如何使用掃描功能和 Microsoft Lens 將可編輯文件數位化

將手機變成強大的掃描器不再是科幻小說裡的情節。如今，憑藉這項功能， Office Scan 和應用程式 微軟鏡頭將一張皺巴巴的紙變成一份可編輯的文檔是完全可能的。 Word無需在家中或辦公室配備實體掃描儀，即可在幾秒鐘內掃描 PowerPoint 或 Excel 文件。它還能與 CamScanner、Adobe Scan 等其他應用程式以及 iOS 和 Android 系統自帶的掃描器無縫協作，徹底改變了我們的工作和學習方式。

在本文中，我們將冷靜而詳細地探討如何利用… 用於將可編輯文件數位化的掃描功能與其他掃描應用程式相比，Microsoft Lens 有哪些優勢？如何將其與 OneNote 整合？ OneDrive 以及 Office 365，如果您只想透過行動裝置快速輕鬆地完成某些操作，還有哪些替代方案？我們還將回顧確保掃描件清晰、易讀且可編輯的最佳實務。

什麼是 Microsoft Lens 以及 Office 應用程式中的掃描功能？

Microsoft Lens（以前稱為 Office Lens）是一款 微軟免費應用 這款應用程式旨在將手機相機變成功能強大的掃描器。它的目標是將文件、白板或名片的任何照片轉換成清晰易讀、裁剪妥當，並可保存或編輯為數位格式的影像。

該工具允許 拍攝文件、白板、照片或卡片的影像自動校正透視、提高對比、消除陰影和反射，而且最有趣的是， 使用 OCR 識別文本光學字符識別) 這樣你就可以把它編輯成 Word、PowerPoint 格式，甚至可以匯出成 Excel 格式。

Office 應用（或整合至 Microsoft 365 生態系統中的 Microsoft Lens）的掃描功能著重於 將文件數位化，使其不再僅以影像的形式存在。， 但我知道 轉換為 PDF 或可編輯文件您可以將這些檔案儲存到 OneNote、OneDrive 或您的裝置本身。您也可以匯入手機圖庫中已有的圖片，並將其轉換為數位文件。

微軟鏡頭和掃描功能的主要用途

Microsoft Lens 專為工作、學習或個人用途而設計。它的主要優勢在於： 它將大多數掃描場景集中到一個應用程式。從一張發票到會後寫滿想法的白板。

工作效率

在專業環境中，該應用程式的表現就像一個真正的… 袖珍掃描儀 適用於任何類型的文檔如果你遠距辦公、經常出差，或是手邊沒有傳統掃描儀，它就特別有用。

使用 Microsoft Lens，您可以 掃描筆記、票據、列印文件和合約 並快速上傳到雲端。捕獲後，您可以將其儲存為 PDF您可以儲存圖片、Word 文件或 PowerPoint 演示文稿，並透過電子郵件傳送、與您的團隊分享或將其存檔到 OneDrive 中。

另一個非常實用的用途是 會議結束時記錄白板上的內容鏡頭可以校正透視、消除眩光並提高對比度，即使從奇怪的角度拍攝，訊息也能清晰可辨。這樣，即使擦掉白板上的內容，協議和待辦事項也不會遺失。

該應用程式還允許 將名片數位化，使其成為聯絡人。您只需掃描名片，Lens 即可識別姓名、電話號碼、電子郵件地址和其他訊息，並讓您直接將其儲存到通訊錄或 Microsoft Outlook 等服務中。這是一種快速整理人脈網路的方法，無需在桌面上堆疊一疊名片。

教育領域的生產力

在教育環境中，Microsoft Lens 已成為一種非常有用的工具。 學生、教師和反對派候選人 人們越來越希望減少紙張的使用。它既方便內容的採集，也方便後續的內容整理編輯。

使用 Lens，您可以 掃描課堂講義、列印筆記和教師提供的資料。然後可以在 Word 或 OneNote 中開啟它們，並添加評論、摘要或數字高亮。 OCR 識別的文本可以編輯（對英文文件和清晰的印刷文本尤其有效）。

它還非常有助於 課堂上拍攝黑板和粉筆板書的內容您在白板模式下拍攝照片，該應用程式會消除反光、校正傾斜、增強文字和馬克筆或粉筆筆觸，讓您可以查看說明，而無需依賴歪斜或模糊的照片。

