Cấu hình và tối ưu hóa Copilot cho các quy trình làm việc cục bộ.

Cách chúng ta làm việc với dữ liệu và quy trình địa phương đang thay đổi với tốc độ chóng mặt. Nhờ sự trí tuệ nhân tạo các công cụ như Phi công phụ của MicrosoftNgày càng nhiều công ty muốn đưa sức mạnh đó trực tiếp vào quy trình làm việc hàng ngày của họ, tích hợp... IA với các tài liệu, ứng dụng và hệ thống nội bộ của mình mà không làm mất quyền kiểm soát về bảo mật hoặc tuân thủ quy định.

Việc cấu hình và tối ưu hóa Copilot cho các quy trình làm việc cục bộ không chỉ đơn thuần là "bật" một tính năng.mà đúng hơn là sự kết hợp giữa tự động hóa, dữ liệu độc quyền, quản trị và thói quen sử dụng tốt. Khi được triển khai đúng cách, Copilot trở thành một thành viên khác trong nhóm: nó soạn thảo tài liệu, trả lời các câu hỏi phức tạp về thông tin nội bộ, tóm tắt các báo cáo dày đặc và đề xuất giải pháp cho các vấn đề vận hành, luôn tôn trọng quyền hạn và quy tắc của tổ chức bạn.

Tự động hóa thông minh và vai trò của Copilot trong các luồng cục bộ

Tự động hóa ngày nay không chỉ đơn thuần là việc tuân theo một kịch bản cứng nhắc.Trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trong Copilot cho phép các quy trình làm việc cục bộ học hỏi từ dữ liệu, phát hiện các mẫu và thích ứng khi bối cảnh thay đổi. Điều này tác động trực tiếp đến cách quản lý các nhiệm vụ như tạo tài liệu, lập kế hoạch năng lực và giải quyết các vấn đề về chất lượng hoặc nguồn cung.

Sự kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa bằng robot (RPA), nền tảng mã thấp/không mã và khai thác quy trình dẫn đến cái gọi là siêu tự động hóa.Trong đó, hầu hết mọi hoạt động lặp đi lặp lại hoặc dựa trên thông tin đều có thể được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ. Copilot hoạt động như một lớp thông minh nằm trên các hệ thống này: nó hiểu văn bản, tạo nội dung và giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, mà người dùng không cần phải biết về sự phức tạp kỹ thuật bên dưới.

Các nền tảng ít mã lập trình và không cần mã lập trình giúp đơn giản hóa đáng kể việc tạo ra các quy trình làm việc cục bộ.Cho phép nhân viên kinh doanh không có kiến ​​thức kỹ thuật cấu hình các quy trình, biểu mẫu và tác nhân AI. Copilot Studio đóng vai trò như một “xưởng thực hành” nơi các chuyên gia (tiếp thị, tài chính, pháp lý, vận hành, v.v.) có thể tinh chỉnh các mô hình và tạo ra các tác nhân mà không cần viết mã, dựa vào các trợ lý trực quan và mẫu (xem Hành động và tác nhân của phi công phụ).

Phân tích quy trình và nhiệm vụ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định nên tự động hóa những gì.Nó cho thấy các quy trình làm việc bị tắc nghẽn ở đâu, hoạt động nào tốn nhiều thời gian nhất và nơi nào việc sử dụng các tác nhân dựa trên Copilot mang lại hiệu quả. Với dữ liệu này, các tự động hóa thực sự tác động đến hiệu quả, chất lượng dịch vụ hoặc tuân thủ được ưu tiên và sự phát triển của kết quả có thể được theo dõi theo thời gian. Hơn nữa, các kỹ thuật này được bổ sung bởi các phương pháp tiếp cận để Tìm kiếm ngữ nghĩa với Copilot Tìm kiếm thông tin liên quan trong phạm vi người thuê nhà.

Bối cảnh tự động hóa tiên tiến này mở đường cho Copilot hoạt động tại chỗ. trên dữ liệu của riêng bạn, kết hợp những ưu điểm tốt nhất của các mô hình ngôn ngữ quy mô lớn (LLM) với kiến ​​thức đã có sẵn. SharePoint, Microsoft 365Hệ thống ERP, hệ thống sản xuất hoặc các ứng dụng nội bộ.

