什麼是Excel資料透視圖？如何充分利用它？

如果你經常在 Excel 中處理數據，你可能曾經面對成千上萬行數據而不知從何下手。在這種情況下， 動態圖表或透視圖 它能讓你一目了然地掌握全局，而不會迷失在繁雜的數字中，是你的最佳幫手。這種圖表是基於數據透視表，可以讓你快速、互動地分析、篩選和呈現資訊。

在深入探討動態圖形之前，我們首先需要清楚地了解它們是什麼。 動態表我們將解釋什麼是資料透視圖以及如何配置它們，因為資料透視圖本質上是所有分析的視覺化組成部分。接下來，我們將學習如何從頭開始建立動態圖表，如何從現有的資料透視表產生圖表，如何匯總和顯示數值，以及這些圖表在建立專業簡報時存在的局限性，並提供一些實用的解決方案。

Excel中的資料透視圖是什麼？

動態Excel圖表，也稱為 數據透視圖圖表是對資料透視表中資料的圖形化表示。換句話說，它是與資料透視表「連結」的圖表，會根據您套用於該表的篩選器、欄位和佈局進行更新和變更。

這些圖表是 完全互動在資料透視表中移動欄位（無論是在行、列、篩選器或值之間）時，圖表會自動調整。它還設有專用的欄位和篩選器按鈕，因此您可以直接從圖表變更視圖，而無需修改表格。

與普通的Excel圖表不同，動態圖表的設計目的是為了 探索和分析數據它不僅僅是用來裝飾的。正因如此，當你處理大量數據，需要查看模式、趨勢或進行比較，而又不想寫複雜的公式時，它就非常有用。

透視表和透視圖之間的關係

每個透視圖的基礎始終是 動態表此表基於一系列資料（或幾個相關表），可讓您對資訊進行分組、匯總和重新組織，而無需修改來源資料。

在資料透視表中，欄位分佈在四個主要區域： 篩選器、列、行和值透過將欄位拖放到各個區域，即可基於同一資料集建立不同的匯總訊息，而無需編寫任何公式。動態圖表會「繼承」整個結構。

當您從該表建立動態圖表時， 系列、類別和圖例 它們直接基於表格的行、列和值欄位。如果您更改表格，圖表也會隨之更改。如果您將表格中的日期篩選或分組（按月、季度、年等），圖表也會更新以顯示對應的檢視。

什麼是資料透視表？為什麼它對資料透視圖如此重要？

使用資料透視表，您可以 動態切換行和列 螢幕上會顯示結果，只需幾秒鐘即可套用篩選器、將數值分組並重新計算總計。所有這些操作都無需建立冗長或複雜的公式，這對於經常花費大量時間創建重複性報告的用戶來說尤其有用。

例如，假設您有一個包含數千筆記錄的銷售清單：日期、國家、地區、城市、產品、銷售人員和金額。使用資料透視表，您可以在幾秒鐘內獲取這些資訊。 按國家/地區劃分的銷售額然後，您只需將欄位拖曳到不同區域，即可查看每個國家/地區內各區域的銷售額，或按城市和產品查看銷售額。基於這些視圖，您可以建立動態圖表，以直覺的方式顯示相同的分析結果。

資料透視表在資料分析中的主要用途

透視表主要用於創建 互動式報告和儀錶板用戶可以在這裡更改篩選條件和字段，以回答不同的業務問題。這不僅僅是添加數據，更重要的是能夠快速地從不同角度查看數據。

一個典型的例子是定期銷售報告：只需一個來源資料表和一個設計良好的資料透視表，您就可以… 按國家、產品、銷售人員或時段查看銷售情況 無需複製工作表或為每個報表建立公式。只需移動欄位並更改篩選條件即可。

這類報告是建立報表的自然下一步。 動態圖形 這樣就可以對趨勢進行視覺化分析，比較不同類別之間的差異，分析時間演變等等。因此，表格中的一組數字就變成了可以一目了然的圖表。

