Cách dịch văn bản trong Word: tất cả các tùy chọn và thủ thuật

Nếu bạn phải sao chép và dán vào trình dịch trực tuyến mỗi khi cần dịch văn bản, bạn đang bỏ lỡ một lựa chọn rất tiện lợi: Microsoft Word tích hợp trình dịch tự động với chức năng này, bạn có thể chuyển đổi các đoạn văn bản hoặc hoàn thành tài liệu mà không cần thoát khỏi chương trình.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy tất cả các phím tắt để tận dụng tối đa: từ việc dịch một phần lựa chọn hoặc toàn bộ tệp, đến cấu hình ngôn ngữ kiểm tra, thêm hoặc xóa gói ngôn ngữ, làm việc với các ngôn ngữ từ phải sang trái và xem xét các giải pháp thay thế như Google Dịch hoặc DeepL. Chúng tôi cũng xem xét những thách thức phổ biến với PDF, khi nào thì nên đến gặp chuyên gia và một trường hợp thú vị về tài liệu được dịch nhiều nhất trên thế giới.

Dịch văn bản trực tiếp trong Microsoft Word

Word cho phép bạn dịch ngay từ thanh Ribbon. Để bắt đầu, hãy chuyển đến tab Xem lại và, trong nhóm Ngôn ngữ, nhấp vào Dịch. Ở đó bạn sẽ thấy hai tuyến đường chính: dịch một lựa chọn hoặc dịch toàn bộ tài liệu.

Nếu bạn chọn dịch một đoạn văn bản, một bảng điều khiển sẽ mở ra ở bên phải của tài liệu, nơi bạn có thể chọn ngôn ngữ nguồn (Word thường tự động phát hiện ngôn ngữ) và ngôn ngữ mục tiêuBản dịch sẽ xuất hiện trong bảng đó và bạn có thể chèn nó vào tài liệu của mình bằng một nút chuyên dụng.

Khi bạn lựa chọn Dịch tài liệuWord sẽ tự động tạo bản dịch trong một cửa sổ mới. Bằng cách này, bạn giữ nguyên bản gốc và làm việc với hai tệp: tệp gốc và tệp đã dịch sang ngôn ngữ đã chọn, tránh ghi đè lên nội dung.

Một phím tắt khác: nhấp chuột phải vào một từ hoặc đoạn văn và chọn Dịch trong menu ngữ cảnh. Tính năng này lý tưởng để giải quyết các câu hỏi cụ thể hoặc dịch các thuật ngữ cụ thể mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.

Xin lưu ý rằng để cung cấp các tính năng này, Word có thể gửi nội dung đến dịch vụ dịch thuật trực tuyếnTrong một số môi trường, đặc biệt là môi trường doanh nghiệp, thông tin này có liên quan đến lý do riêng tư và tuân thủ; nếu tổ chức của bạn yêu cầu, hãy tham khảo ý kiến ​​của bộ phận CNTT. chính sách hiện hành trước khi sử dụng dịch máy.

• Tuyến đường thông thường: Đánh giá > Dịch > Dịch Lựa chọn o Dịch tài liệu.
• Trong Outlook, tùy chọn tương tự được gọi là Dịch phần tử cho tin nhắn email.
• Bảng điều khiển hiển thị các ngôn ngữ được phát hiện và ngôn ngữ mục tiêu; bạn có thể chèn bản dịch vào tài liệu.

Chọn và cấu hình ngôn ngữ dịch

Trước khi bắt đầu dịch, bạn nên thiết lập cặp ngôn ngữ ưa thích. Trong cùng một tab Xem lạibên trong Ngôn ngư, đi vào Dịch > Chọn ngôn ngữ dịchỞ đó bạn có thể định nghĩa ngôn ngữ từ và ngôn ngữ a cho bản dịch tiếp theo của bạn.

Word hỗ trợ tính năng tự động phát hiện ngôn ngữ nguồn, nhưng nếu bạn luôn làm việc với một số kết hợp nhất định thì sẽ hiệu quả hơn. để chúng được lưu lại để không lặp lại lựa chọn trong mỗi phiên.

1. mở tab Xem lại.
2. Bấm vào Dịch > Chọn ngôn ngữ dịch.
3. Chọn ngôn ngữ của nguồn gốc và đích đến và xác nhận bằng cách nhấn Chấp nhận.

Sau khi lưu cài đặt của bạn, bạn sẽ thấy những ngôn ngữ được chọn trước khi bạn mở bảng dịch, giúp tăng tốc quá trình và giảm thiểu lỗi lựa chọn trong các dự án lặp đi lặp lại.

Ngôn ngữ từ phải sang trái: hỗ trợ và hiển thị

Word được chuẩn bị để viết, chỉnh sửa và hiển thị văn bản trong các hệ thống chữ viết phải sang trái (chẳng hạn như tiếng Ả Rập hoặc tiếng Do Thái), ngay cả khi kết hợp với các ngôn ngữ viết từ trái sang phải. Điều này bao gồm hỗ trợ thay đổi dạng chữ theo ngữ cảnh và các tùy chọn giao diện đáp ứng.

