使用加載項在 Outlook 中建立專業的電子郵件範本和簽名

如果你經常使用電子郵件，你花在電子郵件上的時間可能比你希望的要多。 一遍又一遍地重複同樣的訊息後續郵件、確認郵件、標準回覆……如果每次都從頭開始寫，那真是太浪費時間了。

好消息是，Outlook 提供了多種方法… 將大部分工作自動化: 電子郵件範本、可重複使用的文字片段和專業簽名 這些功能既可以透過 Outlook 的原生功能實現，也可以透過外掛程式實現。配置得當後，Outlook 可以成為您日常郵件的「自動駕駛」工具，同時也能維持您公司的品牌形象。

什麼是 Outlook 電子郵件範本？為什麼值得使用它們？

在 Outlook 中，郵件範本本質上是一種 您可以重複使用的預定義訊息 您可以根據需要多次新增文字、格式、收件者、主題，甚至附件，具體取決於您使用的範本類型。

Outlook 可讓您使用不同的範本和片段機制，每種機制都有其自身的功能： 經典 OFT 檔案、郵件模板功能、「我的模板」外掛程式和快速部件它們都能節省時間，但效果並不相同。

這些模板具有一些非常有趣的日常使用功能：它們允許 預覽電子郵件的最終外觀。支援富文本和 HTML，插入圖像，包含表格，添加附件鏈接，輕鬆更新並與其他用戶或工作組共享。

但是，使用範本時，您必須牢記一個關鍵限制：通常 僅保存郵件正文的內容。「收件者」、「副本」、「主旨」欄位和附件通常需要手動添加，但使用郵件範本功能建立或以 .oft 格式建立的特定完整範本除外，這些範本可以包含它們。

除了節省打字時間之外，模板的巨大價值還在於： 統一溝通統一的基調、統一的設計和統一的結構。這既有助於維護品牌形象，也能在時間緊迫的情況下減少錯誤或疏漏。

Outlook 中的範本類型：內建功能和加載項

在現代版的 Outlook（新版 Outlook）中 Windows（Outlook Classic 和 Outlook 網頁版）我們與它們共存 保存可重複使用內容的兩種主要方法:

一方面是整合功能 電子郵件模板它的設計目的是保存完整的電子郵件，只需極少的操作即可發送。此外，還有附加元件。 我的模板非常適合只需點擊一下即可訪問短語或頻繁段落。

使用郵件範本功能建立的範本允許 請包含收件者、主題、正文、格式，甚至附件。換句話說，它們非常適合用於逐字重複的電子郵件（內部通訊、定期通知、公司公告等）。

另一方面，「我的模板」外掛則是針對小型、可重複使用的文字。 它只儲存文字片段。僅使用基本樣式（粗體、斜體、底線），不包含圖片或配件。非常適合簡短回复，例如“我們已收到您的訊息”、“我稍後會發送報價給您”或少量解釋說明。

除了這兩種機制之外，經典桌面版 Outlook 還包含以下功能： .oft 文件 和 快速元素這擴展了可能性：.oft 檔案可讓您保留整個訊息設計，而快速部件則充當內容區塊，您可以將其插入到任何您想要的位置。

使用 OFT 檔案在經典 Outlook 中建立電子郵件模板

在經典版 Outlook for Windows 中，使用範本的傳統方法是創建 .oft 文件這些是您可以保存在電腦上的範本文件，然後打開它們以產生具有該設計的新電子郵件。

要建立經典模板，首先要做的就是打開一個 新郵件 從「開始」標籤（新電子郵件）或使用鍵盤快速鍵 Ctrl + Shift + M，您可以按照您想要的方式編寫郵件正文，包括格式、圖像、表格、連結或您需要的任何內容。

草稿準備好後，在訊息視窗中轉到選單。 文件>另存為 然後在「儲存類型」中選擇 Outlook 範本 (*.oft)在名稱欄位中，您可以為該範本編寫一個清晰的標識符，並選擇要儲存該範本的資料夾。

預設情況下，Outlook 將 .oft 檔案儲存在以下路徑中： c:\users\youruser\appdata\roaming\microsoft\templates但是，如果您想將範本庫組織到其他位置，甚至是像 OneDrive 這樣的雲端資料夾中，您可以變更其位置。

您可以根據需要重複此過程多次以建立內容。 一整套模板 適用於不同情況：歡迎客戶、提供優惠資訊、提醒付款、發送文件等。在企業環境中，以這種方式管理內部標準通訊目錄非常普遍。

