战略教程：如何选择软件来实现公司数字化转型

采取 公司数字化 这不仅仅是安装几个程序就完事；它还涉及到重新审视你的工作方式、你为客户创造的价值，以及你未来几年的发展计划。许多中小企业由于害怕改变、缺乏相关知识，或者因为“这种方式过去一直很有效”而不断推迟这项决定。

问题在于，这种心态在今天却是一个陷阱： 市场已经变得数字化、要求高、节奏快。不做出改变的公司将面临被淘汰的真正风险。好消息是，现在入门从未如此简单便捷：从免费的云端工具到先进全面的管理平台，各种规模、行业和预算的公司都能找到合适的解决方案。

企业数字化转型究竟意味着什么？

当我们谈到公司数字化转型时，我们指的不是“从Excel切换到稍微现代一些的程序”；我们指的是…… 将目前采用人工、纸质或分散方式的流程迁移到互联的数字环境中这既需要工具，也需要不同的工作组织方式。

实际上，数字化是 将实体操作转化为数字流程订单、发票、合同、注册、营销活动、客户服务、库存……并非所有任务都能 100% 数字化，但很大一部分可以，而正是这些数字化工作才能带来效率和可扩展性方面的差异。

此外，这一过程几乎总是需要审查一些基本问题，例如 商业模式、商业战略、物流、沟通渠道和人员管理这不仅仅关乎技术：而是关乎重新思考如何创造和传递价值。

在欧洲，这种变化被认为具有如此重要的战略意义，以至于出现了诸如……之类的项目。 数字工具包和下一代基金其设计目的是让中小企业和个体经营者无需进行大量初始投资即可为其数字化解决方案提供资金。

数字化与数字转型之间的区别

术语很容易混淆，但区分它们很重要： 数字化和数字化转型并非同一概念。它们相辅相成，但却处于不同的领域。

La 数字化 专注于 将模拟过程转换为数字过程 在不大幅改变流程本质的前提下。例如：从实体文件柜过渡到基于云的文档管理系统，使用 电子签名 与其手写签名，不如扫描送货单并将其存储在管理系统中。

La 数字化转型 它更进一步（甚至更进一步）：它假设 以数字化为核心重新思考公司，将战略重心放在客户身上。 并靠在 人工智能、自动化等技术利用云计算、大数据或电子商务重新设计产品、服务和工作方式。

数字化是将你现有的工作“转换”成数字格式，而数字化转型则是将你现有的工作“转换”成数字格式。 改变游戏规则：你如何做决定，如何销售，如何与客户和供应商建立关系，如何组织内部人才，或者如何创新。

没有数字化，转型就无从谈起。 为了数字化而数字化 （没有策略地安装工具）无法为你带来如今脱颖而出所需的竞争优势。

西班牙商业数字化现状概述

在西班牙，数字化进步是着眼于长远的： 基础设施完善，援助充足，但先进企业与落后企业之间仍然存在显著差距。.

根据最新的欧洲指标，该国在以下方面取得了显著进展： 企业对连接性、光纤和 5G 部署以及技术的采用情况光纤网络已覆盖约 95% 的家庭，5G 网络几乎覆盖了所有人口，包括许多农村地区。

数字经济的规模已经大约 占GDP的22% 预计在自动化、电子商务和数字服务的推动下，这一数字将继续每年增长几个百分点。

即便如此，许多中小企业和微型企业仍然只使用 基本工具（电子邮件、办公软件等等）无需跳到解决方案 IA大数据或先进的云技术可以成倍提高您的生产力和分析能力。

另一个重要的挑战在于…… 数字技能 就劳动力市场而言：技术人才短缺，且人们对技术存在过度恐惧。因此，越来越多的公共和私营部门推出了提供数字技能、数据、人工智能和其他技术培训的项目。 网络安全.