Tối ưu hóa Copilot là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với môi trường cục bộ?

Tối ưu hóa Microsoft 365 Copilot là chức năng cho phép bạn "tinh chỉnh" LLM bằng dữ liệu từ tenant của riêng bạn.mà không đưa thông tin ra khỏi môi trường bảo mật của Microsoft 365. Mục tiêu là để mô hình hiểu được giọng điệu, mẫu, quy trình và từ vựng đặc thù của tổ chức bạn, sao cho các phản hồi của nó có cùng phong cách mà một chuyên gia nội bộ sẽ sử dụng.

Tất cả quá trình xử lý học máy và trí tuệ nhân tạo đều được thực hiện trong môi trường Microsoft 365.Trong khi vẫn tôn trọng các chính sách bảo mật và tuân thủ hiện có, mô hình được tối ưu hóa kế thừa quyền từ dữ liệu huấn luyện, đảm bảo rằng nó không "nhìn thấy" hoặc sử dụng thông tin mà các nhóm được cấu hình không có quyền truy cập. Điều này rất cần thiết cho các quy trình làm việc cục bộ xử lý dữ liệu nhạy cảm, được quy định hoặc có thể kiểm toán.

Dựa trên các mô hình được tối ưu hóa này, có thể tạo ra các tác nhân khai báo cụ thể.Chúng được tích hợp trực tiếp vào Microsoft 365 Copilot và xuất hiện trong các ứng dụng như... TừOutlook, Teams, hay Excel. Những trợ lý ảo này không chỉ là chatbot thông thường: chúng được thiết kế cho các nhiệm vụ cụ thể như soạn thảo điều khoản pháp lý, tóm tắt báo cáo sự cố, chuẩn bị đề xuất kinh doanh hoặc giải thích chính xác các chính sách nội bộ.

Ưu điểm lớn là việc điều chỉnh mô hình được thực hiện thông qua giao diện không cần lập trình trong Copilot Studio.Do đó, các chuyên viên phân tích kinh doanh hoặc chuyên gia chức năng có thể dẫn dắt quy trình với sự hỗ trợ CNTT hạn chế. Họ không cần phải là nhà khoa học dữ liệu; họ chỉ cần hiểu rõ lĩnh vực chuyên môn, loại tài liệu và kết quả mong muốn.

Trên thực tế, Tối ưu hóa Copilot biến Copilot từ một công cụ thông thường thành một trợ lý được tùy chỉnh sâu sắc. Điều chỉnh quy trình làm việc phù hợp với địa phương: hãy nói theo "ngôn ngữ của công ty bạn", sử dụng các mẫu phù hợp, áp dụng lý luận đúng đắn và tuân thủ các quy tắc hiện có trong tổ chức của bạn.

Các điều kiện tiên quyết và quy tắc quản trị cơ bản để kích hoạt Tối ưu hóa Copilot

Trước khi có thể cấu hình và quản lý Copilot Optimization, bạn phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ thuật và vai trò nhất định.Dịch vụ này được thiết kế ban đầu dành cho các tổ chức có số lượng giấy phép đáng kể và có người quản lý AI được xác định rõ ràng.

Trước tiên, người thuê nhà phải đăng ký tham gia Chương trình Tiếp cận Sớm (EAP) của Copilot Optimization.Điều này đòi hỏi, trong số những điều kiện khác, phải có số lượng tối thiểu giấy phép tiện ích bổ sung Microsoft 365 Copilot đang hoạt động trong tài khoản. Ngoài ra, một người có vai trò Quản trị viên AI phải chấp nhận các điều khoản của chương trình thay mặt cho tổ chức.

Điều cần thiết là phải bật khả năng mở rộng của Copilot trong trung tâm quản trị Microsoft 365.Trong phần cài đặt Copilot, bạn có thể quản lý cả việc kích hoạt dịch vụ tối ưu hóa cũng như các tùy chọn xuất bản và quyền truy cập của tác nhân. Nếu tổ chức của bạn áp dụng các chính sách DLP chặn các trình kết nối Power Platform mới, bạn sẽ cần phân loại lại trình kết nối "Tenant Copilot" bằng cách sử dụng [phương pháp/cách thức phù hợp]. PowerShell để có thể sử dụng với phân loại phù hợp.

