如何在 Access 建立庫存資料庫

您 創建數據庫 Access 中的庫存 追蹤您的庫存數量。幸運的是， 數據庫 預先設計的庫存以供利用。模板可以節省時間和金錢，但您可能找不到所需的東西。

如果是這樣， 您可以購買高級模板 或聘請資料庫公司為您創建一個。 Microsoft Access 它用於建立資料庫，資料庫是一種軟體工具，可幫助公司管理其工作並協助完成管理任務。

Access 是其中的資料庫應用程式 微軟的Office。庫存控制系統是 Access 用途的範例。該資料庫將包含所儲存物品的詳細資訊、當前庫存水準以及進出庫存的情況。

庫存控制系統將允許您追蹤庫存的來源、去向並管理庫存水準。 Microsoft Access 常用於 建立庫存控制資料庫系統.

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如何在 Access 建立庫存資料庫

如果您想嘗試在 Access 中建立庫存資料庫，請執行下列步驟：

1. 考慮您的業務需求

在建立資料庫之前，請考慮它對您的業務有何用處。考慮誰將使用該資料庫並做出相應的計劃。這意味著您需要集體討論庫存的哪些方面最重要，例如零件或產品名稱、數量、供應商、位置等。

它也決定瞭如何 實施您的庫存資料庫例如，透過使用雲端產品。您還需要考慮 MS 資料庫如何與其他程式互動。您的 IT 員工應該能夠為您提供此資訊。

2. 建立資料庫

一旦 Microsoft Access 安裝在您的電腦上，您就可以開始建立資料庫。 您可以建立自己的資料庫或選擇模板 例如網路產品資料庫，可讓您管理庫存、有效運輸並降低成本。如果此範本適合您的需求，那麼使用它可以節省大量時間。您所要做的就是輸入以下內容：

• 公司信息
• 員工資訊
• 產品、類別和供應商
• 庫存水準
• 訂單

如果您打算從頭開始在 Access 建立資料庫，請從空白資料庫開始。您可以新增欄位、表格或應用程式的一部分，例如 '訂購單位'要么 “收到的單位”。您也可以建立查詢、表單、報表或巨集。設定資料庫後，您需要透過輸入、貼上或匯入資訊將資料移至資料庫中。

3. 調整資料庫以滿足您的需求

無論您使用範本還是從頭開始在 Access 中建立資料庫，您都需要根據註釋進行調整。連結或建立欄位之間的關係，並確定在使用資料庫時應該傳回哪些值。它還創建了一種儲存這些值的方法。這將幫助您避免多個欄位中的資料重複。

最後一步是用資訊填滿您的庫存資料庫。您可能還想使用其他技術來建立資料庫查詢。如果您決定這樣做，我們建議您將這項工作委託給資料庫專家。這樣，您可以確保一切都設置正確。

開始運行資料庫之前

請注意，要遵循本教學或運行上面連結的免費最終資料庫，您必須擁有完整版本 Microsoft Access 安裝在您的電腦上。

規劃

這似乎是顯而易見的，但最重要的一點之一是 建立您的庫存控制資料庫， 它準確地決定了你需要做什麼以及它的用途。一旦您了解了資料庫的用途，正確的設計就會容易得多。

如果需求變化，設計良好的資料庫將更容易維護和適應。例如，我們正在創建的簡單資料庫必須能夠：

• 登記客戶訂單。
• 追蹤庫存/庫存水準。
• 當零件需要重新訂購時發出警告。

考慮一下您的企業運作方式的細節。每位客戶是否一次訂購一種類型的商品，或者您的客戶同時訂購多種零件或商品？您的庫存/庫存中的每個零件是否都有一個供應商？您是否向每個供應商訂購多種商品，或每個供應商僅向您提供一種類型的商品？

如果您儲存用於製作的物品而不是出售它們，您的佈局也會有所不同。當我們進入下一步時，請記住這些問題的答案。

定義所需的表

此時，您應該了解資料庫實現其目標所需的資訊。 您需要將這些資訊分類到一組表格中。首先，您甚至不需要在 Access 中執行此操作，只需手動或在其他程式中建立清單即可。

