如何在 Windows 系统中使用 Copilot 创建提醒并充分利用其功能

如果你每天都使用 Windows 系统，并且开始尝试使用Copilot，那么迟早你会想知道它如何帮助你记住重要的任务、会议和邮件。好消息是，微软正努力将 Copilot 从一个“友好的聊天机器人”转变为一个真正的个人助理，它会在你的电脑和移动设备上及时提醒你。

在本文中，您将详细了解如何使用 Copilot在 Windows 中创建提醒、在手机上接收警报、管理电子邮件中出现的承诺、在 Outlook 中准备会议议程，以及了解 Copilot 如何处理它“记住”的关于您和您的对话的所有信息。

Copilot 可以对 Windows 和 Outlook 中的提醒功能做些什么？

Copilot 正在成为一个中心枢纽，您的电子邮件、日历、任务和移动通知将在这里交汇，这样提醒就不会孤立地存在于单个应用程序中，而是在 Windows、网络和您的智能手机之间同步。

在 Microsoft 365 生态系统中，Copilot 可以帮助您：

• 识别承诺和佣金 在 Outlook 电子邮件中，无需您编写任何内容，即可将其转换为可操作的提醒。
• 在 Microsoft To Do 中创建任务 包含日期和时间，以便在截止日期临近时收到提醒。
• 撰写后续邮件 以引导的方式，围绕之前对话的内容，精心打磨主题和内容。
• 提出更有效的调查方向 提高重要信息的打开率。
• 优先处理您的收件箱 根据紧急性和相关性，将人工智能与优先收件箱相结合。
• 通过移动通知安排提醒 感谢 Copilot 应用在 Android、iOS 和 Windows 11 平台上新增的提醒功能。

关键在于，这些提醒中的许多并非只是随机的笔记：Copilot 将它们与您的收件箱、日历和效率应用程序集成，因此相关信息会在您需要时立即出现。

如何使用 Copilot 创建发送到手机的提醒

最有趣的新功能之一是提醒功能，即使您是从 Windows 11 或网页创建提醒， Copilot 也可以直接向您的手机发送提醒通知。

微软正在逐步在安卓和iOS平台上推出“提醒事项”功能，网页版的支持则较为有限。其原理非常简单：你只需让Copilot提醒你某件事，它就会生成一个提醒，在特定时间或经过一定时间间隔后触发。

例如，你可以这样写：

• “提醒我晚上7点给客户打电话。”
• “提醒我20分钟后查看报告。”

Copilot 会使用创建提醒设备的本地时间和日期来安排提醒时间。通知通常会准时到达，有时误差仅为几分钟。

但是，如果您不授予权限，就无法收到这些提醒：您需要在手机上安装Copilot 应用，并在您的 Android 或 iOS 设备上授予通知权限。如果您禁用系统通知，即使您通过 Windows 或网页创建提醒，也无法收到这些提醒。

在网页版和 Windows 11 中通过 Copilot 创建提醒

在网页版中，Copilot 在提醒功能方面开始表现得像一个成熟的产品，因为它有一个小型管理中心，您可以在其中查看、创建和审查您的警报，而无需仅仅依赖聊天命令。

网络上的典型流程是：

1. 在浏览器中访问 Copilot 并使用您的 Microsoft 帐户登录。
2. 打开您的个人资料菜单（通常位于右上角）。
3. 选择选项 “提醒” （提醒）
4. 按下 “创建提醒” 开始创建新广告。
5. 指定提醒信息（您希望它提醒您什么）以及您希望何时接收通知。

在这里，您可以查看已启用的提醒事项，并进行修改或删除。更棒的是，如果您使用同一个账户，这些提醒事项会与 Copilot 应用同步，因此只要您启用了通知功能，就能在手机上收到提醒。

在 Windows 11 中，这种方式更加自然。您无需浏览菜单，只需对语音助手说出您的需求即可。例如，您可以在Windows 11中打开 Copilot ，然后输入或语音输入类似以下内容：

“提醒我今天下午取消订阅”或“提醒我3号上午10点交房租”。

Copilot 会解读消息，检测日期和时间，并创建相应的提醒。时间到时，您会在移动设备上收到通知；根据部署情况，您账户中已激活 Copilot 的其他设备也会收到通知。

