如何一步一步压缩 Word 或 PowerPoint 文件

当您需要共享文档时，如果收到文件过大的典型警告，那将非常麻烦。 学习如何压缩 Word 或 PowerPoint 文件 这决定了你是只需几秒钟就能发送工作成果，还是会费力地处理电子邮件（或者学习如何处理电子邮件）。 在 Outlook 中发送大文件）、云端或公司消息传递。

此外，这不仅仅是能够连接它的问题： 减小文档大小 这也使得它们在硬盘上占用的空间更少，从而为……服务。 存储 文件存储在云端，打开速度更快，这对于团队协作或每天处理大量文件的用户来说至关重要。幸运的是，Word 和 PowerPoint 都提供了强大的选项，可以在不损失质量的情况下减小文档大小，此外还有其他方法。 外部工具 这还能对你更有帮助。

为什么有些 Word 和 PowerPoint 文件会非常大？

在你开始疯狂压缩身体之前，最好先了解一下这些额外的重量都来自哪里。 Word 或 PowerPoint 文件的大小 这主要取决于内容：长文本、大图像、图形、表格、视频或音频都会增加文件大小，使文件大小飙升至兆字节。

在 Word 文档中，最常导致文件增大的因素是： 高分辨率嵌入式图像尤其是如果你直接从手机或相机粘贴图片而没有进行任何调整的话。在 PowerPoint 中，除了图片之外， 嵌入式音频和视频片段 它们是造成演示文稿过于冗长乏味的罪魁祸首。

一些不太明显的调整也会产生影响，例如 字体嵌入 （字体存储在文件本身中），这保证了文档在任何计算机上看起来都一样，但代价是文件大小显著增加。

另一个鲜为人知的因素是，在 Office 中编辑图像时会保存额外的信息。 当你裁剪或修改图像时 在 Word 或 PowerPoint 中，程序可以保留原始数据以便稍后恢复，但这会增加您通常不需要的几千字节的空间。

最后需要指出的是，某些图像格式（例如，包含多种颜色的 PNG 或未压缩的 TIFF） 它们并非为节省空间而设计的如果在 Office 文档中未经优化就使用它们，即使内容看起来并不复杂，最终的文件大小也会急剧增加。

如何查看 Word 或 PowerPoint 文档的大小

在开始调整设置之前，最好先快速检查一下。 您的 Word 或 PowerPoint 文件有多大？ 以及应用每种压缩方法后它的变化。这样你就能看出是否真的值得继续调整。

最直接的方法就是通过程序本身。 打开您的 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿。 然后转到顶部标签页，即可看到主菜单。

然后点击 “档案”位于左上角。在该菜单中，选择“部分”选项。 “信息” 您会在左侧栏看到它。该面板显示有关文件的各种详细信息。

在文档的“一般信息”部分，您将能够看到 文件大小及其他属性例如页数或幻灯片数、字数或修改日期。这是一种快速判断文件是否过长需要精简的方法。

一旦你习惯了查看这个部分，经常查看就会变得非常实用。 体重如何变化 每次调整后都进行调整，而不是盲目尝试。这比猜测为什么邮件不允许添加附件方便得多。

禁用字体嵌入，即可减小 Word 或 PowerPoint 文档的大小。

之一的 技巧 更有效，而且很多人并不知道的是， 管理文档中嵌入的字体. 微软的Office 它可以保存文件本身使用的字体，这样即使接收计算机没有安装这些字体，文本看起来也一样。

这项功能在设计方面非常有用，但它是有代价的： 嵌入字体会显著增加文件大小尤其是在使用粗体字或多种字形变体（粗体、斜体等）时。因此，当文件过大时，值得检查一下这个选项。

要在 Word 或 PowerPoint 中更改此设置，请打开文档并单击顶部的菜单。 “档案”然后，在左侧栏中选择 “选项”这将打开程序设置窗口。

在该窗口中，转到“类别” “保存”在标题类似于“保存此文档时保持原样”的部分，您会看到一个方框。 “将字体嵌入文件中”如果想尽可能减轻文件大小，最简单的办法就是取消选中该选项，这样文档中就不会包含任何字体。

如果出于任何原因需要嵌入字体，您仍然可以通过启用以下两个选项来显著减小文件大小： “仅插入文档中使用的字符（建议这样做以减小文件大小）” y “请勿嵌入常用系统字体”这样一来，只会保存实际使用的字符，避免保存几乎所有计算机都已包含的标准字体。

通过这种调整，您通常会达到 尺寸明显缩小对于设计复杂的演示文稿或使用特殊字体的文档，这一点尤为明显。但是，如果您完全禁用嵌入功能，在没有安装该字体的计算机上，文本的显示效果可能会略有变化。

在 Word 和 PowerPoint 中压缩图像以减小文件大小

大多数文档中，图片是最需要改进的地方。 高分辨率照片占用大量空间 而且，对于办公报告或课堂演示来说，你很少需要它们达到最高质量。

Word 和 PowerPoint 都内置了压缩文档中所有图片的工具，无需逐个操作。一个快捷方法是使用“另存为”快捷键。 文件打开后，按 F12 键 直接打开高级保存窗口。

