如何在 Outlook 中逐步建立投票

你想知道嗎？ 如何在 Outlook 中建立投票 並充分利用電子郵件調查？這個過程看似簡單，但 Outlook 提供了多種方法來調查組織內部和外部的聯絡人，具體選項取決於平台（Windows、Mac、Web，甚至整合 Microsoft Forms）。

本文將介紹如何在 Outlook 中組織投票、選擇最符合你需求的方式、自訂體驗以及像專業人士一樣管理結果。此外，你還將學習如何： 技巧 並提供一些技巧，讓您的調查更加有效、快速、靈活，甚至對於需要可訪問性選項的用戶也是如此。

為什麼要在 Outlook 中使用投票？

Outlook 中的投票功能可讓您收集回饋、選擇會議日期或協作做出決策，節省時間並避免為協調日程而無休止地來回發送電子郵件。 此外，與 Microsoft Forms 等工具的整合以及直接從電子郵件投票的能力使 Outlook 成為那些尋求快速、有組織的解決方案並立即看到結果的人非常有吸引力的選擇。

在 Outlook 中建立投票的不同方法

Outlook 為您提供了多種工具，取決於您使用桌面版（Windows 或 Mac）、Web 上的 Outlook，還是喜歡使用 Microsoft Forms 來建立更詳細的問卷。 每種方法都有其獨特的特點。讓我們來仔細看看每一種方法：

在 Windows 上透過 Outlook 建立投票

在 Windows 桌面版本中，Outlook 提供了直接從新電子郵件撰寫視窗建立投票的功能。 這個過程非常實用，對於協調會議或在多個方案之間進行選擇非常有用。以下是重點步驟：

1. 安排會議撰寫新郵件時，點擊“插入”，然後選擇“投票”。您可以查看和管理您建立的投票，選擇時區和時長，並將時間選項限制在您的工作日程範圍內。
2. 選擇日期和時間：添加盡可能多的選項。您可以使用日期選擇器在日期之間導航，並查看參與者的空閒狀態（綠色、紅色、紫色和灰色表示他們空閒、忙碌、不在辦公室或狀態未知）。
3. 點擊“下一步”：您可以在此處刪除選項、新增位置、開啟或關閉線上會議選項以及管理各種進階設定。
4. 配置進階選項：您可以允許在每個人對某個選項進行投票時自動安排會議，在日曆上阻止建議的時間，接收每次投票的通知，或要求進行身份驗證才能投票。
5. 創建並發送投票完成後，Outlook 會將投票插入到您的電子郵件中，並包含投票連結和存取您建立的所有投票的連結。只需選擇收件人並發送即可。

這種方法以其速度快和易於找到多人開會的最佳時間而聞名。

在 Outlook for Mac 中建立投票

Mac 版本保持了類似的體驗，但具有一些針對作業系統定制的特定功能。

1. 寫新電子郵件 然後轉到“訊息”選項卡並選擇“投票”。
2. 輸入您的問題和答案選項您可以新增任意數量的選項。如果您想允許多個答案，請開啟「多個答案」開關。
3. 插入調查 在郵件正文中，您會看到一個供收件人投票的鏈接，以及您的抄送地址。接下來只需個性化您的郵件並發送即可。

在 Mac 上，收件者將直接在電子郵件正文中看到投票，如果無法看到，他們將在瀏覽器中看到投票連結。 您可以從電子郵件中的投票卡中查看結果，也可以透過造訪 Microsoft Forms 來查看更多詳細資訊。

在 Outlook Web (Outlook Online) 中建立投票

如果您在瀏覽器中使用 Outlook，則可以在新電子郵件撰寫視窗的選項中找到已新增投票的選項。 此外，此版本相容於大多數螢幕閱讀器，方便有無障礙需求的使用者參與。流程如下：

1. 寫電子郵件 並導航直到找到“更多寫作操作”按鈕，然後選擇“投票”選項。
2. 輸入問題和答案您可以新增任意數量的選項，並決定是否允許多個答案。
3. 點擊“新增至電子郵件” 將投票插入您的訊息中。
4. 填寫電子郵件，包括收件者和任何附加說明。當他們準備好時，就發送他們。

