Cách sử dụng Office ngoại tuyến mà không làm mất đồng bộ hóa

Nếu bạn sử dụng Word, Excel, PowerPoint hoặc Outlook hàng ngày, có lẽ đã có lúc bạn tự hỏi liệu điều đó có khả thi hay không. Sử dụng Office ngoại tuyến mà không mất đồng bộ hóa Với OneDrive hoặc SharePoint, việc nhầm lẫn giữa nhiều tên gọi khác nhau cũng là điều bình thường: Microsoft 365, Office 2021, cấp phép số lượng lớn, truy cập ngoại tuyến mở rộng… và trên hết, thông báo yêu cầu đăng nhập liên tục xuất hiện.

Trong những dòng tiếp theo, chúng ta sẽ bình tĩnh xem xét cách thức hoạt động thực tế của nó. Làm việc ngoại tuyến trong Office và Microsoft 365Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những gì bạn cần để đồng bộ hóa tệp tin, khi nào cần đăng nhập và những tùy chọn cấp phép nào là tốt nhất nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu mà không cần kết nối internet liên tục. Mục tiêu là đến cuối khóa học, bạn sẽ hiểu rõ cần mua gì, cách thiết lập và những gì cần lưu ý khi bạn ngoại tuyến trong nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tháng.

Việc đăng nhập có bắt buộc để sử dụng Word, Excel và các ứng dụng Office khác không?

Một trong những câu hỏi đầu tiên nảy sinh khi mua thiết bị mới là liệu... Bạn phải đăng nhập để sử dụng Office.Đặc biệt nếu bạn chuyển từ các phiên bản như Office 2010, nơi bạn chỉ cần cài đặt chương trình bằng khóa sản phẩm và thế là xong, không cần bất kỳ tài khoản hay lưu trữ đám mây nào.

Trong các phiên bản hiện đại, đặc biệt là Microsoft 365 (trước đây là Office 365), mọi thứ đã thay đổi: Giấy phép này thường được liên kết với một tài khoản Microsoft. (cá nhân hoặc doanh nghiệp). Điều này có nghĩa là, trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần đăng nhập ít nhất một lần để kích hoạt sản phẩm và liên kết sản phẩm đó với tài khoản của mình. Đây là cách Microsoft xác minh rằng bạn đã thanh toán phí đăng ký và có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các ứng dụng khác.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm việc hàng ngày mà không cần đăng nhập liên tục thì lại là chuyện khác. Một khi bạn Giấy phép đã được kích hoạt và xác thực.Các ứng dụng dành cho máy tính để bàn có thể được sử dụng ngoại tuyến trong một khoảng thời gian nhất định, với đầy đủ các tính năng, miễn là gói đăng ký còn hiệu lực và thời hạn kích hoạt chưa hết hạn.

Nếu bạn không muốn phụ thuộc vào tài khoản hoặc việc gia hạn đăng ký, giải pháp thay thế của bạn là... các phiên bản Office trả phí một lần (Ví dụ: Office Home & Student hoặc Office Home & Business). Trong những trường hợp này, sau khi cài đặt và kích hoạt ban đầu (thường cũng yêu cầu kết nối internet), bạn có thể sử dụng Word và Excel ngoại tuyến vô thời hạn trên máy tính đó, mà không bị chương trình chặn định kỳ để "xác thực lại" giấy phép.

Do đó, câu trả lời là có: với nhiều phiên bản Office hiện tại và đặc biệt là với Microsoft 365, tính năng này gần như là thiết yếu. đăng nhập ít nhất một lần Để kích hoạt sản phẩm. Điều thay đổi là thời gian bạn có thể tiếp tục làm việc ngoại tuyến trước khi hệ thống yêu cầu bạn kết nối lại để kiểm tra giấy phép.

