優化 Outlook 收件匣的 5 個技巧

凌亂的收件匣對任何人來說都是壞消息。它不僅會讓您更難找到重要的電子郵件，而且您每天打開郵件應用程式的動力也會越來越少。

您可以採取哪些措施來防止您的郵件被弄髒？只要學會 優化 Outlook 收件匣 請依照以下 5 個簡單步驟操作。

如果您在查看收到的電子郵件時感到不舒服，那麼這篇文章適合您。學會透過優化收件匣讓電子郵件堆積起來並用通知攻擊您。

您不必不斷監控您的電子郵件並花費大量時間嘗試刪除所有內容。只需查看 Outlook 中的建議即可 微軟365 並獲得您能想像到的最佳結果。

注意： 這些功能大部分都適用於 Outlook Microsoft微軟 365 / Office 365. 然而，其中一些也可以透過微軟的電子郵件服務 Outlook.com 取得。

只需 5 個簡單步驟即可優化您的 Outlook 收件匣

讓我們看看您如何成為組織郵件的 Outlook 專家，並最終實現您一直夢想的無通知收件匣。因此請注意以下建議：

1.- 透過消除重複的電子郵件進行清理

您是否知道 Outlook 有一個自動工具可以刪除重複的電子郵件？ – 現在是你自己做的時候了。使用此功能，只需點擊幾下即可快速減少您每天需要查看的電子郵件數量。

1. 開啟您要刪除的收件匣。確保您停留在選項卡上 首頁 預設;您可以透過查看功能區標題介面來檢查它位於哪個標籤上。
2. 展開下拉式選單 清理，然後選擇 清理資料夾 o 清晰的對話，根據您的需求。

1. 您的螢幕上將出現一則訊息。確認您要刪除對話或資料夾，然後觀察收件匣中未讀電子郵件的數量減少。

清理功能的好處是可以在給定的時間內恢復所有已刪除的項目。您可以在資料夾中找到它們 刪除的項目 在 Outlook 視窗的側邊。

2.- 為電子郵件建立資料夾

將每封收到的電子郵件放在一個資料夾中可能會造成混亂。當然，垃圾郵件通常屬於垃圾郵件類別，但其他一切都取決於您。就我個人而言，我建議設定一些必要的資料夾並每天對收到的郵件進行分類。

遵循方法論 想幹 ® 或 GTD ® 來整理任務，您可以使用 Outlook 輕鬆提高工作效率。首先，您需要建立三個不同的資料夾：

• 收件匣（預設）： 將重要電子郵件留在預設收件匣中。這些訊息應該是您可以立即回覆或需要緊急處理的訊息。
• 要做的事： 將非緊急電子郵件拖曳至此資料夾。您可以保持收件匣暢通無阻，並在當天稍後處理這些郵件。
• 跟進： 將您暫停的電子郵件移至此資料夾，例如您正在等待的回覆或您已推遲的任務。
• 溫馨提示： 有些電子郵件根本不需要您回覆。將它們保存在單獨的資料夾中，以便您隨時可以回顧並輕鬆找到它們。

注意： 要建立新資料夾，只需點擊收件匣中的資料夾並選擇“新資料夾”即可。在這裡，只需輸入名稱並按 Enter 鍵即可。

您應該每天開始時將電子郵件按這些類別進行分類，然後安排時間稍後處理您的任務資料夾。確保您與此一致！您可以繼續對全天收到的電子郵件進行排序。

如有必要，不要害怕建立更多資料夾；此方法應該為您且僅針對您進行個人化設定。

3.- 使用任務視圖

您知道可以從電子郵件建立任務嗎？每當您收到想要將其轉換為任務的訊息時，只需將其拖曳到 Outlook 任務清單圖示即可調出任務設定精靈。在這裡，您可以為您的任務命名、描述，甚至設定提醒。

如果您設定提醒，任務將在指定時間出現，類似於會議提醒。這使您可以直接從收到的電子郵件中保持井井有條並輕鬆建立任務。

4.- 設定規則以自動對收到的郵件進行排序

透過規則，您可以自動移動、撥號和回覆電子郵件，讓 Outlook 更易於使用。您也可以使用規則來播放聲音、將訊息移至資料夾或自動顯示新項目警報。

就我個人而言，我發現最有用的規則是將項目從某個寄件者或主題行中帶有某些關鍵字的項目移動到另一個資料夾的能力。這意味著，如果滿足某些條件，電子郵件將被移至指定的收件匣，而無需您觸摸它。

以下是有關如何在 Outlook 中設定規則的基本指南。

• 右鍵單擊收件匣或其他電子郵件資料夾中的郵件，然後選擇顯示的選項 規則.
• 現在，您將選擇其中一個選項。若要查看更多選項，請選擇 建立規則.
• 在對話方塊中 建立規則，選擇前三個複選框中的一個或多個。
• 然後，在該部分 請執行下列操作，如果您希望規則將郵件移至資料夾，請選取該方塊 將項目移至資料夾.
• 在其中選擇目標資料夾 一盒 對話 選擇文件夾 出現然後執行 集團公司 en 接受.
• 點擊 接受 再次儲存你的規則。

5.- 利用類別

對電子郵件進行顏色編碼將幫助您輕鬆識別 Outlook 中的相關項目並對其進行分組。您可以從一組預設類別中進行選擇，也可以建立自己的類別，然後將類別指派給 Outlook 電子郵件。

若要將顏色類別指派給閱讀窗格或開啟的訊息，請選擇選項 分類 團體的 標籤 並從清單中選擇一個類別。有了這個，您將能夠令人滿意地優化 Outlook 收件匣。

Pensamientos結局

我希望這些簡單的提示對您非常有用，尤其是當您嘗試優化 Outlook 收件匣時。如果您想閱讀更多與現代技術相關的文章，請考慮繼續訪問我們的入口網站以獲取您需要了解的所有資訊。我們定期發布教學課程、新聞文章和指南，為您的日常科技生活提供協助。我們下一份出版品見。