公司不数字化的优势和风险

数字化的原因并非出于技术上的突发奇想，而是与以下因素有关： 生产力、成本、竞争力和生存消费者习惯的改变、混合办公模式的兴起、利润压力以及市场瞬息万变，使得这种改变不再是可选项。

主要优点包括： 实时协作、全天候任何设备访问、减少纸张使用和人工操作拥有数字化工作流程的企业即使在办公室关闭的情况下，也可以进行销售、提供服务、开具发票或提供支持。

被排除在外是要付出代价的： 竞争力下降、人为错误增多、响应速度降低以及客户体验恶化许多具有代表性的商业失败案例（百视达、柯达、诺基亚……）的共同点是它们未能及时适应数字时代，这绝非巧合。

总而言之，虽然有些公司利用技术以更少的资源创造更多价值并开拓新市场， 那些尚未实现数字化转型的企业仍然被困在僵化、昂贵且缓慢的体制中。 最终导致这种模式无法持续。

公司数字化转型所需的7种关键软件类型

在选择具体工具之前，了解以下几点非常重要： 各类软件构成了组织的数字“骨干网”。你不需要一次性全部实施，但你需要清楚每项措施涵盖的内容以及它们之间的联系。

1. ERP 或企业资源计划软件

企业资源计划（ERP）系统是许多公司的核心： 它将财务、采购、销售、库存、生产以及在很多情况下，人力资源集中管理。 将所有数据保存在单个数据库中。这样可以避免重复、错误以及对现实情况的矛盾描述。

这些系统允许 将公司视为一个相互关联的整体进行看待和管理。仓库的运作会影响采购、现金流和销售预测。借助一套优秀的ERP系统，您可以实现发票开具、银行对账、预算管理和会计报表的自动化。

市场提供各种级别的解决方案：从完整的套件到…… SAP、Microsoft Dynamics、Odoo 或者选择 Gael Cloud，它为中小企业提供轻量级的解决方案，结合了发票、基本会计和库存控制功能。

重要的是，您要选择一个能够适应您企业规模和复杂程度的ERP系统，并且该系统能够提供…… 云版本、集成和可扩展性 这样你两年后就不会落后了。

2. BPM 或业务流程管理软件

业务流程管理 (BPM) 不仅仅是一种工具，它几乎是一种工作理念： 持续分析、重新设计和优化公司的关键流程。.

BPM平台允许 绘制工作流程图，自动化重复性任务，明确职责，并衡量时间和瓶颈。他们通常依靠业务规则、自动化甚至人工智能来提出改进建议或检测效率低下之处。

BPM 的最大价值在于它迫使你 重新审视你做事方式的基础。哪些步骤是多余的，哪些任务可以自动化，哪些审批是不必要的，哪些环节浪费了时间。

一旦实施，您的组织将获得以下收益： 敏捷性、可追溯性和变革能力调整流程不再是一场持续数月的拉锯战，而是软件本身的配置过程。

3. 数字通信和协作工具

如果说疫情教会了我们什么，那就是：没有良好的内部沟通，公司就会崩溃。如今，没有良好的内部沟通，公司根本无法参与竞争。 提供消息传递、视频通话、项目频道和协作工作的平台.

像这样的工具 松弛， 微软团队，缩放， Google 在线聊天 Øincluso WhatsApp 组织良好的企业允许 减少对邮件的依赖，加快决策速度，并保持可追溯性 对话和协议。

理想情况下，您应该采用能够与其他工具（ERP、CRM、项目管理等）集成的解决方案。 存储 在云端）以便团队 无需频繁切换平台即可共享文件、任务和更新。.

关键在于制定明确的规则：哪些内容通过聊天管理，哪些内容通过电子邮件管理，哪些内容留在项目经理中……并防止该工具变成持续不断的噪音，而不是成为盟友。

4. 营销自动化软件

现代营销不能再用电子表格和孤立的营销活动来管理了： 整个销售漏斗中的个性化和客户跟踪需要自动化。.

