如何使用掃描功能和 Microsoft Lens 將可編輯文件數位化

將手機變成強大的掃描器不再是科幻小說裡的情節。如今，借助Office 的掃描功能和Microsoft Lens應用，您可以在幾秒鐘內將一張皺巴巴的紙變成可編輯的Word、PowerPoint 或 Excel 文檔，無需在家中或辦公室配備實體掃描儀。它還可以與 CamScanner、Adobe Scan 等其他應用程式以及 iOS 和 Android 自帶的掃描功能配合使用，這些應用程式徹底改變了我們的工作和學習方式。

本文將詳細介紹如何使用掃描功能將可編輯文件數位化，Microsoft Lens 與其他掃描應用程式相比有哪些優勢，如何將其與 OneNote、OneDrive和 Office 365 集成，以及當您只想透過行動裝置快速便捷地完成掃描時有哪些替代方案。我們也將回顧一些最佳實踐，以確保掃描件清晰易讀，並可隨時進行編輯。

什麼是 Microsoft Lens 以及 Office 應用程式中的掃描功能？

Microsoft Lens（原名為 Office Lens）是一款免費的微軟應用，旨在將手機相機變成功能強大的掃描器。它的目標是將文件、白板或名片的任何照片轉換成清晰易讀、裁剪妥當，並可保存或進行數位編輯的圖像。

該工具可讓您捕捉文件、白板、照片或卡片的圖像，自動校正透視、提高對比度、消除陰影和反射，最有趣的是，它還可以使用 OCR（光學字元識別）識別文本，以便您可以在 Word、PowerPoint 中編輯它，甚至將其提取到 Excel 中。

Office 應用程式（或整合至 Microsoft 365 生態系統中的 Microsoft Lens）中的掃描功能專注於將文件數位化，使其不僅保持影像形式，還能轉換為 PDF 或可編輯文件，方便您儲存至 OneNote、OneDrive 或您的裝置。您也可以匯入手機圖庫中的影像，並將其轉換為數位化文件。

微軟鏡頭和掃描功能的主要用途

微軟 Lens 專為工作、學習和個人用途而設計。它的主要優勢在於將大多數掃描場景集中在一個應用程式中：從發票到會後滿是想法的白板。

工作效率

在專業環境中，這款應用可以作為真正的便攜式掃描儀，掃描任何類型的文件。如果您遠距辦公、經常出差，或手邊沒有傳統掃描儀，它就特別實用。

使用 Microsoft Lens，您可以掃描筆記、票據、列印文件和合同，並快速上傳到雲端。掃描完成後，您可以將其儲存為PDF、圖像、Word 文件或 PowerPoint 演示文稿，然後透過電子郵件傳送、與團隊共用或存檔至 OneDrive。

另一個非常實用的用途是在會議結束時拍攝白板上的內容。鏡頭可以校正透視、消除眩光並增強對比度，即使從不太好的角度拍攝，訊息也能清晰可辨。這樣，即使白板上的內容被擦掉，也不會失去任何共識和待辦事項。

這款應用程式還能讓你將名片數位化，變成聯絡人。你只需掃描名片，Lens 就能識別姓名、電話號碼、電子郵件地址和其他訊息，並讓你直接將其儲存到通訊錄或 Outlook 等 Microsoft 服務中。這是一種快速整理人脈網路的方法，無需在桌面上堆疊一疊名片。

教育領域的生產力

在教育領域，微軟 Lens 已成為學生、教師以及備考人士的得力助手，幫助他們逐步擺脫紙本學習工具。它不僅方便內容捕捉，還能促進後續的整理和編輯。

使用 Lens，您可以掃描課堂筆記、列印筆記和教師提供的資料，然後在 Word 或 OneNote 中開啟它們，並添加評論、摘要或數字高亮。 OCR 識別的文字可以編輯（它對英文文件和清晰的列印文字尤其有效）。

它在課堂上拍攝白板和黑板也非常實用。使用白板模式拍照後，應用程式會自動去除反光、校正傾斜，並增強文字和馬克筆或粉筆筆跡，這樣你之後就可以查看講解內容，而無需依賴歪斜或模糊的照片。

由於與 OneNote 的集成，您可以輕鬆地按科目和主題整理所有課堂筆記。您可以掃描筆記，將其上傳到 OneNote 筆記本，然後透過電腦、平板電腦或任何其他擁有 Microsoft 帳戶的裝置存取它們。