多虧了 OneNote 集成您可以輕鬆地按科目和主題整理所有課堂筆記。您可以掃描筆記，將其上傳到 OneNote 筆記本，然後透過電腦、平板電腦或任何其他擁有 Microsoft 帳戶的裝置存取它們。

Microsoft Lens 中的專用掃描模式

微軟 Lens 的一個關鍵特性是它提供 根據內容類型採用特定的掃描模式每種模式都會自動套用裁切、色彩增強和調整，以適應您打算對主體進行的特定用途。

文檔模式針對以下情況進行了最佳化： 收集紙張、合約、發票或表格上的印刷文本它可以調整透視，增強對比度，提高黑白或彩色文字的可讀性，使其成為生成 PDF 或可編輯 Word 文件的理想選擇。

白板模式側重於 拍攝教室和會議室的白板或黑板畫面它可以消除塑膠的大部分陰影、反射和眩光，校正傾斜度，並突出顯示記號筆的書寫，即使您離板子很遠或與板子呈一定角度，結果也清晰可辨。

當你想…時，拍照模式非常有用。 將圖片儲存為更經典的照片格式但經過校正和裁剪。這裡的重點不在於文字，而是很好地保留圖像，例如，簡報中的幻燈片或資訊海報。

名片模式專為 識別並提取名片上的聯絡資訊它可以識別姓名、公司、電話、電子郵件和網站等字段，並提供直接在手機或 Microsoft 365 帳戶中建立新聯絡人的選項。

從照片到可編輯文件：OCR 和輸出格式

Office Scan 功能和 Microsoft Lens 的一個關鍵方面是它們的 OCR 功能，即… 整合光學字元識別該系統分析圖像中的字母，並將其轉換為可選擇和可編輯的數位文字。

當您使用 Lens 掃描文件並選擇將其另存為時 Word 文件或 PowerPoint 簡報系統會盡可能保留原始設計：標題、段落、清單、圖像以及文件格式。之後，您可以像編輯任何標準 Office 文件一樣編輯內容。

螢幕截圖也可以儲存為 PDF 或以影像（JPG）格式儲存PDF 格式非常適合傳送不需要太多後續修改的文件以及存檔，而影像格式則適合透過即時通訊或社群媒體快速分享內容。

另一個非常有趣的選擇是使用 Lens for 將手寫筆記數位化雖然手寫識別比印刷文字更精細，但該應用程式可讓您捕捉用鋼筆或鉛筆書寫的筆記本、筆記或圖表，並且在某些語言（例如英語）中，它可以嘗試將其中一些內容轉換為可編輯的文字。

與 OneNote、OneDrive 和 Microsoft 365 生態系統集成

與其他掃描應用程式相比，Microsoft Lens最大的優勢之一是… 與 OneNote、OneDrive 和其他 Office 產品深度集成如果你在工作或學習中使用 Microsoft 365，Lens 將完美融入你的工作流程。

您可以從應用程式本身 將掃描文件直接儲存到 OneNote在特定的筆記本和章節中儲存掃描件。這樣，您可以將掃描件與手寫筆記、螢幕截圖、網頁剪輯和其他學習或工作資料一起整理存放。

與 OneDrive 整合使其更便捷 每個生成的 PDF、圖像或 Word 文件 自動同步到雲端因此，如果您用手機掃描合約，就可以立即在辦公室電腦上開啟並列印，或與您的團隊共享，而無需手動發送文件。

當您將鏡頭連接到 Office 365 帳戶功能更加豐富：自動雲端儲存、可輕鬆從 Word、PowerPoint 和 Excel 訪問，以及在任何裝置上更方便編輯。即使沒有該帳戶，您仍然可以使用該應用程式，但功能會受到更多限制。 存儲 本地化，且僅用於圖像或 PDF 的基本用途。

其他行動掃描應用：替代方案和附加元件

雖然 Microsoft Lens 和 Office 應用中的掃描功能已經很好地滿足了 Microsoft 365 的生產力需求，但掃描應用市場非常廣闊，而且還有許多其他選擇。 其他非常強大的文件數位化解決方案各有其獨特的方式。

Text Fairy：Android 上的進階 OCR

Text Fairy 是一款幾乎完全專注於…的 Android 應用程式。 支援多種語言的OCR識別它的主要目標與其說是產生漂亮的 PDF，不如說是從圖像中提取可編輯的文字。