Làm việc ngoại tuyến với Office mà không mất đồng bộ hóa tập tin

Giấy phép là một chuyện, còn quản lý tập tin lại là chuyện khác. Ngay cả khi không có truy cập internet, ý tưởng là bạn vẫn có thể... Tiếp tục chỉnh sửa tài liệu và sau đó cho phép chúng tự động đồng bộ hóa.Hai yếu tố chính đóng vai trò quan trọng ở đây: chế độ ngoại tuyến cho các ứng dụng và dịch vụ lưu trữ đám mây, chẳng hạn như OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint.

Khi bạn kết nối và làm việc với các tài liệu được lưu trong OneDrive, bạn thường sẽ thấy thông báo này. Công tắc tự động lưu đã được kích hoạt Biểu tượng này nằm ở đầu trang Word, Excel hoặc PowerPoint. Chỉ cần có kết nối mạng, các thay đổi sẽ được lưu và tải lên đám mây ngay lập tức. Nếu bạn mất kết nối hoặc tắt tính năng Tự động lưu, các thay đổi sẽ được lưu cục bộ và đồng bộ hóa ngay khi bạn kết nối lại.

Để đảm bảo bạn vẫn có thể hoạt động bình thường ngay cả khi mất kết nối mạng, điều quan trọng là... Tải xuống và mở các tài liệu trước. Những tệp đó bạn sẽ cần trên thiết bị của mình. Sau khi tệp đã được mở trực tuyến ít nhất một lần, Office thường giữ một bản sao cục bộ (đặc biệt nếu bạn sử dụng ứng dụng đồng bộ OneDrive), vì vậy bạn có thể mở, chỉnh sửa và lưu tệp khi ngoại tuyến.

Khi làm việc ngoại tuyến, bạn có thể thực hiện một số thao tác mà không gặp vấn đề gì: tạo tài liệu trống mới (Word, Excel hoặc PowerPoint), mở các tệp đã lưu trên ổ đĩa cục bộ hoặc trong bất kỳ thư mục được đồng bộ hóa nào và lưu chúng vào máy tính của bạn. Ngay sau khi kết nối lại, các thay đổi được thực hiện đối với các tệp nằm trong OneDrive hoặc SharePoint sẽ tự động được tải lên và đồng bộ hóa, miễn là ứng dụng đang mở và phiên làm việc của bạn vẫn hoạt động.

Các tệp chưa hoàn tất quá trình đồng bộ hóa thường sẽ được hiển thị trong các mục như “Đã chia sẻ” hoặc “Đang chờ tải lên” Ngay trong các ứng dụng Office hoặc ứng dụng OneDrive, bạn có thể dễ dàng kiểm tra những gì còn cần tải lên sau khi có kết nối internet trở lại.

Sử dụng Microsoft 365 với giấy phép đăng ký mà không cần kết nối internet liên tục.

Nếu bạn có Microsoft 365 (ví dụ: Microsoft 365 Family, Personal hoặc Microsoft 365 Apps for BusinessGiấy phép của bạn dựa trên hình thức đăng ký cần được kiểm tra định kỳ. Microsoft cho biết các ứng dụng này có thể được sử dụng đầy đủ tính năng ngoại tuyến, miễn là thiết bị kết nối internet định kỳ để xác minh rằng gói đăng ký vẫn còn hiệu lực.

Tài liệu chính thức nêu rõ rằng chỉ cần Kết nối khoảng 30 ngày một lần.Nếu máy tính không hoạt động trong thời gian quá dài, Office sẽ chuyển sang chế độ "hạn chế chức năng": các ứng dụng vẫn mở, bạn có thể xem tài liệu, nhưng không thể chỉnh sửa, lưu hoặc tạo tệp mới. Các thông báo như "chưa được cấp phép, chưa được kích hoạt" thường xuất hiện.

Khi điều đó xảy ra, giải pháp bao gồm: Kết nối lại thiết bị của bạn với internet và đăng nhập. Với tài khoản Microsoft 365 được liên kết với giấy phép. Tại thời điểm đó, quá trình xác thực được khôi phục và bạn sẽ có quyền truy cập đầy đủ vào Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng còn lại. Nói cách khác, ngay cả khi máy tính đã ngoại tuyến trong nhiều tuần, ngay khi được xác thực lại, các ứng dụng sẽ không còn ở chế độ chỉ đọc nữa.