Chỉ những người có vai trò Quản trị AI mới có thể quản lý các thiết lập quản trị của Copilot Optimization.Ai có thể tạo mô hình, người dùng hoặc nhóm nào có quyền truy cập vào chúng, mô hình nào được giữ lại và mô hình nào bị xóa. Tất cả những điều này đều được kiểm soát từ chính Trung tâm Quản trị, trong phần Tối ưu hóa Copilot cụ thể.

Bằng cách kích hoạt Copilot Optimization, bạn có thể giới hạn dịch vụ một cách rõ ràng cho những người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể.Nên bắt đầu với một nhóm nhỏ (ví dụ: nhóm Pháp lý, Nghiên cứu và Phát triển hoặc Chuỗi cung ứng) và dần dần mở rộng khi kết quả được xác nhận và kỷ luật sử dụng AI một cách có trách nhiệm được củng cố.

Phân công vai trò: quản trị viên, người tạo mô hình và người dùng cuối.

Một thiết lập Copilot mạnh mẽ cho các quy trình làm việc cục bộ đòi hỏi phải xác định rõ ràng các vai trò. Những cơ chế can thiệp này ngăn chặn "ai cũng có thể làm mọi thứ" và đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc của người có thể tạo và công bố mô hình.

Các nhà quản trị trí tuệ nhân tạo chịu trách nhiệm về tầng quản trị.Họ kích hoạt hoặc vô hiệu hóa Tối ưu hóa Copilot, quyết định bộ phận nào tham gia, kiểm soát vòng đời của mô hình và xem xét việc tuân thủ các chính sách bảo mật và quyền riêng tư. Họ cũng có thể xóa các mô hình đã công bố khi chúng trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp với các quy định nội bộ.

Những người làm mô hình là chuyên gia trong từng lĩnh vực. —Ví ​​dụ, những người từ bộ phận tiếp thị, tài chính, pháp lý hoặc vận hành— có khả năng chọn nguồn dữ liệu, cấu hình tác vụ và xem xét kết quả. Họ được cấp quyền sử dụng Copilot Optimization từ Trung tâm quản trị và thường là một nhóm nhỏ (mặc định là tối đa mười người dùng mỗi tổ chức, có thể mở rộng thông qua hỗ trợ của Microsoft nếu cần).

Khi một người tạo mô hình mới tham gia, họ sẽ nhận được một email hướng dẫn. Để bắt đầu sử dụng Copilot Studio: tìm phần Tối ưu hóa Copilot ở đâu, bạn có thể tạo những loại tác vụ nào, cách chọn nguồn kiến ​​thức và cách cấp quyền truy cập cho người dùng khác vào các tác nhân được tạo ra.

Người dùng cuối tương tác trực tiếp với các tác nhân được tối ưu hóa trong các ứng dụng Microsoft 365. (Word, Teams, Outlook, v.v.), giống như cách họ sử dụng Copilot tiêu chuẩn, nhưng được hưởng lợi từ kiến ​​thức chuyên biệt của mô hình đã được huấn luyện. Họ không cần biết chi tiết cấu hình; họ chỉ cần hiểu rõ phạm vi hoạt động của tác nhân và cách đưa ra các hướng dẫn hiệu quả.

Tạo mô hình tối ưu: Nhiệm vụ hỏi đáp, tạo và tóm tắt.

Hiện tại, Copilot Optimization hỗ trợ ba loại nhiệm vụ chính. Bao gồm hầu hết các quy trình làm việc dựa trên tài liệu tại địa phương: hỏi đáp chuyên gia (Q&A), tạo tài liệu và tóm tắt tài liệu.

Trong trường hợp hỏi đáp, mục tiêu là để người đại lý đóng vai trò như một chuyên gia. Có khả năng giải thích các quy định, so sánh các chính sách, biện minh cho các điều khoản hoặc làm rõ các thủ tục bằng cách sử dụng nội dung được lưu trữ ở các định dạng như .docx, .pdf hoặc .html. Lý tưởng cho các chủ đề có văn bản dày đặc và ổn định: quy định, luật thuế, hướng dẫn kỹ thuật, tài liệu khoa học hoặc chính sách nội bộ.