範例資料庫中的表格是： 零件、客戶、訂單、零件類型、採購訂單和供應商。為了簡單起見，我們假設每個客戶一次只訂購一件零件，並且我們一次只從一個供應商訂購一件零件。

當然，這對你來說可能不是這樣。您的客戶可以一起訂購全套商品，而您可能會一次購買多種商品。

在這種情況下，您將需要一個包含連結到每個訂單的所有零件的表，可能稱為 訂購商品。我們對客戶做了類似的假設，假設他們都是個人或小型企業；適用於需要儲存多個地址或電話號碼的大型企業客戶。

也許您需要一組更高級的表來以一致的方式儲存所有資訊。但這實際上是一個更高級的主題，因此我們現在將向您展示使用表格實現更基本目的的簡單方法。

配置表內的字段

在表中，資訊保存在 «坎波斯«。基本上，欄位是有關表格負責的內容的特定資訊。例如，零件表中的典型欄位可能是零件編號、描述、供應商和庫存水準。如果將表格想像為表格網格，則欄位將是列標題，每行將代表表格或記錄中的一個條目。

所有表都必須有一個唯一的標識字段，稱為主鍵 兩筆記錄不能相同，也不能為空。因此，在我們的零件表中，“件數” 對於每個部分來說都是唯一的，並且每個部分都有一個，所以我們可以使用它。

但對於其他表，情況可能並非如此，我們可以發明識別號碼或代碼供系統內部使用，以確保它可以唯一標識任何表中的任何條目。

在 Access 中，有一個稱為自動編號欄位的東西，如果沒有其他明顯的選項或首選項，您可以將其用作主鍵，它只是為表中的每個記錄分配一個新的序號。

對於表中的每個字段，您必須選擇一個資料類型 顯示它將包含的資料類型，例如數字、文字、日期/時間或貨幣。在每種類型中，您可以進一步指定資料的確切性質，例如文字中的字元數。您可能已經在您的企業中使用零件編號，並且您使用的格式可能會幫助您確定零件編號欄位的資料類型。

部件號可以類似於 ACBD2222，在這種情況下，您可以選擇使用 8 個字元的文字字串。現在讓我們想像一下，我們的業務涉及大量不同的部分，我們將這些部分分為不同的類型。我們有一個名為「零件類型」的表，其中列出了不同類型的零件。

我們希望使我們的零件表有一個可以連結到零件類型的字段，以便可以為每個零件分配一個類型。部件表中的欄位必須與部件類型表中的主鍵欄位（在系統中標識記錄的欄位）相同。

零件表也將以類似的方式與供應商表相關，以便您可以找出誰供應特定零件。

設計實現

考慮一下您將如何使用這些字段，並確保以最符合您的目的的邏輯方式定義它們。例如，這可能是有道理的 將人名儲存為名字和姓氏 單獨而不是作為字段，這樣您就可以輕鬆地按字母（姓氏）順序對名稱進行排序和列出。

我們發現一項有用的技巧是將郵寄地址保留為一個字段，而不是將其分解為單獨的地址元素，例如地址行 1、地址行 2、城市、縣和郵政編碼。

這使得將位址合併到表單和報告中變得更加容易，並且使資料輸入更加容易，因為 Access 很樂意在一個欄位中儲存多行。

當您考慮需要哪些欄位時，應確保它們都有唯一的名稱，除非兩個欄位包含相同的資訊。僅在這種情況下，您才應該為它們指定相同的名稱，就像之前使用“零件類型代碼”或“零件類型代碼”一樣。

關於你的名字你應該記住的一點是 如果您想切換到使用 SQL 查詢或 Visual Basic 程式碼 對於資料庫的應用程式 (VBA)，如果表名或欄位名稱中沒有空格，您會更輕鬆。這就是為什麼最好將 PartType 寫成一個單詞，而不是佔用更多空間。

另一個要記住的提示是 為欄位指定 Access 已在使用的名稱是不好的做法 後台幹別的事。這些電話 '保留字' 包括“名稱”、“日期”、“級別”和“貨幣”等。您可以在線查找 Access 保留字的完整列表，以確保您的字段均未使用保留字。

