Nhiệm vụ của Google: Nó là gì, Cách sử dụng và hơn thế nữa

Cho dù bạn là người dùng cá nhân hay chủ doanh nghiệp, ứng dụng Tasks Google là một trong những ứng dụng tốt nhất của Nhiệm vụ của Google dành cho bạn. Trong Hướng dẫn Google Tasks này, chúng tôi sẽ tìm hiểu tất cả thông tin chi tiết về ứng dụng này, từ cách sử dụng GTasks để tạo nhiệm vụ và thêm lời nhắc cho đến cách tích hợp nó với các ứng dụng công việc để quản lý công việc tốt hơn (và mọi thứ ở giữa).

Nhiệm vụ của Google là gì?

Google Task là một danh sách việc cần làm đơn giản của Google được ra mắt vào năm 2008. Vào thời đó, ứng dụng này thực sự bị lu mờ bởi các tính năng cốt lõi khác của Google.

Không có cách nào trực tiếp để truy cập GTasks từ Gmail hoặc Lịch Google cho đến năm 2018, khi Google thực hiện một số thay đổi về thiết kế và đặt biểu tượng Google Tasks ở bảng bên phải trong tất cả các ứng dụng G-Suite.

GTasks cung cấp cho bạn mọi thứ bạn đang tìm kiếm để tạo danh sách việc cần làm hiệu quả. Nó có thiết kế bố cục tối giản nhất mang lại cho bạn cảm giác như đang sử dụng bút và giấy nhưng có thêm nhiều lợi ích.

Không có gì phức tạp về ứng dụng danh sách việc cần làm này của Google và nó cũng không được thiết kế để xử lý các dự án công việc phức tạp. Để làm được điều đó, bạn có các ứng dụng quản lý tác vụ nâng cao.

Làm cách nào để sử dụng các tác vụ của Google?

Bạn có thể nhân đôi lợi ích của việc sử dụng GTasks bằng cách tích hợp nó với các ứng dụng khác (điều mà chúng ta sẽ thảo luận trong bài viết này sau). Đầu tiên, hãy xem cách truy cập nó.

Truy cập Google Task trên máy tính để bàn (Gmail)

Cho dù bạn đang sử dụng Gmail hay làm việc trên Drive hay cập nhật Lịch Google, bạn sẽ thấy biểu tượng Nhiệm vụ ở bên phải. Nhấp vào nó và Nhiệm vụ sẽ mở ra cho bạn.

Truy cập vào Google Task trên thiết bị di động (iOS và Android)

Nếu bạn muốn truy cập GTasks trên điện thoại thông minh, bạn sẽ cần tải xuống ứng dụng Tasks từ cửa hàng ứng dụng. Nó có sẵn cho các thiết bị Android e iOS.

Phiên bản Google Task dành cho máy tính để bàn và ứng dụng dành cho thiết bị di động thực tế giống nhau về thiết kế và bố cục. Chỉ có một điểm khác biệt:

Menu bổ sung nằm ở phía trên bên phải màn hình và ở phía dưới bên phải của ứng dụng dành cho thiết bị di động. Mặc dù menu bổ sung ở bên phải trong phiên bản di động của ứng dụng tác vụ này cho phép bạn nhập lời nhắc, đổi tên danh sách, xóa danh sách và đặt chủ đề mới cho ứng dụng Google Task của bạn.

Menu tràn phía dưới bên trái cho phép bạn tạo danh sách mới, hiển thị cho bạn danh sách hiện có và có liên kết hỗ trợ.

Phím tắt Google Task (máy tính để bàn)

GTasks đi kèm với một số phím tắt trên màn hình mà bạn có thể sử dụng. Nó có sẵn trong Google Task của bạn: nhấp vào menu mục bổ sung và chọn phím tắt để xem những phím tắt nào có sẵn.

Đây là các phím tắt Google Tasks có sẵn mà bạn có thể sử dụng. Các phím tắt này chỉ dành cho phiên bản máy tính để bàn. Ảnh chụp màn hình sau đây được chụp từ một hệ điều hành MAC. Bạn có thể thấy các biểu tượng hơi khác nhau nếu bạn đang sử dụng bất kỳ hệ điều hành nào khác như Cửa sổ.

Giống như tất cả các tính năng khác của G-Suite, ứng dụng GTasks và phiên bản dành cho máy tính để bàn sẽ tự động đồng bộ hóa.