循环提醒和动态内容

除了单次通知外，Copilot 还支持循环提醒。这对于经常重复的任务尤其有用，例如：每周电话会议、每月回顾、定期报告等。

例如，您可以设置提醒：

• 每周一回顾上周的各项指标。
• 每月第一天结算账单。
• 每天下午在特定时间进行快速备份。

最有趣的部分是微软所谓的动态内容。它不仅仅指提醒每天或每周弹出，还指提醒信息本身每次运行都会发生变化。

这里用作提示的例子很简单，但却很有启发性：让 Copilot每天教你一个新葡萄牙语单词。在这种情况下，提醒内容不会总是相同的文本；内容可能会有所不同，这样你就不会每天早上都看到相同的信息。

这为提醒功能打开了大门，这些提醒不仅可以发出通知，还可以整合不断更新的信息或任务，使其更适用于持续学习的常规操作或使用更新数据进行的定期复习。

提醒限额根据您的账户类型而定

与其他人工智能平台一样，微软也根据你用于 Copilot 的帐户类型引入了一些限制，尤其是在提醒功能开始与其他高级助手功能融合的情况下。

就提醒功能而言，目前公布的限制如下：

• 免费账户用户他们最多可以创建 5 个有效提醒。
• Microsoft 365 订阅者他们最多可以设置 20 个提醒。

如果你想把 Copilot 当作一个完整的任务管理器来使用，这个限制可能看起来有点紧，但它足以涵盖重要的提醒和最重要的重复性习惯：例如付款、通话、正在进行的项目或医疗。

无论如何，随着微软调整 Copilot 的商业模式，这些限制可能会随时间而改变，就像其他人工智能扩展或调整其免费和付费计划中可用的操作数量一样。

使用 Copilot 从 Outlook 设置提醒和自动跟进

如果你的工作流程涉及电子邮件（几乎每个人的工作流程都涉及电子邮件），Outlook 中的 Copilot 功能可以增加一层智能，其作用远不止简单的提醒：它会扫描对话，查找隐藏的承诺、请求和任务，并提供将它们转化为可操作提醒的功能。

当电子邮件中出现“我会在周五把报告发给你”或“你能看一下吗？”之类的文本时，Copilot 会自动将该信息分为三类：

• 我们的承诺 （承诺）：保证做某事。
• 请求 （请求）：当有人要求你做某事时。
• 后续 （后续）：需要稍后重新讨论某个话题。

当检测到这些情况之一时，带有 Copilot 的 Outlook 会在电子邮件上显示一个上下文横幅，其中包含几个快速选项，通常侧重于将任务标记为已完成（“完成”）或创建提醒（“提醒我”）。

如果您选择提醒选项，Copilot 会在 Microsoft To Do 中创建一个任务，并设置建议的日期（例如，某人预计向您发送报告的星期五），同时还会设置一个关联的提醒。所有这些操作都无需离开 Outlook 的阅读视图，从而节省您多次点击，并防止您忘记。

微软在此集成中提出的完整跟踪流程如下：

1. 自动检测入侵 在邮件往来中。
2. 在待办事项中创建任务和提醒 请注明日期。
3. 协助撰写后续邮件 使用 Copilot，并结合相关的上下文数据。
4. （可选）安排第二次警报 如果收件人在一定天数内没有回复。

这样一来，该系统可以帮助您一次性完成任务，减少遗忘，并让您的客户或同事随时了解情况，而无需您费力记忆。

使用 Copilot 指导撰写后续电子邮件

Copilot 检测到电子邮件中的承诺或待办事项后，您可以更进一步，使用Outlook 中同一跟进卡片提供的“使用 Copilot 草稿跟进”选项。

点击后，Copilot 会自动生成一封后续邮件草稿，其中包含：

• 与上下文相符的调查思路。
• 一篇有说服力且结构严谨的文章正文。
• 如果适用，还需提供待处理的文件或其他信息。

对于与付款相关的提醒，Copilot 可以进一步丰富电子邮件内容，添加未付金额、到期日和付款链接等详细信息，这得益于它与 Copilot for Finance 和组织 ERP 数据的集成。

这样做的好处有两方面：一方面，可以避免手动从财务系统或其他文档中复制粘贴数据；另一方面，可以减少撰写后续电子邮件的时间，这些电子邮件通常看起来很相似，但在语气上需要一些技巧。

您随时可以查看草稿，修改措辞或调整思路，然后再发送。Copilot 不会强迫您接受其建议；它只是为您最终确定信息内容提供了一个坚实的基础。

邮件主题建议和智能收件箱优先级排序

在发送重要邮件之前，您可以使用 Copilot 在 Outlook 中启用“优化邮件主题”功能。该助手会分析邮件内容，并根据营销和沟通方面的最佳实践，推荐能够最大限度提高邮件打开率的备选主题。