在 Outlook 桌面版中使用並管理 .OFT 模板

建立 .oft 檔案後，您可以透過多種方式使用它們： 加快發送新郵件的速度在 Outlook 中，「官方」方法是透過「選擇表單」選項。

在 Outlook 主視窗中，前往「開始」標籤並選擇 新商品 > 更多商品 > 選擇表單在開啟的視窗中，展開「搜尋範圍」部分並選擇 檔案系統中的使用者模板在那裡您會看到已儲存的模板清單；只需選擇一個模板，然後按「開啟」即可。

如果您經常使用模板，您可能會發現將該選項卡顯示出來會很方便。 程序員 在功能區中，您還可以從那裡快速存取「選擇窗體」。要啟用它，請轉到“檔案”>“選項”>“自訂功能區”，然後在右側面板中選取“開發工具”複選框。

另一個非常實用的快捷方法是直接進入儲存 .oft 檔案的資料夾， 雙擊你需要的那個。如果 Outlook 是您的預設電子郵件用戶端，則會立即開啟一個基於該範本的新郵件，您可以對其進行自訂並傳送。

請注意，您對使用範本開啟的訊息所做的任何變更都會影響訊息內容。 它不會修改原始的 .oft 檔案。換句話說，模板保持不變；如果您想更新它，則必須再次明確地保存它，我們將在下一節中看到。

如何在 Outlook 中編輯 .OFT 範本和已儲存的模板

在 Outlook 中編輯範本的方式取決於您是否正在使用 本地 .oft 檔案或使用「我的模板」插件這兩種情況下，想法都很簡單，但實作方式卻不同。

要修改 .oft 模板，請開啟 Outlook 並前往… 首頁 > 新品 > 更多商品 > 選擇表單在“搜尋範圍”中，選擇“檔案系統中的使用者模板”，選擇要編輯的模板，然後開啟它。它將像新郵件一樣顯示。

在那條訊息中執行此操作 所有文字、格式、圖像或連結的更正 完成之後，請勿立即傳送：返回“檔案”>“另存為”，選擇“Outlook 範本 (*.outf)”，如果您想要覆蓋先前的版本，請使用相同的檔案名稱儲存。這樣，下次打開該模板時，它就已經包含您的更改了。

如果您願意，可以直接在文件資源管理器中找到 .oft 文件，開啟並編輯它們，然後重複「另存為」操作。一個實用的小技巧是，第一次使用 Outlook 中的「另存為」功能，這樣就能顯示檔案路徑。 自訂辦公室模板 然後，如果您想直接編輯它們，可以從 Windows 系統導航到該資料夾。

對於儲存在面板中的模板 我的模板 （新版 Outlook 和 Outlook 網頁版）工作流程有所不同。撰寫新郵件，開啟「更多選項」選單（…），然後選擇「我的範本」。在側邊欄中，將滑鼠懸停在要編輯的範本上，然後按一下編輯圖示（鉛筆）。

將會開啟一個編輯窗口，您可以在其中進行以下操作： 更改範本文字 完成後，只需點擊“儲存”。內容將在您的收件匣中更新，並且新版本將出現在您使用該帳戶透過「我的範本」進行操作的任何位置。在新版 Outlook 中，這些範本僅包含文字（不包含圖像或複雜的富文本格式），因此最好保持內容簡潔明了。

使用內建的「電子郵件模板」功能建立模板

最新版本的 Outlook 包含一項名為“ 電子郵件模板 它比文字片段更進一步：它允許您在應用程式本身中保存通常完整的訊息，包括收件人和附件，而無需依賴系統上的零散 .oft 檔案。

若要建立這些範本之一，請在「首頁」標籤上選擇「建立範本」。 新 > 郵件在開啟的草稿中，寫下您希望包含在範本中的所有內容：收件者/副本欄位中的電子郵件地址、主題、郵件正文、格式、圖像和附件（如果適用）。

準備好郵件後，在郵件功能區中前往 訊息 > 電子郵件範本 > 將電子郵件另存為模板此時會彈出一個對話框，您需要在其中輸入一個識別名稱，然後按一下「儲存」。

這些範本與 Outlook 中的每個電子郵件帳戶關聯。要查看或管理它們，請轉到… 設置頁面轉到“郵件”選項卡，然後轉到“模板”選項卡。在那裡，您將看到每個帳戶的模板列表，您可以刪除或重新命名它們。

當您需要時，此系統尤其有用。 與其他使用者共享的模板 在特定情況下（例如，在新的 Outlook 中將共用郵箱升級為完整帳戶），某些類型的郵箱允許多個使用者查看和編輯相同的模板，前提是他們都正確開啟了郵箱。

