Đồng bộ ghi chú giữa Google Keep và OneNote

Nếu bạn sử dụng Google Dùng OneNote để ghi lại những ý tưởng nhanh chóng và OneNote để tổ chức các dự án nghiêm túc hơn, bạn chỉ muốn cả hai đều có cùng chức năng. Thực tế là tính năng đồng bộ hóa trực tiếp giữa Google Keep và Microsoft OneNote không có sẵn, do đó, bạn sẽ phải dựa vào các tính năng của từng ứng dụng và một số phím tắt để đảm bảo ghi chú của bạn được chuyển đổi liền mạch giữa các nền tảng.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy lời giải thích rõ ràng về những gì mỗi ứng dụng cung cấp, ưu và nhược điểm của nó, cách chia sẻ và đồng bộ hóa OneNote với OneDrive/SharePoint, cách xem Sticky Notes trên mọi thiết bị của bạn và một số cách thực tế để di chuyển nội dung từ Keep sang OneNote. Ngoài ra, chúng tôi còn bao gồm các đánh giá thực tế của người dùng, so sánh trung thực và là một cách hiệu quả để kết hợp ghi chú và nhiệm vụ ở cùng một nơi.

Những điều bạn nên biết trước khi thử đồng bộ hóa Google Keep và OneNote

Không có tính năng đồng bộ hai chiều chính thức giữa Google Keep và OneNote. Google Keep là một ứng dụng nhẹ tập trung vào ghi chú nhanh, danh sách và lời nhắc; OneNote là một sổ tay kỹ thuật số mạnh mẽ và trực quan cao, nằm trong hệ sinh thái Microsoft. Mỗi ứng dụng đều đồng bộ hóa hoàn hảo với đám mây riêng (Google và Microsoft), nhưng mặc định chúng không đồng bộ hóa với nhau.

Chiến lược hiệu quả là kết hợp các chức năng: xuất hoặc sao chép từ Keep và ghi lại hoặc sắp xếp trong OneNote. Bạn có một số cách: sao chép ghi chú từ Keep sang Google Docs và sử dụng OneNote Web Clipper; gửi ghi chú qua email và tận dụng tính năng Email tới OneNote; hoặc đưa nội dung hỗ trợ vào ổ đĩa dùng chung và từ đó tích hợp vào sổ tay của bạn.

Lưu ý về nguồn: Một số nội dung được xếp hạng đến từ bộ phận hỗ trợ chính thức của Microsoft (rất đáng tin cậy), các bài viết trên blog so sánh và các diễn đàn như Reddit, thường hiển thị thông báo về quyền riêng tư trước khi xem nội dung. Điều này giúp bạn hiểu: cần có một hướng dẫn thực tế, có cấu trúc rõ ràng tập trung chính xác vào việc "đồng bộ hóa" hoặc nói đúng hơn là "kết nối" cả hai thế giới.

Google Keep: Nó như thế nào, nó vượt trội ở điểm gì và tại sao nó lại phổ biến đến vậy

Google Keep đi kèm với bất kỳ tài khoản Google nào và hoạt động trên đám mây, với quyền truy cập từ Android, iOS (iOS 12 trở lên) và web. Triết lý của nó là tính tức thời: mở ra, viết ra và tiếp tục cuộc sống của bạn; hơn nữa, nó còn đồng bộ hóa nội dung trên nhiều thiết bị.

Các loại ghi chú được hỗ trợ: Văn bản thuần túy để viết; danh sách có hộp kiểm; bản vẽ để vẽ nguệch ngoạc hoặc phác thảo ý tưởng (bạn có thể sử dụng nền dạng lưới, chấm, đường kẻ hoặc nền đặc, và thậm chí vẽ đè lên hình ảnh); và ghi chú hình ảnh nơi bạn thêm tiêu đề và mô tả để "lưu trữ" hình ảnh.

Lời nhắc thông minh tích hợp: Bạn có thể đặt lời nhắc theo địa điểm (ví dụ: hiển thị danh sách mua sắm khi bạn đến siêu thị) hoặc theo ngày và giờ, với tùy chọn lặp lại chúng; hạn chế là Keep chỉ cho phép một lời nhắc cho mỗi ghi chú.

