如何在 Word 中比较和合并文档

最后更新: 23/06/2025
作者: 艾萨克
  • Word 允许您轻松比较和合并文档以查看更改。
  • El 改变控制 和修订标记使协作变得更加容易。
  • 有一些替代方法和技巧可以优化文档比较和管理。

如何在 Word 中比较和合并文档

管理同一个 Word 文档的多个版本可能是一项真正的挑战,尤其是当您必须识别更改、解决差异并得到连贯的最终文件时。 无论您是在团队中工作还是审阅他人的文本,掌握如何在 Word 中比较和合并文档都是一项能够节省时间并减少麻烦的技能。如今,Word 提供了用于比较文本和合并多人编辑的高级功能,让您能够保持内容和个人贡献的完整性,同时又不失对流程的控制。

在本指南中,您将了解在 Word 中比较和合并版本所需的一切知识,从最基本的过程到最先进的选项,包括其他程序的替代方案、格式调整以及如果您需要比较 Word 以外的文档所需的外部工具。 如果您是一个喜欢一切清晰且解释清楚的人,您会在这里找到关于如何在专业和教育环境中充分利用这些选项的权威文章。

为什么要在 Word 中比较和合并文档?

对于处理可能发生变化、修订或协作的文本的任何人来说,Word 中的比较和合并功能已经变得至关重要。 它们不仅适用于审查学生作业的教师或管理合同的公司,也适用于需要在最终批准之前验证同事是否做出了任何重要更改,或比较在不同日期保存的同一文件的版本的人。

微软Word 这使得控制变化变得更容易,使任何差异可见,并允许以简单和直观的方式审查、接受或拒绝修改。 此外,如果多个人处理同一文件的不同副本,“合并”功能可帮助将所有注释和更改合并到单个文档中,而不会忘记每个贡献者的身份。

逐步比较 Word 中的文档:主要功能

词比较器

Word 中此功能的核心是比较工具,它允许您快速识别两个文档之间的差异,并显示所有更改的清晰、直观的摘要。 这是最直接的方法,适用于所有现代版本的 Word,并且适用于 初学者 作为先进的。

以下是在 Word 中比较两个文档的基本步骤:

  • 打开微软 Word 并确保您要比较的文档已保存(它们可以在您的计算机上或云端)。
  • 点击标签 “查看” 在 Word 窗口的顶部。
  • 在“比较”工具组中,选择 “相比”将出现一个带有多个选项的小菜单。
  • 再次点击 “相比” (另一个选项是‘合并’,我们稍后会看到)。
  • 在出现的窗口中,您必须选择要比较的两个文件:一个作为 «原始文件» (先前版本或参考版本),另一个 “修订文件” (您想要与原始版本进行比较的版本)。
  • 您可以点击按钮 “加” 在该窗口中,您可以自定义要比较的元素:从文本和注释到格式、表格、标题、注释等等。所有选项默认启用,但如果您只对某些更改感兴趣,可以调整这些选项。
  • 当你根据自己的喜好进行配置后,点击 “接受”.
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Word 将自动生成第三个文档,显示所有标记的差异和修订,而无需修改原始文档。

比较文档后查看结果并审查更改

比较完成后,Word 会将屏幕分成几个部分以便于分析。 合并后的文档显示在中间,其中的更改突出显示(添加的内容用彩色和下划线标出,删除的内容用划掉或不同的颜色标出)。左侧是 Word 的一个窗格,其中汇总了所有检测到的更改,并按类型分组:插入、删除、格式更改、移动等。

屏幕右侧通常会显示原始文档和修订后的文档,让您一眼就能看到确切的差异。

您可以从“审阅”菜单中浏览每个编辑并单独接受或拒绝更改,这在您需要完全控制协作编辑过程时特别有用。

如果您喜欢更舒适的视图,请从选项卡 “ Vista” 您可以排列面板、并排查看文档、将文档上下排列,或拆分窗口以轻松比较特定文本部分。同步滚动模式甚至允许滚动时两个文档同时移动,从而同步审阅。