使用“我的模板”外掛程式快速建立模板

“我的模板”外掛程式可能是最方便的取得方式。 重複的文字回复 無需增加您的工作負擔。它適用於經典版 Outlook、新版 Outlook 以及網頁版 Outlook。

在新版 Outlook 或 Outlook 網頁版中，操作流程非常相似：前往“開始”，點擊 新 > 郵件 開啟郵件，然後在「郵件」標籤上選擇 我的模板螢幕右側將開啟一個任務窗格。

在該面板中，按一下 +模板系統會要求您輸入標題（用於在清單中標識此文字）和內容欄位（用於編寫範本訊息）。完成後，點擊“儲存”，新條目將被儲存。

在經典版 Outlook 中，操作步驟基本上相同，儘管在某些情況下按鈕的名稱有所不同。 查看模板 在「我的模板」群組中。和之前一樣，打開側邊欄，點擊“+模板”，輸入標題和內容，然後儲存。

然後，每當您編寫或回覆電子郵件時，都可以開啟「我的範本」面板， 點擊即可插入文字 將遊標懸停在相應的標題上。 Outlook 會將該內容貼到遊標所在位置的郵件內文中。

值得注意的是，「我的模板」有 限制 存儲 總計 32 KB 模板種類繁多，建議避免使用過長的段落或簽名。如果需要新增圖片、附件或複雜的模板，最好使用 .oft 檔案或電子郵件模板功能。

快速元件：經典 Outlook 中的可重複使用模組

除了模板本身，經典版 Outlook 還提供了另一種非常強大的方法來規範文字和設計： 快速元素它們可以作為內容區塊，您可以保存一次，然後只需點擊幾下即可將其插入到任何訊息中。

若要建立快速部件，請開啟一個 新郵件 然後輸入您想要儲存的內容（可以包含格式、圖片、表格等）。用滑鼠選擇您想要轉換為程式碼區塊的部分，並確保只選取該部分。

接下來，找到頂部工具列中的按鈕。 快速元素點擊並選擇“將所選內容儲存到快速零件庫”選項。此時將開啟一個窗口，您必須填寫以下幾個欄位：名稱、庫、類別、描述、儲存位置和嵌入選項。

El 名 這用於識別區塊，Outlook 將根據此識別資訊按字母順序在清單中顯示該區塊。庫定義了要儲存的內容類型（通常最好使用預設設定），而類別則用作組織好的子資料夾，「常規」是最常用的設定。

在野外 保存在 請務必確保選擇 NormalEmail.dotm 文件，因為這是 Outlook 用於電子郵件的全域模板，可保證這些快速部件在以後的電子郵件中可用。 電子郵件最後，在「選項」中，您可以決定是將該區塊作為新內容插入、替換選定的文本，還是將其放置在單獨的段落中。

儲存後，要使用快速部件，只需將遊標放在電子郵件正文中，然後從相應的標籤中開啟快速部件選單。 選擇所需的模組Outlook 會立即插入內容及其所有格式。

使用範本回覆和撰寫電子郵件

如果無法將範本庫很好地整合到日常工作流程中，那麼擁有範本庫的吸引力就會大大降低。 Outlook 提供了多種方法來解決這個問題。 將這些範本套用至新郵件和回覆郵件。 很快。

要基於 .oft 範本發送新郵件，我們已經看到可以使用以下選項： 選擇表格 從「首頁」>「新專案」>「更多專案」中選擇「檔案系統中的使用者範本」。郵件將以範本內容開啟；只需調整文字、新增收件者和主題，然後傳送即可。

如果你想使用模板 回覆現有電子郵件在經典 Outlook 中，典型的策略是使用快速步驟和 郵件規則選擇要回覆的郵件，在閱讀窗格或單獨視窗中開啟它，然後在「首頁」或「郵件」標籤中，套用您已設定的回覆範本快速步驟。之後，只需進行必要的調整並發送即可。

在新版 Outlook 和 Outlook 網頁版中，最直接的操作方式是使用加載項。 我的模板回覆郵件時，開啟「更多選項」(…)，然後選擇「我的範本」或「郵件」>「檢視範本」（取決於您的介面）。在側邊欄中，按一下要插入的文本，Outlook 就會將其插入。 它正好擊中遊標所在的位置。.