這有助於避免資料庫引擎中預先定義單字和欄位名稱之間的混淆，如果不加以檢查，有時可能會導致嚴重錯誤。

在 Access 建立表

若要建立零件表並定義其欄位：

• 步驟1： 點擊標籤 在功能區上建立然後在 桌子佈局。這將在設計視圖中開啟一個新表。佈局視圖中的每一行代表表格中的一個欄位。
• 步驟2： 點選頂行的第一列。
• 步驟3： 輸入第一個欄位的名稱（PartNo）
• 步驟4： 使用鑰匙 標籤 轉到我們定義資料類型的下一列。點擊下拉式選單並選擇 文本.
• 步驟5： 使用鑰匙 標籤 轉到下一列並輸入新欄位的說明。
• 步驟6： 由於這將是表的主鍵，因此請按一下工具列中的主鍵按鈕。
• 步驟7： 在標籤中 一般說明，在視窗底部，按一下欄位大小行並輸入 10 以定義包含 10 個字元的文字字串。
• 步驟8： 在標籤中 一般說明，按一下該行 標題 並在螢幕上為此欄位輸入所需的標籤（例如零件號）。
• 步驟9： 按一下第二行以定義表中的下一個欄位。
• 步驟10： 將欄位新增至表中後，按一下將其關閉 X 在右上角。 Access 會要求您為表格命名。進入 ”部分“。

上面的螢幕截圖顯示了設計視圖中庫存控制資料庫的零件表。使用設計檢視可讓您定義表格中的所有欄位、指定資料類型、描述它們並定義格式。

提示： 完成字段描述。當您使用 表單精靈 稍後為您建立表單時，此描述將顯示在狀態列中以協助使用者。

提示： 如果您的欄位有縮寫名稱或沒有空格，請使用標題區域以簡單的英文輸入您的名稱。此標題將出現在表單精靈產生的表單上。例如，如果您的欄位名為 POQty，請在標題中輸入數量。客戶表如下：

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關係

在資料庫中建立關係以顯示一個表如何與另一個表相關。一對多關係是最常見的關係類型。在這種關係中，一個表中的一筆記錄可以在第二個表中具有多個匹配記錄，但第二個表中的每個記錄只能在第一個表中具有一個匹配記錄。

例如，每個部件可能只有一種部件類型，但對於每種部件類型可能有許多該類型的部件。如果每一方都有一個供應商，那麼這是另一個直接的一對多關係。如果每個零件可以由幾個不同的供應商提供，您將需要不同的設計。

作為範例，我們將向您展示如何設定 Parts 和 PartTypes 表之間的關係。在開始建立關係之前，最好在表中寫入一些範例訊息，其中包括您認為會使用的長度的條目。這將對您稍後需要調整的一些設定有所幫助。您必須遵循以下程序：

步驟1： 配置字段 零件類型代碼 在表中 零件類型 作為定義零件類型的單字元文字字串。

步驟2： 將此欄位設為主鍵。

步驟3： 打開桌子 件 在設計視圖中。

步驟4： 新增一個字段 零件類型代碼 到零件表。確保它也是單個字元的文字字串。

步驟5： 現在點擊該列 資料類型 從外地 零件類型 顯示向下箭頭。按一下此處顯示下拉清單並選擇 搜尋助手.

步驟6： 選擇 ”我希望查找列搜尋表或查詢中的值«。點選 以下.

步驟7： 在顯示的表清單中，選擇表 零件類型。 點擊 以下.

步驟8： 按一下要包含在搜尋列中的欄位。然後點擊 以下.

步驟9： 如果需要，您可以選擇排序順序。選擇 描述。 點擊 以下.

步驟10： 下一步可讓您定義查找列中的列寬，並指定是否要顯示鍵列（包含父字段鍵的列）。預設情況下，不顯示鍵列，在我們的例子中，我們只想查看說明，因此請保留選取核取方塊。

現在 設定搜尋列的寬度 將邊框拖曳到您需要的位置。如果您已經在 PartTypes 表中輸入了一些數據，則會顯示這些數據以幫助您使列適合可能內容的寬度。點選 以下:

步驟11： 現在選擇搜尋列的標籤。通常建議的標籤是正確的。點選 敲定 完成搜尋嚮導。系統將詢問您是否要儲存表格以便建立關係。點選 是.