Chia sẻ và cộng tác thật dễ dàng với Keep: Bạn có thể mời người khác vào ghi chú của mình để xem và chỉnh sửa theo thời gian thực—thích hợp cho danh sách gia đình hoặc các buổi thảo luận nhanh với nhóm của bạn—với lợi ích bổ sung là có thể tách biệt liền mạch giữa ghi chú cá nhân và công việc.

Tổ chức dễ dàng: nhãn, màu sắc và ghim các ghi chú quan trọng lên trên cùng; Keep cũng cho phép bạn tìm kiếm theo từ khóa, nhãn, màu sắc hoặc hình ảnh và khôi phục các ghi chú đã xóa hoặc đã lưu trữ nếu thùng rác vẫn chưa được dọn sạch.

Giá cả và lưu trữ: Keep không có gói Premium riêng; nó miễn phí và sử dụng dung lượng lưu trữ của tài khoản Google của bạn. Nếu bạn lưu trữ nhiều thông tin, bạn có thể muốn mở rộng dung lượng lưu trữ hoặc chuyển các ghi chú dài sang Google Docs.

OneNote: Một cuốn sổ tay kỹ thuật số mạnh mẽ, trực quan với nhiều thủ thuật

• Microsoft OneNote hoạt động giống như một cuốn sổ lưu niệm hoặc sổ tay sáng tạo, nơi bạn có thể viết, vẽ, chú thích bằng bút chì, chèn âm thanh, hình ảnh hoặc video và sắp xếp chúng thành các phần và trang được mã hóa màu. Tính năng này đặc biệt tiện lợi trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc máy tính bảng có bút cảm ứng, mặc dù tính năng này cũng khả dụng trên thiết bị di động và web.
• Tổ chức và nhãn hiệu: Nó bao gồm các thẻ được xác định trước như "Quan trọng" hoặc "Cần làm", cho phép bạn tạo các thẻ tùy chỉnh và cho phép bạn điều hướng qua các sổ ghi chép, phần và trang một cách rõ ràng; cách tiếp cận "các trang" của nó tương tự như nhật ký cá nhân hoặc wiki.
• Hợp tác thời gian thực: Việc chia sẻ sổ tay với đồng nghiệp hoặc gia đình thật dễ dàng và cho phép cùng chỉnh sửa. Hơn nữa, OneNote hoạt động trên nền tảng đám mây và hỗ trợ chế độ ngoại tuyến, đồng bộ hóa các thay đổi khi bạn trực tuyến trở lại.
• OneNote Ink và OCR: Ghi chú viết tay tỏa sáng với bút stylus trên thiết bị Cửa sổvà nhận dạng ký tự quang học chuyển đổi văn bản viết tay thành văn bản có thể tìm kiếm; nó cũng có thể được sử dụng để làm nổi bật văn bản hoặc hình ảnh bằng bút.
• Web Clipper và tích hợp: Web clipper lưu ảnh chụp màn hình, hình ảnh và đoạn trích vào sổ tay của bạn mà không làm mất tiếng ồn của trang; và là một phần của hệ sinh thái Microsoft, nó tích hợp với Outlook (trích xuất ảnh chụp nhanh). email), Excel (nhúng trang tính), cũng như các dịch vụ như Email to OneNote, Feedly và IFTTT để mở rộng khả năng tự động hóa.
• Mô hình định giá: OneNote là miễn phí, nhưng một số tính năng nâng cao được cải tiến với Microsoft 365; Các tùy chọn dành cho doanh nghiệp bao gồm Business Basic (~$6/tháng cho mỗi người dùng), Business Standard (~$12,50/tháng), Business Premium (~$22/tháng) và Ứng Dụng dành cho Doanh nghiệp (~$8,25/tháng), thanh toán hàng năm.

