完整教學：如何在 Excel 中使用 Copilot

如果您經常使用電子表格，您可能不只一次想過，如果您能有助手幫您完成一些工作該有多好。 Excel中的 Copilot正是為此而生：它可以幫助您匯入資料、建立公式、分析複雜信息，並解答有關您工作簿的問題，而無需您費力地處理複雜的函數。

在本教程中，您將逐步學習如何在 Excel 中使用 Copilot，以了解需要哪些條件才能看到該圖標，以及如何利用它來突出顯示、排序和篩選資料、生成公式以及發現趨勢和相關資訊。您還將了解如果 Copilot 沒有出現在功能區中該怎麼辦，以及如何檢查隱私設定以啟用其所有功能。

Excel 中的 Copilot 是什麼？它能為您做些什麼？

Excel 中的 Copilot 是Microsoft 365內建的AI助手，可協助您更快、更聰明地處理電子表格。它不是外部加載項，而是直接整合到 Excel「開始」標籤中的一項功能（也整合到其他應用程序，例如Word、PowerPoint 和 Outlook 網頁版中）。

借助此助手，您無需熟記複雜的公式即可創建和理解它們，用幾行文字概括龐大的表格，發現乍一看容易被忽略的模式，或者僅根據自然語言提示生成動態圖表和表格。

Copilot 的一大優點在於，它既可以處理 Excel 工作簿中已有的數據，也可以處理從其他來源匯入的資訊。它可以讀取資料區域和表格，識別相關的列，並提供分析、重新格式化或計算建議，而無需您逐一嘗試各種函數。

除了幫助您完成特定任務外，Copilot 還能逐步解釋其操作過程。如果它產生了一個公式，您可以詢問它如何解釋公式的工作原理、使用的參數以及如何將其應用於其他情況。這樣，您不僅可以將工作自動化，還能更有效地使用 Excel。

在 Excel 中使用 Copilot 的主要優勢

Copilot 的首要優勢在於它大幅簡化了資料導入流程。您可以讓它從網路、OneDrive 或SharePoint中儲存的文件，甚至從組織內部的資料來源中提取資訊。這不僅節省了複製貼上的時間，還能減少製作電子表格時的錯誤。

將資料匯入 Excel 後，Copilot 可以幫助您以非常直觀的方式突出顯示、排序和篩選資訊。您可以發出諸如“僅顯示值大於 5 的行”或“突出顯示包含數字的單元格”之類的指令，該助手會自動套用必要的篩選器或格式，而無需您瀏覽所有選單。

另一個優點是它能夠根據您的需求產生新的公式。您無需記住每個函數的特定語法，只需描述您想要實現的目標，例如「計算每種產品的總銷售額」或「僅匯總本月訂單」。 Copilot 會根據您目前的資料建立包含對應公式的額外列或行。

不僅如此：如果您遇到過不理解的公式，Copilot 還能解釋它們的工作原理。您可以詢問它某個公式的作用、組成部分，或如何修改公式以獲得不同的結果。它就像是一位隨時可以諮詢的 Excel 專家同事。

此外，Copilot 還具備數據分析功能，可偵測趨勢、異常值和關鍵點。如果您向它詢問有關數據的問題，它可以提供文字摘要、圖表、透視表或列表，以清晰地展示表格中最相關的資訊。

Copilot 在 Excel 和其他應用程式中的顯示位置在哪裡？

在 Excel 中，Copilot 已直接整合到功能區的「開始」標籤中。您會看到一個專門的 Copilot 圖標，點擊即可開啟一個對話面板，其中包含初始建議和一個用於編寫自然語言指令的文字方塊。

如果您訂閱了包含 Copilot 的 Microsoft 365 服務，則可以在Word、PowerPoint 和 Outlook 的網頁版中使用相同的助理功能。如果您還擁有可存取桌面應用程式的 Microsoft 365 計劃，則應該也能在電腦上安裝的這些版本中找到 Copilot 圖示。