Trên thực tế, một số người dùng nhận thấy rằng, mặc dù Microsoft cho biết có thể làm việc ngoại tuyến trong khoảng thời gian đó, Văn phòng có vẻ nghiêm khắc hơn. Và nó sẽ chặn phiên bản đó sớm nếu không phát hiện thấy kết nối hoặc nếu có vấn đề về kích hoạt. Trong những trường hợp này, nếu bạn cần hoàn toàn độc lập khỏi bất kỳ kiểm tra trực tuyến nào, bạn có thể sẽ quan tâm hơn đến các phiên bản mua một lần như Office Home & Student hoặc Office Professional, không dựa trên đăng ký hàng năm.

Để tránh những sự cố bất ngờ, nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365, tốt nhất nên kiểm tra ít nhất một lần mỗi tháng. Bật máy tính có kết nối internet và mở một ứng dụng Office. Với phiên đăng nhập của bạn, điều này đảm bảo giấy phép được gia hạn đúng hạn và bạn không bị khóa tài khoản khi ở môi trường ngoại tuyến trong nhiều ngày hoặc nhiều tuần.

Thời gian truy cập ngoại tuyến mở rộng: lên đến 180 ngày mà không cần internet trong Microsoft 365

Trong môi trường kinh doanh hoặc giáo dục nơi các thiết bị có thể được truyền tải nhiều tháng không có truy cập internet (ví dụ: thiết bị ở vùng xa xôi, thiết bị trong môi trường an ninh cao hoặc máy tính xách tay dùng cho công tác hiện trường), Microsoft cung cấp một tính năng cụ thể: Truy cập ngoại tuyến mở rộng Dành cho các ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.

Chức năng này cho phép các máy tính đang chạy các ứng dụng máy tính để bàn (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access, và thậm chí cả Project và Visio trên một số gói dịch vụ) vẫn hoạt động trong khi Tối đa 180 ngày mà không cần kết nối Internet. Việc này cần thiết để xác thực giấy phép hoặc cài đặt bản cập nhật. Tuy nhiên, nó được thiết kế cho các tổ chức có gói đăng ký doanh nghiệp chứ không phải cho người dùng cá nhân.

Để sử dụng quyền truy cập ngoại tuyến mở rộng, cần đáp ứng một số yêu cầu: thiết bị phải có... Ứng dụng Microsoft 365 phiên bản 2002 trở lênTổ chức phải có giấy phép đăng ký Microsoft 365 Apps phù hợp; và tính năng này phải được kích hoạt rõ ràng thông qua chính sách nhóm hoặc Windows Registry.

Quy trình thông thường sẽ diễn ra như sau: bộ phận CNTT Cài đặt ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp Trên thiết bị, người dùng cần kích hoạt quyền truy cập ngoại tuyến mở rộng bằng cách sử dụng chính sách nhóm hoặc khóa registry phù hợp. Sau đó, người dùng đăng nhập vào Windows bằng tài khoản Microsoft (trước đây là Azure AD) và mở một ứng dụng Office, chẳng hạn như Word hoặc Excel. Tại thời điểm đó, giấy phép của máy tính được xác nhận là hợp lệ trong 180 ngày.

Trên trang tài khoản Office ngay trong chương trình, người dùng có thể xem các thông tin như sau: tên thiết bị và ngày hết hạn giấy phépKèm theo đó là một liên kết để biết thêm chi tiết về cách gia hạn thời gian đó. Khi thời hạn sắp hết (ví dụ: 15 ngày trước khi hết hạn), Office sẽ hiển thị thông báo cho biết bạn cần đăng nhập để kiểm tra lại giấy phép và gia hạn thời hạn 180 ngày.