Tùy theo nhu cầu, bạn có thể thay đổi bố cục menu và nút điều khiển để hiển thị từ phải sang trái, hoặc điều chỉnh từng tài liệu sao cho nội dung được đọc chính xác. Tính năng này giúp việc dịch tự động hoặc thủ công dễ dàng hơn. tôn trọng hướng đọc và bố cục phù hợp trong các ngôn ngữ này.

Thêm, thay đổi và xóa ngôn ngữ trong Word

Ngoài tính năng dịch thuật, Word còn cho phép bạn quản lý các ngôn ngữ để xem và tạo, bao gồm từ điển và công cụ hiệu đính. Hiểu được sự khác biệt là chìa khóa: ngôn ngữ hiển thị ảnh hưởng đến giao diện (menu, nút, hộp thoại), trong khi ngôn ngữ của sự sáng tạo xác định cách văn bản của bạn được hiệu đính và xác thực (chính tả, ngữ pháp) và tùy chọn bố cục (dọc, hỗn hợp hoặc từ phải sang trái).

Nếu bạn cần viết bằng một ngôn ngữ khác ngoài ngôn ngữ mặc định và muốn trình kiểm tra chính tả giúp bạn tránh lỗi, hãy thêm ngôn ngữ đó vào bài viết của bạn. Bằng cách này, bạn có thể hưởng lợi từ từ điển và quy tắc ngữ pháp cụ thể, điều quan trọng khi bạn thường xuyên viết bằng nhiều ngôn ngữ.

Để thay đổi Ngôn ngữ hiển thị của Office:

• Với một tài liệu mở, hãy đi đến Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữ.
• Trong "Ngôn ngữ hiển thị của Office", hãy chạm vào Cài đặt thêm ngôn ngữ hiển thị từ Office.com.
• Chọn ngôn ngữ từ danh sách trên trang web của Microsoft, tải về và cài đặt nó.
• Đóng các ứng dụng Office nếu được nhắc và khi mở lại, hãy đặt ngôn ngữ hiển thị mới.

Đối với ngôn ngữ của sự sáng tạo (sửa lỗi):

• Đi đến Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữ.
• Trong "Ngôn ngữ soạn thảo và hiệu đính Office", hãy thêm ngôn ngữ mong muốn và thiết lập ưu tiên của nó.
• Word sẽ kích hoạt các công cụ kiểm tra cho ngôn ngữ đó (chính tả, ngữ pháp).

Khi làm việc với các văn bản đa ngôn ngữ trong cùng một tệp, hãy tránh "mưa gạch chân màu đỏ" bằng cách xác định ngôn ngữ sửa lỗi từ đoạn văn: Từ Đánh giá > Ngôn ngữ > Đặt Ngôn ngữ Kiểm tra, chọn ngôn ngữ của đoạn văn đó và xác nhận.

Bạn không cần cài đặt ngôn ngữ nữa? Bạn có thể cởi nó ra Để đơn giản hóa danh sách của bạn, hãy vào Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữ, chọn "Chọn ngôn ngữ chỉnh sửa", chọn ngôn ngữ bạn muốn xóa và nhấp vào "Xóa". Sau đó, các công cụ kiểm tra cho ngôn ngữ đó sẽ không còn khả dụng nữa.

Các lựa chọn thay thế cho Word: Google Dịch và DeepL

Khả năng dịch máy đã được cải thiện đáng kể nhờ hệ thống nơ-ron. Google TranslateVí dụ, GNMT được tích hợp để cải thiện tính lưu loát. Tuy nhiên, vẫn cần sự can thiệp của con người để tạo sắc thái và đảm bảo độ chính xác trong nhiều bối cảnh.

Để dịch tài liệu bằng Google Dịch, hãy mở dịch vụ trong trình duyệt của bạn và chuyển đến tab Tài liệu. Cho phép tải Tệp DOCX, PPTX, XLSX và PDF. Sau khi tải lên, nó sẽ tạo ra một bản dịch mà bạn có thể tải xuống dưới dạng PDF.

Xin lưu ý rằng kết quả thường đi kèm với hình mờ "Được dịch bởi Google» và, mặc dù nó tôn trọng định dạng khá nhiều, nhưng những khúc quanh hoặc ngã rẽ không tự nhiên có thể xuất hiện lỗi diễn giải trong các câu phức tạp. Nó có giá trị để hiểu ý nghĩa chung, nhưng cũng đáng để xem lại.

DeepL là một lựa chọn chất lượng cao khác. Trong phiên bản miễn phí, sử dụng "Dịch Tệp", bạn có thể chuyển đổi tối đa ba tài liệu mỗi tháng (Word .docx, PDF, PowerPoint .pptx) bằng cách đăng nhập. Nếu bạn cần nhiều dung lượng hơn, hãy sử dụng DeepL Pro.

