在您周圍或在 Excel 專家社群中提出它。 Excel 技術社群和其他技術支援論壇通常能夠快速解決特定問題。，您可以隨時在那裡檢查您版本的功能。

將一切融入你的日常生活

一個非常有效的工作流程是：1）使用公式檢測今天的生日；2）使用條件格式突出顯示；3）使用自訂清單按月份或優先順序排序；4）篩選聯絡人並採取行動。 透過這個電路，您的工作表將從一個簡單的清單變成指導您工作的面板。 關注每一天發生的事情。

對於共享工作表，請在表格中附上簡短的說明標籤（要編輯哪一列、如何新增聯絡人等）。 您可以防止某人因無知而違反公式或規則。，即使多人同時編輯也能保持一致性；如果您使用 Outlook，請學習 同步 Outlook 聯絡人 以便每個人都能看到相同的東西。