如何创建存储路径或附件的 Access 数据库

您是否想过如何组织直接从数据库链接的文档、图像或文件，而无需编写代码的麻烦？ 微软访问 它是存储和管理附件或文档路径的最强大和最简单的选项之一，可让您有效地集中所有信息。

在本文中，我将以清晰自然的方式向您解释 如何在 Access 中创建存储路径或附件的数据库及其优势、最重要的步骤以及您应该了解的技术细节，以确保您的文档管理功能强大、快速且易于维护。准备好探索您需要了解的一切，从最基本的概念到高级的功能，整合最佳方法和实用技巧。

Access 中的数据库是什么以及它用于什么？

一 Access 中的数据库 它是一个组织、分类和保护各种信息的系统：从客户或产品数据到电子文档、发票甚至照片。 访问 它不仅允许您创建表格和存储数据，还提供查询、报告和表单的可视化工具，使输入、搜索和分析信息变得更加容易。

最有趣的是，Access 集成了特定功能，用于 直接附加文件 记录。如果您处理数字化文档（发票、合同、图像等），或者只是需要使用路径在磁盘上保存文件位置的有序列表，此功能尤其有用。

通过 Access，您可以：

• 创建和自定义表格 满足任何需求（库存、客户、发票历史记录等）。
• 附加一个或多个文件 轻松获取每条记录。
• 使用路径链接文件 保持数据库轻便、灵活。
• 查看、修改和管理 表格和查询中的文档或图像。

附件字段和路径：我应该选择哪个选项？

Access 允许您使用字段类型保存文件 附件或直接存储 文件路径 （它在系统中的位置），这可以通过文本字段来完成。哪个选项最适合您？

如果quieres 将文件保存到数据库 （例如，发票 PDF 或图片），附件字段非常完美：它使所有内容集中在一起，并允许您访问文件而无需依赖原始文件夹。此外，Access 可以自动压缩文件 取决于其格式，有助于节省空间。

此外， 如果你不想让数据库增长太多或者，如果您希望仅存储文件位置以避免重复，只需添加一个文本字段并将路径保存在那里（例如，“C:\Invoices\2024\invoice124.pdf”）。这样，您就可以从原始文件夹中打开文档，并且数据库仍然会保持较小的体积。

每个系统的主要缺点是什么？ 保存过多附件会导致数据库过大且运行缓慢，而链接路径则要求文件不能从其文件夹中移动，否则链接会丢失。因此，您可以根据需要结合使用这两种方法，或选择最适合您的方法。

在 Access 中使用附件字段的优势

字段类型 附件 它已经超越了诸如 OLE（对象链接与嵌入）等效率低下且占用大量空间的旧技术。其主要优势包括：

• 轻松添加本地文件，无需编写任何程序。
• 兼容多种格式：图像（JPG、PNG、GIF、BMP）、Office 文档、zip 文件等。
• 无需额外的软件 查看大多数附件，与旧的 OLE 不同。
• 简化管理：双击即可添加、删除或编辑链接到每个记录的文件。

还有，你可以 将多个文件附加到单个记录 （例如，来自同一客户的不同文档），通过表单管理，并根据需要保存或导出。每个附件的最大大小为 256 MB，数据库总大小最高可达 2 GB。

如何在 Access 中创建带有路径或附加文件的数据库？

创建过程非常简单，无论您是想将文件保存在数据库中，还是仅需要保存路径，都可以进行调整。以下是一般步骤：

1. 创建新数据库或打开现有数据库

打开 微软访问 并选择“新建桌面数据库”。为其命名，并将 .accdb 文件保存到您喜欢的文件夹。如果您已经创建了数据库，只需从“文件 > 打开”菜单打开即可。

2.创建或修改表

您可以从“创建 > 表格”选项卡执行此操作，也可以选择现有表格。表格将是数据库的核心：例如，“客户”、“发票”或“文档”。

3. 添加附件字段

要直接保存文件，你需要一个特殊的字段。像这样：

• 在数据表视图中打开表，找到“添加新字段”列。为其命名（例如“附件”），并选择“附件”作为数据类型。
• 如果您在设计视图中工作，请添加一个新字段，命名它，然后选择附件作为类型。

