Nếu bạn cảm thấy mình đang dành quá nhiều giờ làm đi làm lại cùng một việc trên máy tính, có lẽ bạn cần thay đổi cách làm việc của mình. Công cụ của... Quy trình làm việc trong Microsoft Teams Nó xuất hiện để giải cứu chúng ta khỏi những công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian và năng lượng, cho phép chúng ta dễ dàng kết nối hệ sinh thái Teams với các ứng dụng khác.
Bạn không cần phải là chuyên gia lập trình để có thể cài đặt và vận hành nó; ý tưởng là bất cứ ai cũng có thể làm được. Tối ưu hóa năng suất làm việc hàng ngày của bạn Không cần làm phức tạp mọi thứ. Cho dù bạn sử dụng macOS hay bất kỳ hệ thống nào khác, việc tự động hóa các quy trình nội bộ của nhóm giúp thông tin được truyền tải tr流畅 hơn và đảm bảo không ai bỏ lỡ các thông báo quan trọng.
Hướng dẫn cài đặt và cấu hình ứng dụng Quy trình công việc
Để bắt đầu sử dụng các tính năng này, điều đầu tiên bạn cần làm là cài đặt ứng dụng. Chỉ cần vào menu ứng dụng ở phía bên trái của Teams, chạm vào biểu tượng cài đặt ứng dụng. Xem thêm ứng dụng Sau đó, nhập "Workflows" vào thanh tìm kiếm. Khi tìm thấy, hãy nhấp vào "Add" và nó sẽ được tích hợp vào môi trường của bạn.
Một mẹo để tránh lãng phí thời gian tìm kiếm nó mỗi khi bạn cần là Ghim ứng dụng vào bảng điều khiển bênChỉ cần nhấp chuột phải vào biểu tượng Quy trình làm việc và chọn tùy chọn ghim; bằng cách này bạn sẽ luôn có nó trong tầm tay. Nếu bạn muốn làm việc với nhiều không gian hơn, bạn cũng có tùy chọn để Mở nó trong một cửa sổ riêng biệt bằng cách chọn nút tương ứng.
Ngoài cửa hàng ứng dụng, còn có những cách nhanh chóng để truy cập các công cụ này. Ví dụ, bạn có thể vào bất kỳ cuộc trò chuyện hoặc kênh nào, nhập... Nhiều lựa chọn hơn và mở rộng menu để cấu hình quy trình trực tiếp tại đó. Thậm chí, bạn còn có thể tạo các hành động mới từ menu. Nhiêu hanh động hơn bằng cách chọn một tin nhắn cụ thể hoặc sử dụng nút ứng dụng xuất hiện bên cạnh ô nhập tin nhắn.
Tạo quy trình: Từ mẫu hoặc từ đầu
Khi bắt đầu tạo quy trình tự động hóa đầu tiên, bạn có hai lựa chọn tùy thuộc vào mức độ tùy chỉnh mà bạn mong muốn. Cách nhanh nhất là sử dụng... mẫu được xác định trước Những sản phẩm này sẽ xuất hiện trong băng chuyền trên trang chủ. Bạn chỉ cần chọn sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của mình, điền đầy đủ thông tin mà hệ thống yêu cầu và nhấn lưu.
Nếu bạn có ý tưởng cụ thể hơn và các mẫu không phù hợp, bạn có thể thiết kế quy trình từ đầuTrong trường hợp này, quy trình bao gồm việc chọn một tác nhân kích hoạt (điều gì gây ra hành động) và sau đó xác định điều gì sẽ xảy ra. Điều tốt là... Bạn có thể cập nhật các bước này. Bất cứ lúc nào bạn nhận thấy quy trình cần điều chỉnh.
Các loại hình thực thi và các trường hợp sử dụng thực tế
Không phải tất cả các quy trình làm việc đều hoạt động giống nhau, vì yếu tố kích hoạt khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ. Có... quy trình làm việc tự độngNhững tính năng này không cần sự can thiệp của con người sau khi đã được cấu hình. Ví dụ, bạn có thể xuất bản một thẻ lên một kênh mỗi khi... một tác vụ trong Planner thay đổi trạng thái của nóGiúp toàn bộ nhóm luôn được cập nhật thông tin mà không cần gửi tin nhắn thủ công.
Một ví dụ rất hữu ích khác là tích hợp với SharePoint: bạn có thể cấu hình nó để gửi yêu cầu phê duyệt Tính năng trò chuyện nhóm tự động thông báo cho bạn khi một mục trong danh sách SharePoint được sửa đổi. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình xác thực và ngăn ngừa việc email bị thất lạc trong hộp thư đến.
Mặt khác, chúng ta có luồng có điều kiện và có thể chỉnh sửaCác chức năng này hoạt động trên các thông báo cụ thể và được thực thi thông qua menu tùy chọn của mỗi thông báo. Chúng rất lý tưởng khi bạn cần thông tin cụ thể về quy trình hoặc thay đổi cách gửi thông báo dựa trên nội dung cuộc trò chuyện.
Quản lý và vận hành các hệ thống tự động hóa của bạn
Để mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, Teams cho phép bạn xem năm quy trình làm việc gần đây nhất trên màn hình chính, nhưng nếu bạn có nhiều quy trình, bạn có thể vào sâu hơn. xem tất cả Để truy cập vào toàn bộ danh mục, bao gồm các quy trình làm việc SharePoint, Power Automate và Copilot. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó cụ thể, thanh tìm kiếm từ khóa là đồng minh tốt nhất của bạn.
Nếu quy trình làm việc không còn hoạt động như mong muốn, bạn có thể vào phần quản lý và chọn Chỉnh sửa Để thay đổi các trường cần thiết. Việc này cũng rất đơn giản. tạm thời kích hoạt hoặc vô hiệu hóa Tự động hóa quy trình thông qua ba bước hành động nhanh, hoặc xóa vĩnh viễn nếu nó không còn hữu ích cho doanh nghiệp.
Một chi tiết quan trọng đối với công việc cộng tác là bạn có thể chỉ định đồng sở hữu cho dòng chảyĐể thực hiện việc này, hãy vào trang chi tiết quy trình làm việc, cuộn xuống phần người sở hữu và thêm tên đồng nghiệp của bạn. Điều này đảm bảo rằng quá trình tự động hóa tiếp tục hoạt động ngay cả khi ai đó trong nhóm thay đổi vai trò hoặc đi nghỉ mát.
Điều quan trọng cần lưu ý là ứng dụng Nó chỉ hiển thị các luồng từ môi trường mặc định. của tổ chức. Nếu bạn làm việc với môi trường Power Platform tùy chỉnh, bạn nên biết rằng bất kỳ luồng nào được tạo từ ứng dụng Teams sẽ tự động được lưu trữ trong môi trường tiêu chuẩn của công ty.
Nắm vững các công cụ này cho phép bạn biến Microsoft Teams thành một trung tâm điều hành thông minh, nơi mà... thông báo và tích hợp tự động Với Excel, Forms hoặc SharePoint, các công việc thủ công tẻ nhạt được loại bỏ, cho phép nhóm tập trung vào những gì thực sự tạo ra giá trị trong khi phần mềm xử lý các thủ tục hành chính kỹ thuật số.
Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.