Nhiệm vụ soạn thảo tài liệu được thiết kế để tạo ra các bản nháp đầu tiên chất lượng cao. Việc này dựa trên các tài liệu tham khảo và các thay đổi có cấu trúc. Ví dụ: hợp đồng định kỳ, chào hàng thương mại, mô tả công việc, biểu mẫu tuân thủ hoặc tài liệu sản phẩm. Ở đây, điều quan trọng là phải có các cặp "tài liệu gốc + phiên bản sửa đổi cuối cùng" được đồng bộ tốt.

Tóm lại, mô hình này học cách tóm tắt các tài liệu phức tạp. Tuân thủ giọng điệu, định dạng và các ưu tiên nội dung của tổ chức. Điều này rất hữu ích trong các bối cảnh rủi ro cao hoặc khối lượng lớn (báo cáo quy định, tóm tắt điều hành, báo cáo chất lượng hoặc kiểm toán), nơi tính nhất quán và độ chính xác quan trọng không kém việc tiết kiệm thời gian.

Lựa chọn loại nhiệm vụ phù hợp là quyết định quan trọng đầu tiên. Khi cấu hình một mô hình tối ưu hóa: việc yêu cầu Copilot tạo hợp đồng từ đầu không giống với việc yêu cầu tóm tắt các hợp đồng hiện có hoặc trả lời các câu hỏi phức tạp về nội dung của chúng. Việc xác định rõ ràng nhiệm vụ kinh doanh giúp điều chỉnh dữ liệu, hướng dẫn và đánh giá.

Hướng dẫn tùy chỉnh mô hình trong Copilot Studio từng bước một.

Quy trình tùy chỉnh mô hình được quản lý hoàn toàn từ Copilot Studio.Có thể truy cập từ trình duyệt. Từ đó, người tạo mô hình sẽ làm theo một loạt các bước hướng dẫn để cấu trúc quy trình từ đầu đến cuối.

Đầu tiên, một mô hình mới được tạo ra, đặt cho nó một tên và mô tả rõ ràng. Họ nên giải thích chính xác chức năng và mục đích sử dụng của sản phẩm. Nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu đối với người dùng cuối, tránh các thuật ngữ chuyên ngành phức tạp mà không ai biết đến.

Sau đó, các nguồn kiến ​​thức được lựa chọn.Đây thường là các tập hợp tài liệu được lưu trữ trong SharePoint. Các tập dữ liệu này là nền tảng mà mô hình sẽ học hỏi: các mẫu đã được phê duyệt, báo cáo đã hoàn thành, hợp đồng đã ký, biểu mẫu tuân thủ hợp lệ, v.v. Chất lượng và tính cập nhật của dữ liệu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của mô hình.

Phần quyền hạn xác định các nhóm bảo mật hoặc những người có thể sử dụng mô hình.Chức năng Tối ưu hóa Copilot lọc các tài liệu đào tạo mà các nhóm đó không thể truy cập được, và có thể đề xuất thêm các nhóm khác để tối đa hóa phạm vi tiếp cận kiến ​​thức, luôn tôn trọng quyền truy cập (ACL) của từng tập tin.

Tiếp theo, loại nhiệm vụ (Hỏi đáp, tạo nội dung hoặc tóm tắt) được chọn và hướng dẫn cho mô hình được viết ra.Những hướng dẫn này định hướng hệ thống về giọng điệu (“giọng điệu trang trọng,” “ngôn ngữ thân thiện nhưng chuyên nghiệp”), tiêu chí chất lượng (“không tự ý đặt ra quy định,” “luôn trích dẫn nguồn tài liệu”) và kỳ vọng về kết quả đầu ra. Các hướng dẫn càng chính xác và thực tế thì hành vi của mô hình càng phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Sau khi các yếu tố này được cấu hình, quá trình chuẩn bị dữ liệu để gắn nhãn sẽ bắt đầu.Copilot phân tích danh sách kiểm soát truy cập tài liệu và sắp xếp tập dữ liệu để sử dụng sau này trong quá trình đào tạo. Bước này có thể mất vài giờ (tối đa 24 giờ, tùy thuộc vào khối lượng dữ liệu), và hệ thống sẽ thông báo cho bạn qua email khi hoàn tất để tiếp tục.