营销自动化平台（例如） HubSpot、ActiveCampaign、Mailchimp、Brevo 或其他）允许 对潜在客户进行细分，利用自动化内容进行培育，发起多渠道营销活动，并实时衡量结果。.

这些工具可以充当虚拟助手， 发送 电子邮件 它根据用户行为，按购买概率对潜在客户进行评分，并发送购物车遗弃提醒。 或重新激活不活跃客户。

此外，它们还提供强大的功能。 分析模块 SEO社交媒体和报道这有助于您了解哪些行动有效，哪些方面失去了吸引力，以及如何优化您的营销投资。

5. 项目和任务经理

当工作量增加、团队规模扩大时，纸质清单和交叉邮件沟通就变得效率低下。这时， 项目和任务经理它们作为一个共享控制面板，用于处理所有需要完成的操作。

像这样的工具 Trello、Asana、Monday、Notion、Jira 或 ClickUp 允许 查看项目、分配任务、设置截止日期、附加文档并实时跟踪进度。通常带有看板视图、日历或甘特图。

它的优势体现在两个方面：一方面， 它们可以防止健忘和任务未完成。另一方面，它们使管理团队能够了解工作量、延误情况以及各领域之间的依赖关系。

选择哪一个取决于您需要的是轻量级的日常任务管理工具，还是能够管理项目组合、高级集成和复杂模板的更强大的系统。

6. CRM 或客户关系管理系统

CRM（客户关系管理）是让您能够……的工具。 集中管理所有关于客户和销售机会的信息联系方式、互动记录、提案、事件记录、购买历史等。

解决方案如 Salesforce、HubSpot CRM、Zoho CRM、Pipedrive、Monday CRM、SendPulse 或 Gael Cloud 帮忙 构建销售流程，实现后续跟进自动化，并协调销售和客户服务团队。.

一个好的客户关系管理系统（CRM）会成为你的“企业记忆”： 不会错失任何销售线索，会优先考虑各种商机，客户会获得更加个性化的服务。 管理人员可以分析转化率、销售周期和收入预测。

当与营销自动化和ERP系统集成后，公司可以获得客户的360度全方位视图： 从他如何认识你，到他消费的产品以及消费频率，都一一列举出来。包括它所获得的支持。

7. 云存储和文档管理

云存储是数字化进程中的重要推动因素之一，因为它允许 随时随地访问文档，实时协作，大幅减少纸质工作。.

平台像 Google Drive、Dropbox、OneDrive 或更高级的文档管理系统，例如 DocuWare。 促进 创建安全存储库、文件版本控制、按用户或部门定义权限，并实现审批工作流程自动化。.

在纸张用量大的环境中，以下因素会发挥作用： 具备OCR功能的文档数字化软件 （光学字符识别）技术可以将扫描件转换为可编辑和可搜索的信息，而不仅仅是静态图像。

解决方案如 RICOH Streamline NX 或 DocuWare 它们可以检测文档类型，提取关键数据（发票号码、供应商、日期、金额）以及 自动将它们发送到相应的系统或部门减少人工劳动和人为错误。