Nếu, bất chấp mọi nỗ lực, vẫn không thể kết nối Internet sáu tháng một lần, tổ chức có thể gia hạn giấy phép thủ công Để tiếp tục sử dụng Office ngoại tuyến, luôn tuân thủ các chính sách do chính công ty đề ra. Tuy nhiên, trong trường hợp này, các tính năng mới và bản cập nhật bảo mật sẽ không được nhận tự động mà phải được cài đặt thủ công khi có sẵn.

Cách bật quyền truy cập ngoại tuyến mở rộng bằng Chính sách nhóm hoặc Registry

Việc kích hoạt quyền truy cập ngoại tuyến mở rộng trong môi trường doanh nghiệp không được thực hiện từ giao diện người dùng cuối, mà thông qua... các công cụ quản trị như Chính sách nhóm (GPO) hoặc Registry của WindowsĐiều này cho phép bộ phận CNTT kiểm soát tập trung việc xác định thiết bị nào có thể ngoại tuyến trong thời gian dài.

Nếu bạn chọn chính sách nhóm, bạn cần tải xuống và cài đặt phần mềm. các tập tin mẫu quản trị (ADMX/ADML) Đã cập nhật cho Microsoft 365 từ Trung tâm Tải xuống của Microsoft. Sau khi tích hợp vào bộ điều khiển miền hoặc máy tính quản trị, bạn sẽ tìm thấy các thiết lập liên quan trong đường dẫn GPO sau: Cấu hình máy tính → Chính sách → Mẫu quản trị → Microsoft Office → Cài đặt cấp phép.

Trong cây thư mục đó, có một chính sách gọi là "Cho phép sử dụng ngoại tuyến kéo dài". bật cài đặt chính sách này Đối với một nhóm máy tính hoặc người dùng, các thiết bị này được phép chạy Office ngoại tuyến trong tối đa 180 ngày. Nếu tính năng này bị vô hiệu hóa, các máy tính sẽ trở lại hoạt động bình thường, yêu cầu xác thực giấy phép với khoảng thời gian ngắn hơn nhiều.

Trong những môi trường không thể sử dụng GPO, bạn có thể trực tiếp sử dụng Registry. kích hoạt tính năng Các khóa và giá trị sau đây được tạo hoặc sửa đổi:

«ExtendedOfflineSubscription»=dword:00000001

«ExtendedOfflineSubscription»=dword:00000001

Để vô hiệu hóa quyền truy cập ngoại tuyến mở rộng, chỉ cần... đặt các giá trị này về 0. (dword:00000000) trong cùng các đường dẫn Registry. Từ đó trở đi, ứng dụng Office sẽ hoạt động trở lại như một bản cài đặt tiêu chuẩn cần xác thực giấy phép thường xuyên hơn.

Điều đáng chú ý là Windows hỗ trợ truy cập ngoại tuyến mở rộng cho các ứng dụng như... Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher và AccessĐiều này cũng áp dụng cho một số gói Project và Visio. Ngoài ra, khi thiết bị bị ngắt kết nối trong thời gian dài, các bản cập nhật tính năng và bảo mật sẽ cần được cài đặt thủ công, vì không có kết nối để nhận chúng tự động.

Office cho gia đình so với Microsoft 365 cho doanh nghiệp: nên chọn ứng dụng nào cho công việc ngoại tuyến

Khi quyết định cài đặt phiên bản Office nào trên máy tính mới, điều cần thiết là phải phân biệt giữa các phiên bản khác nhau. các phiên bản dành cho gia đình và những loại được thiết kế cho doanh nghiệp hoặc các tổ chức giáo dục. Mỗi nhóm có mô hình cấp phép khác nhau (sự khác biệt về phiên bản và giấy phépvà do đó, dẫn đến những hành vi khác nhau liên quan đến nhu cầu kết nối và liên kết với tài khoản.