請記住我的模板 無法自動填寫 收件者、副本和主題欄位以及附件管理功能均未包含在內。它們的作用是加快郵件正文的載入速度。如果您需要發送所有配置都已設定好的電子郵件，最穩健的方法仍然是使用 .oft 檔案或電子郵件範本。

當您需要將相同內容傳送給大量收件人，並個性化姓名、公司或其他資訊時，Outlook 的功能就顯得有些不足了。這時，這項功能就派上用場了。 Word郵件合併它允許您使用 Outlook 日曆、資料庫或 Excel 電子表格一次生成數百封個人化電子郵件。

Outlook 中的專業簽名：範本、圖庫和自訂

除了郵件模板，Outlook 還允許您使用 精心設計的電子郵件簽名 這些資訊會在您傳送或回覆郵件時自動插入。精心設計的簽名可以強化您的職業形象，讓您更容易被記住，並將您的聯絡資訊精簡到有限的空間內。

微軟提供了 簽名範本庫 可以下載到 Word下載檔案後，用 Word 打開，選擇最適合你的簽名設計，選取所有元素並複製。

接下來，開啟 Outlook，建立一個 新郵件 然後將簽名貼到郵件正文中。您可以在那裡自訂文字。 照片或標誌設定字體和顏色，並添加指向您的網站和社交媒體個人資料的鏈接，這樣每次發送電子郵件時，只需點擊一下即可訪問這些鏈接。

滿意後，再次選中整個簽名，右鍵單擊並複製。然後，在郵件視窗中，轉到「郵件」選項卡，「包含」群組，然後按一下… 簽名 > 簽名點擊“新建”，為它命名（例如，“公司”或“個人”），然後將複製的內容貼上到“編輯簽名”框中。

在簽名編輯器下方，點擊 保存 然後按一下“確定”。從那時起，您可以指定是否要將該簽名自動套用於新電子郵件、回覆和轉發，或僅在需要時手動插入，始終可以從撰寫視窗的「簽名」功能表中進行操作。

您可以根據需要多次編輯簽名：只需返回“簽名”窗口，選擇您想要的簽名，然後 編輯文字、圖像或連結您還可以設定多個簽名（例如，一個更正式的簽名和一個更非正式的簽名），並根據收件人選擇使用哪一個簽名。

使用 Outlook 加載項進行範本和簽名

Outlook 加載項顯著擴展了與 Outlook 互動的選項。 範本、簽名和智慧內容我的模板只是其中之一；還有很多模板適用於不同的場景。

在新版 Outlook 中安裝加載項時， 它也出現在其他版本中 與相同帳戶關聯，例如在 Outlook 網頁版中。換句話說，安裝程式位於您的郵箱中，而不僅僅是在特定裝置上。

加載項由微軟驗證（包括來自 Office 應用程式商店的加載項），並且首次運行它們時， 他們會徵求你的同意。 如果他們需要存取你的數據，他們中的大多數也只會讀取你正在處理的特定訊息中的信息，因此他們的權限範圍相當有限。

如果 Outlook 中沒有顯示「我的模板」按鈕，您可以打開郵件撰寫窗口，然後轉到… 更多應用選擇“新增應用程式”，搜尋“我的模板”並安裝。如果安裝後仍然無法正常運作，可能是您組織的管理員設定了某些功能。 該插件已被禁用。 從 Exchange 管理中心。

在企業環境中，還會使用其他外掛程式來管理集中式簽章、插入法律聲明，甚至產生… 基於自動化電子郵件 IA 例如，像 Noota 這樣的外部工具可以將會議記錄或表單轉換為預先建立的電子郵件，並使用自訂範本；如果您對開發感興趣，可以學習如何… 為 Office 建立加載項 整合這種邏輯。

在裝置和共用郵箱之間同步和共用模板

如果您在多種裝置（PC、筆記型電腦、手機、網頁）上使用 Outlook，那麼您想要這樣做也就不足為奇了。 確保你的模板隨處可用。然而，並非所有模板類型都以相同的方式同步。

您從經典 Outlook 建立並儲存的 .oft 範本儲存在 團隊的本機磁碟這表示預設情況下，它們不會顯示在其他電腦或 Outlook 網頁版中。要移動它們，您可以手動將它們複製到另一台計算機，或將它們保存到雲端資料夾（OneDrive、 Google （例如，透過驅動器）並從任何需要的地方打開它們。

相反，基於雲端的功能，例如 快速部件（連結到 NormalEmail.dotm 模板）和「我的模板」插件 是的，只要使用同一個帳戶並在載入該配置的環境中運作，它們就可以作為 Microsoft 365 生態系統中的共用元素。

以新版 Outlook for Windows 中的共用信箱為例，使用「我的範本」建立的範本是否可用，取決於共用信箱是否已啟用。 晉升為正式帳戶如果你還沒有獲得晉升，你創建的模板只有你自己才能看到；其他訪問該郵箱的用戶將無法存取這些模板。