Microsoft Lens 中的專用掃描模式

微軟 Lens 的一個關鍵特性是它根據內容類型提供特定的掃描模式。每種模式都會自動套用裁切、色彩增強和調整，以滿足您對拍攝內容的特定用途。

文件模式針對捕獲紙張、合約、發票或表格上的列印文字進行了最佳化。它可以調整透視、增強對比度並提高黑白或彩色文字的可讀性，使其成為產生 PDF 或可編輯 Word 文件的理想選擇。

白板模式專注於捕捉教室和會議室中白板或黑板上的影像。它可以消除塑膠板的大部分陰影、反射和眩光，校正傾斜，並突出顯示記號筆的書寫，即使您距離較遠或與白板呈一定角度，也能獲得清晰可辨的圖像。

當您想要將影像儲存為更傳統的照片格式，但又需要進行校正和裁切時，照片模式非常有用。在這種情況下，重點不在於文本，而是很好地保留圖像——例如，簡報中的幻燈片或資訊海報。

名片模式旨在識別和提取名片上的聯絡資訊。它可以識別姓名、公司、電話號碼、電子郵件和網站等字段，並提供直接在手機或 Microsoft 365 帳戶中建立新聯絡人的選項。

從照片到可編輯文件：OCR 和輸出格式

Office Scan 功能和 Microsoft Lens 的一個關鍵特性是其整合的 OCR（光學字元辨識）功能。該系統分析圖像中的字母，並將其轉換為可選擇和編輯的數位文字。

使用 Lens 掃描文件並選擇將其儲存為Word 文件或 PowerPoint 簡報時，系統會嘗試保留原始佈局：標題、段落、清單、圖像以及文件的格式（盡可能保留）。之後，您可以像編輯任何標準 Office 文件一樣編輯內容。

螢幕截圖也可以儲存為PDF或 JPG 圖片格式。 PDF 格式非常適合傳送無需過多編輯的文件以及存檔，而圖片格式則適合透過即時通訊或社群媒體快速分享內容。

另一個非常有趣的選擇是使用 Lens 將手寫筆記數位化。雖然手寫辨識比辨識印刷文字要複雜一些，但這款應用程式可以捕捉用鋼筆或鉛筆書寫的筆記本、筆記或圖表，並且在某些語言（例如英語）中，它還可以嘗試將部分內容轉換為可編輯的文字。

與 OneNote、OneDrive 和 Microsoft 365 生態系統集成

與其他掃描應用程式相比，Microsoft Lens 的最大優勢之一在於它與 OneNote、OneDrive 以及其他 Office 元件的深度整合。如果您在工作或學習中使用 Microsoft 365，Lens 可以無縫融入您的工作流程。

在應用程式內，您可以將掃描文件直接儲存到 OneNote 的特定筆記本和分割區中。這樣，您可以將掃描件與手寫筆記、螢幕截圖、網頁剪輯和其他學習或工作資料一起整理。

與 OneDrive 整合後，您可以輕鬆地將創建的每個 PDF、圖像或 Word 文件自動同步到雲端。因此，如果您用手機掃描了一份合同，就可以立即在辦公室電腦上打開並列印，或者與團隊共享，而無需手動發送文件。

將 Lens 連接到Office 365 帳戶後，功能將更加強大：自動雲端保存、輕鬆從 Word、PowerPoint 和 Excel 訪問，以及在任何裝置上更便捷地編輯。如果沒有該帳戶，您仍然可以使用該應用程式，但功能僅限於本機儲存和基本的圖像或 PDF 編輯。

其他行動掃描應用：替代方案和附加元件

雖然 Microsoft Lens 和 Office 應用中的掃描功能很好地滿足了 Microsoft 365 的生產力需求，但掃描應用市場非常廣闊，還有其他功能強大的文件數位化解決方案，每個解決方案都有其自身的重點。

Text Fairy：Android 上的進階 OCR

Text Fairy 是一款專注於多語言 OCR 辨識的安卓應用程式。它的主要目的並非生成精美的 PDF 文件，而是從圖像中提取可編輯的文字。

使用這款應用，您可以拍攝文件照片或從圖庫中選擇圖片。然後，調整構圖，選擇文字語言，系統即可辨識字元。為了提高OCR識別效果，照片清晰明亮至關重要。

處理完成後，Text Fairy會顯示生成的文本，並將任何可能被誤解的詞語以紅色高亮顯示，方便您檢查和更正。之後，您可以像在 Word 中一樣編輯文本，將其複製到剪貼板，使用 Google 翻譯進行翻譯，將其保存為 PDF 文件，甚至可以讓應用程式朗讀文字。