Gắn nhãn, huấn luyện và đánh giá các mô hình được tối ưu hóa

Giai đoạn gắn nhãn dữ liệu nhằm mục đích xác định những ví dụ nào thực sự tốt. Để dạy cho mô hình biết đầu ra chất lượng trông như thế nào. Thay vì yêu cầu khối lượng công việc thủ công khổng lồ ngay từ đầu, Copilot Optimization tự động chọn các cặp hoặc ví dụ mà nó cho là phù hợp và yêu cầu chuyên gia gắn nhãn chúng là tốt hay không tốt.

Biểu mẫu ghi nhãn hiển thị các tài liệu hoặc bản nháp của ứng viên. Sau đó, người tạo mô hình sẽ cho biết liệu dữ liệu có phản ánh chính xác tiêu chuẩn mong muốn hay không. Quá trình này có thể được lặp lại nhiều vòng, tùy thuộc vào độ phức tạp của nhiệm vụ, cho đến khi hệ thống có đủ dữ liệu tham chiếu để huấn luyện một cách đáng tin cậy.

Sau khi chuẩn bị dữ liệu, quá trình huấn luyện mô hình được khởi chạy trong Azure AI Foundry.Tất cả những điều này được quản lý thông qua giao diện Copilot Studio. Quá trình tinh chỉnh có thể mất thêm vài giờ nữa, tùy thuộc vào khối lượng dữ liệu. Sau khi hoàn tất, công cụ sẽ tạo ra kết quả kiểm tra để bạn xem xét trước khi công bố bất cứ điều gì.

Đánh giá là một bước quan trọng: chỉ cần mô hình "hoạt động tương đối tốt" là chưa đủ.Điều quan trọng là phải xác minh rằng giọng văn nhất quán, dữ liệu nhạy cảm không bị làm giả, các mẫu được tuân thủ, các tiêu chí kinh doanh hợp lý được áp dụng và thông tin quan trọng không bị bỏ sót. Nếu có điều gì đó không phù hợp, bạn có thể quay lại: thêm nguồn dữ liệu, điều chỉnh hướng dẫn, bổ sung thêm ví dụ hoặc cải thiện tệp ánh xạ.

Tùy chọn, bạn có thể chuẩn bị một tệp mapping.csv. Với các cặp tài liệu “tiền lệ-mục tiêu”, cho biết tệp gốc nào tương ứng với bản thảo cuối cùng nào. Tệp CSV này được lưu trong thư mục gốc của nguồn tri thức và giúp mô hình hiểu rõ hơn mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra, đặc biệt là trong các tác vụ tạo và tóm tắt.

Sử dụng nâng cao tính năng tạo tài liệu với Tối ưu hóa Copilot.

Một trong những ứng dụng mạnh mẽ nhất của Copilot trong quy trình làm việc cục bộ là tạo tài liệu. Dựa trên các mẫu và ví dụ lịch sử, trí tuệ nhân tạo (AI) được sử dụng để tạo ra các bản nháp ban đầu rất gần với phiên bản cuối cùng, giúp giảm đáng kể thời gian thực hiện. el tiempo Vẽ tay.

Phương pháp này đặc biệt hiệu quả khi các tài liệu tuân theo các mẫu dễ nhận biết. Chỉ một số chi tiết hoặc điều khoản nhất định thay đổi: mô tả công việc, hợp đồng dịch vụ, đơn đặt hàng, biểu mẫu tuân thủ hoặc tài liệu sản phẩm. Mô hình này xác định cấu trúc và phong cách của tổ chức và áp dụng các thay đổi nhất quán dựa trên các thông số kỹ thuật bạn cung cấp.