保存更改。请记住 一旦指定了附件类型，您以后就无法更改它。 （尽管如果您犯了错误，您可以删除该字段）。

存储文件路径

只需添加“短文本”或“长文本”字段，并在其中保存文件或文件夹的完整地址。这样，您就可以通过双击或使用自定义按钮从文档的实际位置打开它们。

如何将文件附加到 Access 记录

一旦准备好附件字段，添加文档就非常容易了：

1. 在数据表视图中打开表。
2. 双击与附件字段对应的单元格。
3. 将会打开一个名为“附件”的窗口。点击“添加”。
4. 在您的计算机上找到该文件（您可以一次选择多个文件）并单击“打开”。
5. 最后，点击“接受”将文件添加到注册表。

您可以重复此过程，在同一窗口中向同一条记录添加、删除或编辑更多文件。附加文件后，Access 会在单元格中显示一个小回形针图标，以指示存在关联文档。

管理和查看表单附件

Access 的一大优点是，您可以通过以下方式扩展表的功能 自定义表格.这使得文件管理变得更加简单。

要在表单中显示和处理附件：

• 在“设计视图”中编辑表单。
• 从“设计”选项卡中，使用“添加现有字段”并将附件字段拖到表单中。
• 将控件放置在您喜欢的位置并根据需要调整属性。

您可以在表单中以直观的方式打开、添加或删除附件。如果记录包含多个图像或文档，您可以使用控件上的箭头轻松地在它们之间导航。

保存、编辑和删除附件

Access 还允许您轻松修改或提取已保存的文件：

• 将文件保存到另一个位置： 打开附件窗口，选择文件，然后选择“另存为”。选择要将其复制到的文件夹。
• 编辑文件： 双击附件，如果您安装了兼容程序（Word、Excel 等），您可以正常编辑它。当您保存更改并返回 Access 时，系统会询问您是否要保留修改后的版本。
• 删除附件： 在附件窗口中，选择文档并单击“删除”。

请记住，访问 将编辑过的文件暂时存储在临时文件夹中 Windows 直到您决定将它们保存到数据库。

管理表单和报告附件的优势

通过将附件字段集成到表单和报告中，您可以：

• 直接查看图像 在浏览记录时。
• 从单个面板访问和操作文档，而无需手动搜索它们。
• 轻松添加或删除文件 无需打开主表。

请记住 报告仅允许查看或保存附件，但不能编辑它们，因为它们是只读的。

支持的文件格式和限制

Access 可以处理日常工作中使用的大多数常见格式：

• 图片： BMP、JPEG（JPG、JPE）、GIF、PNG、TIFF、ICON、 WMF、EMF 等等。
• 文件： Word、Excel、PowerPoint、ZIP 文件、文本文件 (.txt)、XML。

然而，有些格式 出于安全原因的访问阻止 （例如，可执行文件、脚本或旧版本的 Access 文件）。在尝试附加文件之前，请查看 Access 帮助文档中阻止格式的官方列表，以避免不必要的错误。

如何在 Access 中压缩附件？

Access 会自动压缩附件，除非它们已按原始格式压缩。例如， JPEG 图像、GIF 或 zip 文件将不会被重新压缩，而 BMP、TIFF 或未压缩的文档则会被重新压缩，从而有助于优化数据库占用的空间。

该压缩系统允许您处理大量文档而不会导致数据库过度增长，但建议不要超过 2 GB 的最大限制。

使用路径：链接外部文件

很多情况下，将文件链接到数据库比将其附加到存储位置更为实用。具体操作如下：

• 创建文本字段 您将存储完整路径（例如，D:\Documents\Invoice_A123.pdf）。
• 手动或使用表单添加链接 其中包括路线字段。
• 在表单中，您可以添加一个带有宏的按钮，以使用“链接到超链接”命令打开文件。

主要优点是 数据库大小没有增加，但如果文件从原始位置移动或删除，您将丢失引用。对于管理大量文档且不想让 Access 超载的用户来说，此方法是首选方法。