Trong phạm vi gia đình, một mặt chúng ta thấy rằng Gói đăng ký Microsoft 365 Microsoft 365 Family và Microsoft 365 Personal bao gồm bộ ứng dụng Office đầy đủ (Word, Excel, PowerPoint, Outlook và, tùy thuộc vào gói dịch vụ, các chương trình khác) và kết hợp lưu trữ đám mây với các dịch vụ bổ sung. Ngoài ra, còn có các tùy chọn mua một lần như Office Home & Student, Office Home & Business và Office Professional, cũng như các ứng dụng riêng lẻ như Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, Project và Visio ở phiên bản 2021 hoặc 2024.

Những mua hàng thanh toán một lần Chúng thường lý tưởng cho những người không muốn đăng ký thuê bao và thích cài đặt chương trình trên một hoặc nhiều máy tính rồi quên đi. Sau khi kích hoạt ban đầu (thường yêu cầu kết nối internet), bạn có thể sử dụng Word và Excel mà không cần kết nối lại định kỳ chỉ để duy trì giấy phép. Tuy nhiên, chúng không bao gồm các dịch vụ đám mây như các gói thuê bao theo mặc định và theo thời gian, chúng sẽ mất quyền truy cập vào các tính năng mới, chỉ nhận được các bản cập nhật bảo mật.

Về mặt kinh doanh, các sản phẩm được nhóm lại dưới thương hiệu chung là: Microsoft 365 dành cho doanh nghiệpĐiều này bao gồm các gói đăng ký như Microsoft 365 Apps for Business, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise E3, E4, E5, các gói dành cho giáo dục như Office 365 A5, các phiên bản dành cho các tổ chức phi chính phủ và các phiên bản cụ thể dành cho Hành chính công (G1, G3, G5), cũng như các gói Project Online và Visio Online.

Một số gói dịch vụ bao gồm đầy đủ các ứng dụng dành cho máy tính để bàn, một số khác thì không. Ví dụ: Microsoft 365 Business Basic hoặc Office 365 Enterprise E1 Các gói đăng ký này không bao gồm các ứng dụng máy tính để bàn truyền thống, mà chỉ cung cấp quyền truy cập vào các phiên bản web và các dịch vụ khác. Trong những trường hợp này, bạn sẽ không thể cài đặt Word và Excel dưới dạng các chương trình cục bộ truyền thống, vì vậy khái niệm "làm việc ngoại tuyến" thay đổi đáng kể.

Ngoài hình thức đăng ký thuê bao, chúng còn được sử dụng trong giới doanh nghiệp. phiên bản giấy phép số lượng lớn Chẳng hạn như Office LTSC 2021, Office 2019 hoặc Office 2016 Professional Plus, được kích hoạt bằng khóa bản quyền hoặc KMS và thường có hoạt động ổn định hơn trong môi trường ngoại tuyến, nhưng đổi lại là việc từ bỏ một phần mô hình Microsoft 365 luôn được cập nhật.

Sử dụng các ứng dụng Office trên máy tính để bàn ngoại tuyến

Ngoài giấy phép và loại gói dịch vụ, điều mà hầu hết người dùng quan tâm là liệu họ có thể Tạo, mở và lưu tài liệu Office ngoại tuyếnCâu trả lời là có, với điều kiện bạn đã cài đặt các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và giấy phép đã được kích hoạt đúng cách.

Với các phiên bản bao gồm ứng dụng dành cho máy tính để bàn (ví dụ: Microsoft 365 Business, Office Home and Business hoặc Microsoft 365 Apps for business), sau khi được cài đặt và kích hoạt, Bạn không cần phải luôn kết nối với Internet. Để sử dụng chúng. Bạn có thể mở Word, Excel, PowerPoint hoặc Outlook, làm việc với các tệp bạn có trên PC hoặc Mac, lưu chúng vào ổ đĩa cục bộ và tiếp tục theo tốc độ của riêng bạn ngay cả khi mạng bị gián đoạn hoặc bạn không có truy cập Wi-Fi.

