Mẹo in bảng tính Excel không có lỗi

Thành thạo in ấn trong Excel không chỉ là nhấp vào một nút và khoanh tay; khi trang tính đầy dữ liệu, bất kỳ lề nào bị đặt sai, định hướng không đúng hoặc tỷ lệ không chính xác có thể làm hỏng kết quả. Nếu bạn gặp phải lỗi bảng bị hỏng, trang không vừa hoặc lỗi nhảy trang lạ, sau đây là cách khắc phục từng bước.

Trong hướng dẫn toàn diện và thiết thực này, chúng tôi đã tổng hợp những điều cần thiết để in từ Excel (máy tính để bàn và web) và Google Trang tính. Bạn sẽ học cách chuẩn bị trang tính, xác định vùng in, điều chỉnh lề và hướng, tỷ lệ theo trang, chỉ in một vùng chọn hoặc một bảng cụ thể, in nhiều trang tính hoặc sổ làm việc cùng lúc, và thậm chí cả những thay đổi trong Excel dành cho web. Ngoài ra, chúng tôi còn bổ sung các mẹo chất lượng, tiết kiệm mực và cách tạo PDF sạch.

Các thiết lập cơ bản trước khi in trong Excel

Trước khi in, bạn nên dành một phút để chuẩn bị. Trong Excel dành cho máy tính để bàn, cách nhanh nhất để truy cập bản xem trước và các tùy chọn là Tệp > In (hoặc Ctrl+P), giao diện mở ra với phần xem trước ở bên phải và phần cài đặt ở bên trái. Tại đây, bạn có thể chọn máy in, bản sao và kiểm tra giao diện của trang.

Để tinh chỉnh thiết kế, hãy vào Bố cục trang hoặc Thuộc tính in: hướng (dọc/ngang), kích thước giấy và lềLề "Bình thường" hoặc "Hẹp" sẽ hiệu quả tùy thuộc vào nội dung; nếu bạn cần tinh chỉnh cài đặt, hãy sử dụng Lề tùy chỉnh để chỉnh kích thước theo milimét cho mỗi cạnh.

Định hướng là chìa khóa: nếu bảng của bạn rộng, định hướng ngang Thao tác này sẽ ngăn ngừa việc cắt; nếu chiều cao lớn hơn chiều rộng, chiều dọc sẽ dễ đọc hơn. Hãy thay đổi tùy chọn trong Bố cục Trang > Định hướng và kiểm tra bản xem trước để đảm bảo không có cột nào bị treo.

Nếu bạn muốn mọi thứ vừa vặn trên một trang tính, hãy kiểm tra tỷ lệ. Trong Excel, bạn có thể chọn "Vừa khít tờ giấy vào một trang”, “Đặt tất cả các cột vào một trang” hoặc “Đặt tất cả các hàng vào một trang”Mỗi tùy chọn nén khác nhau; hãy kiểm soát kích thước văn bản để trông không quá nhỏ.

Một thói quen tốt là xác định chính xác vùng cần in khi bạn không muốn in toàn bộ trang tính. Chọn vùng cần in và đi đến Bố cục trang > Vùng in > Đặt vùng inBằng cách này, bạn sẽ tránh được các lề không hợp lý hoặc khoảng trắng không cần thiết.

In nhiều tờ và sách cùng một lúc

Nếu bạn cần trích xuất nhiều tab từ cùng một tệp, bạn không cần phải thực hiện từng tab một. Trong sổ làm việc Excel, chọn tất cả các trang tính để in (Ctrl+nhấp vào các tab) và mở Tệp > In. Bằng cách này, các trang tính đang hoạt động sẽ được gửi đến máy in cùng lúc.

Nếu bạn cần in nhiều sách cùng một lúc thì sao? Có thể nếu bạn đặt tất cả các tập tin vào cùng một thư mụcTừ Excel, vào Tệp > Mở, giữ phím Ctrl và chọn từng bảng tính bạn muốn in, sau đó chọn In. Đây là phím tắt hoàn hảo cho báo cáo hàng tháng hoặc báo cáo theo chuỗi.

Khi bạn in nhiều tờ giấy, hãy kiểm tra bản xem trước để xem có tờ nào bị bỏ sót không. quy mô hoặc hướng khác nhauTrong những trường hợp này, hãy thống nhất các thông số cơ bản (hướng, kích thước giấy và tỷ lệ) trước khi gửi lô giấy đến máy in.