透過 Web 上的 Outlook，可以輕鬆地在收到的訊息中管理投票結果，並可以選擇以直覺的方式查看投票和統計資料。

使用 Microsoft Forms 進行調查和民意調查

對於需要更多可能性的人來說，Microsoft Forms 及其與 Outlook 的整合可讓您建立更複雜的調查，其中包含多個問題、跳過邏輯和不同類型的回應。 程序如下：

1. 透過 forms.office.com 存取 Microsoft Forms 並使用您的 Office 365 或 Microsoft 帳戶登入。
2. 建立新表單或問卷為其添加標題，如果您願意，可以添加描述，然後從不同的問題類型中進行選擇：單選或多選、短文或長文、評級、日期、李克特量表、文件上傳（僅限於您組織中的用戶）等。
3. 利用進階選項 例如標記必答問題、新增分支（以便根據答案顯示或不顯示新問題）、設定截止日期或接收每個收到的回覆的電子郵件通知。
4. 點擊“收集回應”您將收到一個鏈接，您可以將其複製並貼上到您的 Outlook 電子郵件、社交媒體或任何您需要的地方。

您可以在表單的「回复」標籤中查看回复，其中包含自動圖表、百分比以及匯出到 Excel 進行進一步分析的選項。 對於長表格或想要進階自訂和完全控制所收集資料的使用者來說，此選項是最靈活的。

方法之間的主要特徵和差異

• Outlook（桌面版或網頁版）中的彈出式投票功能非常適合用於封閉式問題（例如「是/否」、「選擇日期」等）。創建和發送投票只需不到一分鐘，任何知道連結的人都可以投票。 他們不允許事後編輯，但他們將投票整合到電子郵件中。
• Microsoft Forms 允許使用包含多個問題、邏輯、不同回應類型、匯出和自訂的複雜表單或問卷。 這些投票可以將參與限制在您組織內的使用者範圍內，並允許您隨時編輯設定和內容。
• 在這兩種情況下，組織外部的收件人都會收到表單連結以進行回复，而內部收件人可以直接從電子郵件（可操作訊息）中投票。

進階配置和自訂選項

如果您希望將投票管理提升到一個新的水平，Outlook 提供了幾種選擇：

• 達成共識後自動安排會議如果所有與會者選擇相同的選項，Outlook 可以自動在日曆上安排該事件。
• 暫時在日曆上保留日期：所有提議的時間都可以作為臨時事件阻止，並將在確定最後一天或取消投票後立即發布。
• 自動通知：對於每張新投票，您都可以收到一封電子郵件，其中包含更新的投票狀態。
• 需要身份驗證：請選民表明身份，以防止匿名投票。
• 新增位置並啟用/停用線上會議：根據會議是面對面還是虛擬方式自訂投票，選擇預設會議提供者（Teams、Zoom 等）。

可訪問性：創建適合所有人的民意調查

微軟團隊已為殘障人士提供支持，以便他們使用 Windows Narrator、JAWS 或 NVDA 等螢幕閱讀器來建立和回應調查。 Outlook Web 中的投票窗格完全可以透過鍵盤導航，其流程如下：

1. 使用 TAB 鍵在不同的選項之間移動。
2. 聆聽螢幕閱讀器提示，了解在哪裡輸入問題、輸入答案選項或新增選項。
3. 配置是否允許多個回應。
4. 將調查插入您的電子郵件，新增收件者、附加訊息，然後傳送。
5. 打開您收到的電子郵件並捲動到結果部分以檢查結果。

此外，還為殘疾人提供特定的技術支持，並提供專門的護理和無障礙資源。

管理和查閱調查結果

根據所使用的方法，查看調查結果會略有不同。 如果您使用 Outlook 的快速投票系統，投票會在原始電子郵件中即時更新，您可以看到誰投票了以及他們為經過身份驗證的使用者選擇了什麼。

在 Microsoft Forms 中，有一個「回應」選項卡，其中包含非常直觀的圖表和統計資料。您可以按使用者深入查看詳細資訊、進行篩選，並列印摘要。 PDF 或將資料下載到 Excel 以根據您的喜好對結果進行分段。

充分利用 Forms 和 Outlook 的實用功能

• 表單中的三點選單可讓您設定通知、限制誰可以回覆、設定截止日期以及取得共享表單的連結。
• 分支選項可讓您在調查中建立自訂路徑，根據先前的答案顯示新問題。
• 在 Outlook 中，您可以從專用面板管理所有建立的投票和存取統計資料。