Điểm khác biệt chính nằm ở các tính năng dựa trên đám mây. Khi có kết nối, các ứng dụng trên máy tính để bàn có thể... Đồng bộ hóa tài liệu với OneDrive hoặc OneDrive for Business.Điều này đảm bảo các thay đổi của bạn được tải lên bộ nhớ trực tuyến càng sớm càng tốt, nhờ đó bạn luôn có phiên bản mới nhất trên tất cả các thiết bị của mình. Nếu kết nối bị gián đoạn, các thay đổi của bạn sẽ vẫn được lưu trên thiết bị và sẽ tự động được tải lên lại sau khi mạng được khôi phục.

Trong mô hình này, bạn quyết định có muốn sử dụng khả năng đồng bộ hóa đó hay không. Nói cách khác, bạn hoàn toàn có thể làm việc tốt trong... chế độ cục bộ hoàn toànBạn có thể lưu trữ mọi thứ trong các thư mục trên máy tính của mình, hoặc kết hợp với điện toán đám mây để sao lưu, chia sẻ dễ dàng hoặc cộng tác theo thời gian thực. Nếu muốn, bạn cũng có thể... Ngăn Office tự động lưu tập tin vào OneDrive.và nhờ đó duy trì toàn bộ khuôn viên.

Cũng cần lưu ý rằng khi thiết bị được kết nối internet, các ứng dụng máy tính để bàn sẽ hoạt động. được cập nhật tự động Để tích hợp các tính năng mới và bản vá bảo mật. Nếu bạn để thiết bị không kết nối mạng trong thời gian dài, các bản cập nhật này sẽ tích lũy cho đến khi bạn có lại kết nối mạng hoặc, trong trường hợp môi trường doanh nghiệp ngoại tuyến, cho đến khi chúng được áp dụng thủ công.

Làm việc với Outlook ở chế độ ngoại tuyến

Một ứng dụng đáng được nhắc đến đặc biệt là Outlook. Ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn cho phép bạn kích hoạt... Chế độ “Làm việc ngoại tuyến” Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn không muốn hoặc không thể duy trì kết nối internet, ví dụ như trong chuyến bay hoặc ở những nơi có Wi-Fi không ổn định.

Để kích hoạt chế độ này, chỉ cần mở Outlook, vào tab "Gửi/Nhận" và nhấp vào nút "Làm việc ngoại tuyến", thường nằm ở phía bên phải của thanh ribbon. Khi chế độ được kích hoạt, nút này thường được tô sáng và bạn sẽ thấy một chỉ báo ở cuối cửa sổ cho biết Outlook hiện đang ngoại tuyến. Không có kết nối với máy chủ thư điện tử.

Khi ở chế độ này, Outlook sẽ không cố gắng gửi hoặc nhận tin nhắn mới, nhưng bạn có thể Kiểm tra email đã được tải xuống.Bạn có thể soạn thư trả lời hoặc tin nhắn mới và sắp xếp các thư mục của mình. Các email bạn gửi sẽ vẫn nằm trong hộp thư đi và sẽ được tự động gửi đi khi bạn tắt chế độ ngoại tuyến và Outlook kết nối lại với máy chủ thư.

Để quay lại chế độ làm việc trực tuyến, chỉ cần nhấp vào "Làm việc ngoại tuyến" một lần nữa để tắt tùy chọn này. Nếu Outlook vẫn hiển thị trạng thái ngoại tuyến, có thể là do Không thể thiết lập lại kết nối với máy chủ. Trong trường hợp đó, tốt nhất là trước tiên hãy kiểm tra xem máy tính có kết nối internet hay không bằng cách mở một trang web trong trình duyệt.

Nếu kết nối mạng hoạt động bình thường nhưng Outlook liên tục gặp lỗi, bạn có thể thử gửi và nhận thủ công Kiểm tra xem có thông báo lỗi nào xuất hiện không. Bạn cũng nên kiểm tra xem hệ điều hành có được cập nhật hay chưa và xem lại cài đặt tài khoản trong Outlook (máy chủ, cổng, giao thức). Nếu tất cả các cách trên đều không hiệu quả, đôi khi việc xóa tài khoản email khỏi Outlook và thêm lại từ đầu sẽ giúp khắc phục mọi cài đặt bị lỗi.

