如何建立儲存路徑或附件的 Access 資料庫

您是否想過如何組織直接從資料庫連結的文檔、圖像或文件，而無需編寫程式碼的麻煩？ Microsoft Access 它是儲存和管理附件或文件路徑的最強大和最簡單的選項之一，可讓您有效地集中所有資訊。

在本文中，我將以清晰自然的方式向您解釋 如何在 Access 中建立儲存路徑或附件的資料庫及其優勢、最重要的步驟以及您應該了解的技術細節，以確保您的文件管理功能強大、快速且易於維護。準備好探索您需要了解的一切，從最基本的概念到高級的功能，整合最佳方法和實用技巧。

Access 中的資料庫是什麼以及它用於什麼？

一 Access 中的資料庫 它是一個組織、分類和保護各種資訊的系統：從客戶或產品資料到電子文檔、發票甚至照片。 Access 它不僅允許您建立表格和儲存數據，還提供查詢、報告和表單的視覺化工具，使輸入、搜尋和分析資訊變得更加容易。

最有趣的是，Access 整合了特定功能，用於 直接附加文件 記錄。如果您處理數位化文件（發票、合約、影像等），或者只是需要使用路徑在磁碟上保存文件位置的有序列表，此功能尤其有用。

透過 Access，您可以：

• 建立和自訂表格 滿足任何需求（庫存、客戶、發票歷史記錄等）。
• 附加一個或多個文件 輕鬆取得每筆記錄。
• 使用路徑連結文件 保持資料庫輕巧、靈活。
• 查看、修改和管理 表格和查詢中的文件或影像。

附件欄位和路徑：我應該選擇哪個選項？

Access 允許您使用欄位類型儲存文件 附件或直接存儲 文件路徑 （它在系統中的位置），這可以透過文字欄位來完成。哪個選項最適合您？

如果你想 將檔案儲存到資料庫 （例如，發票 PDF 或圖片），附件欄位非常完美：它使所有內容集中在一起，並允許您存取文件而無需依賴原始資料夾。此外，Access 可以自動壓縮文件 取決於其格式，有助於節省空間。

此外， 如果你不想讓資料庫成長太多或者，如果您希望僅儲存檔案位置以避免重複，只需新增一個文字欄位並將路徑保存在那裡（例如，「C:\Invoices\2024\invoice124.pdf」）。這樣，您就可以從原始資料夾中開啟文檔，並且資料庫仍然會保持較小的體積。

每個系統的主要缺點是什麼？ 儲存過多附件會導致資料庫過大且運作緩慢，而連結路徑則要求檔案無法從其資料夾中移動，否則連結會遺失。因此，您可以根據需要結合這兩種方法，或選擇最適合您的方法。

在 Access 中使用附件欄位的優勢

字段類型 附件 它已經超越了諸如 OLE（物件連結與嵌入）等效率低下且佔用大量空間的舊技術。其主要優勢包括：

• 輕鬆新增本機文件，無需編寫任何程式。
• 相容於多種格式：圖像（JPG、PNG、GIF、BMP）、Office 文件、zip 檔案等。
• 無需額外的軟體 查看大多數附件，與舊的 OLE 不同。
• 簡化管理：雙擊即可新增、刪除或編輯連結到每個記錄的檔案。

你也可以 將多個文件附加到單一記錄 （例如，來自同一客戶的不同文件），透過表單管理，並根據需要儲存或匯出。每個附件的最大大小為 256 MB，資料庫總大小最高可達 2 GB。

如何在 Access 中建立帶有路徑或附加檔案的資料庫？

建立過程非常簡單，無論您是想將文件保存在資料庫中，還是僅需要儲存路徑，都可以進行調整。以下是一般步驟：

1. 建立新資料庫或開啟現有資料庫

打開 Microsoft Access 並選擇“新桌面資料庫”。為其命名，並將 .accdb 檔案儲存到您喜歡的資料夾。如果您已經建立了資料庫，只需從「檔案 > 開啟」功能表開啟即可。

2.建立或修改表

您可以從「建立 > 表格」標籤執行此操作，也可以選擇現有表格。表格將是資料庫的核心：例如，「客戶」、「發票」或「文件」。

3. 新增附件字段

要直接保存文件，你需要一個特殊的欄位。像這樣：

• 在資料表檢視中開啟資料表，找到「新增欄位」欄位。為其命名（例如“附件”），並選擇“附件”作為資料類型。
• 如果您在設計視圖中工作，請新增一個字段，命名它，然後選擇附件作為類型。

