如何使用 Microsoft Purview：保護和管理資料的綜合指南

對於希望在日益分散、受監管且受到內部和外部威脅的環境中控制資料的組織來說，Microsoft Purview 已成為必不可少的工具。此解決方案不僅提供資料治理和保護功能，還整合了整個資訊生命週期的法規遵循、可見性和控制。如果您不確定從哪裡開始，這裡有一個全面的指南，解釋清晰且易於遵循，因此您可以充分利用 Microsoft Purview，無論您的企業規模大小還是擁有分佈在多個環境中的複雜基礎設施。

在當今世界，資料跨不同的平台、雲端和應用程式流動，對我們的資訊發生的情況有一個統一的了解至關重要。 Microsoft Purview 讓您可以集中管理、保護和監控您的資料。，確保您以負責任的方式並按照法規訪問它們，以及保護敏感資產免受威脅和意外或故意洩露。

什麼是 Microsoft Purview 以及它用於什麼？

Microsoft Purview 是一個專為大規模資料治理、保護和管理而設計的綜合平台。。其範圍從創建資料映射到對組織的整個資訊組合進行分類、保護和審核，無論是在本地、在雲端還是在混合環境中。其主要目標是在單一控制台中提供可見性、安全性和合規性，簡化管理並降低風險。

透過 Microsoft Purview，您可以解決資料碎片化、缺乏對敏感資訊的控制以及遵守日益複雜的法規等關鍵挑戰。其基本功能包括：

• 資料發現與分類 在整個環境中，包括雲端服務， 數據庫、文件和應用程式。
• 機密資訊的保護和控制 透過適應資料生命週期的策略、標籤和加密。
• 統一合規管理，從而識別風險並應用解決方案，確保遵守相關法律法規。
• 資料存取和使用的治理 確保只有那些應該的人才能查看、修改或分享有價值的資訊。

Microsoft Purview 平台的關鍵要素

該平台整合了多個模組和工具，旨在協同工作並涵蓋資料管理的所有必要領域。讓我們將它們分解，以便您清楚地了解如何在您的組織中使用它們。

分散式環境中的資料治理

Microsoft Purview 的一大價值就是統一管理數據，無論它儲存在何處。：Azure、AWS、 Google 雲端、OneDrive 等 SaaS 服務， 的SharePoint、Power BI、Amazon S3、SQL、Hive，甚至本機檔案系統。借助其映射引擎，您可以創建整個資訊遺產的最新表示，自動對資料進行分類，可視化其沿襲（來源和旅程），並檢測潛在的暴露或洩漏風險。

這使組織能夠回答一些基本問題，例如：我們的敏感資料在哪裡？誰可以訪問它們？它有何用途？所有這些都透過一個集中且易於導航的介面實現。

敏感資料的保護和標記

資訊保護是基於可自訂的保密標籤和執行政策的使用。。這些標籤可讓您根據敏感度或監管要求對資訊進行分類，並在必要時在既定條件之外操縱資料時套用加密、存取限制和自動警報。

此外，可以使用管理員定義的規則自動套用標籤，偵測資料中的模式（例如，信用卡號、個人識別碼等），或由授權使用者手動套用。這有助於持續保護，而無需完全依賴人為因素。

合規、審計和風險管理解決方案

Purview 提供特定工具 分析法規合規性 （例如 GDPR、ISO、HIPAA）透過持續評估和詳細報告。它可以幫助您識別差距、提出糾正措施並監控其實施情況。

它的審計模組特別有價值，因為它 記錄對資料的所有相關操作 微軟365 及相關服務，在發生檢查或法律糾紛時，促進快速事件回應、法醫調查和向監管機構提供依據。

集中入口網站和使用者體驗

從 Microsoft Purview 統一門戶 您將能夠存取所有功能，並採用適合角色的直覺導航。此入口網站的新設計注重簡潔性，將治理、保護和風險管理等模組整合在一起，以便您可以從單一位置配置和監控所有內容。

您將能夠根據每個使用者的職位或部門自訂存取權限，將操作限制在相關責任範圍內，並實現 IT、合規、安全和營運團隊之間的協作。

操作指南：設定和部署 Microsoft Purview

Purview 的優勢之一是其用於配置和部署所有功能的逐步結構。根據您的業務需求，您可以僅啟用所需的模組和流程，從通訊合規性到資訊保護和資料生命週期管理。

溝通與內部風險管理

通訊合規和內部風險管理模組專注於偵測和減輕組織內部出現的威脅。.