需要注意的是，Copilot 與您的 Microsoft 365 帳戶和授權關聯。即使您安裝了該程序，它也不會自動顯示；您用於登入應用程式的帳戶必須擁有與 Copilot 相容的訂閱，其功能才能可見。

在某些情況下，它可能已在網頁版上提供，但尚未在桌面版上提供，反之亦然，這取決於您所在組織如何管理更新。即便如此，您始終應該檢查的主要參考資訊是應用程式視窗頂部顯示的有效 Microsoft 帳戶。

對於尚未儲存的新文件或儲存在本機硬碟上的文檔，視窗右上角顯示的主帳戶必須是已獲得 Copilot 許可的帳戶。如果您使用的是其他輔助帳戶，精靈選項可能不會顯示。

在 Excel 中使用 Copilot 的帳戶和授權要求

在你慌忙尋找圖示之前，最好先確認你使用的帳戶是否擁有 Copilot 許可證。這一點對於家庭用戶和企業用戶都至關重要，因為存取權限會根據訂閱類型的不同而有所差異。

如果您是家庭用戶，則需要有效的 Microsoft 365 個人版、Microsoft 365 家用版或 Copilot Pro 訂閱。只有擁有這些許可證，才能在 Excel 和其他相容應用程式中啟用助手的高級功能。

對於企業或組織用戶，Copilot 與某些 Microsoft 365 計畫結合使用。支援的訂閱包括但不限於 Business Basic、Business Standard、Business Premium，以及 E3、E5、F1 或 F3 商業計劃，並需額外購買 Microsoft 365 Copilot 授權。

在企業環境中， IT 部門通常會負責許可證分配，因此，如果您沒有看到 Copilot 並且認為您應該擁有它，最好聯繫內部支援以確認您的帳戶已正確配置並連結到有效的計劃。

請注意，普通的 Microsoft 365 訂閱是不夠的；授權必須明確包含 Copilot 的存取權限。否則，即使您已安裝最新版本的應用程序，該圖示也不會出現在 Excel 功能區中。

如何準備資料以便 Copilot 可以讀取它

為了讓 Copilot 理解並處理您書中的信息，數據必須以該工具能夠識別的格式組織。您無需進行過於複雜的操作，但需要遵循一些基本準則。

最佳方法是將資料格式化為表格，或至少將其放置在定義明確的範圍內，並在第一行添加清晰的標題。 Excel 表格尤其有用，因為它們可以告訴 Copilot 哪些欄位屬於同一資料集。

盡量避免在同一列中混合不同類型的資料（例如，同一序列中的文字和數字） ，因為這會妨礙自動分析。電子表格越井然有序，嚮導提供的建議就越準確，也越容易理解您的目標。

準備好表格或區域後，您可以在呼叫 Copilot 之前選擇資料集。這樣，助手從一開始就知道要注意工作表的哪個部分，並會針對該特定區塊提出相關操作建議。

如果同一張工作表上有多個表格，最好給它們一些描述性的名稱。雖然這不是強制性的，但如果你在與 Copilot 對話時提到“銷售表格”或“費用表格”，Copilot 很快就能明白你指的是哪個表格，這就很有幫助了。

Excel 中的「副駕駛」圖示在哪裡？如何開始對話？

一旦滿足許可要求並正確設定了數據，就可以在 Excel 中找到 Copilot 圖標，然後透過程式本身的介面開始與助手進行互動。

在目前版本中，您可以在 Excel 功能區的「開始」標籤上找到「助手」按鈕。它通常帶有助手特有的圖標，單擊它會打開一個面板或側邊窗口，其中包含幾個快速操作建議和一個用於輸入請求的字段。

打開面板後，您會看到一些「對話開場白」或建議，您可以將其用作起點：從現有資料建立新內容、要求產生公式或格式、請求表格摘要，或詢問有關工作表內容的任何其他問題。

除了功能區上的「常規」按鈕外，Excel 還會在您選擇某些儲存格或區域時顯示閃爍的「Copilot」圖示。此上下文圖示會出現在所選內容附近，讓您在工作表的特定部分執行特定命令，而無需先開啟整個面板。

