Hướng dẫn chiến lược: Nên chọn phần mềm nào để số hóa công ty của bạn

Hãy bước đi số hóa một công ty Việc này không chỉ đơn thuần là cài đặt một vài chương trình rồi thôi; nó bao gồm việc xem xét lại cách bạn làm việc, giá trị bạn mang lại cho khách hàng và kế hoạch phát triển trong những năm tới. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp tục trì hoãn quyết định này vì sợ thay đổi, thiếu kiến ​​thức, hoặc vì "cách làm này vẫn hiệu quả với chúng tôi cho đến nay".

Vấn đề là, lối suy nghĩ này lại là một cái bẫy trong thời đại ngày nay: Thị trường đã trở nên số hóa, khắt khe và phát triển nhanh chóng.Và những công ty không thích ứng sẽ đối mặt với nguy cơ bị tụt hậu thực sự. Tin tốt là việc bắt đầu chưa bao giờ dễ dàng và thuận tiện hơn thế: có các giải pháp cho mọi quy mô, lĩnh vực và ngân sách, từ các công cụ dựa trên điện toán đám mây miễn phí đến các nền tảng quản lý toàn diện, tiên tiến.

Số hóa một công ty thực sự có nghĩa là gì?

Khi nói về việc số hóa một công ty, chúng ta không chỉ đề cập đến việc "chuyển từ Excel sang một chương trình hiện đại hơn một chút"; mà chúng ta đang nói về việc số hóa toàn diện. Chuyển đổi các quy trình hiện đang thực hiện thủ công, dựa trên giấy tờ hoặc phân tán sang môi trường kỹ thuật số kết nối.Điều này bao gồm cả các công cụ và một cách thức tổ chức công việc khác.

Trên thực tế, số hóa là chuyển đổi các hoạt động vật lý thành các luồng kỹ thuật sốĐơn đặt hàng, hóa đơn, hợp đồng, đăng ký, chiến dịch tiếp thị, dịch vụ khách hàng, quản lý kho… Không phải tất cả các nhiệm vụ đều có thể được số hóa 100%, nhưng phần lớn thì có thể, và chính những nhiệm vụ này tạo nên sự khác biệt về hiệu quả và khả năng mở rộng.

Hơn nữa, quy trình này hầu như luôn đòi hỏi phải xem xét lại các vấn đề cơ bản như... mô hình kinh doanh, chiến lược thương mại, hậu cần, kênh truyền thông và quản lý nhân sựVấn đề không chỉ nằm ở công nghệ: mà còn là việc suy nghĩ lại cách bạn tạo ra và cung cấp giá trị.

Tại châu Âu, sự thay đổi này được coi là rất chiến lược đến mức có cả các chương trình như... Bộ công cụ kỹ thuật số và quỹ thế hệ tiếp theoĐược thiết kế để các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như người tự kinh doanh có thể tài trợ cho các giải pháp số hóa của họ mà không cần phải đầu tư ban đầu lớn.

Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

Rất dễ nhầm lẫn các thuật ngữ, nhưng điều quan trọng là phải phân biệt rõ: Số hóa và chuyển đổi số không phải là một.Chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhưng lại thi đấu ở những đẳng cấp khác nhau.

La số hóa tập trung vào chuyển đổi các quy trình tương tự thành quy trình kỹ thuật số mà không làm thay đổi quá nhiều bản chất của quy trình. Ví dụ: chuyển từ tủ hồ sơ vật lý sang hệ thống quản lý tài liệu dựa trên điện toán đám mây, sử dụng chữ ký điện tử Thay vì chữ ký viết tay, hãy quét phiếu giao hàng và lưu trữ chúng trong hệ thống quản lý.

La chuyển đổi kỹ thuật số Nó tiến thêm một bước (hoặc nhiều bước) nữa: nó giả định rằng Tái cấu trúc doanh nghiệp theo hướng kỹ thuật số, tập trung chiến lược vào khách hàng. và dựa vào các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, tự động hóaỨng dụng điện toán đám mây, dữ liệu lớn hoặc thương mại điện tử để thiết kế lại sản phẩm, dịch vụ và phương thức làm việc.