有了這個應用程序，您可以 拍攝文件照片或從圖庫中選擇圖片。接下來，調整構圖，選擇文字語言，然後讓系統辨識字元。為了提高OCR辨識結果，照片必須清晰對焦且光線充足。

一旦流程完成，文字仙子 它會顯示生成的文本，並將任何可能被誤解的單字以紅色突出顯示。這樣你就可以查看和修改它們。然後你可以像在 Word 中一樣編輯文本，並將其複製到 剪貼板您可以使用Google翻譯進行翻譯，將其儲存為 PDF 格式，甚至可以讓應用程式朗讀出來。

微型掃描器：無需OCR即可掃描簡單文件

Tiny Scanner 適用於 iOS 和 Android 系統，專注於提供… 這款文件掃描器非常易於使用，但缺少OCR功能。換句話說，它允許你進行數位化、整理和分享，但不能使文字可編輯。

有了這個應用程序，您可以 使用手機中已有的新照片或影像建立多頁文檔縮圖視圖使用戶可以輕鬆地用手指拖曳頁面來重新排列頁面，這對於按正確順序組合多個頁面的 PDF 文件非常方便。

螢幕截圖可以儲存為 圖片或PDF格式具有不同的顏色模式：全彩、灰度或黑白，以及多個對比度級別，以更好地突出顯示單色文字。

Tiny Scanner的另一個優點是 將文件整理到資料夾中的可能性操作方式與在電腦上類似。它甚至允許你設定密碼來存取應用程式並保護你的內容。還有一個付費的專業版，可以去除廣告並添加一些額外功能。

Genius Scan：批次掃描和擴充匯出

Genius Scan（可在 iOS 和 Android 系統上使用）在概念上與 Tiny Scanner 非常相似： 將影像或 PDF 等文件數位化，但不進行完整的 OCR 辨識。但它這樣做非常注重生產力。

該應用程序允許 單獨掃描或批次掃描文件可使用內建相機或已儲存的影像。它具有裁剪、旋轉、套用適用於黑白或彩色文件的自動濾鏡等基本功能，以及選擇不同的頁面格式（A4、信紙、收據、名片等）。

免費版中，掃描結果會被儲存。 例如儲存在裝置記憶體中的 PDF 檔案或透過電子郵件發送的 PDF 檔案。付費版本 Genius Scan+ 大大擴展了匯出選項：它允許您將文件發送到 Box、Dropbox、Evernote、Google Drive、OneDrive、OneNote 等服務，以及從其他應用程式匯入 PDF，使用密碼保護文件，並且無廣告運行。

iScanner：掃描時可選擇簽名

iScanner 適用於 iOS 和 Android 系統，其運作方式與 Tiny Scanner 和 Genius Scan 類似： 數位化文件而不專注於OCR但新增了對許多用戶至關重要的功能：簽名。

使用 iScanner，您可以 使用相機掃描或匯入現有影像裁剪螢幕截圖，調整亮度對比度，並將頁面新增到同一檔案中。最終結果可以儲存為 JPG 或 PDF 格式，方便分享。

這款應用的獨特之處在於… 它允許您直接在數位化文件上書寫和簽名。如果您收到一份合同，您可以將其列印出來，用筆簽名，用 iScanner 掃描，添加必要的簽名或註釋，然後透過電子郵件發送，而無需使用電腦。

iScanner 專業版去除了廣告， 它增加了雲端儲存選項。 使用 Dropbox、Google Drive 或 Evernote 等服務，對於需要處理大量需要簽名或快速記錄的文件的人來說，這是一個非常不錯的選擇。

CamScanner 和 Adob​​e Scan：行動掃描領域的巨頭

除了微軟Lens之外，在行動掃描領域還有兩個名字脫穎而出： CamScanner 和 Adob​​e Scan這兩款應用程式都提供了非常高的影像品質和高級功能，並且在許多方面都直接相互競爭。

CamScanner：多語言 OCR 與進階功能

CamScanner是最受歡迎的掃描應用程式之一，這要歸功於它的… 支援超過100種語言的強大OCR功能 以及其全面的文件編輯和管理工具。

其文字辨識技術允許 將合約、發票或長篇文件的內容轉換為可編輯和可搜尋的文本您可以將結果匯出為 TXT、Word 或 Excel 等格式，這對於數位化筆記的學生或處理大量合約或報告的專業人士非常有用。

除了 OCR 功能外，CamScanner 還包括 用於註解、高亮、數位簽章和自訂浮水印的工具它還允許您將多個 PDF 文件合併為一個，將大型文件拆分為較小的文件，以及對文件進行密碼保護。