Nếu bạn muốn lưu mọi thứ vào một tệp thay vì trực tiếp ra giấy, bạn có thể chọn tạo tệp đầu ra. Trong hàng đợi in, hãy chọn Máy in > In ra tệp, nhấn In và nhập tên tệp khi được nhắc. Điều này hữu ích cho các quy trình xem xét nội bộ hoặc lưu trữ.

In toàn bộ trang tính, chỉ một phần của trang tính hoặc một bảng cụ thể

Khi bạn không cần toàn bộ bảng tính, Excel cho phép bạn tinh chỉnh chính xác những gì sẽ in ra máy in. Trong bảng điều khiển in, bạn có thể chọn giữa Lựa chọn, Trang tính đang hoạt động, Toàn bộ bảng tính hoặc Bảng. Điều chỉnh tùy chọn này theo mục tiêu của bạn để tránh lãng phí giấy.

Để chỉ in một phạm vi, trước tiên hãy chọn các ô và trong Tệp > In, chọn Lựa chọn in. Kiểm tra bản xem trước: Nếu ảnh cắt không như ý muốn, hãy đóng bản xem trước, điều chỉnh phạm vi và lặp lại. Đây là cách gọn gàng nhất để chỉ lấy những chi tiết quan trọng.

Bạn có làm việc với bảng Excel (Chèn > Bảng) không? Nếu bạn chọn bất kỳ ô nào trong bảng, bạn có thể chọn ô đó khi in. “In bảng đã chọn” trong Cài đặt. Bằng cách này, bạn chỉ thấy bảng đó, được đóng khung gọn gàng và không có bất kỳ yếu tố bên ngoài nào.

Trong Excel dành cho web, bạn cũng có thể in một phần hoặc toàn bộ trang tính từ Tệp > In > InNếu bạn đã đánh dấu các ô rồi đổi ý, hãy thay đổi tùy chọn thành "Toàn bộ sổ làm việc" trước khi nhấp vào nút In; bản xem trước sẽ ngay lập tức cho bạn biết nó sẽ trông như thế nào.

Khi bảng hoặc phạm vi của bạn rất lớn, hãy nhớ đến những hạn chế: trong Excel dành cho web, bạn nên in bảng. nếu bạn có ít hơn 10.000 tế bàoĐối với danh sách lớn hơn, tốt nhất là mở tệp trong ứng dụng máy tính để bàn và quản lý từ đó.

Xem trước, in các vùng và thu nhỏ thành một trang

Xem trước là người bạn tốt nhất của bạn: mở Tệp > In hoặc sử dụng Ctrl+P để xem tài liệu như khi máy in nhận được. Khi bạn áp dụng các thay đổi về hướng, lề hoặc tỷ lệ, hình thu nhỏ sẽ được cập nhật để bạn không phải chụp trong bóng tối.

Nếu bạn thiết lập vùng in và sau đó muốn thay đổi, chỉ cần chọn lại các ô và lặp lại. Bố cục trang > Vùng in > Đặt vùng inMỗi lựa chọn mới sẽ ghi đè lên lựa chọn trước đó và bản xem trước sẽ xác nhận lựa chọn của bạn.

Khi có các hàng hoặc cột ẩn, hãy ghi nhớ điều này: trong Excel dành cho web, huyền bí không được inNếu bạn muốn bao gồm chúng, hãy hiện các hàng/cột đó trước khi in. Bạn sẽ nhận thấy điều này khi thiếu tiêu đề hoặc có dòng đôi trong nhãn; hãy chọn các tiêu đề liền kề, nhấp chuột phải và chọn Hiện.

Nếu sổ làm việc của bạn có các trang tính ẩn, chúng sẽ không xuất hiện trong kết quả cho đến khi bạn hiện lại chúng. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào và nếu bạn thấy tùy chọn buổi diễn, nghĩa là có các tab ẩn; hãy hiển thị chúng, chọn những tab bạn cần và in lại.

Để vừa với một tờ giấy, có một số chiến thuật sau: “Vừa tờ giấy với một trang” sẽ thu nhỏ toàn bộ nội dung;Điều chỉnh tất cả các cột trên một trang"Thu gọn chiều rộng và trải rộng các hàng trên nhiều trang dọc; "Đo vừa tất cả các hàng trên một trang" thì ngược lại. Nếu không có tùy chọn nào giúp văn bản của bạn dễ đọc, hãy tùy chỉnh tỷ lệ bằng phần trăm thủ công.