Sử dụng ứng dụng Google Task dành cho máy tính để bàn: bảng tác vụ

Nếu muốn truy cập Nhiệm vụ mà không cần phải mở bất kỳ ứng dụng G-Suite nào trên máy tính để bàn, bạn có thể thử Ứng dụng Bảng tác vụ của Google Task. Ứng dụng máy tính để bàn độc lập này cho phép bạn truy cập Nhiệm vụ ngay lập tức và chia sẻ Nhiệm vụ của Google với đồng nghiệp từ máy tính để bàn của bạn.
Bạn được những gì? 

• Dễ dàng tùy chỉnh nhiệm vụ
• Chia sẻ nhiệm vụ nhanh chóng với đồng nghiệp
• Xuất danh sách sang Google Trang tính
• Đồng bộ hóa tức thì giữa tất cả các ứng dụng của Google

Cho dù bạn đang chạy Windows hay Mac OS, hãy tải xuống ứng dụng Bảng tác vụ và bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ của mình càng sớm càng tốt.

Hãy bắt đầu với cách bạn có thể sử dụng ứng dụng Công việc này cho công việc của mình. Tôi sẽ hướng dẫn bạn các tính năng gốc và cách sắp xếp GT Nhiệm vụ của bạn với các ứng dụng khác để tiếp thị, cộng tác nhóm và năng suất (cùng với các ứng dụng khác).

7 tính năng mạnh mẽ trong Google Task Bắt đầu

Trong số các tác vụ mạnh mẽ nhất mà bạn có thể tìm thấy trong Google Task, nổi bật sau đây:

1.- Thêm nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và nhiệm vụ định kỳ

Bạn có thể đơn giản thêm nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn, thêm một nhiệm vụ phụ y đặt ngày và giờ.

Bạn có thể thêm nhiệm vụ phụ vào mỗi nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản, cho dù trên máy tính để bàn hay trong ứng dụng di động. Nhiệm vụ phụ giúp chia công việc của bạn thành nhiều phần.

Ví dụ: bên dưới 'Nhiệm vụ của tôi' là Danh sách nhiệm vụ của bạn, 'Gửi dàn ý bài viết' là tiêu đề nhiệm vụ của bạn, 'Gửi cấu trúc cho người chỉnh sửa' là mô tả nhiệm vụ của bạn, có thể nhìn thấy nhanh trong danh sách nhiệm vụ của bạn. và các con trỏ còn lại là các nhiệm vụ phụ của bạn chỉ hiển thị khi bạn mở rộng nhiệm vụ của mình ở chế độ xem.

Khi bạn thêm ngày và giờ, bạn có thể đặt nó lặp lại mỗi ngày, mỗi tháng hoặc năm. Nếu bạn đang thắc mắc về cách tạo các tác vụ định kỳ, thì đây: Khi bạn thêm ngày và giờ vào tác vụ của mình, hãy nhấp vào tùy chọn Lặp lại.

Bây giờ bạn có thể đặt tác vụ này lặp lại hàng ngày, tháng hoặc năm tùy theo nhu cầu của bạn.

Nếu bạn tạo một tác vụ định kỳ, bạn sẽ thấy biểu tượng quy trình này trên tác vụ đó cho biết rằng nó đang định kỳ.

2.- Thêm lời nhắc vào Google Tasks (hoặc nhập từ Google Reminder)

Khi bạn tạo một nhiệm vụ, bạn sẽ tự động nhận được thông báo trong email của mình giống như bạn nhận được thông báo về một sự kiện trên lịch. Điều này đơn giản là vì mọi nhiệm vụ bạn thêm đều tự động được thêm vào lịch của bạn. Google hiện đã tham gia Lịch, Nhiệm vụ và Lời nhắc. Vì vậy, mọi thứ đều được kết nối với nhau và không phức tạp.

Trước khi phân tích các những cách bạn có thể thêm nhiệm vụ mớiTrước tiên, hãy xem việc sử dụng đồng thời Nhiệm vụ và Lời nhắc của Lịch Google có thể ảnh hưởng đến việc quản lý công việc như thế nào.

• Nhập lời nhắc của Google vào Google Task một cách dễ dàng

Nếu bạn đang sử dụng Lời nhắc và Nhiệm vụ trên Lịch Google thì sẽ hợp lý hơn nếu bạn đưa mọi thứ vào danh sách để dễ xem và truy cập.