Trong khi số hóa "chuyển đổi" những gì bạn đã làm sang định dạng kỹ thuật số, thì chuyển đổi số lại khác. Thay đổi luật chơiCách bạn đưa ra quyết định, cách bạn bán hàng, cách bạn tương tác với khách hàng và nhà cung cấp, cách bạn tổ chức nhân tài nội bộ hoặc cách bạn đổi mới.

Nếu không có số hóa, không thể thực hiện bất kỳ sự chuyển đổi nào, nhưng Số hóa chỉ vì mục đích số hóa (Việc cài đặt công cụ mà không có chiến lược) sẽ không mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết để tạo sự khác biệt trong thời đại ngày nay.

Tổng quan hiện tại về số hóa doanh nghiệp tại Tây Ban Nha

Tại Tây Ban Nha, tiến bộ kỹ thuật số đang đến với một tầm nhìn dài hạn: Cơ sở hạ tầng rộng khắp, nguồn viện trợ dồi dào, nhưng vẫn tồn tại khoảng cách đáng kể giữa các công ty tiên tiến và các công ty tụt hậu..

Theo các chỉ số châu Âu mới nhất, quốc gia này đã đạt được những bước tiến đáng kể trong Khả năng kết nối, triển khai cáp quang và 5G, và việc áp dụng công nghệ của các công tyMạng cáp quang hiện đã phủ sóng khoảng 95% số hộ gia đình và mạng 5G đã tiếp cận gần như toàn bộ dân số, bao gồm cả nhiều khu vực nông thôn.

Nền kinh tế kỹ thuật số hiện đã có trọng lượng xấp xỉ 22% GDP và dự kiến ​​sẽ tiếp tục tăng trưởng thêm vài điểm phần trăm mỗi năm, được thúc đẩy bởi tự động hóa, thương mại điện tử và các dịch vụ kỹ thuật số.

Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ và các doanh nghiệp siêu nhỏ vẫn tiếp tục chỉ sử dụng các công cụ cơ bản (email, phần mềm văn phòng và một vài thứ khác)mà không cần vội vàng tìm ra giải pháp của IADữ liệu lớn hoặc điện toán đám mây tiên tiến có thể nhân bội năng suất và khả năng phân tích của bạn.

Một thách thức quan trọng khác nằm ở chỗ... kỹ năng kỹ thuật số Về nguồn nhân lực: hiện đang thiếu hụt các chuyên gia có trình độ kỹ thuật và có quá nhiều nỗi sợ hãi xung quanh công nghệ. Do đó, ngày càng có nhiều sáng kiến ​​​​của cả khu vực công và tư nhân cung cấp các khóa đào tạo về kỹ năng số, dữ liệu, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ khác. an ninh mạng.

Ưu điểm và rủi ro khi không số hóa công ty của bạn

Lý do của việc số hóa không phải là một sự bốc đồng về công nghệ: chúng liên quan đến... năng suất, chi phí, khả năng cạnh tranh và sự tồn tạiSự thay đổi thói quen của khách hàng, hình thức làm việc kết hợp, áp lực lợi nhuận và tốc độ phát triển của thị trường đã khiến việc này không còn là tùy chọn nữa.

Trong số những lợi ích chính là: Cộng tác thời gian thực, truy cập 24/7 từ mọi thiết bị, giảm thiểu việc sử dụng giấy và các tác vụ thủ công.Một doanh nghiệp có quy trình làm việc kỹ thuật số có thể bán hàng, phục vụ, lập hóa đơn hoặc cung cấp hỗ trợ ngay cả khi văn phòng đóng cửa.

Việc bị loại khỏi quá trình này sẽ phải trả giá: Mất khả năng cạnh tranh, nhiều lỗi thủ công hơn, khả năng phản hồi giảm sút và trải nghiệm khách hàng tồi tệ hơn.Không phải ngẫu nhiên mà nhiều trường hợp thất bại kinh doanh điển hình (Blockbuster, Kodak, Nokia…) đều có điểm chung là không kịp thích nghi với thời đại kỹ thuật số.