Một vài thiết lập khác tạo nên sự khác biệt: kích thước giấy chính xác (ví dụ: A4) và lề. Lề hẹp cho bạn nhiều không gian hơn cho dữ liệu, nhưng hãy cẩn thận không để phần đầu trang hoặc chân trang quá gần mép; nếu bạn cần độ chính xác, hãy sử dụng Lề tùy chỉnh.

Trong cài đặt in, bạn cũng có thể chọn in một mặt hoặc cả hai mặt. Chế độ in cạnh dài chuẩn bị đọc như một cuốn sách (lật các trang sang một bên), trong khi cạnh ngắn Đây là kiểu lịch (lật ngược). Hãy chọn kiểu phù hợp nhất với loại tài liệu.

Nếu bạn đang in nhiều bản sao của một tài liệu nhiều trang, hãy đặt tùy chọn thành xen kẽVới tính năng sắp xếp, máy in sẽ in ra các bộ hoàn chỉnh 1-2-3, 1-2-3; nếu không có tính năng sắp xếp, máy sẽ in ra 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, điều này làm phức tạp quá trình sắp xếp sau đó.

Một chi tiết quan trọng trong Excel dành cho Web: không thể chèn, xem hoặc in số trang từ trình duyệt. Nếu bạn cần đánh số đầu trang hoặc chân trang, hãy mở tệp trong ứng dụng máy tính để bàn, thêm số vào Bố cục Trang và in từ đó.

Excel cho Web và Google Trang tính: Sự khác biệt và cách in tốt

Trong Excel cho Web, nó được khuyến nghị Sử dụng lệnh In của Excel chứ không phải của trình duyệt. Vào Tệp > In > In và chọn giữa Lựa chọn Hiện tại hoặc Toàn bộ Sách. Bất kỳ thay đổi nào đối với lựa chọn đều yêu cầu đóng bản xem trước, điều chỉnh lựa chọn và in lại.

Nếu bạn muốn đảm bảo mọi thứ đều khớp, hãy chọn tỷ lệ phù hợp và xác nhận bằng hình thu nhỏ xem trước. Ngay cả khi nội dung khớp, nếu bạn thấy kích thước văn bản giảm quá thấpBạn có thể muốn chia báo cáo của mình thành nhiều trang và sử dụng các tiêu đề lặp lại ở đầu để dễ đọc hơn.

Trong Google Trang tính, đường dẫn cũng tương tự: Tệp > In hoặc biểu tượng máy in. Từ đó, bạn chọn kích thước giấy, hướng giấy, lề và tỷ lệ. Nếu bạn chỉ muốn in một vùng, hãy chọn “In vùng đã chọn”Nếu bạn muốn đưa mọi thứ vào một trang, hãy sử dụng tùy chọn "Vừa trang".

Sheets cho phép bạn chọn trang tính cần in, điều chỉnh định dạng và căn chỉnh, cũng như xem kết quả trực tiếp. Giống như trong Excel, Đối với những chiếc bàn rất rộng, bạn nên chuyển sang chế độ nằm ngang. và nén các cột một cách tiết kiệm để tránh mất khả năng đọc.

Để hoàn tất quy trình với kết quả chuyên nghiệp, hãy làm quen với việc sử dụng bản xem trước và chuẩn hóa các thiết lập của bạn: cùng kích thước giấy, lề nhất quán và tỷ lệ không làm giảm kích thước phông chữ. Sự gắn kết giữa các lá Việc đọc sách sẽ được cải thiện đáng kể khi bạn in một cuốn sách có nhiều tab.

Các phím tắt và tùy chọn hữu ích: xem trước, lựa chọn nhanh và thuộc tính

Phím tắt Ctrl+P mở trực tiếp chế độ xem in bằng hình thu nhỏ bên phảiĐây là cách nhanh nhất để kiểm tra các ngắt dòng, tiêu đề và ngắt dòng mà không cần rời khỏi trang tính. Nếu có gì không khớp, hãy quay lại một bước, sửa lỗi và kiểm tra lại.

Trong bảng Máy in, bạn có thể thay đổi thiết bị đang hoạt động từ menu thả xuống "Máy in". Nếu bạn quản lý nhiều máy in (ví dụ: máy in màu và máy in đơn sắc), bộ chọn giúp bạn tiết kiệm thời gian đến và đi. Ngoài ra, nút Thuộc tính sẽ mở các tùy chọn trình điều khiển máy in cụ thể (chất lượng, khay, loại giấy).