您可能会看到这样的建议，而不是像“后续报告”这样的通用主题：

• “后续跟进：第二季度报告待发布。”
• “审核提醒：商业计划书已准备就绪。”

这个小细节在让客户或同事按时打开电子邮件方面可能起到至关重要的作用，尤其是在他们的收件箱里塞满了不太相关的邮件时。

此外，Copilot 还包含一项收件箱优先级设置功能（“优先处理我的收件箱”），对于邮件流量大的账户来说非常实用。启用此功能后，AI 会分析邮件的紧急程度和相关性，并将重要邮件置于收件箱顶部，同时与“优先收件箱”的逻辑协同工作。

得益于这套系统，真正重要的信息不会被淹没在无关紧要的通知、促销信息或群发邮件中。再加上“待办事项”中的提醒和任务功能，营造出一种更不容易错过重要信息的环境。

快速创建电子邮件提醒的小技巧

除了横幅和跟踪卡片之外，微软还推出了文本快捷方式，因此您可以将直接在邮件正文中键入的命令转换为自动提醒。

一个特别有用的例子是在邮件正文中写类似这样的内容：

“如果他们下周没有回复，请提醒我”。

使用该语法时，Copilot 会解析命令并在 Microsoft To Do 中创建一个任务，并安排在七天后发出提醒。您无需重新打开线程或持续检查：人工智能会在需要检查回复时立即通知您。

这种快捷方式将 Copilot 变成电子邮件上的一种“隐形层”：您可以像往常一样继续写作，添加一条简短的说明，然后在后台，与您的文字相关的提醒和任务就会出现。

如何使用 Copilot 快速生成会议和议程

提醒并非只是随机通知；它们通常会促成需要安排的会议。Copilot 在这方面也发挥着作用，尤其是在新版 Outlook中，它提供了一个专门的选项，可以直接从现有邮件线程中安排会议。

要利用它，您可以按照以下流程操作：

1. 在新版 Outlook 中打开相关的电子邮件对话。
2. 在工具栏上，选择选项 “使用 Copilot 进行编程”.
3. Copilot 将分析帖子内容并提出建议 会议标题 和 结构化议程除了将邮件往来内容附在引用内容上，以便大家都能了解上下文之外。
4. 按下 “插入” 接受建议的内容（如果需要，您可以稍后进行编辑）。
5. 查看生成的邀请函，调整时间、参与者或议程详情，准备就绪后，选择。 “发送”.

通过这种工作流程，Copilot 可以帮你省去将想法从电子邮件转移到日历、创建议程和复制相关信息等繁琐的机械工作。它的核心在于只需点击几下鼠标，就能将对话转化为具体的行动。

需要注意的是，如果邮件往来中没有包含太多关于后续步骤或未来行动的信息，Copilot 可能不会生成会议议程。同样，它也不会使用或包含任何被归类为机密、潜在有害或冒犯性的内容。

在这种情况下，会议草稿将保留原始电子邮件标题，但不会添加 AI 生成的内容，让您可以完全自由地定义会议的结构和议程。

设置预约提醒和电子邮件跟进

另一个相关的功能是与预约和预订相关的电子邮件提醒，这在您与预约您的客户、患者或用户合作时非常有用。

在会议类型的表单中（例如，在与 Microsoft 365 生态系统集成的工具中），您可以按照类似于以下流程设置电子邮件提醒：

1. 请访问您要安排的会议类型的表格。
2. 转到该部分 Avanzada配置文件.
3. 其中，找到以下部分： 电子邮件提醒.
4. Selecciona “添加电子邮件提醒” 打开特定配置表单。
5. 选择您希望发送提醒的时间段：从提前 15 分钟到几小时，甚至更长时间。 会议召开前最多两周.
6. 在邮件正文中撰写个性化信息，可以根据需要添加链接，并采用您最习惯的格式。
7. 完成后，单击 “保存更改” 这样，提醒就能与该类型的预约关联起来。

设置完成后，任何预约此类服务的客户都会在指定时间自动收到电子邮件提醒，您无需做任何其他事情。

此外，还可以设置预约后的自动跟进。例如，这些跟进可以用于询问反馈、推荐下次预约，或者仅仅是感谢客户的配合，从而在无需人工干预的情况下维系客户关系。

副驾驶记忆和个性化设置：它记住什么以及如何管理

为了确保整个提醒、任务和跟踪系统顺利运行，Copilot 使用内部存储器和个性化机制，使其能够根据您的上下文调整响应和建议。

“Copilot 内存”功能无需任何额外的特定许可证：拥有 Microsoft 365 Copilot 许可证的 Copilot Chat 用户和没有许可证的用户均可使用。不同之处在于您拥有的其他功能（例如 Copilot for Finance 或其他企业集成）。