Tóm lại, trong khi một số công ty sử dụng công nghệ để làm được nhiều việc hơn với chi phí ít hơn và mở ra các thị trường mới, Những doanh nghiệp không được số hóa vẫn bị mắc kẹt trong những cấu trúc cứng nhắc, tốn kém và chậm chạp. cuối cùng lại trở nên không bền vững.

7 loại phần mềm quan trọng để số hóa một công ty

Trước khi lựa chọn các công cụ cụ thể, điều quan trọng là phải hiểu rõ những gì cần hiểu. Các loại phần mềm tạo nên "xương sống" kỹ thuật số của một tổ chức.Bạn không cần phải thực hiện tất cả cùng một lúc, nhưng bạn cần hiểu rõ từng yếu tố bao gồm những gì và chúng liên kết với nhau như thế nào.

1. Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning)

Hệ thống ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là trái tim của nhiều công ty: Nó tập trung hóa các hoạt động tài chính, mua hàng, bán hàng, kho hàng, sản xuất và, trong nhiều trường hợp, cả nhân sự. trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này tránh được sự trùng lặp, lỗi và những phiên bản thực tế mâu thuẫn.

Những hệ thống này cho phép Xem xét và quản lý công ty như một thể thống nhất.Những gì xảy ra trong kho hàng ảnh hưởng đến việc mua hàng, dòng tiền và dự báo doanh số. Với một hệ thống ERP tốt, bạn có thể tự động hóa việc lập hóa đơn, đối chiếu ngân hàng, quản lý ngân sách và báo cáo kế toán.

Thị trường cung cấp các giải pháp cho mọi cấp độ: từ các bộ giải pháp hoàn chỉnh như... SAP, Microsoft Dynamics, Odoo hoặc Gael Cloud với các tùy chọn nhẹ nhàng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, kết hợp lập hóa đơn, kế toán cơ bản và quản lý kho.

Điều quan trọng là bạn phải chọn một hệ thống ERP phù hợp với quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp các tính năng sau: các phiên bản đám mây, tích hợp và khả năng mở rộng để bạn không bị tụt hậu sau hai năm.

2. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM)

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) không chỉ là một loại công cụ, mà gần như là một triết lý làm việc: Phân tích, thiết kế lại và tối ưu hóa các quy trình quan trọng của công ty một cách liên tục..

Các nền tảng BPM cho phép Lập bản đồ quy trình làm việc, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, xác định trách nhiệm và đo lường thời gian cũng như các điểm nghẽn.Họ thường dựa vào các quy tắc kinh doanh, tự động hóa và thậm chí cả trí tuệ nhân tạo để đề xuất các cải tiến hoặc phát hiện những điểm thiếu hiệu quả.

Giá trị to lớn của BPM là nó buộc bạn phải Xem xét lại những nguyên tắc cơ bản trong cách bạn làm việc.: Những bước nào thừa, những nhiệm vụ nào có thể tự động hóa, những phê duyệt nào không cần thiết, và thời gian bị lãng phí ở đâu.

Sau khi triển khai, tổ chức của bạn sẽ thu được lợi ích về: sự linh hoạt, khả năng truy xuất nguồn gốc và khả năng thích ứng với sự thay đổiViệc điều chỉnh một quy trình không còn là một quá trình kéo dài hàng tháng trời mà trở thành việc cấu hình phần mềm.

3. Công cụ giao tiếp và cộng tác kỹ thuật số

Nếu đại dịch cho thấy rõ điều gì, đó là nếu thiếu sự giao tiếp nội bộ tốt, một công ty sẽ sụp đổ. Ngày nay, việc cạnh tranh mà không có điều đó là điều không thể. các nền tảng hỗ trợ nhắn tin, gọi video, kênh dự án và làm việc cộng tác..

Các công cụ như Slack, Nhóm của Microsoft, Phóng, Google Trò chuyện hoặc thậm chí WhatsApp Các doanh nghiệp được tổ chức tốt cho phép Giảm sự phụ thuộc vào thư từ, đẩy nhanh quá trình ra quyết định và duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc. về các cuộc trò chuyện và thỏa thuận.