Các yêu cầu kết nối cần thiết để cài đặt, kích hoạt và quản lý Microsoft 365

Mặc dù mục tiêu là làm việc ngoại tuyến phần lớn thời gian, nhưng điều quan trọng là phải biết khi nào nên làm việc ngoại tuyến. Truy cập internet là điều thiết yếu Khi chúng ta nói về Microsoft 365 và nhiều phiên bản Office hiện đại.

Đầu tiên, bạn cần có kết nối với Cài đặt các sản phẩm Microsoft 365 Trên máy tính của bạn. Hầu hết các gói đăng ký đều sử dụng trình cài đặt để tải xuống các thành phần cần thiết từ đám mây. Tương tự, việc kích hoạt giấy phép ban đầu yêu cầu thiết bị của bạn kết nối với máy chủ của Microsoft để liên kết quá trình cài đặt với tài khoản người dùng của bạn.

Cần có truy cập Internet để Quản lý tài khoản người dùng và gói đăng ký của bạn.Bạn có thể thay đổi phương thức thanh toán, kiểm tra trạng thái giấy phép, quản lý số lượng thiết bị đã kích hoạt và nhiều hơn nữa. Tất cả những thao tác này đều được thực hiện thông qua cổng thông tin web Microsoft 365 hoặc trang tài khoản Microsoft của bạn.

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa các dịch vụ đám mây, chẳng hạn như OneDrive for Business hoặc các ứng dụng trực tuyến khác, rõ ràng bạn sẽ cần kết nối để truy cập các dịch vụ đóNếu không có kết nối mạng, bạn sẽ không thể sử dụng phiên bản web của Office, cộng tác theo thời gian thực trên các tài liệu được chia sẻ hoặc truy cập các tệp chỉ có trên đám mây mà không có bản sao cục bộ.

Đối với các ứng dụng máy tính để bàn, sau khi cài đặt và kích hoạt, bạn có thể... sử dụng chúng ngoại tuyến trong các khoảng thời gian khác nhau. Tùy thuộc vào loại giấy phép. Với các gói đăng ký tiêu chuẩn, thời gian thường là khoảng 30 ngày trước khi chuyển sang chế độ chức năng hạn chế, trong khi ở các môi trường có quyền truy cập ngoại tuyến mở rộng, thời gian này có thể kéo dài đến 180 ngày.

Ngoài ra, khi nhóm đang trực tuyến, các phiên bản dành cho máy tính để bàn cũng hoạt động. Chúng được cập nhật tự động.Điều này bao gồm cả các tính năng mới và các bản cập nhật bảo mật. Nếu thiết bị ngoại tuyến trong thời gian dài, bạn nên tải xuống và cài đặt tất cả các bản cập nhật đang chờ xử lý cho Office ngay sau khi kết nối mạng được khôi phục để tránh các vấn đề về khả năng tương thích hoặc lỗ hổng bảo mật.

Tóm lại, chìa khóa để sử dụng Office ngoại tuyến mà không bị mất đồng bộ hóa nằm ở việc kết hợp... Giấy phép phù hợp với nhu cầu của bạn (đăng ký theo gói hoặc thanh toán một lần) Với khả năng quản lý tốt các tập tin của bạn trên OneDrive hoặc bộ nhớ cục bộ, hiểu rõ thời gian máy tính của bạn có thể hoạt động ngoại tuyến trước khi hết hạn bản quyền, chuẩn bị trước các tài liệu cần thiết để sử dụng ngoại tuyến và tận dụng các tính năng như làm việc ngoại tuyến trong Outlook, bạn có thể làm việc khá thoải mái ngay cả khi kết nối internet bị gián đoạn hoặc không có trong thời gian dài.