Lời nhắc của Lịch Google hoạt động thực tế giống như Gtasks. Nó giúp đưa mọi thứ vào một chế độ xem mà không cần phải xem đi xem lại.

Để đặt mọi thứ vào một danh sách, hãy mở ứng dụng Nhiệm vụ. Nhấp vào menu mục bổ sung bên cạnh Nhiệm vụ của tôi (hoặc tên nhiệm vụ bạn đã thiết lập) và chọn tùy chọn cuối cùng: Sao chép lời nhắc vào Nhiệm vụ.

Nếu bạn đã tạo lời nhắc và mở Nhiệm vụ, bạn sẽ tự động thấy một cửa sổ bật lên ở phía dưới để sao chép tất cả lời nhắc vào nhiệm vụ.

Lưu ý: Khi bạn nhập lời nhắc vào Nhiệm vụ, đó là hoạt động một lần. Khi bạn thực hiện thay đổi đối với lời nhắc hoặc thêm lời nhắc mới sau khi quá trình nhập hoàn tất, các bản cập nhật sẽ không được tự động đồng bộ hóa với Công việc.

Để đồng bộ hóa các bản cập nhật mới, bạn phải chỉnh sửa thủ công trong Công việc. Sau khi bắt đầu nhập, bạn cũng có thể chọn xóa tất cả lời nhắc trong Google Lời nhắc. Một cửa sổ bật lên nhỏ sẽ xuất hiện khi bạn bắt đầu nhập lời nhắc cho các tác vụ như thế này:

Bây giờ, hãy tiếp tục với những cách khác nhau để bạn có thể thêm Nhiệm vụ vào danh sách Việc cần làm của mình.

3.- Tạo một số danh sách nhiệm vụ của Google cho các dự án khác nhau.

đến tạo nhiều danh sách nhiệm vụ của Google, Chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh “Nhiệm vụ của tôi” và tạo danh sách nhiệm vụ mới, như hiển thị bên dưới. Thêm tên mới vào danh sách nhiệm vụ của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng nhiều tài khoản Gmail để tạo các danh sách nhiệm vụ khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình bằng cách chuyển đổi tài khoản chỉ bằng một cú nhấp chuột.

4.- Thêm nhiệm vụ vào Lịch Google (và ngược lại)

Khi bạn thêm một việc cần làm có ngày và giờ trực tiếp vào GTasks, việc cần làm đó sẽ tự động hiển thị trong Lịch Google. Bí quyết là đảm bảo bạn đã chọn tùy chọn Nhiệm vụ trong Lịch Google của mình.

Google đã thêm các tab cụ thể như lời nhắc, nhiệm vụ, thời gian hẹn, vắng mặt và sự kiện. Khi bạn thêm một tác vụ trên Lịch Google bằng cách chọn tùy chọn Tác vụ, bạn đặc biệt yêu cầu Google coi tác vụ đó như một tác vụ. Bạn chọn hiển thị nó trên lịch hay không. Tất cả những gì tôi có thể nói là đó là một phần của việc tách biệt và sắp xếp công việc cũng như việc cần làm của bạn.

Bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ trong Lịch Google. Để thực hiện việc này, hãy mở Lịch Google. Thêm phạm vi ngày và giờ khi bạn muốn tạo sự kiện trên lịch. Khi hộp chỉnh sửa sự kiện mở ra, chỉ cần chọn Nhiệm vụ để tạo nhiệm vụ.

Khi bạn đã thêm tất cả thông tin chi tiết mình cần, chỉ cần nhấp vào Lưu. Nhiệm vụ này bây giờ xuất hiện trong danh sách nhiệm vụ của bạn ở bên phải.

5.- Thêm Google Task từ Gmail chỉ bằng một cú nhấp chuột

Bạn có thể tạo danh sách việc cần làm trong Gmail bằng Tasks.

Điều này lý tưởng khi bạn muốn nhanh chóng thêm email vào danh sách nhiệm vụ của mình vì việc mở danh sách nhiệm vụ và thêm mọi thứ theo cách thủ công có thể mất thời gian. Điều tương tự cũng xảy ra với việc truy cập lịch của bạn và sau đó thêm nhiệm vụ có thể mất thời gian. Đây là lựa chọn nhanh chóng để đưa nó vào danh sách việc cần làm của bạn. Sau đó, bạn có thể quay lại và thêm chi tiết vào đó.