Để tận dụng tối đa công cụ này, nên có hơn 20 cặp tài liệu tham khảo và phiên bản mục tiêu được đối chiếu chặt chẽ.Các cặp dữ liệu này, được lưu trữ trong SharePoint, cần bao gồm đầy đủ các biến thể mà bạn kỳ vọng hệ thống sẽ xử lý: các loại hợp đồng khác nhau, các dòng sản phẩm riêng biệt, các thay đổi quy định thường xuyên, v.v.

Các thay đổi cần thiết được cung cấp trong một trường có cấu trúc bên trong Copilot Optimization.Điều này giúp mô hình dễ dàng hiểu được những phần nào cần được sửa đổi và sửa đổi như thế nào. Bằng cách này, các bản nháp được tạo ra đã tích hợp thông tin mới, đồng thời vẫn duy trì định dạng, thuật ngữ và phong cách nội bộ hiện có.

Kết quả là các quy trình làm việc tại địa phương trở nên linh hoạt hơn nhiều.Bộ phận nhân sự soạn thảo các mẫu thư mời làm việc phù hợp với văn hóa công ty, bộ phận pháp lý soạn thảo các hợp đồng định kỳ với quy trình xem xét tối thiểu, bộ phận tuân thủ xây dựng các biểu mẫu mới từ các mẫu đã được phê duyệt, và bộ phận mua hàng chuẩn bị các đơn đặt hàng dự thảo chỉ cần phê duyệt cuối cùng.

Hỗ trợ đắc lực trong các cuộc họp và công việc cộng tác trên Teams.

Ở cấp độ hợp tác, Copilot được tích hợp vào Nhóm của Microsoft đã trở thành một đồng minh quan trọng Để quản lý các cuộc họp ngắn gọn hơn, tập trung hơn và mang lại hiệu quả cao hơn. Mặc dù đây không phải là "quy trình làm việc cục bộ" theo nghĩa cổ điển của các quy trình dữ liệu nội bộ, nhưng việc sử dụng chúng trong các cuộc họp tạo thành một quy trình làm việc hàng ngày rất quan trọng.

Để sử dụng Copilot trong Teams, bạn cần có giấy phép Microsoft 365 tương thích. (ví dụ: E3, E5 hoặc Business Premium) và cho phép phiên âm hoặc ghi âm cuộc họp. Nếu không có tính năng phiên âm hoặc ghi âm, khả năng của Copilot sẽ bị hạn chế, vì nó thiếu dữ liệu thô để tạo ra các bản tóm tắt chi tiết hoặc danh sách hành động đáng tin cậy.

Trong cuộc họp, người dùng kích hoạt Copilot từ thanh công cụ Teams. Và bạn có thể yêu cầu tóm tắt theo thời gian thực, danh sách việc cần làm, điểm bất đồng hoặc câu hỏi mở. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người tham gia muộn: họ có thể nắm bắt tình hình trong vòng chưa đầy một phút mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện.

Cuối cùng, Copilot giúp kết thúc phiên làm việc một cách rõ ràng.Xác định nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm và các bước tiếp theo. Tất cả các yếu tố này đều có thể truy cập được từ tab tóm tắt cuộc họp trong Teams, giúp tránh tình trạng các thỏa thuận bị thất lạc trong những đoạn hội thoại dài dòng hoặc những ghi chú cá nhân rải rác.

Có những công cụ bổ trợ như Noota giúp mở rộng các khả năng này.Cung cấp biên bản cuộc họp có cấu trúc hơn, tệp tìm kiếm nâng cao và cài đặt cụ thể cho từng loại cuộc họp. Được tích hợp với Teams, chúng cho phép bạn ghi âm, phiên âm và tạo tóm tắt tùy chỉnh, cải thiện việc theo dõi và cộng tác sau đó.

Trợ lý ảo trên trình duyệt: bước đầu tiên hướng tới việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào cuộc sống thường nhật.

Đối với nhiều tổ chức, việc giới thiệu Copilot thông qua Microsoft cạnh Đây là một chiến lược áp dụng mềm dẻo.Điều này cho phép mọi người làm quen với AI trong môi trường mà họ đã sử dụng hàng ngày (trình duyệt) trước khi mở rộng các khả năng nâng cao của Copilot cho toàn bộ Microsoft 365.