如果共用信箱已升級為完整帳戶，而其他使用者也在新版 Outlook 中以完整帳戶身分開啟它，則其中建立的範本將受到影響。 是的，它們由所有人共享和編輯。但是，如果從其他平台或以非推廣帳戶開啟該郵箱，則這些功能將無法使用。

類似的情況也會發生在 Outlook 網頁版上：如果您從網頁存取共用信箱， 同一個標籤頁 您的主信箱以及您使用「我的範本」建立的範本僅與您的使用者帳戶關聯。但是，如果您使用「開啟另一個郵箱」選項在單獨的標籤頁或視窗中開啟該共用信箱，則任何以相同方式存取該信箱的人都可以看到其中建立的範本。

下載可在 Outlook 中使用的外部 HTML 模板

Outlook 不包含大量目錄 預先設計好的視覺行銷活動模板電子報紙或行銷宣傳資料與使用 Word、Excel 或 PowerPoint 製作的內容截然不同。因此，使用提供現成 HTML 範本的外部服務非常普遍。

平台喜歡 Stripo、Envato、表格、Freepik 或 Template.net 他們提供數百上千種電子郵件模板，其中許多與 Outlook 相容。有些是免費的，有些則是付費或免費增值模式。通常，這些模板可讓您使用拖放式編輯器編輯設計，自訂顏色、字體和模組，然後將結果匯出為 HTML 或 Outlook 可直接使用的檔案。

例如，Stripo 擁有一個非常直覺的編輯器和超過 1600 個範本供您選擇。 調整以符合您的品牌形象 然後透過直接整合或匯出 HTML 文件，將其與 Outlook（包括應用程式和網頁版）整合。這解決了 Outlook 編輯器在建立複雜設計時存在的許多限制。

像 Envato 或 Template.net 這樣的其他網站主要面向企業環境，提供新聞稿、公司公告、活動邀請函和正式函件的專業設計。它們通常需要註冊，有時還需要訂閱，但作為回報，它們提供… 高度精良且用途廣泛的模板.

像 Tabular 這樣的服務或像 Freepik 這樣的圖形資源也允許您下載適配不同電子郵件用戶端的 HTML 範本。無論如何，建議您檢查其與 Outlook 的兼容性聲明並進行測試，因為 Outlook 對某些 HTML 和 CSS 樣式及屬性的要求非常嚴格。

一個非常常見的做法是使用這些平台設計資訊的視覺基礎，匯出HTML程式碼，然後 將其貼到 Outlook 模板中 （無論是 .oft 檔案或郵件範本）可以根據需要重複使用，並將其與自訂欄位或可變文字結合使用。

Outlook模板與Gmail及其他平台的對比

如果您除了 Outlook 之外還使用 Gmail，那麼您很可能會想知道是否可以… 在兩個服務中重複使用相同的模板簡言之，答案是否定的，不能直接進行。

Gmail 有自己的模板系統（長期以來被稱為「標準回應」），您可以在高級設定中啟用它。它允許您從頭開始設計模板，即使使用… 自訂 HTML但是，它沒有提供從 Outlook 或其他用戶端匯入範本的原生機制。

如果你想在 Gmail 中使用相同的設計，通常的做法是： 重建員工隊伍 步驟如下：如果您有HTML程式碼，請貼到此處；調整樣式使其在Gmail中顯示良好；然後將其儲存為內部模板。 chrome擴展名 這為 Gmail 添加了更多模板和自動化功能，使其更接近具有加載項的 Outlook 那樣的專業用途。

除了模板之外，Gmail 還提供其他形式的自動化功能，例如 建議的快速答案 根據收到的郵件內容或自動回覆（假期回覆）發送標準訊息，無需配置複雜的模板，即可在規定的時間內發送標準訊息。

總之，即使你能複製樣式和結構，每個平台都有自己的工具、限制和內容管理方式，所以最好多嘗試幾次。 Outlook模板和Gmail模板是獨立的系統雖然從概念上講，它們解決的是同一個問題。

從 .oft 範本和郵件範本功能，到「我的範本」、「快速元件」、「自訂簽名」和外部 HTML 範本等加載項，Outlook 提供如此全面的工具。 自動發送重複性電子郵件，保持一致的專業形象，並在團隊和設備之間共享資源。掌握這些要素不僅可以節省您數小時的工作時間，還可以將您的收件匣轉變為比簡單訊息框更具戰略意義的工具。