如何一步一步建立資料透視表（基於 PivotChart）

1. 準備或選擇資料來源

第一步是將資料整理成以下形式： 行和列行與行之間不能有空行，每列都有清楚的標題。它可以是 Excel 表格、表格格式的區域，甚至是資料庫匯入的資料。

例如，您可以建立一個包含電腦商店銷售資料的表格，其中包含以下欄位： 發票號碼、公司名稱、日期、型號、品牌和金額這將作為資料透視表產生匯總資訊的基礎。

2. 建立透視表

在資料範圍內選取任意儲存格，然後轉到選項卡 插入 然後點選「資料透視表」。如果資料結構良好，Excel 將自動偵測整個範圍。

在出現的對話方塊中，您可以選擇是否要將資料透視表報表放置在… 一個新的電子表格 或在現有工作表上。如果您安裝了該加載項。 動力樞軸您也可以將這些資料傳送到資料模型，以便將其與其他相關表合併。

接受後，Excel 將建立一個空的透視表，並在右側顯示面板。 字段列表您將看到來源表中的所有字段，可以將其拖曳到不同的區域。

3. 配置透視表字段

在透視表欄位面板中，您有 四個主要領域 字段放置位置：

• 篩選條件： 對整個報告應用通用篩選器（例如，按年份或國家/地區篩選）。
• 列： 對於您希望顯示為列標題且不重複的欄位（例如，產品品牌）。
• 行： 對於要列為行的欄位（例如，企業、產品或城市）。
• 值： 對於它們將要應用的數值字段 聚合函數 （總和、計數、平均值等）。

透過將欄位拖曳到這些區域中，您可以自訂報表。 Excel 預設會套用下列規則： 求和函數 對於您放置在「值」中的數值欄位。如果欄位包含文字或混合資料類型，則通常會使用該函數。 告訴因此，保持來源表中資料類型的清晰性非常重要。

根據您選擇的字段組合，您可以獲得 完全不同的摘要 使用同一資料來源。例如，您可以將「銷售人員姓名」欄位放在「行」中，「品牌」放在「列」中，「總金額」放在「值」中，以查看每位銷售人員每個品牌的銷售額。如果您之後交換銷售人員和品牌，您將得到一份結構相反但數據相同的報表。

在透視表中配置“按以下方式匯總值”

在「數值」區域，您可以變更資料的計算方式。點選 值欄位名稱右側的箭頭 選擇「值欄位設定」後，將開啟一個包含多個選項的對話方塊。

在標籤中“按以下方式匯總總數值您可以選擇要使用的聚合函數：求和、計數、平均值、最大值、最小值、乘積、數字計數、標準差、變異數等。 Excel 會自動將函數名稱新增至報表中的欄位名稱，例如“金額總和”，但您可以在「自訂名稱」方塊中變更它。

在這個框中，您可以訪問“數字格式「設定該欄位中所有值的格式（貨幣、百分比、小數等）。這可確保資料透視表和關聯的資料透視圖以一致且易讀的格式顯示資料。”

配置“顯示值方式”以進行進階計算

除了匯總之外，透視表還允許您使用“轉換”功能轉換結果。顯示值為在同一個「值欄位設定」視窗的對應標籤中，您可以指定值的顯示方式，例如：

• 佔總數的百分比
• 佔行或列總數的百分比
• 所選元素的百分比
• 與基準值的差異
• 與基準值相比的百分比變化

當您想查看每個類別佔總銷售額的百分比，而不僅僅是歐元總額時，這尤其有用。以典型的家庭支出為例，您可以將每個類別的金額轉換為 佔總數的百分比 看看其中有多少用於住房、交通、食物等。

如果您需要同時查看絕對值和百分比，您可以 將同一個數字欄位拖曳兩次 在「值」區域中：一個區域保留「求和」設置，另一個區域將「顯示值」設定為「佔總計的百分比」。這樣，每個項目都會在同一個資料透視表中顯示金額和相應的百分比，兩者都可以在資料透視圖中同時使用。