Các buổi đào tạo tập trung vào Copilot trong Edge cho thấy công cụ này giúp đơn giản hóa các tác vụ như thế nào. Chẳng hạn như tạo bảng tính, soạn email, tóm tắt các trang web dài hoặc tìm kiếm thông tin liên quan nhanh hơn. Tất cả những điều này, cùng với tính năng tích hợp OneDrive giúp tự động lưu tệp và đảm bảo không có gì bị mất.

Loại hình đào tạo này có yếu tố thực hành rất mạnh.Người tham gia sẽ được trải nghiệm trực tiếp cách trí tuệ nhân tạo (AI) loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, cách họ có thể tự động hóa các quy trình nhỏ và cách Copilot đề xuất các bước cụ thể để giải quyết các vấn đề quản lý dự án hàng ngày.

Tác động không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn ảnh hưởng đến toàn tổ chức.Bằng cách giải phóng thời gian khỏi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, các nhóm có thể dành nhiều thời gian hơn cho sự sáng tạo, chiến lược và việc ra quyết định ở cấp cao. Điều này, đến lượt nó, sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty trong thị trường ngày càng số hóa.

Khi trưởng thành hơn, việc tổ chức các buổi huấn luyện nâng cao và cá nhân hóa trở nên phổ biến. Đối với các bộ phận cụ thể, điều này bao gồm việc kết nối Copilot trên Edge với Copilot trên Microsoft 365 và với các mô hình được tối ưu hóa trong quy trình làm việc cục bộ. Bằng cách này, AI không còn là điều mới lạ mà trở thành một phần cấu trúc của hoạt động hàng ngày.

Bảo mật, tuân thủ và quản trị trong Copilot Optimization

Bảo mật và quản trị là những trụ cột thiết yếu khi tối ưu hóa Copilot với dữ liệu địa phương.Vấn đề không chỉ là "làm cho nó hoạt động tốt", mà còn là đảm bảo nó tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu, sở hữu trí tuệ và các chính sách nội bộ của công ty.

Quá trình tối ưu hóa Copilot chạy trong một môi trường biệt lập bên trong tài khoản Microsoft 365.Mô hình được huấn luyện kế thừa quyền từ các tài liệu cơ bản. Trong quá trình huấn luyện, không có dữ liệu khách hàng nào được gửi đến các dịch vụ bên ngoài nằm ngoài đám mây bảo mật của người thuê, điều này giúp tuân thủ các tiêu chuẩn như GDPR hoặc CCPA.

Quản trị viên có thể kiểm soát quyền truy cập vào cả mô hình và tác nhân. Điều này được thực hiện thông qua các nhóm bảo mật, cho phép chỉ các nhóm cụ thể (ví dụ: Nghiên cứu và Phát triển hoặc Pháp lý) sử dụng dịch vụ và kiểm soát chính xác ai có thể tạo, sử dụng và xem từng tác nhân. Trung tâm quản trị cho phép bạn giám sát các dự án, xem xét các mẫu tùy chỉnh đang hoạt động và xóa những mẫu không còn phù hợp.

Các chính sách tuân thủ cũng áp dụng cho các phản hồi mà Copilot tạo ra dựa trên Microsoft Graph.Hệ thống sẽ không hiển thị tài liệu hoặc đoạn trích cho người dùng không có quyền, tương tự như khi thực hiện tìm kiếm thông thường trong Microsoft 365. Hơn nữa, Copilot Optimization loại trừ các tệp khỏi quá trình đào tạo nếu các nhóm liên quan không có quyền truy cập.

Điều quan trọng cần nhớ là tổ chức vẫn chịu trách nhiệm về việc sử dụng dữ liệu và mô hình.Người quản trị AI phải đảm bảo rằng các tập dữ liệu huấn luyện tôn trọng bản quyền, rằng các cá nhân được thông báo đầy đủ về việc xử lý dữ liệu của họ và các yêu cầu xóa hợp lệ được xử lý. Nếu một mô hình được huấn luyện bằng dữ liệu từ một cá nhân thực hiện quyền xóa dữ liệu của họ, có thể cần phải huấn luyện lại hoặc xóa mô hình đã được tối ưu hóa và xem xét lại cách thức hoạt động. Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa bộ nhớ Copilot.