無論哪種情況，與 Copilot 的溝通都是透過自然語言文本進行的。您可以像口頭表達一樣寫下您的問題或請求，助手會將它們翻譯成相應的操作：應用篩選器、插入公式、產生圖表或建立摘要等等。

使用 Copilot 導入和準備數據

Copilot助手最實用的功能之一是能夠將來自不同來源的資料直接匯入Excel，無需手動瀏覽所有選單。如果您處理的資料分散在網路、OneDrive或SharePoint等平台上，Copilot可以為您節省大量點擊操作。

例如，您可以讓它從特定網頁匯入數據，並將其整理到工作簿中的表格中。同樣，您可以指示它在 OneDrive 空間或組織 SharePoint 庫中尋找文件，並將資訊載入到新的電子表格中。

如果貴公司負責內部溝通或報告，Copilot 還可以協助您尋找和提取相關數據。該助理可以從這些資料來源產生可供分析的表格結構，無需您從文件或電子郵件複製貼上。

資料匯入後，下一步通常是清理資料並統一格式。您可以讓 Copilot 刪除重複行、將文字值轉換為數字、標準化日期或對整個表格套用一致的格式——所有這些操作都無需手動修改每個儲存格。

資料準備就緒後，即可開始分析、篩選和計算。導入和清理階段做得越好，嚮導在後續步驟中的回應和建議就越準確。

使用 Copilot 高亮顯示、排序和篩選數據

表格設定完成後，Copilot 將成為您快速尋找所需資料的完美助手。您無需手動測試篩選條件，只需告訴它您想要查看的內容即可。

例如，您可以設定只顯示數量大於特定值的行，例如「顯示銷量大於 5 件的記錄」或「篩選金額大於 1000 歐元的記錄」。 Copilot 會將對應的篩選條件套用至電子表格中的對應欄位。

另一個常見任務是條件格式設置，Copilot 可以以視覺化的方式突出顯示符合特定條件的資料。您可以讓它為包含數字的單元格著色，用不同的顏色突出顯示即將到來的截止日期，或者將列中的最高值和最低值加粗。

當您想要重新整理資訊時，也可以要求按一列或多列對資料進行排序，例如「按日期從最新到最舊排序」或「將銷量最高的產品放在最前面」。精靈會自動套用排序順序，無需您進入排序選單。

如果您需要處理大量的列和行，這些自然語言命令可以顯著減少您準備分析或會議視圖所需的時間。您無需記住每個選項的位置，而是專注於您需要了解的信息，將繁瑣的機械工作交給 Copilot 來完成。

使用 Copilot 在 Excel 中建立和理解公式

Copilot 使用者最重視的功能之一，或許就是它能夠根據簡單的描述產生複雜的公式。如果您不熟悉 Excel 的所有函數，或記不住確切的語法，這項功能就特別有用。

假設您想要計算一個新列，其中包含每行中單位數量乘以單價的總收入。您可以向精靈發送類似「建立收入列，其值為數量乘以單價」的訊息，Copilot 會自動插入該列，並將公式套用至所有行。

如果您需要更進階的功能，例如僅對特定日期或類別中符合特定條件的值求和，您可以用自然語言描述邏輯。 Copilot 將根據您的資料標題和範圍產生 SUMIF、SUMIFS 或其他更合適的函數。

除了創建新公式外，該嚮導在解讀您不理解的現有公式方面也非常有用。您可以選擇一個包含複雜公式的儲存格，然後讓 Copilot 詳細解釋公式的功能、使用的參數以及如何針對不同的使用情境進行修改。

這樣一來，每當您遇到冗長複雜的表達式時，您不必放棄，而是可以將其轉換為學習機會。 Copilot 不僅能解決眼前的難題，還能幫助您從長遠來看更熟練地使用 Excel 函數。