So sánh nhanh: Keep so với OneNote cho cuộc sống hàng ngày của bạn

• Độ phức tạp và tùy biến: Keep tập trung vào sự đơn giản và giao diện "Post-it"; OneNote cho phép sử dụng nhiều định dạng và mẫu phong phú, với khả năng tùy chỉnh vô cùng linh hoạt. Việc lựa chọn cái nào tùy thuộc vào thói quen của bạn: Keep ưu tiên sự đơn giản, OneNote ưu tiên các tùy chọn nâng cao.
• Ghi chép: Keep phù hợp để ghi chú nhanh, nhưng nếu bạn cần ghi chú cuộc họp chi tiết, mã hoặc sơ đồ phức tạp thì OneNote sẽ thoải mái và linh hoạt hơn, đặc biệt nếu bạn đã làm việc trong bộ ứng dụng của Microsoft.
• Nhắc nhở: Keep cung cấp tính năng nhắc nhở dễ thiết lập theo thời gian và vị trí; trong OneNote, tính năng nhắc nhở có thể được sử dụng với các tác vụ Outlook, nhưng quá trình thiết lập không đơn giản như vậy.
• Giá: Keep miễn phí nếu không có gói cao cấp cụ thể; OneNote cũng miễn phí, mặc dù khả năng tích hợp tốt nhất thường phát huy tác dụng khi bạn đã có Microsoft 365 cho các công cụ còn lại.
• Trải nghiệm người dùng: Một số người mô tả OneNote là "bảng ghi chú kỹ thuật số", trong khi những người khác lại cho rằng Keep "tuyệt vời" cho các danh sách chia sẻ trên iOS/Android. Cũng có nhiều trường hợp Keep được sử dụng để nhắc nhở và lưu trữ thông tin ngắn hạn, trong khi OneNote được dành riêng cho tài liệu chuyên sâu, tài chính, dự án và ghi chú mở rộng như một wiki cá nhân.
• Cách chia sẻ và đồng bộ hóa OneNote với OneDrive và SharePoint

OneNote cho Windows sử dụng OneDrive và SharePoint để tự động lưu trữ và đồng bộ hóa sổ tay của bạn trên đám mây, có thể truy cập từ mọi nơi. Khi mất kết nối (ví dụ như trên chuyến bay), bạn có thể buộc đồng bộ hóa thủ công khi mạng hoạt động trở lại.

• Chia sẻ một trang duy nhất từ OneNote (Windows 8/10/11 bằng cử chỉ hoặc lệnh tương đương): Vào trang đó và chọn trang đó trong bảng điều khiển bên; sử dụng tùy chọn Chia sẻ của hệ thống, chọn đích (ví dụ: Thư), điền người nhận và chủ đề, rồi gửi.
• Chia sẻ toàn bộ sổ ghi chép được lưu trữ trên OneDrive: Vào OneDrive, chọn thư mục sổ ghi chép (cẩn thận không chia sẻ toàn bộ "Tài liệu"), nhấp vào Chia sẻ, chọn Nhận liên kết và quyết định cấp quyền "xem" hay "xem và chỉnh sửa"; sao chép liên kết và gửi qua email.
• Chia sẻ toàn bộ sổ ghi chép trên SharePoint: Từ danh sách sổ ghi chép trong OneNote, chọn sổ ghi chép, sử dụng Sao chép liên kết đến sổ ghi chép và dán liên kết vào email của bạn; bất kỳ ai nhận được liên kết sẽ cần có quyền trên trang SharePoint đó.
• Đồng bộ hóa tự động và thủ công: OneNote đồng bộ liên tục; để thực hiện thủ công, hãy mở bất kỳ trang nào trong sổ tay, vào chế độ xem Sổ tay và chọn Đồng bộ. Tìm các biểu tượng: mũi tên xanh lá cây xoay tròn (đang đồng bộ), vòng tròn đỏ có dấu X (lỗi, chạm để xem chi tiết) và hình tam giác vàng có dấu chấm than (ngoại tuyến, sẽ tiếp tục khi mạng được khôi phục).
• Cài đặt đồng bộ hóa: Trong Cài đặt > Tùy chọn, bạn có thể quyết định đồng bộ hóa tự động hay không. Nếu bạn chọn đồng bộ hóa thủ công, hãy nhớ thực hiện sau bất kỳ thay đổi đáng kể nào.
• Các phần ở vị trí không chính xác: Nếu OneNote không tìm thấy tệp phần trong quá trình đồng bộ hóa, bạn sẽ thấy chỉ báo "phần ở sai vị trí"; bạn có thể kéo phần đó sang sổ ghi chép khác để lưu thông tin hoặc xóa phần đó nếu không còn cần nữa.