步驟12： 要完成關係，請選擇 工具, relaciones 或點擊按鈕 relaciones 工具列上的 以顯示關係視窗。你會看到表格 派對 和桌子 零件類型 用一條線將零件中的 PartType 字段連結到該字段 零件類型代碼 en 零件類型.

步驟13： 在此行上按一下滑鼠右鍵，選擇 編輯關係 （或雙擊該行）。勾選複選框 強制引用完整性。您應該始終檢查這一點，否則這種關係就沒有什麼價值。

例如，如果您在零件類型表中定義了三種不同的零件類型：E – 電子、S – 軟體、H – 硬體透過勾選「套用參照完整性」方塊，您將確保無法將新部分定義為任何其他部分。此外，如果您嘗試從 PartTypes 表中刪除某個零件類型，當表中的零件具有您指定的名稱時，資料庫將會發出警告。

步驟14： 選中框 領域 與級聯更新有關。這表示您可以更改主表（例如 PartTypes 表）中的主鍵，並且它將在相關表（Parts 或 Party）中自動更新。

步驟15： 第三張圖片是 級聯刪除相關字段。選取此項目表示如果您從父表（例如 PartTypes）中刪除一筆記錄（例如 Software），則該類型的相關表（Parts）中的所有記錄也會被刪除。通常，您不希望這種情況發生；如果「部件」表中有「軟體」類型的部件，那麼您不想刪除它們，因此請不要選取該方塊。

您的資料庫中可能會有您想要選取該方塊的範例 級聯刪除相關記錄。通常在一個表格為另一個表格形成補充資訊時應用。例如，如果您有「訂單」和「訂單項目」表（列出訂單中的多個項目），那麼當您刪除整個訂單時，您可能會想要刪除所有訂單項目。

現在您已經了解如何建立關係，您應該透過設定您在設計中計劃的關係來瀏覽表格。一旦你完成了所有這些，我們就可以繼續 我們資料庫的最後部分.

建立重新排序查詢

一般來說，查詢用於從資料庫中提取資料和資訊。在我們的範例中，我們想知道任何零件的庫存水平是否低於最低庫存水平，以便我們知道您何時需要訂購更多。但是，您可以透過查詢提取各種資訊。

你可能希望 了解特定供應商提供的所有零件，或特定客戶去年訂購的頻率。通常，您將使用查詢提取信息，然後使用 Access 報表清晰地呈現數據，但這裡我們只執行查詢。

現在讓我們來看看 如何設定查詢以顯示哪些零件低於庫存水平 至少要知道應該從哪些供應商再次訂購。要設定一個查詢來顯示哪些零件低於最低庫存水準以及應從哪些供應商訂購這些零件：

• 步驟1： 在標籤中 創建點擊 查詢設計.
• 步驟2： 在“顯示表”方塊中，選擇“零件”。單擊新增。 選擇供應商。 點擊 添加 然後在 關閉.
• 步驟3： 查詢設計網格現在與所選表格一起顯示。透過將要包含在查詢中的欄位從表格拖曳到網格或雙擊它們來新增它們。
• 步驟4： 我們需要的欄位是“零件”表中的“零件號碼”和“庫存等級”以及“供應商”表中的“供應商名稱”和“地址”，因此請選擇它們。
• 步驟5： 我們只想顯示庫存水準低於該零件最低庫存水準的零件。這是透過為此欄位設定標準來完成的。進入 <= [最低庫存水準] 在欄位條件行中 庫存水準 （柱子）。
• 步驟6： 點選視窗右上角的 X 關閉查詢。 Access 將詢問您是否要儲存查詢的更改，並要求您輸入查詢的名稱（例如 LowStockLevels）。
• 步驟7： 現在，雙擊您剛剛建立的查詢以查看庫存水平較低的零件。

Access 中的查詢設計網格

該查詢應該在左側的物件導覽器中可見。系統中擁有一些作業資料後，請雙擊查詢即可查看庫存水準較低的零件。關於查詢的另一件事是：查詢資料集中表之間的行稱為聯結。

當表格之間或主鍵與另一個同名欄位之間已存在關係的欄位時，表格之間會自動建立連結。通常，您希望在此處加入，但在某些情況下，由於各種原因您不想加入這些字段，因此請記住，您可能需要在創建所有聯接後驗證它們。