使用 Copilot 分析數據並獲取信息

除了自動化任務之外，Copilot 的突出之處在於它能夠從數據中得出有用的結論。它不僅執行命令，還能回答有關圖表中趨勢和行為的問題。

例如，您可以要求它識別在給定時期內增長最多的產品，找出結果最差的月份，或突出顯示那些明顯偏離正常值的值（著名的異常值或非典型值）。

為了呈現這些答案，Copilot 可以為您提供不同類型的輸出：總結情況的解釋性文字、顯示資料演進的圖表、按類別對資訊進行分組的資料透視表，甚至可以在同一張工作表上組合多個元素。

如果您正在準備報告或簡報，此功能可讓您快速將原始資料轉換為包含清晰、引人注目的結論的報告。只需選擇所需的視圖類型（長條圖、折線圖、按區域劃分的資料透視表等），Copilot 就會產生基礎視圖供您自訂。

簡而言之，助手就像一個分析師，它會為你審查表格，尋找模式和異常情況，並向你提供一個綜合視圖，幫助你做出決策，而無需手動建立每個圖表或輔助表格。

如果 Copilot 沒有出現，請檢查您的隱私設定。

即使擁有正確的許可證，Copilot 也可能不會出現在 Microsoft 365 應用程式中。在這種情況下，您首先應該檢查的是 Word、Excel 或 PowerPoint 中帳戶的隱私設定。

在Windows 系統上的任何 Microsoft 365 應用程式（例如 Word、Excel 或 PowerPoint）中，開啟「檔案」功能表並前往「帳戶」部分。在該部分中，您會看到一個名為「帳戶隱私」的模組，其中包含「管理設定」選項，這就是您要尋找的選項。

進入該介面後，您會看到幾個可能影響 Copilot 可用性的選項。請務必先啟用「分析內容的體驗」選項，因為 Copilot 需要能夠處理您的文件才能為您提供協助。

接下來，捲動瀏覽列表，確保「所有連網體驗」選項也已啟用。如果此選項已停用，某些依賴雲端服務的功能（包括 Copilot）可能不會顯示或功能受限。

對於 macOS 版 Word，步驟略有不同：開啟 Word，然後依序點擊 Word 選單 > 偏好設定 > 隱私權。在該部分，您會看到與互聯體驗和內容分析相關的選項，必須啟用這些選項，語音助理才能正常顯示。

如果您需要在本地層級或有特殊要求的環境中擁有更多控制權，請考慮按照相應的管理指南配置和最佳化 Copilot以適應本地工作流程。

在 Microsoft 365 生態系統中，Excel 中的 Copilot 功能處於運作狀態

Copilot 並非獨立於 Excel 運作；它是整個 Microsoft 365 生態系統整合體驗的一部分。這意味著您在一個應用程式中使用的資料可以為另一個應用程式提供建議，同時始終尊重您組織的安全性和隱私性。

例如，儲存在 OneDrive 或 SharePoint 文件庫中的文件可以作為Copilot 的資料來源，用於在 Excel 中產生分析報告或摘要。同樣，透過相同嚮導，您可以在 Word 報告或 PowerPoint 簡報中重複使用電子表格中產生的結果。

在商業環境中，這種整合使用戶能夠直接處理來自電子郵件、會議或共享文件的數據，而無需手動從各個工具匯出和匯入。 Copilot 會負責將所有資料整合在一起，讓您可以專注於內容創作，而不是繁瑣的操作。

所有這些強大的功能都伴隨著隱私控制，因此，正如我們之前所見，正確配置您的互聯體驗設定至關重要。這樣，您既可以充分利用智慧助理的全部功能，又能維護您帳戶或公司的安全策略。

Copilot 同時可在 Excel、Word、PowerPoint 和 Outlook 網頁版中使用，這使您能夠建立更流暢的工作流程，切換應用程式並不意味著從頭開始，而是繼續利用 Copilot 已經為您產生的結果。

不難理解為什麼Excel 中的 Copilot 已成為日常處理資料人員的關鍵工具：它可以減少重複性任務，簡化複雜的公式，方便資訊的導入和清理，並透過匯總、圖表和資料透視表指導您進行分析，而這些分析原本需要花費更長的時間才能完成。