在 Excel 中建立動態圖表（資料透視圖）

根據資料表建立動態圖表

如果你還沒有資料透視表，可以建立一個。 直接從數據產生動態圖表Excel 會在背景自動產生資料透視表並與圖表關聯。基本步驟如下：

1. 選擇表格或資料區域中的儲存格。
2. 轉到標籤 插入 然後選擇動態圖表選項（或根據版本選擇所需的動態圖表類型）。
3. 指定要將動態圖表放置在何處（新工作表或現有工作表）。
4. 點擊 接受.
5. 選擇或拖曳要顯示在動態圖表欄位面板中的欄位。

同時，Excel 將會建立一個 關聯的透視表這就是圖表實際運作的數據來源。當您修改該表格（欄位、篩選條件、設計）時，圖表會自動更新，無需您進行任何操作。

從現有資料透視表建立動態圖表

如果您已經有一個配置完善的資料透視表， 這個過程甚至更簡單。。 您只需：

1. 選擇資料透視表中的任一儲存格。
2. 轉到標籤 插入 然後點選“動態圖表”。
3. 選擇圖表類型（長條圖、長條圖、折線圖、圓餅圖等）。
4. 確認 接受.

圖表將保持不變 自動連結 針對特定資料透視表，您對表格所做的任何設計變更、篩選或切片操作都會立即反映在圖表中。同樣，圖表中顯示的篩選器和欄位按鈕可讓您與資料進行交互，而無需存取表格。

具有多個來源表和關係的透視表

Excel 可讓您從下列資料建立資料透視表： 幾個相關表格當您的資料位於關聯式資料庫（例如 SQL Server、Oracle 或 Access）的不同表中時，這將非常有用。

基本步驟 要在透視表中處理多個表，您需要：

步驟 1：匯入相關表
您可以從資料庫匯入不同的表，如果選擇多個表，則可以一次完成所有操作。這些表將被添加到資料模型中，並且可以相互關聯。

步驟 2：向資料透視表新增字段
您現在將在字段列表中看到 所有表格 您可以展開每個資料項目以查看其字段，並將它們拖放到「行」、「列」、「值」或「篩選器」區域，即使它們來自不同的表，只要它們正確關聯即可。

步驟三：必要時建立關係
如果 Excel 偵測到需要兩個表之間的關係才能完成分析，它會顯示一則訊息，提示您必須… 建立關係在這種情況下，您可以定義關鍵欄位之間的關係（例如，銷售表中的 CustomerId 和客戶表中的 CustomerId），然後，透視表就可以毫無問題地使用兩個表中的欄位。

當這些透視表連接到 動態圖形您可以直觀地表示來自多個表格的數據，例如透過合併客戶和銷售數據來按地理區域劃分的銷售額，或使用來自不同來源的資訊來匯總產品資訊。

用於互動式分析的動態圖表和細分

動態圖形與以下元素結合使用時效果尤其好： 分割（切片器）和時間尺度透過細分功能，您可以使用按鈕按國家/地區、產品類別、銷售代表等欄位直觀地篩選資訊。時間刻度則用於以非常直觀的方式篩選日期範圍（年、季、月、日）。

將切片器應用於資料透視表時， 動態圖表更新 立即顯示篩選後的資料。這大大簡化了在會議、內部演示或臨時分析中瀏覽資訊的過程，無需每次都修改公式或重新建立圖表。

Excel動態圖表在簡報中的局限性

儘管透視圖作為一種工具非常出色， 探索與分析當你想在正式簡報（例如在 PowerPoint 中）中使用它們，或者當你需要非常精緻和靈活的圖形設計時，它們會有一些限制。