Lý tưởng nhất là bạn nên áp dụng một giải pháp tích hợp với các công cụ khác của mình (ERP, CRM, quản lý dự án, v.v.). lưu trữ (trên đám mây) để các nhóm Chia sẻ tệp, nhiệm vụ và cập nhật mà không cần liên tục chuyển đổi nền tảng..

Điều mấu chốt ở đây là thiết lập các quy tắc rõ ràng: việc gì được quản lý qua trò chuyện, việc gì qua email, việc gì được lưu trữ trong trình quản lý dự án… và ngăn chặn việc công cụ này trở thành một công cụ hỗ trợ liên tục gây ồn ào.

4. Phần mềm tự động hóa tiếp thị

Marketing hiện đại không thể chỉ được quản lý bằng bảng tính và các chiến dịch riêng lẻ nữa: Việc cá nhân hóa và theo dõi khách hàng trong toàn bộ quy trình bán hàng đòi hỏi phải có tự động hóa..

Các nền tảng tự động hóa tiếp thị (chẳng hạn như HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo hoặc những người khác) cho phép Phân khúc khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng họ bằng nội dung tự động, triển khai các chiến dịch đa kênh và đo lường kết quả theo thời gian thực..

Những công cụ này hoạt động như một trợ lý ảo, gửi đi email Dựa trên hành vi người dùng, hệ thống chấm điểm khách hàng tiềm năng theo xác suất mua hàng và gửi lời nhắc giỏ hàng bị bỏ quên. hoặc kích hoạt lại khách hàng không hoạt động.

Ngoài ra, chúng còn cung cấp những tính năng mạnh mẽ. các mô-đun phân tích, SEOmạng xã hội và báo cáoĐiều này giúp bạn hiểu được những hành động nào hiệu quả, ở đâu thì hiệu quả bị giảm sút và làm thế nào để tối ưu hóa khoản đầu tư tiếp thị của mình.

5. Người quản lý dự án và nhiệm vụ

Khi khối lượng công việc tăng lên và quy mô nhóm phát triển, danh sách trên giấy và email trao đổi trở nên kém hiệu quả. Đây là lúc... người quản lý dự án và nhiệm vụChúng hoạt động như một bảng điều khiển chung cho tất cả mọi việc cần làm.

Các công cụ như Trello, Asana, Monday, Notion, Jira hoặc ClickUp cho phép Xem dự án, giao nhiệm vụ, đặt thời hạn, đính kèm tài liệu và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.Thường được hiển thị dưới dạng Kanban, lịch hoặc biểu đồ Gantt.

Ưu điểm của nó có hai mặt: một mặt, Chúng giúp ngăn ngừa sự hay quên và những công việc chưa hoàn thành.Mặt khác, chúng giúp đội ngũ quản lý nắm được tình hình khối lượng công việc, sự chậm trễ và mối liên hệ phụ thuộc giữa các bộ phận.

Việc lựa chọn cái nào sẽ phụ thuộc vào việc bạn cần một công cụ nhẹ nhàng để sắp xếp các công việc hàng ngày hay một hệ thống mạnh mẽ hơn có khả năng quản lý danh mục dự án, tích hợp nâng cao và các mẫu phức tạp.

6. CRM hay hệ thống quản lý quan hệ khách hàng

CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) là yếu tố cho phép bạn Tập trung tất cả thông tin về khách hàng và cơ hội bán hàng.Thông tin liên hệ, tương tác, đề xuất, sự cố, lịch sử mua hàng, v.v.

Giải pháp như Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse hoặc Gael Cloud giúp đỡ Xây dựng cấu trúc quy trình bán hàng, tự động hóa việc theo dõi và phối hợp giữa đội ngũ bán hàng và dịch vụ khách hàng..

Một hệ thống CRM tốt sẽ trở thành "bộ nhớ kinh doanh" của bạn: Không có khách hàng tiềm năng nào bị bỏ lỡ, các cơ hội được ưu tiên và khách hàng nhận được sự phục vụ cá nhân hóa hơn. và các nhà quản lý có thể phân tích tỷ lệ chuyển đổi, chu kỳ bán hàng và dự báo doanh thu.