控制此内存的总体控制功能称为增强个性化。它通常默认启用，但租户管理员可以通过 Microsoft 365 设置，在组织级别对其进行管理；如果需要，还可以使用依赖于 Microsoft Graph 和enhancedPersonalizationSetting资源类型的脚本进行管理。

当用户的增强个性化功能被关闭时，他们将在“设置”>“个性化”中看到自定义指令、保存的回忆和聊天记录的控件处于禁用状态，并且无法手动打开它们。

简单来说，副驾驶的内存由三个主要部分组成：

• 定制说明：你向 Copilot 提供的关于你希望它如何响应、需要考虑哪些信息等的指令。
• 记忆犹新：Copilot 明确存储的数据（例如，偏好设置、正在进行的项目），可以在设置中查看和删除。
• 从聊天记录推断出的细节Copilot 会从您的对话中收集信息以改善用户体验，但这些信息可能会随着时间的推移而更新或丢弃。

所有这些记忆都存储在用户的 Exchange 邮箱中，具体来说，是存储在一个隐藏文件夹中。因此，它们适用与邮箱中其他数据相同的安全和合规性策略（例如静态加密或客户端保管库）。

记忆保持、隐私和行政管理

该内存数据的保留时间取决于信息的类型以及管理员和最终用户级别启用或禁用的个性化控制。

对于自定义指令，如果高级个性化功能被禁用（无论是管理员还是用户禁用），Copilot 将停止应用这些指令，但不会自动删除它们。换句话说，这些指令会一直保存但未被使用，直到重新启用个性化功能或手动删除为止。

至于已保存的回忆，它们会一直保留，直到用户在“设置”>“个性化”中明确删除它们为止。删除聊天记录不会自动删除与该对话关联的回忆；这些回忆必须通过回忆面板进行管理。如果禁用了增强个性化功能，Copilot 将不会把这些回忆应用到聊天记录中，但也不会删除它们。

关于从聊天记录中推断出的信息，其性质是动态的：Copilot 会根据对保留信息的实用性的理解，更新、替换或删除较旧的信息。此外，如果用户删除了所有提及特定信息的聊天记录，该信息的痕迹将在大约七天内从聊天记录中移除。

当增强个性化或聊天记录控制功能被禁用时，所有历史记录详情将在 30 天后被删除，从而减少 Copilot 可用于个性化回复的数据量。

需要注意的是，在 Microsoft Purview 中为其他类型数据配置的保留策略和标签并不直接适用于 Copilot 的内存。例如，如果组织为 Copilot Chat 交互设置了“三个月后删除”的策略，这并不意味着用户记忆会在三个月后被删除。目前，还没有专门的控制措施可以将保留规则仅应用于内存。

管理员方面，可以使用诸如电子数据发现工具和 Microsoft Graph Explorer 等工具来响应利益相关者关于内存的请求，从而搜索、导出和删除用户内存数据。在此背景下：

• 利用电子取证技术可以检测到存储的记忆和从聊天记录中推断出的记忆。
• 虽然用户可以从“设置”>“自定义”中手动导出自定义说明，但无法通过这些工具访问自定义说明。

要在电子数据发现中查找内存数据，您需要在用户的邮箱中查找类名为<IPM.Contact>的元素。管理员还可以将这些元素与 Microsoft Graph Explorer 结合使用，以便在必要时将其删除。

最后需要注意的是，内存和自定义操作目前不会在 Purview 中生成特定的审计日志，管理员也无法限制添加到 Copilot 内存中的信息类型（尽管他们可以启用或禁用大型自定义模块）。但是，临时聊天记录与常规聊天记录一样，可以在 Purview 中被检测到。

从实际角度来看，这套完整的记忆和控制网络意味着 Copilot 可以利用您的偏好和历史记录来提供更智能的提醒和建议，同时仍然尊重您所在组织制定的安全和隐私政策。

Copilot 将所有这些功能结合起来——Windows 和移动设备上的提醒、自动电子邮件跟踪、即时会议议程、约会电子邮件提醒以及通过 Exchange 和 Purview 控制的内存——逐渐成为一个助手，能够帮助您掌控承诺、任务和沟通，减少您在日常生活中以及在要求更高的专业环境中的健忘和重复性工作。