微型掃描器：無需OCR即可掃描簡單文件

Tiny Scanner 適用於 iOS 和 Android 系統，專注於提供簡單易用的文件掃描功能，但缺乏 OCR 功能。換句話說，它允許您數位化、整理和分享文檔，但無法將文字轉換為可編輯格式。

使用這款應用，您可以利用手機中已有的照片或圖片建立多頁文件。縮圖預覽功能讓您可以輕鬆地用手指拖曳頁面來重新排列順序，方便您按正確順序組裝多頁 PDF 檔案。

截圖可以儲存為圖像或 PDF 文件，並有不同的顏色模式：全彩、灰度或黑白，以及多個對比度級別，以便更好地突出顯示單色文字。

Tiny Scanner 的另一個優點是能夠像在電腦上一樣將文件整理到資料夾中。它甚至允許您設定密碼來存取該應用程式並保護您的內容。此外，還有一個付費的專業版，可以去除廣告並添加一些額外的功能。

Genius Scan：批次掃描和擴充匯出

Genius Scan 可在 iOS 和 Android 上使用，其概念與 Tiny Scanner 非常相似：它可以將圖像或 PDF 等文件數位化，而無需完整的 OCR 功能，但它非常注重提高工作效率。

這款應用程式支援使用內建相機或預先儲存的影像，單獨或批次掃描文件。它提供裁剪、旋轉、套用適用於黑白或彩色文件的自動濾鏡等基本功能，並支援選擇不同的頁面格式（A4、信紙、收據、名片等）。

免費版掃描件會以 PDF 格式儲存至裝置記憶體或透過電子郵件傳送。付費版 Genius Scan+ 則大幅擴展了匯出選項：它允許您將文件傳送到 Box、Dropbox、Evernote、Google Drive、OneDrive、OneNote 等服務，還可以從其他應用程式匯入 PDF 文件、使用密碼保護文件，並且無廣告。

iScanner：掃描時可選擇簽名

iScanner 適用於 iOS 和 Android，其方法與 Tiny Scanner 和 Genius Scan 類似：數位化文件而不專注於 OCR，但為許多用戶添加了一個關鍵功能：簽章。

使用 iScanner，您可以利用相機掃描或匯入現有影像，裁切影像，調整亮度對比度，並在同一檔案中新增頁面。最終結果可以儲存為 JPG 或 PDF 格式，並輕鬆分享。

這款應用程式的獨特之處在於，它允許您直接在數位化文件上書寫和簽署。例如，如果您收到一份合同，您可以將其列印出來，用筆簽名，然後用 iScanner 掃描，添加您的簽名或任何必要的備註，最後透過電子郵件發送出去，整個過程無需使用電腦。

iScanner 專業版移除了廣告，並增加了雲端儲存選項，支援 Dropbox、Google Drive 和 Evernote 等服務。對於需要處理大量需要簽名或快速記錄的文件的使用者來說，這是一個極具吸引力的選擇。

CamScanner 和 Adob​​e Scan：行動掃描領域的巨頭

除了微軟 Lens 之外，行動掃描領域還有兩個佼佼者：CamScanner 和 Adob​​e Scan。這兩款應用程式都提供極高的影像品質和高級功能，並在許多方面直接競爭。

CamScanner：多語言 OCR 與進階功能

CamScanner 是最受歡迎的掃描應用程式之一，因為它具有強大的 OCR 功能，支援 100 多種語言，並且配備了豐富的文件編輯和管理工具。

它的文字辨識技術可以將合約、發票或長篇文件的內容轉換為可編輯和可搜尋的文字。您可以將結果匯出為 TXT、Word 或 Excel 等格式，這對於數位化筆記的學生或處理大量合約或報告的專業人士來說非常有用。

除了OCR功能外，CamScanner還包含註解、高亮、數位簽章和自訂浮水印等工具。它還允許您將多個PDF文件合併為一個，將大型文件拆分為較小的文件，以及為文件設定密碼保護。