Khi được tích hợp với tự động hóa tiếp thị và hệ thống ERP, công ty sẽ có được cái nhìn toàn diện 360º về khách hàng: Từ cách anh ấy gặp bạn cho đến những sản phẩm anh ấy tiêu thụ và tần suất sử dụng.bao gồm cả sự hỗ trợ mà nó đã nhận được.

7. Lưu trữ đám mây và quản lý tài liệu

Lưu trữ đám mây là một trong những yếu tố quan trọng thúc đẩy số hóa vì nó cho phép... Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, cộng tác trong thời gian thực và giảm thiểu đáng kể lượng giấy tờ..

Nền tảng như Google Drive, Dropbox, OneDrive, hoặc các hệ thống quản lý tài liệu tiên tiến hơn như DocuWare. tạo điều kiện Tạo kho lưu trữ an toàn, quản lý phiên bản tệp, xác định quyền truy cập theo người dùng hoặc phòng ban và tự động hóa quy trình phê duyệt..

Trong môi trường sử dụng nhiều giấy, các yếu tố sau đây sẽ phát huy tác dụng: phần mềm số hóa tài liệu với chức năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) (Nhận dạng ký tự quang học), cho phép chuyển đổi các bản quét thành thông tin có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được, thay vì chỉ là hình ảnh tĩnh.

Giải pháp như RICOH Streamline NX hoặc DocuWare Chúng có thể phát hiện loại tài liệu, trích xuất dữ liệu chính (số hóa đơn, nhà cung cấp, ngày, số tiền) và tự động gửi chúng đến hệ thống hoặc bộ phận tương ứng.Giảm thiểu lao động thủ công và sai sót.

Lĩnh vực hoạt động của công ty và các loại phần mềm được đề xuất

Để tránh bị lạc lối giữa vô vàn lựa chọn, việc lập bản đồ sẽ rất hữu ích. Những công cụ nào thường được sử dụng trong mỗi lĩnh vực và chúng bao gồm những quy trình nào.Nhìn chung, bức ảnh trông như thế này:

• Tài chính và kế toánLập hóa đơn, đối chiếu tài khoản ngân hàng, lập ngân sách, thuế. Họ thường dựa vào... Phần mềm ERP và phần mềm tài chính (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Vận hành, hậu cần và tồn khoHọ cần: kiểm soát kho, lập kế hoạch sản xuất, tuyến đường giao hàng và kiểm soát chất lượng. Phần mềm ERP, phần mềm hậu cần và công cụ lập kế hoạch (Odoo, hệ thống quản lý vận tải (TMS), giải pháp chuỗi cung ứng).
• Bán hàng và thương mại điện tửChuỗi cung ứng thương mại, điểm bán hàng vật lý, cửa hàng trực tuyến. Tất cả đều là một phần của hệ thống. CRM, nền tảng thương mại điện tử và POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Tiếp thị và phương tiện truyền thông xã hộicác chiến dịch, email marketingSEO, phân tích dữ liệu, quản lý mạng xã hội. Họ thường sử dụng công cụ tự động hóa và phân tích (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Recursos humanosHọ phụ trách bảng lương, theo dõi thời gian làm việc, quản lý kỳ nghỉ, tuyển dụng và đánh giá hiệu suất. Họ dựa vào... phần mềm quản lý nhân sự (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, các giải pháp điện toán đám mây độc quyền).
• Lưu trữ và tài liệuViệc quản lý tập tin, sao lưu và phân quyền truy cập là cần thiết. nền tảng đám mây và hệ thống quản lý tài liệu (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Hỗ trợ và dịch vụ hậu mãiVé hỗ trợ, trò chuyện trực tuyến, tổng đài trợ giúp, tự động hóa hỗ trợ. Tất cả đều thuộc về đây. công cụ dịch vụ khách hàng (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Các lĩnh vực sáng tạo và nội dung: thiết kế, video, nội dung, Trí tuệ nhân tạo. Họ sử dụng nền tảng sáng tạo và AI (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT(Giữa hành trình, Jasper, Gemini…).