Sticky Notes: Ghi chú nhanh trên mọi thiết bị của bạn

Ghi chú dán được đồng bộ hóa với tài khoản Microsoft của bạn và bạn có thể xem chúng trên Windows 10/11, iPhone, iPad và web, cũng như khả năng tích hợp chúng với Outlook. Trên Windows, hãy tìm kiếm “Sticky Notes” từ Start; trên iPhone, hãy mở OneNote và chạm vào “Sticky Notes”; trên iPad, biểu tượng Sticky Notes xuất hiện trên tab Home; trên web, hãy truy cập onenote.com/stickynotes và đăng nhập.

• Để tìm một ghi chú cụ thể: Từ trang chính, chạm vào Tìm kiếm, nhập từ hoặc cụm từ và lọc theo tab "Ghi chú dán". Đóng tìm kiếm bằng dấu X để quay lại danh sách đầy đủ. Nếu bạn định xem chúng trong Outlook, hãy nhớ thêm tài khoản và chọn vị trí lưu mặc định.
• Nội dung hữu ích khác liên quan đến Sticky Notes và OneNote: Bắt đầu với Sticky Notes, tạo và chia sẻ chúng, xóa những ghi chú bạn không cần và xem hướng dẫn khắc phục sự cố khi có nội dung nào đó không đồng bộ như mong đợi.

Sắp xếp tài liệu trong Google: Ổ đĩa dùng chung và Drive

Mặc dù Keep và Drive là những công cụ riêng biệt, nhưng việc sắp xếp các tệp trong ổ đĩa Google Drive dùng chung sẽ giúp ghi chú của bạn được lưu đúng ngữ cảnh và dễ truy cập. Bạn có thể tạo các thư mục trong ổ đĩa dùng chung và lưu tài liệu, hình ảnh hoặc bài thuyết trình vào đó để sau này có thể tham khảo trong ghi chú của mình.

• Tạo thư mục trên ổ đĩa được chia sẻ: Trong bảng điều khiển bên trái, hãy nhập ổ đĩa được chia sẻ, nhấn Mới > Thư mục, nhập tên và xác nhận. Lưu ý rằng đối với một số hành động, bạn cần có ít nhất vai trò Người đóng góp.
• Thêm tệp vào ổ đĩa được chia sẻ: Kéo tệp từ máy tính hoặc Drive của tôi; hoặc nhấn vào Mới và chọn tạo Google Doc hoặc tải tệp lên. Các mục đã tải lên sẽ trở thành tài sản của nhóm và sẽ không biến mất nếu ai đó rời khỏi Drive.
• Chỉnh sửa và truy cập: Mở tệp bằng cách nhấp đúp để chỉnh sửa. Nếu bạn không phải là chủ sở hữu nhưng có quyền chỉnh sửa và được quản trị viên cho phép, bạn có thể di chuyển tệp sang ổ đĩa dùng chung. Hãy cân nhắc sử dụng Drive for Desktop nếu bạn cần truy cập tệp từ PC.

Di chuyển nội dung từ Keep sang OneNote: Các phương pháp hiệu quả trong thực tế

• Sao chép vào Tài liệu và Cắt bằng OneNote Web Clipper: Trong Keep, hãy sử dụng "Sao chép vào Google Docs" trên các ghi chú bạn muốn di chuyển; mở Doc đó trong trình duyệt và sử dụng OneNote Web Clipper để lưu vào sổ ghi chép và phần mong muốn mà không có "tiếng ồn" của toàn trang.
• Gửi email tới OneNote: Chia sẻ ghi chú từ Keep qua email đến địa chỉ của bạn và chuyển tiếp đến địa chỉ “Email đến OneNote” được liên kết với tài khoản của bạn; OneNote sẽ lưu ghi chú vào sổ tay/phần mặc định của bạn, nơi bạn có thể sắp xếp và cải thiện ghi chú.
• Ảnh chụp màn hình + Mực: Nếu ghi chú Keep của bạn bao gồm bản vẽ hoặc đánh dấu, bạn có thể chụp nhanh và gửi đến OneNote để chú thích bằng Ink và duy trì ngữ cảnh trực quan; tính năng này đơn giản nhưng lại hiệu quả đáng ngạc nhiên đối với bản phác thảo hoặc bản phác thảo khung.
• Cấu trúc và nhãn tại đích: Khi đã vào OneNote, hãy dán nhãn các mục quan trọng (ví dụ: "Việc cần làm" hoặc "Quan trọng") và đặt từng trang vào mục tương ứng. Nếu bạn xử lý nhiều công việc, việc tạo nhãn tùy chỉnh sẽ giúp tìm kiếm và xem lại nhanh hơn.