公司领域和推荐软件类型

为了避免迷失在浩瀚的选择海洋中，绘制地图很有帮助。 每个领域通常使用哪些工具？这些工具涵盖哪些流程？大致来说，这张照片看起来是这样的：

• 财会账单处理、银行对账、预算编制、税务。他们通常依赖于 ERP和财务软件 （Gael Cloud、SAP、Sage、Odoo、QuickBooks、Alegra、Zoho Books……）
• 运营、物流和库存他们需要：库存控制、生产计划、配送路线和质量控制。 ERP、物流软件和规划工具 （Odoo、TMS、供应链解决方案）。
• 销售和电子商务商业渠道、实体销售点、在线商店，这些都是系统的一部分。 客户关系管理系统 (CRM)、电子商务平台和销售点系统 (POS)。 （Shopify、WooCommerce、Jumpseller、Salesforce、HubSpot、Bsale、Monday CRM……）
• 营销和社交网络竞选活动， 邮件营销搜索引擎优化（SEO）、数据分析、社交媒体管理。他们通常会使用 自动化和分析工具 （HubSpot、ActiveCampaign、Semrush、Mailchimp、Hootsuite、SocialGest……）
• 法律咨询薪资管理、工时跟踪、假期管理、招聘和绩效评估。他们依赖于 人力资源软件 （Factorial、Buk、Talana、Workday、Deel、专有云解决方案）。
• 存储和文档文件管理、备份和访问权限是必需的。 云平台和文档管理系统 （Google Drive、Dropbox、OneDrive、DocuWare）。
• 支持和售后服务工单、聊天、服务台、支持自动化，这些都属于这一类。 客户服务工具 （Zendesk、Intercom、Help Scout、HubSpot Service Hub……）
• 创意和内容领域设计、视频、内容 生成式人工智能。他们使用 创意和人工智能平台 （Adobe Creative Cloud、Canva、Figma、VEED、 ChatGPT（中途，碧玉，双子座……）。

关键不在于拥有一切，而在于…… 找出目前最“停滞不前”的领域，以及哪种类型的软件能在短期内产生最大的影响。然后逐步构建一个连贯的架构。

管理软件类型：专用软件、ERP软件、定制软件和协作平台

一旦明确了要数字化的流程，接下来就要决定哪种软件方案最合适： 按功能划分的专业解决方案、ERP系统、定制开发或灵活的协作平台.

按功能分类的专业商业软件

这些工具旨在解决 很好，具体问题：客户关系管理、会计、项目、支持、营销等。它们通常实施起来很快，并且具有许多完善的功能。

它的优势在于 专业化、易于实施和频繁更新它融合了该行业的最佳实践，而您几乎无需做任何事情。

反之，它们也可能导致 数据碎片化、累积的许可成本以及一定的僵化 在调整高度特定的流程时，您还需要高度依赖供应商的路线图。

集成商业ERP

ERP系统的目标是成为公司的集成“骨干网”： 同一平台内的多个模块（财务、采购、销售、物流、生产、人力资源）.

它的主要优点是 流程和数据的集中化每个人都使用相同的信息，避免了信息孤岛，提高了报告和监管控制的一致性。

付出的代价通常是 实施起来更复杂、成本更高，而且存在一定的僵化性和对供应商的依赖性。 为了进行深入调整，因此，正确定义范围并从关键模块入手至关重要。

媒体发展

定制开发在以下情况下发挥作用： 你的工作方式非常独特，没有标准解决方案能够完全适用。 或者当你想通过软件创造直接的竞争优势时。

精心策划，它能给你 完全适应您的流程，掌控系统的演进和所有权并能够根据业务发展情况进行调整。

但这也暗示着 前期成本高，需要一支可靠的技术团队，并且需要承担维护和升级的责任。如果没有明确的战略，它可能会过时或变成瓶颈。

协作式和低代码工作平台

近年来，允许云平台发展的云平台层出不穷。 无需深入编程即可构建您自己的解决方案基于模板、模块和自动化流程。

他们允许 更大的灵活性、更低的部署成本以及业务团队更大的自主权这使得流程能够在不完全依赖 IT 的情况下不断发展。

它们通常是理想的 需要秩序和自动化，但又不想采用传统ERP或昂贵定制开发方案的成长型企业有些产品，例如 Zinkee，其设计也旨在承受严苛的操作环境。

就像所有事物一样，它们也有其细微差别： 他们要求有人承担平台“所有者”的角色。 从内部来看，如果用户数量大幅增长，则需要监控成本，而且并非所有系统对于关键流程都同样稳健。