Cuối cùng, nên thiết lập các quy trình để con người xem xét lại kết quả đầu ra.đặc biệt là trong các lĩnh vực nhạy cảm (pháp lý, quy định, tài chính). Trí tuệ nhân tạo có thể đẩy nhanh tiến độ công việc, nhưng việc xác minh của chuyên gia vẫn cần thiết để đảm bảo tính chính xác, phù hợp và tuân thủ quy định.

Các phương pháp tốt nhất để thiết lập và sử dụng Copilot trong quy trình làm việc cục bộ.

Để Copilot thực sự mang lại giá trị trong môi trường địa phương, nên tuân thủ một loạt các thực tiễn tốt nhất. Điều này giúp thống nhất kỳ vọng, dữ liệu, quy trình và bảo mật. Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật; nó còn liên quan đến văn hóa và cách thức làm việc.

Bắt đầu với các mục tiêu kinh doanh rõ ràng Nó giúp ưu tiên các trường hợp sử dụng: Chúng ta muốn giảm thời gian soạn thảo hợp đồng? Tăng tốc độ tạo báo cáo? Cải thiện khả năng phản hồi các sự cố về nguồn cung? Chuẩn hóa các bản tóm tắt điều hành? Việc tập trung rõ ràng giúp dễ dàng đo lường lợi tức đầu tư và điều chỉnh cấu hình.

Chọn dữ liệu huấn luyện chất lượng cao, được bảo trì tốt. Đây là điều cơ bản. Mô hình học hỏi từ những gì chúng thấy: nếu tài liệu lỗi thời, định dạng kém hoặc không nhất quán, kết quả đầu ra sẽ phản ánh những vấn đề đó. Một tập dữ liệu nhỏ hơn nhưng có tính đại diện cao sẽ tốt hơn một bộ sưu tập khổng lồ, không được tổ chức.

Xác định các hướng dẫn cụ thể cho từng mô hình và các lời nhắc khởi động. Nó cải thiện đáng kể hành vi của nhân viên bán hàng. Những hướng dẫn như “sử dụng giọng điệu thân thiện nhưng chuyên nghiệp”, “không bịa đặt các chính sách không tồn tại” hoặc “luôn trích dẫn nguồn và ngày tháng của tài liệu gốc” tạo ra sự khác biệt đáng kể trong thực tế.

Khuyến khích người dùng đưa ra hướng dẫn rõ ràng và đặt câu hỏi tiếp theo. Nó cũng là một phần của quá trình thiết lập, ngay cả khi nó vô hình. Copilot hỗ trợ các cuộc hội thoại nhiều lượt, vì vậy việc tinh chỉnh câu hỏi, yêu cầu thêm ví dụ hoặc yêu cầu sử dụng tài liệu khác làm tài liệu tham khảo là những chiến lược giúp cải thiện chất lượng kết quả.

Cuối cùng, hãy áp dụng tư duy lặp đi lặp lại và dựa trên phản hồi. Điều này cho phép Copilot cải thiện theo thời gian. Nó phân tích những phản hồi nào hiệu quả, những lỗi nào lặp đi lặp lại, dữ liệu mới nào cần được tích hợp và khi nào cần huấn luyện lại mô hình. Copilot không phải là một dự án một lần, mà là một năng lực sống động, phát triển song song với các quy trình của tổ chức bạn.

Việc tích hợp Copilot và tối ưu hóa nó bằng dữ liệu địa phương thể hiện một sự thay đổi về chất lượng trong cách chúng ta làm việc.Quy trình làm việc trở nên linh hoạt hơn, thông tin quan trọng dễ tiếp cận hơn, các quyết định được ghi chép đầy đủ hơn và sự hợp tác được nâng cao. Với nền tảng quản trị vững chắc, dữ liệu được chọn lọc kỹ lưỡng và các trường hợp sử dụng được lựa chọn đúng đắn, AI không còn là một lời hứa trừu tượng mà trở thành một đồng minh hàng ngày giúp nâng cao năng suất, chất lượng và khả năng thích ứng của tổ chức bạn.