當查詢使用多個表時，查詢中的聯結屬性非常重要。如果查詢似乎沒有提供您期望的結果，請透過右鍵單擊設計檢視中連接兩個表格的行進行檢查。

在這裡您可以選擇是否只想查看有供應商的零件或所有庫存不足的零件，無論它們是否有供應商（透過選擇“包括所有“零件”記錄 並且只有那些連接欄位相同的「供應商」記錄。您可能想要在本範例中使用此選項。

第三個選項與此相反，因此它會顯示所有供應商，即使他們不供應低庫存零件，在這種情況下這沒有任何意義，因此請忽略它。現在我們已經按照我們的設計完成了資料庫。

我們可以輸入所需的所有數據，它會告訴我們何時下新的產品訂單。當然， 資料庫的潛在用途有很多，現在讓我們簡要討論一下您可能想要擴展此資料庫以使其更有用且更易於使用的一些方法。

1. Microsoft Access 中的表單

在 Microsoft Access 中，您可以使用表單來檢視、輸入和編輯資料並控制資料庫。當您設定完資料庫中的所有資料表和關係後，表單精靈對於基於表格設定表單、資料輸入、顯示和編輯非常有用。然後，您可以對表單精靈產生的表單進行更改，根據需要新增和編輯功能。

Access 中的表單也可用於顯示按鈕和鏈接，以提供對所有其他表單和報告的存取。您可以設定這樣一個表單並將其稱為前螢幕。像這樣設定一個清晰的頂層表單，可以讓沒有資料庫知識的人更容易使用該系統。

2. Microsoft Access 中的報告

Microsoft Access 報告可讓您以方便的方式向使用者顯示訊息，這些訊息可以在螢幕上查看，然後在必要時列印。通常，報告中的資訊來自查詢。報表精靈將幫助您建立簡單的報表。更詳細的報告超出了本文的範圍。

3。 安全

您可能希望確保沒有不受信任的人可以操縱您的資料。保護資料庫最簡單的方法是設定密碼。若要設定或變更密碼，資料庫必須以獨佔方式開啟。為此，請打開 Access 然後使用 檔案, 開放 y 檢查...選擇資料庫。

點選按鈕右側的下拉箭頭 開放 並選擇 開放獨家。這會以允許您設定密碼的方式開啟資料庫。轉到選單 檔案，選擇子選單 信息 並單擊 設定資料庫密碼。輸入您需要的密碼，重新登入驗證，然後點擊 接受。密碼已設定。

在建立大型庫存控制資料庫或包含敏感資訊的資料庫時，您可能需要更複雜的安全性。例如，您可能希望限制對資料庫中某些資訊的訪問，或者您可能希望允許某些使用者查看資料庫中的信息，但不能修改它。

Access 可讓您定義使用者類型並套用安全級別，因此您可以指定每種使用者類型可用的操作。這就是所謂的 “用戶級安全” 如果你想進一步調查。

4. 自動化

Access 可讓您在您的應用程式中編寫自訂程式碼 視覺基本語言 應用程序，稱為 VBA。您可以將程式碼片段配置為在執行某些操作時執行或僅透過命令運行。

這使您可以自動化許多流程。例如，您可能希望系統在每次收到交貨時自動調整記錄的庫存水平，或者您可能希望該字段 參考 客戶的 它是根據客戶的姓氏自動建立的。

使用 VBA 實現功能自動化 可以讓資料庫更強大 更容易使用，但需要了解 程序設計，使其成為資料庫開發中更高級的一步。

看看： 7 個最佳資料庫程序

Pensamientos結局

本教程即將結束，我們將了解如何 在 Access 建立庫存資料庫。如果您最終決定創建自己的 數據庫 庫存控製或庫存管理不適合您，您可以聘請該領域的專業人員，事實上，這是最值得推薦的。如果您喜歡這篇文章或發現它有用，為什麼不告訴其他人呢？您可以與您的朋友分享連結和/或在評論部分留下您的意見。我們關心您的想法。