如何在 Excel 中使用資料驗證

使用電子表格時，數據準確性至關重要。單元格寫得不好可能會影響計算、報告，甚至決策。幸好，Excel 有一個強大的工具可以防止錯誤：資料驗證。

Excel 中的資料驗證功能可讓您設定可在儲存格中輸入哪些類型的資料的明確規則。這不僅提高了資訊質量，而且還可以幫助用戶正確填寫表格，從而大大消除常見的輸入錯誤。

Excel 中的資料驗證是什麼以及它用於什麼？

Excel 中的資料驗證是一種限制使用者可以輸入到儲存格中的值或資料類型的工具。從將數字限制在數字範圍內到防止文字過長或日期不正確，此功能對於管理任務、庫存控制、調查或任何需要準確資料的環境都至關重要。

Excel 不僅可以阻止無效數據，同時也提供了在使用者選擇儲存格（輸入訊息）或犯錯（錯誤警報）時向使用者顯示訊息的功能。這些元素用於引導和糾正，無需人工監督。

可用的資料驗證類型

Excel 提供了不同類型的驗證以滿足不同的需求。以下是最常用的幾種：

整數

僅允許定義範圍內的整數數值它對於監控年齡、單位或工作小時數等數據非常有用。您可以設定最小值和最大值，或只允許等於特定值的數字。

十進制

處理帶小數的數字時非常理想，例如價格、公斤或百分比。與整數一樣，您可以定義限製或應用公式來計算數字是否有效，例如將某個值限制為另一個儲存格的 6%。

名單

將輸入限制為一組預先定義的選項。它顯示為儲存格內的下拉式選單，非常適合選擇部門、州或類別等項目，而不會允許出現錯誤的資料。

日期

僅允許使用有效格式的日期您可以設定特定的時間間隔，例如僅允許未來日期或某個範圍內的日期。您也可以使用 TODAY() 之類的公式來動態驗證日期。

時間

類似日期驗證，但針對的是時間值可以將入口限制在特定的時間段內，這對於安排、預訂或活動日誌很有用。

文字長度

控制輸入文字的字元數對於程式碼、ID 或密碼等欄位非常有用。您可以定義文字是否必須包含精確的字元數或字元數在一定限制內。

自訂公式

對於更複雜的情況，Excel 允許您使用自訂公式。 傳回 TRUE 或 FALSE 值。例如，您可以驗證輸入的值是否大於另一個儲存格的值。

如何逐步應用資料驗證

1. 選擇要套用驗證的儲存格.

2. 前往“資料”選項卡，然後按一下“資料驗證”.

3. 在彈出視窗中，在「允許」欄位中選擇驗證類型。.

4. 根據需要配置限制例如，如果您選擇“整數”，則可以定義最小值和最大值。

5. 或者，前往「輸入訊息」和「錯誤訊息」標籤來自訂使用者互動。.

資訊訊息和自訂錯誤訊息

Excel 可讓您在使用者選擇儲存格時顯示一則訊息此輸入訊息告知使用者預期的資料類型。

同樣的， 您可以包含在輸入的資料不符合要求時顯示的錯誤訊息。根據您選擇的警報樣式（停止、警告或訊息），此訊息可以阻止進入、警告使用者或僅通知他們錯誤。

基於其他單元格的條件驗證

最強大的功能之一是將一個單元格的有效性調整為另一個單元格的值例如，您可以僅當數字不超過另一個欄位的預算時才允許該數字，或僅當日期與另一個儲存格位於同一個月內時才限制該日期。

使用依賴清單進行驗證

Excel 可讓您建立下拉列表，其內容取決於另一個儲存格中選擇的內容。這些是級聯列表，需要結合使用命名範圍和間接範圍。

例如，如果您在一個儲存格中選擇一個類別，則下一個儲存格將只顯示與該類別相關的項目。

常見錯誤及其修復方法

• 下拉清單不出現： 確保選取“單元格清單”選項並且來源範圍正確。
• 自訂公式未正確驗證： 驗證公式是否以“=”開頭並正確引用所需的儲存格。
• 仍然允許使用不正確的值： 檢查錯誤警報是否處於活動狀態且未選擇「忽略空格」選項。
• 用戶可以複製單元格並繞過驗證： 發生這種情況是因為從其他儲存格複製資料會忽略原始驗證。為了避免這種情況，請保護工作表並停用拖曳功能。

編輯或刪除驗證

若要修改現有驗證，只需選擇單元格，返回資料中的“資料驗證”，然後變更參數。您也可以透過點擊「全部刪除」來刪除它。

如果您繼承了具有驗證的工作簿但無法存取受保護的工作表，則可以將資料複製到新工作表以從頭開始。.

有用的提示和技巧

• 使用組合驗證和條件格式 直觀地突出顯示錯誤或突出顯示某些範圍。
• 僅在完成工作表設計後才套用驗證，以避免與被封鎖或受保護的單元格發生衝突。
• 使用定義的名稱或動態範圍 如果您的清單經常變更。
• 僅在應用驗證和保護後共用工作表，因為您將無法編輯共享書籍中的驗證。

Excel 中的資料驗證是一個非常實用的工具，可以確保任何電子表格的品質、一致性和準確性。從基本規則到高級公式或條件列表，它提供了一系列可能性，可以根據任何需求調整資料輸入。有效率地使用資料驗證，除了減少錯誤和節省時間外，還可以將電子表格徹底轉變為穩健且無問題的架構。