他們的商業模式是免費增值：免費版功能相當全面，但會在文件上添加浮水印並限制某些功能。高級訂閱服務（按月或按年付費）可以解除這些限制，擴展雲端儲存空間，解鎖完整的 OCR 編輯功能以及匯出為 Office 格式的高級功能，使其在高強度專業環境中幾乎不可或缺。

Adobe Scan：免費高品質掃描

Adobe Scan 依靠AdAdobe Sensei的人工智慧來提供非常高品質的掃描，尤其註重文件的視覺清晰度和與 Adob​​e 雲端的整合。

該應用程式可自動偵測文件邊緣、校正透視、消除陰影並調整亮度和對比度，通常可產生非常清晰易讀的 PDF 文件，其效果往往可與許多傳統桌面掃描器媲美，甚至更勝一籌。

文件預設以 PDF 格式保存在 Adob​​e Document Cloud 中，您可以使用任何安裝了AdAdobe Acrobat Reader 的裝置存取這些文件。如果您是 Acrobat Pro 訂閱用戶，則可以編輯這些 PDF 中的文字和圖像、重新排列頁面或將其匯出為各種文件格式。

與其他應用程式不同，Adobe Scan完全免費，且不會在文件上添加浮水印。無限次掃描、OCR 和基本雲端儲存都是免費的；Adobe 的商業模式依賴用戶訂閱 Acrobat Pro，以便進行更高級的 PDF 編輯。

iOS 和 Android 的原生掃描功能

如果您只是偶爾需要掃描，並且不想安裝更多應用程序，iOS 和 Android 都提供了內建的掃描功能，對於基本用途來說非常好用。

在 iOS 系統中，「備忘錄」應用程式可讓您直接從備忘錄掃描文件。只需新建一個備忘錄，點擊相機圖標，然後選擇“掃描文件”。系統會自動偵測邊緣、校正透視，並在需要時產生多頁文檔，其品質足以滿足偶爾使用的需求。

在安卓系統上，Google 雲端硬碟套用內建掃描功能，可將掃描結果以 PDF 格式儲存到您的雲端硬碟。只需點擊“+”按鈕，選擇“掃描”，然後將攝影機對準文件即可。透過 Google 的 OCR 技術，產生的 PDF 文件中的文字將可搜索，方便您日後查找文件。

使用手機掃描文件的最佳實踐

為了充分利用 Office、Microsoft Lens 或任何其他應用程式中的掃描功能，最好遵循一些能夠提高掃描品質的最佳做法。僅僅對準目標進行掃描是不夠的：一些小細節會帶來很大的不同。

首先要考慮的是光線和背景。盡量在光線充足的地方掃描，最好是柔和的自然光。避免紙張上出現明顯的陰影和光線反射。將文件放在對比鮮明的表面上（例如，如果紙張是白色的，則放在深色背景上），以便應用程式可以更好地識別邊緣。

此外，保持手機與文件盡可能平行也很重要。雖然應用程式可以校正透視，但如果拍攝角度過大，照片品質就會受到影響。拍照前，請確保整個文件都在取景框內。

第三，利用自動邊緣偵測功能固然不錯，但不要完全依賴它。讓應用程式自動勾勒輪廓，然後根據需要手動調整邊角，以防止背景圖像透出或文字被裁剪掉。精確裁剪能讓 PDF 檔案看起來更專業。

最後，如果您要使用OCR，請確保文字清晰，沒有模糊或污跡。避免使用褶皺嚴重或污漬較多的紙張；如果必須使用，請拍攝多張照片，並選擇最清晰的一張。對於手寫文檔，請字跡清晰工整，以便於識別。

在邁向無紙化辦公室的時代，結合 Office 的掃描功能、Microsoft Lens 以及 CamScanner、Adobe Scan、Text Fairy、Tiny Scanner、Genius Scan 或 iScanner 等各種掃描應用，您可以立即將成堆的紙質文件轉換為有序、可搜尋且始終儲存在雲端的文件。選擇哪一款工具取決於您的特定需求：是優先考慮 Microsoft 365 整合、影像品質、OCR 功能、文件簽名功能，還是僅需要 iOS 或 Android 裝置偶爾掃描的速度。無論如何，您的智慧型手機都將成為您工作和學習的關鍵工具，無需再依賴傳統的掃描器。