動態圖形的主要限制包括：

• 該圖強度 與資料透視表關聯如果只想從圖表中刪除某個系列，則也必須將其從表格中刪除，這可能不利於分析。
• 圖表的佈局遵循以下規則： 透視表行和列結構如果要交換系列和類別，必須更改表格的行和列，這可能會破壞工作表佈局，甚至弄亂其他公式。
• La 日期分組 表格中有用的信息（例如月份或季度）可能無法產生視覺上清晰易讀或美觀的圖表。
• 很多 數字格式 資料透視表和圖表之間的同步並不總是完美無缺，導致標籤和值出現細微差異。
• 圖表顯示 欄位和篩選按鈕 這些圖表對於分析非常有用，但當你想要一張乾淨的圖表用於投影片時，它們就很麻煩了。

除此之外，還有他們自己的 格式限制 標準 Excel 和 PowerPoint 圖表存在一些問題（軸標籤不靈活、難以突出顯示某些點等），當資料來自複雜的透視表結構時，這些問題就更加明顯了。

使用參考表來彌補資料透視圖的局限性

應對這些限制的一個非常實用的方法是： 將圖表與數據透視表取消鏈接 使用中間參考表。其想法是，僅使用透視表來分析和準備數據，然後將結果複製或連結到另一個「扁平」表，該表將作為普通圖表的數據來源。

主要有三種形式 建立這些參考表：

• 從資料透視表複製並貼上值： 您可以將透視表的結果複製並貼上到另一個區域作為值。這樣可以記錄目前的分析狀態，非常適合資料已最終確定且預期不會再發生任何變更的情況。您可以繼續處理透視表，而不會影響參考表。
• 使用引用資料透視表單元格的公式： 這樣，當資料透視表中的資料發生變化時（例如，資料來源刷新時），引用表也會隨之更新。但風險在於，如果更改資料透視表的結構，則儲存格參考可能會發生偏移，導致錯位。
• 使用 GETPIVOTDATA 函數： 此功能可讓您引用透視表中的資料。 按欄位名稱和元素因此，即使結構發生變化，公式通常仍然有效。它功能更強大、更穩健，但配置起來也稍微複雜一些。

參考表準備就緒後，您就可以建立 普通Excel圖表 基於該表格，您可以完全自由地設定格式，無需篩選按鈕，也沒有資料透視表結構的束縛。建議在建立參考表之前，先明確定義資料透視表並完成分析，以免重複建立。

別忘了資料透視表 它們不會自動更新 當資料來源發生變化時，必須刷新透視表，以便基於此透視表的參考表和圖表也能隨之更新。

將資料透視表和圖表資料連結到 PowerPoint

當您有一個基於參考表或直接基於資料透視表的圖表，並且您想要將其轉換為 PowerPoint中您可以使用不同的選項 專用膠水:

主要選項 聲音：

• Microsoft Excel 圖表物件： 在 PowerPoint 中插入包含嵌入式資料表的圖表。您可以直接在簡報中編輯圖表和數據。
• 圖對象 Microsoft Excel中 邊界： 圖表與原始 Excel 文件保持連結。當您更新 Excel 中的資料時，PowerPoint 中的圖表也會隨之更新。
• 圖片（JPG、PNG 等）： 建立圖表目前格式的靜態快照，如果資料不再發生變化，這將非常理想。

每種方法都有其缺點：未連結的圖表如果 Excel 中的資料發生變化，可能會過時；連結的圖表如果檔案被移動或重命名，可能會失去連接；圖像在後續更改後不會更新。如果您使用專業的圖表視覺化工具，例如… 思考細胞您可以利用 Excel 和 PowerPoint 之間更強大的鏈接，無論是圖表還是文本，但要始終記住，資料透視表必須及時刷新。

Excel 的動態圖表是將大型資料表轉換為動態圖表的關鍵工具之一。 清晰、靈活且互動的報告了解資料透視表的工作原理、如何匯總和顯示數值、它們在簡報中的局限性以及使用參考表的解決方案，可以讓您更好地利用 Excel，無論是分析日常資訊還是準備維護起來毫不費力的定期報告。