儲存更改。請記住 一旦指定了附件類型，您以後就無法變更它。 （儘管如果您犯了錯誤，您可以刪除該欄位）。

儲存檔案路徑

只需添加“短文本”或“長文本”字段，並在其中保存文件或資料夾的完整地址。這樣，您就可以透過雙擊或使用自訂按鈕從文件的實際位置開啟它們。

如何將文件附加到 Access 記錄

一旦準備好附件字段，添加文件就非常容易了：

1. 在資料表檢視中開啟表格。
2. 雙擊與附件欄位對應的儲存格。
3. 將會開啟一個名為「附件」的視窗。點擊“新增”。
4. 在您的電腦上找到該檔案（您可以一次選擇多個檔案）並按一下「開啟」。
5. 最後，點擊「接受」將文件新增至註冊表。

您可以重複此過程，在同一視窗中向同一筆記錄新增、刪除或編輯更多檔案。附加文件後，Access 會在儲存格中顯示一個小回形針圖標，以指示存在關聯文件。

管理和檢視表單附件

Access 的一大優點是，您可以透過以下方式擴充表格的功能 自訂表格.這使得文件管理變得更加簡單。

若要在表單中顯示和處理附件：

• 在「設計檢視」中編輯表單。
• 從「設計」標籤中，使用「新增現有欄位」並將附件欄位拖曳到表單中。
• 將控制項放置在您喜歡的位置並根據需要調整屬性。

您可以在表單中以直覺的方式開啟、新增或刪除附件。如果記錄包含多個影像或文檔，您可以使用控制項上的箭頭輕鬆地在它們之間導覽。

儲存、編輯和刪除附件

Access 還允許您輕鬆修改或提取已儲存的檔案：

• 將文件儲存到另一個位置： 打開附件窗口，選擇文件，然後選擇“另存為”。選擇要將其複製到的資料夾。
• 編輯文件： 雙擊附件，如果您安裝了相容程式（Word、Excel 等），您可以正常編輯它。當您儲存變更並傳回 Access 時，系統會詢問您是否要保留修改後的版本。
• 刪除附件： 在附件視窗中，選擇文件並按一下「刪除」。

請記住，訪問 將編輯過的檔案暫時儲存在暫存資料夾中 Windows 直到您決定將它們保存到資料庫。

管理表單和報表附件的優勢

透過將附件欄位整合到表單和報告中，您可以：

• 直接查看影像 在瀏覽記錄時。
• 從單一面板存取和操作文檔，而無需手動搜尋它們。
• 輕鬆新增或刪除文件 無需打開主表。

請記住 報告僅允許檢視或儲存附件，但不能編輯它們，因為它們是唯讀的。

支援的文件格式和限制

Access 可以處理日常工作中使用的大多數常見格式：

• 圖片： BMP、JPEG（JPG、JPE）、GIF、PNG、TIFF、ICON、 WMF、EMF 等等。
• 文件： Word、Excel、PowerPoint、ZIP 檔案、文字檔案 (.txt)、XML。

然而，有些格式 出於安全原因的存取區塊 （例如，可執行檔、腳本或舊版的 Access 檔案）。在嘗試附加文件之前，請查看 Access 說明文件中封鎖格式的官方列表，以避免不必要的錯誤。

如何在 Access 壓縮附件？

Access 會自動壓縮附件，除非它們已按原始格式壓縮。例如， JPEG 影像、GIF 或 zip 檔案將不會重新壓縮，而 BMP、TIFF 或未壓縮的文件則會被重新壓縮，有助於優化資料庫所佔用的空間。

此壓縮系統可讓您處理大量文件而不會導致資料庫過度成長，但建議不要超過 2 GB 的最大限制。

使用路徑：連結外部文件

很多情況下，最實用的做法是將文件連結到資料庫，而不是將其附加到儲存位置。具體操作如下：

• 建立文字字段 您將儲存完整路徑（例如，D:\Documents\Invoice_A123.pdf）。
• 手動或使用表單添加鏈接 其中包括路線欄位。
• 在表單中，您可以新增一個帶有巨集的按鈕，以使用「連結到超連結」命令開啟檔案。

主要優點是 資料庫大小沒有增加，但如果檔案從原始位置移動或刪除，您將丟失引用。對於管理大量文件且不想讓 Access 超載的使用者來說，此方法是首選方法。