Chìa khóa không phải là có tất cả mọi thứ, nhưng Xác định lĩnh vực nào đang "bế tắc" nhất hiện nay và loại phần mềm nào sẽ có tác động lớn nhất trong ngắn hạn.và sau đó dần dần xây dựng một kiến ​​trúc mạch lạc.

Các loại phần mềm quản lý: chuyên dụng, ERP, tùy chỉnh và nền tảng hợp tác.

Khi bạn đã xác định rõ những quy trình nào cần số hóa, đã đến lúc quyết định phương pháp phần mềm nào phù hợp nhất: các giải pháp chuyên biệt theo chức năng, hệ thống ERP, phát triển phần mềm tùy chỉnh hoặc nền tảng hợp tác linh hoạt.

Phần mềm thương mại chuyên dụng theo chức năng

Đây là những công cụ được thiết kế để giải quyết Rất tốt, nhưng vấn đề cụ thể là: CRM, kế toán, dự án, hỗ trợ, tiếp thị, v.v.Chúng thường được triển khai nhanh chóng và có nhiều tính năng tinh tế.

Điểm mạnh của nó là chuyên môn hóa, dễ triển khai và cập nhật thường xuyên, tích hợp những thực tiễn tốt nhất trong ngành mà bạn hầu như không cần phải làm gì cả.

Ngược lại, chúng có thể gây ra sự phân mảnh dữ liệu, chi phí cấp phép tích lũy và một mức độ cứng nhắc nhất định. Khi điều chỉnh các quy trình rất cụ thể. Hơn nữa, bạn khá phụ thuộc vào lộ trình của nhà cung cấp.

Hệ thống ERP thương mại tích hợp

Hệ thống ERP hướng đến mục tiêu trở thành "xương sống" tích hợp của công ty: nhiều mô-đun (tài chính, mua hàng, bán hàng, hậu cần, sản xuất, nhân sự) trong cùng một nền tảng.

Ưu điểm chính của nó là tập trung hóa các quy trình và dữ liệuMọi người cùng làm việc trên một nguồn thông tin duy nhất, tránh được tình trạng phân mảnh thông tin và đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo và kiểm soát quy định.

Mức giá phải trả thường là... Quá trình triển khai phức tạp và tốn kém hơn, có một số hạn chế và phụ thuộc vào nhà cung cấp. Để thực hiện các điều chỉnh chuyên sâu. Đó là lý do tại sao việc xác định phạm vi một cách chính xác và bắt đầu với các mô-đun quan trọng là rất cần thiết.

Phát triển theo yêu cầu

Việc phát triển tùy chỉnh được áp dụng khi Cách làm việc của bạn rất đặc thù nên không có giải pháp tiêu chuẩn nào hoàn toàn phù hợp. hoặc khi bạn muốn tạo ra lợi thế cạnh tranh trực tiếp từ phần mềm.

Được lên kế hoạch tốt, nó mang lại cho bạn Hoàn toàn thích ứng với quy trình của bạn, kiểm soát sự phát triển và quyền sở hữu hệ thống.Có thể điều chỉnh tùy thuộc vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Nhưng điều đó cũng hàm ý Chi phí ban đầu cao, cần có đội ngũ kỹ thuật đáng tin cậy và trách nhiệm bảo trì và phát triển.Nếu không có chiến lược rõ ràng, nó có thể trở nên lỗi thời hoặc trở thành nút thắt cổ chai.

Nền tảng làm việc cộng tác và ít mã lập trình

Trong những năm gần đây, các nền tảng đám mây cho phép Tự xây dựng giải pháp của riêng bạn mà không cần lập trình chuyên sâu.Dựa trên các mẫu, khối và quy trình tự động hóa.

Họ cho phép một Tính linh hoạt cao hơn, chi phí triển khai thấp hơn và quyền tự chủ lớn hơn cho các nhóm kinh doanh.Điều này cho phép các quy trình phát triển mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào CNTT.

