Cách lên lịch gửi email trong Outlook

Việc sắp xếp email và gửi chúng vào thời điểm thích hợp nhất không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tối ưu hóa giao tiếp giữa các cá nhân . Để làm được điều này, Outlook cung cấp một công cụ quan trọng: lên lịch gửi email . Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần tin nhắn của mình đến hộp thư đến của người nhận vào một thời điểm cụ thể, dù là vì lý do công việc hay cá nhân.

Bài viết này giải thích chi tiết và dễ hiểu cách thực hiện quy trình này trên các phiên bản Outlook khác nhau: trên Windows, macOS và cả trên web. Bằng cách này, bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để tận dụng tối đa tính năng này và đảm bảo email của bạn được gửi đến một cách hiệu quả.

Tại sao phải lên lịch gửi email?

Lên lịch gửi email không chỉ giúp bạn lập kế hoạch thời gian tốt hơn mà còn giúp bạn điều chỉnh theo múi giờ khác nhau hoặc tránh trường hợp một tin nhắn quan trọng bị thất lạc giữa hàng tá email vào những thời điểm không thuận tiện. Ví dụ, bạn có thể lên lịch không gửi email vào cuối tuần, khi email đó dễ bị bỏ sót hơn, và thay vào đó chuẩn bị sẵn để gửi vào sáng thứ Hai.

Cách lên lịch gửi email trên phiên bản máy tính để bàn của Windows

Nếu bạn sử dụng Outlook trên Windows, việc lên lịch gửi email là một thao tác đơn giản.

• Đầu tiên, mở Outlook và nhấp vào Email mới.
• Soạn tin nhắn như bình thường: điền thông tin người nhận, thêm chủ đề và viết nội dung tin nhắn.
• Sau đó chuyển đến tab tùy chọn ở thanh trên cùng và chọn Giao hàng chậm trễ.
• Trong cửa sổ xuất hiện, bạn sẽ thấy một số tùy chọn để cấu hình thời điểm bạn muốn gửi email. Bạn có thể chọn một ngày y hora riêng.
• Sau khi cấu hình, nhấp vào Gửi. Email sẽ vẫn nằm trong hộp thư đi cho đến thời gian đã lên lịch.

Hãy nhớ kiểm tra hộp thư đi nếu bạn muốn xác nhận email đã được lên lịch chính xác.

Lên lịch trong Outlook cho macOS

Trên macOS, quy trình cũng trực quan và tương tự như trên Windows. Dưới đây là cách thực hiện từng bước:

• Mở Outlook và chọn Email mới.
• Điền thông tin người nhận, chủ đề và nội dung của tin nhắn.
• Thay vì nhấp trực tiếp vào Gửi, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút và chọn tùy chọn Gửi sau.
• Tiếp theo, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện nơi bạn có thể chọn ngày y hora địa chỉ chính xác mà bạn muốn email được gửi tới.
• Xác nhận lựa chọn của bạn và chọn Gửi. Thư sẽ được lưu trữ trong thư mục Dự thảo cho đến khi đến thời gian dự kiến.

Nếu bạn đổi ý, bạn có thể chỉnh sửa hoặc hủy email từ thư mục Thư nháp.

Cách lên lịch gửi email trong Outlook từ web

Outlook trên web cũng cho phép bạn lên lịch gửi email, cung cấp giải pháp thay thế tiện dụng nếu bạn không thể truy cập vào các ứng dụng trên máy tính. Thực hiện theo các bước sau:

• Truy cập Outlook từ trình duyệt của bạn và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn.
• Bấm vào Tin nhắn mới để soạn email hoặc trả lời tin nhắn hiện có.
• Nhập người nhận, chủ đề và nội dung của tin nhắn.
• Trước khi nhấn Gửi, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút này và chọn Gửi sau.
• Chọn một trong các tùy chọn được đề xuất hoặc tùy chỉnh nó ngày y hora.
• Cuối cùng, nhấp vào Lên lịch vận chuyển. Email sẽ được lưu trữ trong thư mục theo cài đặt bạn đã chọn.

Mẹo hữu ích để lên lịch gửi email

Lập kế hoạch chiến lược cho email của bạn có thể rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả giao tiếp. Ví dụ, tránh gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc hoặc vào cuối tuần, và sử dụng lịch trình để gửi tin nhắn vào những thời điểm quan trọng, chẳng hạn như đầu giờ làm việc.

• Kiểm tra các email đã lên lịch trong thư nháp để xem bạn có cần thực hiện thay đổi nào không.
• Đảm bảo thiết bị của bạn được kết nối Internet tại thời điểm gửi theo lịch trình (áp dụng cho phiên bản máy tính để bàn).

Nắm vững tính năng này trong Outlook là một cách đơn giản để tối ưu hóa thời gian và cải thiện cách bạn quản lý việc liên lạc. Cho dù bạn sử dụng phiên bản máy tính để bàn hay phiên bản web, giờ đây bạn đã có tất cả các công cụ cần thiết để đảm bảo tin nhắn của bạn được gửi đúng giờ.