• 辨識諸如辱罵、騷擾、操縱敏感資訊或可疑交易等問題行為。
• 它能夠自動應對知識產權遺失、資料外洩、違反行為準則或內部規定的風險。

透過可用的配置指南，您將學習如何定義監控策略、配置警報和進行詳細調查，同時尊重隱私和合法性。

資訊保護和生命週期

資料生命週期管理對於防止資訊不受控制地、毫無意義地累積至關重要。 Microsoft Purview 可讓您設定保留、存檔和刪除策略。自動或手動新增標籤，確保資料僅保留 El Temppo 必要時，從而遵守內部和外部準則。

您將能夠透過 CSV 批次匯入文件計劃，將保留策略應用於記錄、電子郵件和其他內容，並確保資訊刪除正確進行，從而最大限度地降低風險並提高營運效率。

審計和電子發現解決方案

在可追溯性和事件調查至關重要的環境中， Purview 可讓您審核資料的所有操作，並簡化對法律或合規流程的相關資訊的搜尋。.

• 整合審計解決方案記錄誰存取或操作資料、何時以及如何存取或操作。
• eDiscovery 有助於在法律案件中搜尋、保留和傳遞電子數據，涵蓋 Exchange、OneDrive、SharePoint、Teams、Microsoft 365 Groups 等服務。

將 Microsoft Purview 與其他安全解決方案集成

Purview 與競爭對手的一個關鍵區別在於它與其他 Microsoft 安全層的集成，尤其是 適用於雲端應用的 Defender。這種整合允許

• 自動將敏感度標籤套用至雲端中符合特定條件的文件。
• 在單一介面集中監控所有機密文件。
• 根據文件分類調查事件。
• 制定政策，確保正確管理和保護連接的雲端應用程式中的資料。

當您在 Purview 中發布標籤策略時，Defender for Cloud Apps 可以檢查和標記 Box、Google Workspace、SharePoint Online 和 OneDrive 等服務中的檔案。每次新增或修改文件時，都會評估其敏感度等級並套用相應的策略，甚至在需要時還具有加密功能。

逐步配置集成

整合這兩種解決方案非常簡單，只需在 Defender for Cloud Apps 設定中選擇對應的複選框即可。從那一刻起，該平台將定期審查所有文件，並自動套用敏感標籤。此外，還可以製定具體的政策，定義治理行動（例如，限制 下載 或共享標記文件），甚至在檢測到異常行為或超過敏感資料暴露閾值時觸發警報。

整合的面向和局限性

為了避免誤解或誤用該工具，應該考慮一些細微差別：

• Defender for Cloud Apps 無法讀取或自動標記受密碼保護的檔案。
• 在託管環境之外應用的標籤可能會被識別，但在修改或刪除方面會受到一些限制。
• 此解決方案無法標記空文件或儲存在受保護庫中的文件。
• 標籤的範圍必須至少包括文件和電子郵件才能正確識別。

標籤應用與管理

您可以將敏感度標籤直接從 Defender for Cloud Apps 介面套用至任何檔案、查看標籤歷史記錄，並在必要時採取糾正措施。當資訊的敏感度或性質改變時，也可以選擇手動刪除或更新標籤。

預立指示可讓您：

• 根據自訂條件（例如存取等級、組織單位、文件類型等）自動套用標籤。
• 設定警報和通知來監控可疑或異常活動。

這種粒度等級允許公司根據其營運和合規需求量身定制政策，而不會失去靈活性或效率。

案例研究：如何在雲端監控和控制數據

透過 Microsoft Purview 和 Defender for Cloud Apps 的協同工作，您可以建立針對影響各種規模企業的實際場景的特定策略。例如：

• 自動偵測包含機密資訊的外部共用文件。只需建立一個策略，過濾 Box 或任何連接的雲端應用程式中所有被標記為敏感且在您的網域外共享的檔案。這樣，您就可以避免意外或不受控制的洩漏。
• 監控關鍵區域敏感資料的修改。您可以建立策略，當標記檔案在安全資料夾（例如 SharePoint 中的客戶資料資料夾）之外被修改時通知您。

這些功能可協助組織保持控制、證明合規性並在安全漏洞成為真正的威脅之前進行預測。

入門和支持

利用 Purview 的第一步是使用管理員帳戶存取入口網站。從那裡，可以獲得每個模組的快速設定精靈和詳細指南。如果您遇到技術困難，Microsoft 提供全面的支援系統來解決問題並協助您根據您的環境和產業實施特定的解決方案。

由於這種全面且可自訂的方法，Microsoft Purview 被定位為實現安全、高效的資料管理的最全面的工具之一，以滿足當今的資料保護和合規性挑戰。

該系統有助於保護數位資產、降低風險和遵守法律義務。透過將所有安全、治理和合規層整合到單一儀表板，可以簡化管理、優化資源並顯著降低發生事故或處罰的可能性。對於任何重視其資訊資產並希望保持客戶、員工和監管機構信任的公司來說，即時監控、標記和審計的能力都至關重要。