Chúng thường rất lý tưởng cho Các doanh nghiệp đang phát triển cần sự quản lý và tự động hóa, nhưng không muốn sử dụng hệ thống ERP truyền thống hoặc phát triển phần mềm tùy chỉnh tốn kém.Một số loại, như Zinkee, được thiết kế để chịu được các môi trường hoạt động khắc nghiệt.

Cũng như mọi thứ khác, chúng đều có những sắc thái riêng: Họ yêu cầu phải có người đảm nhận vai trò "chủ sở hữu" của nền tảng. Về mặt nội bộ, cần phải theo dõi chi phí nếu số lượng người dùng tăng lên đáng kể, và không phải tất cả các hệ thống đều có độ tin cậy như nhau đối với các quy trình quan trọng.

Cách chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Việc lựa chọn phần mềm không chỉ đơn thuần là mua "phần mềm mà ai cũng dùng", mà còn... Đồng bộ hóa công nghệ, quy trình, con người và ngân sách.Cách tiếp cận thực tiễn bao gồm ba yếu tố chính.

1. Phân tích nhu cầu thực sự của bạn

Trước khi so sánh các công cụ, hãy dành chút thời gian để Hãy hiểu rõ những gì đang gây khó khăn cho bạn hiện nay: thời gian đang bị lãng phí ở đâu, sai sót xảy ra nhiều hơn ở đâu, những công việc lặp đi lặp lại nào đang khiến cả nhóm kiệt sức. hoặc những quy trình không thể mở rộng quy mô.

Tạo một sơ đồ đơn giản về các quy trình chính (bán hàng, mua hàng, dự án, hỗ trợ, tài chính…) và xác định Bạn muốn cải thiện hoặc tự động hóa phần nào trong mỗi quy trình? trong vòng 6-12 tháng tới.

Cũng cần lưu ý đến các yếu tố như sau: quy mô công ty, ngân sách, trình độ kỹ thuật số của đội ngũ và phương thức làm việc. (trực tiếp, kết hợp, từ xa) để tránh đề xuất các giải pháp không thể áp dụng.

2. Xác định các chức năng thiết yếu

Với tấm bản đồ đó trong tay, một danh sách ngắn gồm... Các tính năng bạn nhất định cần có trong phần mềm: tích hợp, chế độ xem Kanban, quản lý tài liệu, báo cáo, quyền hạn, tự động hóa, v.v.

Hãy cố gắng tránh cám dỗ mua "cái có nhiều chức năng nhất" và tập trung vào... điều này sẽ mang lại giá trị ngay từ ngày đầu tiên.Một hệ thống gọn nhẹ, phù hợp với thực tế thường hoạt động tốt hơn nhiều so với một hệ thống phức tạp gồm nhiều mô-đun mà chẳng ai dùng đến.

Nó cũng coi trọng các khía cạnh như Tính dễ sử dụng, khả năng tùy chỉnh, bảo mật, khả năng mở rộng và chất lượng hỗ trợNhững tính năng nhỏ thường tạo ra sự khác biệt lớn hơn so với một tính năng nổi bật mà bạn chỉ sử dụng bốn lần một năm.

3. Điều chỉnh lựa chọn của bạn cho phù hợp với ngân sách và lợi nhuận mong muốn.

Chi phí không chỉ bao gồm phí bản quyền: nó còn bao gồm... triển khai, đào tạo, các phát triển tiềm năng tiếp theo và bảo trìTính toán cả chi phí ban đầu và tổng chi phí hàng tháng hoặc hàng năm.

So sánh nó với thời gian bạn có thể tiết kiệm, những sai lầm bạn có thể giảm thiểu, hoặc thu nhập thêm Bạn có thể tạo ra lợi nhuận đó bằng cách quản lý hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp bạn hình dung được tiềm năng lợi tức đầu tư (ROI).

Nếu có thể, hãy chọn Bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng dần.: Các dự án thí điểm trong một bộ phận, các phiên bản cơ bản mà sau đó bạn mở rộng dần, các giai đoạn theo quy trình… Điều này giảm thiểu rủi ro và cho phép nhóm thích ứng.