在该窗口中，就在保存按钮旁边，你会看到一个名为“保存”的按钮。 “工具”点击那里并选择该选项 “压缩图像”此时会打开一个窗口，其中包含影响文件中所有图像的各种设置。

在压缩选项中，您会看到不同的预设分辨率。对于要通过电子邮件发送或在线共享的文档，选择合适的分辨率通常就足够了。 “电子邮件（96 dpi）：最大限度减小文档大小，便于共享”此设置会降低所有图像的分辨率，使其占用最小的空间，同时保持可接受的屏幕质量。

选择电子邮件选项或合适的解决方案后，确认并返回主保存窗口。现在您只需…… 在 Word 中选择 .docx 格式，或在 PowerPoint 中选择 .pptx 格式。 然后点击“保存”。建议使用不同的文件名保存，以便比较原始文件和压缩文件。

除了这个全局工具之外，您还可以查看 Office 中的高级图像选项。 文件 > 选项 > 高级在“图像尺寸和质量”部分，您可以勾选该复选框。 “放弃编辑数据” 这样，程序就能删除编辑图像后将其恢复到原始状态所需的信息。

在同一个模块中，确保 “请勿压缩文件中的图像” 它未被选中，因为如果选中，将禁用自动压缩。在下方“默认分辨率”中，您可以选择一个值。 150 dpi 或更低对于大多数仅在屏幕上查看的文档来说，这已经绰绰有余了。

如何逐步减小 Word 文档的大小

如果您想专注于 Word，您可以将多个设置组合起来。 让你的文件更轻便 在不遗漏重要内容的前提下，理想情况下，应遵循逻辑顺序，以免遗漏任何内容。

首先请查看文档中的图片。 避免直接粘贴大幅图片。 请勿使用手机或相机拍摄图片；或者，您可以事先缩小图片尺寸，或者按照上述步骤（F12 > 工具 > 压缩图像）让 Word 压缩图片。

然后，输入 文件 > 选项 > 高级 在“图像大小和质量”部分，选中“丢弃编辑数据”，并将默认分辨率设置为 150 dpi 或更低。这样可以确保 Word 不会“以防万一”而保存不必要的图像信息。

然后去 文件>选项>保存 检查字体嵌入设置。如果您不需要保证所有设备上字体使用的一致性，请禁用“将字体嵌入文件”。如果您确实需要，至少启用以下选项： 只插入使用的字符，不要嵌入常用字体。.

此外，建议避免过度使用重物，例如： 非常复杂的图形或从其他程序插入的图形 尽量使用未压缩格式。尽可能使用 Word 自带的图形或已优化以减少文件大小的图像。

调整完毕后，将文件另存为 .docx 格式（如果仍然是 .doc 格式，则为旧格式），并检查文档信息部分。 文件大小已减小在许多情况下，这种变化是根本性的，尤其是当原始文档经过多年编辑而没有任何优化时。

如何在 Windows 系统中压缩 PowerPoint 演示文稿

在 PowerPoint 演示文稿中，除了程序内置的工具外，您还可以使用…… Windows 文件压缩 目的是为了减小发送文件的大小。这不会减少演示文稿本身的大小，但会将其打包成一个更易于管理的文件。

为此，请打开 文件资源管理器（或 Windows 资源管理器）您可以从“开始”菜单或通过以下方式访问它： 键盘快捷键具体操作取决于您的 Windows 版本（例如，在 Windows 8 及更高版本中，使用 Windows 键）。

打开浏览器后，转到保存要共享的演示文稿的文件夹。 右键单击 .ppt 或 .pptx 文件 打开包含不同选项的上下文菜单。

在该菜单中，将鼠标悬停在该选项上 “发给” 在打开的子菜单中，选择 «压缩文件夹 (zip)»Windows 会在同一目录下创建一个与演示文稿同名但已压缩的 .zip 文件。

这个压缩文件通常比原始演示文稿小得多， 它非常适合邮寄。 或者，如果它仍然很大， 将其分成几部分收件人只需双击 zip 文件并解压缩，即可完全恢复演示文稿。

减小 PowerPoint 中视频和音频文件的大小

PowerPoint的另一个关键点是多媒体内容。 嵌入式视频和音频文件 他们可以制作一个看似简单的演示文稿，但文件大小可能达到几十甚至几百兆字节。

PowerPoint 包含一项特定功能 压缩演示文稿中的多媒体文件虽然具体路径可能因版本而异，但通常可以在媒体选项或文件工具中找到它。

通过启用媒体压缩，该程序会将视频和音频重新编码为更高效的格式，并降低其比特率，这通常意味着 文件总大小显著减少 在标准演示过程中，这种差异不会对质量造成太明显的影响。

除了使用这个工具之外，从一开始就插入也是一个不错的做法。 视频已优化 （例如，缩短时长，并以合理的分辨率（如 720p）播放）而不是上传巨大的 4K 文件，因为在普通投影仪或小屏幕上播放时，这些文件没有任何意义。

如果您的演示文稿仍然过大，您还可以考虑链接到某些在线视频（例如，来自诸如……的服务）。 流）而不是嵌入它们。这样， PowerPoint 文件会小得多。但是，您在观看演示期间需要连接互联网。