他們的商業模式是免費增值模式：免費版本功能相當齊全，但 它會在文件上添加浮水印並限制某些功能。高級訂閱服務（按月或按年付費）可以消除這些限制，擴展雲端儲存空間，解鎖完整的 OCR 編輯和高級匯出到 Office 格式的功能，使其在高強度的專業環境中幾乎不可或缺。

Adobe Scan：免費高品質掃描

Adobe Scan 依賴 人工智能 de Adobe Sensei 將提供非常高品質的掃描服務非常注重文件的視覺清晰度及其與 Adob​​e 雲端的整合。

該應用程式會自動偵測文件邊緣， 校正透視、去除陰影、調整亮度和對比度通常情況下，產生的 PDF 檔案非常清晰易讀，往往能與許多傳統桌面掃描器相媲美，甚至更好。

文檔預設儲存為 Adobe Document Cloud 中的 PDF這樣就可以從任何裝置存取它們。 使用Adobe Acrobat 閱讀器。如果您是 Acrobat Pro 訂閱用戶，則可以編輯這些 PDF 中的文字和圖像、重新排列頁面或匯出為不同的文件格式。

與其他應用程式不同，Adobe Scan 是 完全免費，且不添加浮水印 對於文檔，無限掃描、OCR 和基本雲端儲存都是免費的；Adobe 的商業模式依賴用戶最終訂閱 Acrobat Pro，以便進行高級 PDF 編輯。

iOS 和 Android 的原生掃描功能

如果您只是偶爾需要使用某些功能，並且不想安裝更多應用程序，iOS 和 Android 都提供了相應的解決方案。 標配整合掃描功能 對於基本用途來說，它們非常好用。

在 iOS 上，備忘錄應用程式允許 直接從便箋掃描文檔只需新建一個筆記，點擊相機圖標，然後選擇“掃描文件”。系統會自動偵測邊緣，校正透視，並在需要時產生多頁文檔，其品質足以滿足偶爾使用的需求。

在安卓系統上，Google Drive 應用程式包含一個 掃描選項可將結果以 PDF 格式儲存至您的硬碟。只需點擊“+”按鈕，選擇“掃描”，然後將攝影機對準文件即可。借助谷歌的OCR技術，生成的PDF文本即可進行搜索，方便日後查找文件。

使用手機掃描文件的最佳實踐

若要使用 Office、Microsoft Lens 或任何其他應用程式中的掃描功能，建議請依照下列步驟操作。 提高掃描品質的良好做法僅僅瞄準拍攝是不夠的：細節決定成敗。

首先要處理的是… 燈光和背景盡量在光線充足的地方掃描，最好是柔和的自然光。避免紙張上出現明顯的陰影和光線反射。將文件放在對比鮮明的表面上（例如，如果紙張是白色的，則放在深色背景上），以便應用程式更好地識別邊緣。

這也很重要 盡量保持手機與文件平行。雖然應用程式可以校正透視，但如果拍攝角度過大，照片品質仍然會受到影響。拍照前，請確保整個文件都在取景框內。

第三，建議 利用自動邊緣偵測但不要完全依賴它。讓應用程式勾勒出影像輪廓，然後根據需要手動調整邊角，以防止背景影像透出或文字被裁剪掉。精確裁剪能讓 PDF 檔案看起來更專業。

最後，如果你要進行OCR識別，請盡量確保… 文字應清晰可見，不得模糊或污漬。避免使用褶皺嚴重或污漬較多的紙張；如有必要，可拍攝多張照片，並選擇最清晰的一張。手寫文件應字跡清晰工整，以便於辨識。

在邁向無紙化世界的今天，將 Office 掃描功能、Microsoft Lens 以及 CamScanner、Adobe Scan、Text Fairy、Tiny Scanner、Genius Scan 或 iScanner 等各種掃描應用程式結合起來，可以實現更有效率的掃描體驗。 瞬間將成堆的紙本文件轉換為雲端有序、可搜尋且始終可用的文件選擇哪種工具取決於您優先考慮的是 Microsoft 365 整合、影像品質、OCR 功能、文件簽名功能，還是僅需要從 iOS 或 Android 裝置偶爾掃描的速度。但在所有情況下，您的 智能手機 它成為工作和學習的重要工具，無需依賴傳統的掃描器。