Các phương pháp tốt nhất để triển khai phần mềm quản lý thành công

Công nghệ thôi chưa đủ để giải quyết vấn đề nếu việc triển khai nó thiếu hiệu quả. Để phần mềm thực sự hoạt động, nó cần phải mang lại hiệu quả cao. Tăng năng suất và chất lượng công việcNên tuân theo một lộ trình có hệ thống.

Lập kế hoạch dự án và phối hợp quản lý.

Bắt đầu bằng cách xác định Mục tiêu rõ ràng, phạm vi, các bên chịu trách nhiệm, thời hạn và các chỉ số đánh giá thành công.Cần thu hút sự tham gia của ban quản lý và các khu vực bị ảnh hưởng ngay từ đầu để tránh sự phản kháng vào phút cuối.

Chia quá trình triển khai thành... các giai đoạn với các kết quả cụ thể (Ví dụ: trước tiên là tài chính, sau đó là dự án, rồi đến CRM) giúp kiểm soát tác động, học hỏi nhanh chóng và điều chỉnh kịp thời.

Hãy đảm bảo việc di chuyển dữ liệu được thực hiện đúng cách.

Việc chuyển đổi từ các hệ thống cũ (hoặc bảng tính) sang nền tảng mới đòi hỏi... Làm sạch dữ liệu, thống nhất tiêu chí và xác thực xem thông tin đã được nhập chính xác hay chưa. trong mô hình mới.

Đó là điều nên làm Thực hiện kiểm thử di chuyển trong môi trường thử nghiệm, xem xét kết quả với người dùng chính và lập tài liệu về các quy tắc. (Tên gọi, các trường bắt buộc, quyền hạn) để tránh những bất ngờ không mong muốn.

Xây dựng đội ngũ và quản lý sự thay đổi

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến thất bại trong các dự án phần mềm là: Mọi người không biết cách sử dụng công cụ này hoặc không thấy được tính hữu ích của nó.Đào tạo không thể chỉ đơn giản là "một cuốn cẩm nang gửi qua đường bưu điện".

Tổ chức Các buổi thực hành tập trung vào các nhiệm vụ thực tế hàng ngày, tạo ra các hướng dẫn nhanh và chỉ định người phụ trách nội bộ. Có khả năng trả lời câu hỏi và hỗ trợ người khác.

Truyền đạt lợi ích, lắng nghe những ý kiến ​​phản đối và Điều chỉnh quy trình cùng với nhóm.thay vì áp đặt sự thay đổi từ trên xuống mà không có bối cảnh.

Theo dõi, cải thiện và tận dụng các bản cập nhật

Một khi dự án đã bắt đầu, đừng cho rằng nó đã hoàn thành: Yêu cầu phản hồi, xem xét số liệu, phát hiện điểm nghẽn và điều chỉnh cài đặt.Cải tiến liên tục là một phần tất yếu của cuộc chơi.

Hãy tận dụng những lợi thế sau đây: Các bản cập nhật từ nhà cung cấp, tính năng mới hoặc tích hợp. Điều đó phải phù hợp với quy trình của bạn, luôn cân nhắc tác động và thời gian để không gây quá tải cho nhóm.

Mục tiêu cuối cùng là để phần mềm không còn được coi là "chỉ là một công cụ" mà bắt đầu được xem như một thiết bị được coi trọng. Một người bạn đồng hành hàng ngày giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn và ít căng thẳng hơn..

Khi một công ty lựa chọn giải pháp tốt, triển khai chúng một cách chu đáo và đào tạo nhân viên bài bản, công nghệ sẽ trở thành động lực thực sự của sự thay đổi: Các quy trình được tổ chức bài bản, dữ liệu trở nên hữu ích, thông tin được truyền đạt trôi chảy, và tăng trưởng không còn đồng nghĩa với sự hỗn loạn.Tóm lại, đó chính là bản chất của một hướng dẫn chiến lược tốt về việc lựa chọn phần mềm để số hóa một công ty: hiểu rằng không chỉ đơn thuần là về các chương trình, mà còn là về việc thiết kế một phương thức làm việc thông minh hơn và bền vững hơn.