Có biểu tượng 'thêm vào tác vụ' ở đầu hộp thư đến của bạn cùng với các biểu tượng để lưu trữ, báo cáo thư rác, đánh dấu là chưa đọc, v.v. Khi một email được chọn, các biểu tượng này sẽ xuất hiện.

Để thêm email vào Nhiệm vụ, chỉ cần chọn email đó và nhấp vào biểu tượng 'thêm vào nhiệm vụ'. Trình tạo nhiệm vụ sẽ mở ra và bạn có thể thêm nhiệm vụ của mình với tất cả các chi tiết. Dòng chủ đề email sẽ tự động được thêm làm tiêu đề trong tác vụ của bạn, tất nhiên bạn có thể chỉnh sửa tiêu đề này.

Ví dụ: khi tôi thêm email này vào Nhiệm vụ của mình, nó sẽ lấy dòng chủ đề “Theo dõi từ Facebook” làm tiêu đề trong Nhiệm vụ của tôi. Ngoài ra, bạn sẽ thấy một biểu tượng hộp thư nhỏ cho biết tác vụ này được thêm trực tiếp từ email. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa để thêm chi tiết cho nhiệm vụ này.

Bạn có thể thêm nhiệm vụ khi xem email. Bạn không cần phải luôn chọn email từ hộp thư đến của mình và thêm nó vào Tác vụ. Bạn cũng có thể làm điều này bằng cách đọc email đó. Khi mở email, bạn sẽ thấy cùng một bộ biểu tượng để thêm email vào danh sách nhiệm vụ của mình.

Trong trường hợp bạn đang xem từ thiết bị di động của mình, chỉ cần nhấp vào menu bổ sung như hiển thị bên dưới và thêm email của bạn vào GTasks.

6.- Ẩn các tác vụ đã hoàn thành trong Google Task

Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, nhiệm vụ đó sẽ tự động bị gạch bỏ và chuyển sang tab 'đã hoàn thành'. Ở chế độ xem bình thường, nó trông lộn xộn. Để gọn gàng hơn, bạn có thể nhấp vào mũi tên thả xuống và gửi tab 'hoàn thành' bên dưới.

Giờ đây, bất cứ khi nào bạn đánh dấu một nhiệm vụ là đã hoàn thành, nhiệm vụ đó sẽ chuyển sang tab bên dưới để sắp xếp các GTasks của bạn. Bạn có thể thấy có bao nhiêu mục đã được hoàn thành.

Để xóa hoàn toàn tất cả các tác vụ đã hoàn thành, hãy nhấp vào menu mục bổ sung và chọn 'xóa tất cả các tác vụ đã hoàn thành'. Thao tác này sẽ xóa vĩnh viễn tất cả tác vụ cho đến khi được lặp lại.

7.- Tạo tác vụ nhanh chóng bằng tiện ích mở rộng Google Tasks của Chrome.

Đây giống một ứng dụng Google Task đa nền tảng hơn trên máy tính để bàn. Cái này plugin chrome Nó có thể được khởi chạy dưới dạng một ứng dụng độc lập hoặc được mở trong một tab mới. Ngoài việc thêm nhiệm vụ hàng ngày, bạn có thể:

• Mở rộng thanh bên sang toàn màn hình hoặc rộng hơn
• Sử dụng nó một cách độc lập trong một cửa sổ hoặc tab riêng biệt chứ không chỉ như một tiện ích bổ sung của Gmail hoặc tiện ích bổ sung của lịch Google.
• Xuất hoặc in danh sách việc cần làm của bạn
• Thực hiện các chức năng nhiệm vụ chung như sắp xếp danh sách
• Làm việc ngoại tuyến trong GTasks

Bạn có thể tích hợp Google Task với các ứng dụng tiếp thị qua email, công cụ tự động hóa tiếp thị, công cụ năng suất, CRM và hỗ trợ trò chuyện trực tiếp. Tích hợp GTasks với các ứng dụng khác cho phép bạn tự động thêm nhiệm vụ.

Có hơn 200 ứng dụng mà bạn có thể đồng bộ hóa Google Task để quản lý tác vụ liền mạch.

Kết luận

Cho dù bạn đang làm việc trên máy tính để bàn hay từ thiết bị di động, việc thêm tác vụ chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Giao diện và tính năng đơn giản của GTasks phù hợp với nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Tích hợp Google Tasks với một số ứng dụng khác để khai thác toàn bộ tiềm năng của công cụ quản lý tác vụ đơn giản này.