如何为您的企业选择合适的软件

选择软件并非购买“人人都用的软件”， 协调技术、流程、人员和预算务实的做法包含三个关键要素。

1. 分析你的实际需求

在比较工具之前，请花些时间 了解今天困扰你的问题所在：时间浪费在哪里，错误更多的地方在哪里，哪些重复性任务让团队疲惫不堪。 或者哪些流程无法扩展。

创建一张简明的关键流程图（销售、采购、项目、支持、财务……）并进行识别 您希望改进或自动化每个流程的哪个部分？ 未来 6-12 个月内。

还要考虑以下因素： 公司规模、预算、团队数字化水平和工作方式 （面对面、混合式、远程）以避免提出无法实施的解决方案。

2. 定义基本功能

有了这张地图，一份简短的清单…… 软件中绝对需要的功能集成、看板视图、文档管理、报告、权限、自动化等。

尽量避免购买“功能最多的那款”，而应专注于…… 这将从一开始就创造价值一个更简洁、更符合你实际情况的系统，通常比一个塞满无人使用的模块的庞然大物效果要好得多。

它还重视以下方面： 易用性、可定制性、安全性、可扩展性和支持质量这些功能往往比你一年只用四次的炫酷功能更有用。

3. 根据预算和预期收益调整选择

费用不仅仅是许可证费用，还包括 实施、培训、潜在的进一步发展和维护计算初始投入和每月或每年的总成本。

将其与……进行比较 节省时间、减少错误或获得额外收入 通过更高效的管理，您可以创造更多收益。这将帮助您了解潜在的投资回报率（ROI）。

尽可能选择 从小规模开始，逐步扩大：在一个部门进行试点，采用基本版本，然后逐步扩展，按流程分阶段进行……这降低了风险，并使团队能够适应。

成功实施管理软件的最佳实践

如果技术实施混乱，单靠技术本身无法解决任何问题。软件要想真正发挥作用，就必须做到万无一失。 提高生产力和工作质量建议遵循有序的路线图。

制定项目计划并协调管理

首先定义 明确的目标、范围、责任人、截止日期和成功指标从一开始就让管理层和受影响地区参与进来，以避免最后一刻的抵制。

将实施方案分为以下几部分： 各个阶段及其具体交付成果 （例如：先是财务，然后是项目，最后是客户关系管理）有助于控制影响、快速学习并随时调整。

妥善处理数据迁移

从旧系统（或电子表格）迁移到新平台需要 清理数据，统一标准，并验证信息是否正确录入。 在新模型中。

建议这样做 在测试环境中进行迁移测试，与关键用户审查结果，并记录规则 （命名规则、必填字段、权限）以避免意外情况。

组建团队并管理变革

软件项目失败最常见的原因之一是： 人们要么不知道如何使用该工具，要么看不到它的用途。培训不能仅仅是“邮寄手册”那么简单。

举办 实践环节侧重于实际的日常任务，创建快速指南并指定内部推荐人。 能够回答问题并为他人提供支持。

沟通好处，倾听反对​​意见， 与团队一起调整流程而不是不加解释地自上而下地强加改变。

监控、改进并利用更新

一旦项目启动，就不要认为项目已经完成： 请求反馈、审查指标、发现瓶颈并调整设置持续改进是游戏的一部分。

还要利用…… 供应商更新、新功能或集成 能够融入您的流程，始终考虑影响和时间，以免给团队造成过重负担。

最终目标是让软件不再被视为“又一个工具”，而是开始被认真考虑。 日常生活中助您更高效、更快速、更轻松地工作的得力助手.

当一家公司选择合适的解决方案，周全地实施，并对员工进行培训时，技术就能真正成为变革的引擎： 流程变得井然有序，数据变得可操作，沟通畅通无阻，增长不再等同于混乱。归根结底，这才是关于选择哪种软件来实现公司数字化转型的优秀战略教程的精髓：理解这不仅仅是关于程序，而是关于设计一种更智能、更可持续的工作方式。