高级比较选项:大型文档的法律风格和控制

对于那些需要更详细分析的人,例如在每个细微差别都很重要的法律环境中,Word 包含使用“法律黑线”比较文档的选项。 此功能突出显示每个细微的变化,显示第三个单独文档中发生的变化,而不会影响原始文档。

  • 打开您想要比较的两个文档。
  • 转到标签 '审查' 并且在群里 '比较',选择 '比较'.
  • 选择选项 “比较文档的两个版本(法律黑线)”.
  • 选择原始版本和修订版本,并根据需要配置其他设置(您可以选择在单词还是字符级别显示更改)。
  • '接受' Word 将创建比较文档,其中所有更改均会详细突出显示。
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当文档包含大量注释、复杂格式或需要对所做的每项更改进行精确审核时,这种法律视图特别有用。 Word 的一个有趣的功能是,它允许您决定更改是否出现在新文件中或现有文档之一中,从而根据您的需要定制体验。

审查和变更控制:协作管理和定制

Word 中的更改跟踪工具不仅仅是简单地比较两个版本。 它允许您跟踪对文档所做的所有修改,特别是与参与编辑的每个用户相关的修改。

要激活换档控制,只需按下 “变更控制” 在“审阅”选项卡中。从那一刻起,任何修改、插入或删除都将被记录下来,并在文本边缘显示进行修改的用户的姓名以及任何相关的评论或注解。

变更控制可以轻松追踪谁在何时何地做了什么,这对于小组审查以及学术和法律审查都至关重要。 您可以过滤显示的评论(简单、全部、无评论、原创),这样您就可以只关注任何给定时间相关的信息。

审阅完成后,您可以一次性接受或拒绝所有更改,也可以逐一浏览,从而最大程度地灵活地控制文档的最终版本。此外,修订会在页边空白处用竖线标记,方便您轻松找到修改过的部分。

在 Word 中合并文档:版本管理更进一步

通常,简单地比较两个版本是不够的;我们需要创建一个包含多个人的贡献和更改的最终文件。 这就是函数发挥作用的地方 '结合' 来自 Word,旨在将修订和编辑合并到单个主文档中。

Word中合并文档的步骤如下:

  • 打开您想要合并的文档之一作为基础。
  • 在标签 '审查',选择 '比较' 然后选择 '结合'.
  • 指出哪个是原始文档,哪个是修订文档(如果有不同的合作者参与,则添加几个修订文档)。
  • '接受' 生成新的合并文档。
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Word 将显示一个包含所有合并更改的新窗口,并根据用户的不同,用不同的颜色突出显示每个贡献。 这使您可以在一个地方查看所有收到的修改,单独接受或拒绝更改,最后保存最终商定的文件。

更改面板显示在左侧,合并后的文档显示在中间。您可以选择仅显示最终文档或隐藏原始文档,以避免在审阅过程中分散注意力。

自定义比较和合并:高级设置

在比较内容和查看结果的方式方面,Word 非常灵活。 从按钮 '加' 在比较菜单中,您可以选择要检测的更改类型:文本、格式、注释、表格更改、标题、脚注等。

这意味着您可以专注于拼写、学术论文评论,或者如果您关心的是格式变化,那就关注它们。个性化有助于简化流程,并与您的特定目标紧密相关。

此外,还有标记更改的选项,这是协作项目的一项关键功能,可让您知道谁进行了每项更改,从而更轻松地跟踪和管理修订。 在审查最终文档时,每个用户只能接受或拒绝他们自己的更改,从而使流程尽可能透明。

多视图和同步:同时处理多个文档

Word 包含多种查看文档的方式,以便可以方便地比较它们,即使是大文本或复杂文本。 您可以使用该功能 “组织一切” 将一个文件放在另一个文件之上,拆分窗口进行并行查看,或分列查看两个文件,同时滚动查看选项 “同步位移”.

当您必须比较长段落、表格或列表,并且需要确保两个文档在精确的修订点对齐时,最后一个功能特别有用。 在这些模式下还可以编辑、移动和复制片段,如果您需要在文件之间移动文本块,这将大大加快工作速度。

Word 笔记
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