Đối với bảng, bạn nên chọn toàn bộ cấu trúc trước khi in. Nhấp vào ô đầu tiên, giữ phím Shift và chọn ô cuối cùng để phủ kín ô đó. tất cả các cột và hàng trong bảng mà không cần cuộn quá xa. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo mình không vô tình cắt mất một cột.

Khi trang tính có nhiều chế độ xem hoặc bộ lọc, hãy chú ý đến những gì đang được hiển thị trên màn hình. Excel sẽ in những gì hiển thị dựa trên vùng chọn và vùng đã thiết lập, vì vậy nếu có cột được lọc hoặc ẩn, hãy kiểm tra xem bạn có thực sự muốn loại trừ chúng khỏi giấy hay muốn hiển thị chúng trước khi in.

Chất lượng, tiết kiệm và PDF: những thủ thuật cuối cùng tạo nên sự khác biệt

Nếu tài liệu cần gửi hoặc lưu trữ, hãy cân nhắc tạo PDF. Trong Excel trên máy tính, bạn có thể sử dụng Tệp > Lưu dưới dạng hoặc Xuất sang PDF Sau khi cấu hình lệnh in (hướng, lề, tỷ lệ và diện tích), bạn sẽ có được một tệp tin trung thực, dễ chia sẻ và không bị hỏng khi mở.

Trong Google Trang tính, mọi thứ thậm chí còn đơn giản hơn: Tệp > Tải xuống > PDF. Bảng cài đặt rất giống với bảng in, vì vậy bạn có thể sử dụng lại các thiết lập tương tự để có được bản PDF sạch ngay lần thử đầu tiên.

Nếu bạn cần một tệp in trung gian thay vì giấy, hãy chọn tùy chọn In thành tập tin Trong danh sách máy in, nhấp vào In và đặt tên cho máy in khi được nhắc. Bằng cách này, bạn có thể giữ nguyên nội dung bạn đã gửi đến máy in.

Để cải thiện chất lượng mà không làm tăng chi phí, hãy đặt chế độ in thành “Bản nháp” khi in. bạn chỉ muốn kiểm tra nhanh và giữ lại chất lượng cao cho bản in cuối cùng. Việc chọn loại giấy phù hợp với tài liệu của bạn (ví dụ: giấy tiêu chuẩn cho bảng biểu và giấy dày hơn cho bài thuyết trình) sẽ cải thiện đáng kể cảm giác đọc và khả năng hiển thị.

Nếu bạn in thường xuyên, hãy cân nhắc sử dụng vật tư in đáng tin cậy, tương thích và chỉ kiểm soát màu sắc khi nó mang lại giá trị. Đối với các báo cáo thuần túy số liệu, đơn sắc với độ tương phản tốt thường là đủ và tiết kiệm hơn.

Có những dịch vụ in ấn trực tuyến cho phép bạn tải lên tệp PDF, chọn loại giấy (màu hoặc đen trắng) và hoàn thiện. Những dịch vụ này rất tiện lợi khi bạn không có máy in trong tay Hoặc bạn cần bản in cỡ trung bình với chất lượng đồng đều; việc chuẩn bị tệp đúng cách (lề, tỷ lệ, hướng) sẽ đảm bảo kết quả hoàn hảo.

Với tất cả những điều trên, bạn đã có đủ các yếu tố để in mà không gặp vấn đề gì: chuẩn bị trang tính, xác định khu vực, điều chỉnh lề và hướng, quyết định xem có nên chia tỷ lệ thành một trang hay trải rộng trên nhiều trang, sử dụng bản xem trước để xác thực và khi đến lúc, chuyển đổi sang PDF hoặc tệp để giữ nguyên bản gốc hoàn hảo để chia sẻ hoặc in ấn.

Việc in bảng tính sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn thực hiện các thao tác thường lệ: xem trước, xóa tham số và thống nhất trên các trang tính. Điều chỉnh lựa chọn, tỷ lệ và lề, Bạn sẽ đạt được kết quả đầu ra sạch sẽ, dễ đọc và chuyên nghiệp cả trong Excel (máy tính để bàn và web) và Google Trang tính, không có bất ngờ hay trang nào bị "cắn".

Bài viết liên quan:

Cách in dưới dạng PDF trong Windows 11: Hướng dẫn đầy đủ với các mẹo và giải pháp

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.