Mẹo sử dụng chéo và quy trình làm việc

• Giữ lại cho những việc tức thời, OneNote cho những việc sâu sắc: Sử dụng Keep để ghi chép số liệu, việc vặt, lời nhắc theo vị trí địa lý hoặc danh sách chia sẻ hàng ngày; dùng OneNote để ghi chép biên bản, tài liệu, kế hoạch, tài chính hoặc tài liệu dài hạn với các trang phong phú và có cấu trúc hơn.
• Lời nhắc so với Nhiệm vụ: Lưu lại các chiến thắng trong lời nhắc theo địa điểm và thời gian; OneNote dựa vào Outlook để thực hiện nhiệm vụ, nơi bạn thậm chí có thể đánh dấu trạng thái hoặc mức độ ưu tiên và tham khảo chúng từ các ứng dụng khác trong hệ sinh thái (Docs, Gmail, Calendar, Sheets và Slides, tùy thuộc vào quy trình làm việc bạn đang sử dụng).
• Vẽ và đa phương tiện: Cả hai đều cho phép bạn thêm hình ảnh và bản vẽ, nhưng OneNote mang lại cảm giác tự nhiên hơn khi dùng bút và máy tính bảng; chức năng OCR giúp bạn có thể tìm kiếm được, điều này tạo nên sự khác biệt sau vài tháng ghi chú tích lũy.
• Tích hợp và tự động hóa: OneNote ghi điểm với tính năng Email to OneNote, Feedly hoặc IFTTT; Keep có thiết kế tối giản và dựa trên hệ sinh thái Google. Nếu bạn làm việc nhiều trên web, OneNote Clipper giúp bạn tiết kiệm hàng giờ lướt web kỹ thuật số.

Giải pháp thay thế hợp nhất ghi chú và quản lý tác vụ: ClickUp

Nếu bạn cần một nơi để ghi chú, cộng tác theo thời gian thực và biến ý tưởng thành hành động mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng, ClickUp có thể là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Tài liệu của họ được sắp xếp hợp lý, có thể tùy chỉnh, cho phép nhúng bình luận và liên kết, và liên quan đến nhiệm vụ nên không có thông tin nào bị bỏ sót.

• Sổ ghi chép ClickUp: Chỉnh sửa với văn bản phong phú, thêm danh sách kiểm tra và biến ghi chú thành nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột. Việc tập hợp ghi chú và dự án trong cùng một nơi giúp giảm thiểu sự bất tiện khi bạn đang di chuyển.
• Trí tuệ nhân tạo ClickUp: Công cụ này tạo ra bản tóm tắt các chủ đề dài, gợi ý các điểm hành động, định dạng nội dung và bảng biểu, thậm chí có thể giúp bạn soạn thảo tài liệu; các nhiệm vụ kéo dài 30 phút sẽ chỉ còn 30 giây khi bạn đã quen với nó.
• Dùng thử miễn phí: Bạn có thể bắt đầu mà không cần thẻ và xem liệu nó có phù hợp để thay thế Keep/OneNote hay không khi bạn muốn tập trung ghi chú, nhiệm vụ và nhóm của mình vào một luồng duy nhất.

Trước khi kết thúc, cần lưu ý rằng Keep và OneNote không phải là lựa chọn tốt nhất; điều quan trọng là kết hợp chúng một cách khôn ngoan, tận dụng điểm mạnh của chúng, và khi cần đồng bộ hóa, hãy sử dụng các phương pháp gián tiếp như sao chép vào Docs và cắt bằng OneNote, hoặc gửi email đến sổ tay của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ có một cầu nối vững chắc giữa hai công cụ mà không gặp phải những vấn đề quá phức tạp.