Ngoài ra, bạn có thể sao chép và dán văn bản để dịch nó thành nhiều phần, với giới hạn 1.500 ký tự mỗi khối Trong phiên bản miễn phí, DeepL tuyên bố có thể phát hiện 33 ngôn ngữ, với đầu ra thường tự nhiên và chính xác hơn các dịch vụ khác trong nhiều cặp ngôn ngữ.

Khi dịch PDF, DeepL sẽ hiển thị cảnh báo: vì lý do kỹ thuật, vui lòng gửi tệp đến Adobe để chuyển đổi nó thành định dạng có thể chỉnh sửa và xử lý được. Công ty nêu chi tiết rằng họ tuân thủ GDPR, không lưu trữ nội dung vĩnh viễn và cho phép bạn hủy kích hoạt gửi PDF tới Adobe trong cài đặt của bạn.

Trong các bài kiểm tra chuẩn, DeepL nhìn chung duy trì bố cục tốt, không có hình mờ và tạo ra văn bản mượt mà. Tuy nhiên, đối với mục đích sử dụng chuyên nghiệp, đánh giá của con người để trau chuốt phong cách, thuật ngữ và tính nhất quán.

Những thách thức thường gặp khi dịch tài liệu và PDF

Biên dịch không chỉ đơn thuần là thay đổi từ ngữ: tài liệu có những đặc điểm riêng cần được lưu ý. Một số thách thức phổ biến nhất bao gồm: định dạng (bảng, kiểu), các thiết kế (điều chỉnh nội dung trên trang), đồ họa và thuật ngữ chuyên ngành của từng lĩnh vực.

Khi tệp gốc là PDF, việc chuyển đổi sang định dạng có thể chỉnh sửa, dịch và tạo lại PDF là điều bình thường. Việc này đòi hỏi phải dành thời gian xây dựng lại thiết kế để kết quả trông chuyên nghiệp và trung thực với bản gốc.

• Định dạng: Bảng định dạng, tiêu đề, bảng, danh sách.
• Thiết kế: Thiết lập đoạn văn, khoảng cách, ngắt dòng và phân phối.
• Đồ họa: Bảng và hình ảnh có nhúng văn bản.
• Thuật ngữ: Thuật ngữ và hướng dẫn về phong cách để đảm bảo tính nhất quán.

Các bước cơ bản cho một PDF:

• Chuyển đổi PDF sang định dạng có thể chỉnh sửa (Word, PowerPoint, v.v.). Kiểm tra xem văn bản có thể chọn được không và không phải là hình ảnh thuần túy.
• Dịch nội dung (tự động + chỉnh sửa sau hoặc dịch thủ công).
• Khôi phục định dạng và xuất lại sang PDF.

Nếu tệp PDF của bạn chứa các thành phần phức tạp (văn bản bên trong hình ảnh, nhiều lớp, phông chữ đặc biệt), bạn có thể cần xuất bản trên máy tính để bàn (DTP) (ví dụ: chuyển đổi tệp Word thành InDesign). Một chuyên gia DTP có thể tinh chỉnh văn bản, hình ảnh và kiểu dáng để đảm bảo mọi thứ khớp với nhau sau khi dịch.

Những lời khuyên thực tế từ DTP:

• Xác định các khu vực khó nhất (hình ảnh có văn bản, bố cục dày đặc) và đồng ý về cách đối xử với họ.
• Quyết định xem bạn sẽ tạo phiên bản có thể chỉnh sửa "sạch" trước để dịch hay bạn thích dịch riêng và áp dụng văn bản sau đó.
• Xác thực chính tả và định dạng ở phần cuối, đặc biệt nếu nghệ sĩ bố cục không nói tiếng ngôn ngữ mục tiêu.

Hậu chỉnh sửa: cách cải thiện bản dịch máy

Dịch máy tuy nhanh, nhưng nếu không được hiệu đính, nó có thể dẫn đến sai sót về ý nghĩa, văn phong hoặc tính nhất quán. Đây chính là lúc hậu chỉnh sửa, kết hợp đầu ra tự động với kinh nghiệm của các nhà ngôn ngữ học.

Có hai cách tiếp cận chính. chỉnh sửa hậu kỳ nhẹ (LPE) hiệu chỉnh số lượng tối thiểu để văn bản dễ đọc và trung thực với bản gốc, ưu tiên tốc độ và chi phí. Điều này hữu ích khi mục tiêu là hiểu hoặc xuất bản chính xác. nhanh nhẹn không có yêu cầu cao về phong cách.

La chỉnh sửa hậu kỳ hoàn chỉnh (FPE) xem xét kỹ lưỡng tính chính xác, ngữ pháp, giọng điệu, thuật ngữ và sự phù hợp về văn hóa. Mục tiêu là làm cho văn bản nghe như thể nó được viết bằng ngôn ngữ đích, điều này rất quan trọng trong nội dung có thương hiệu, pháp lý hoặc y tế.

Dịch vụ chuyên nghiệp và hệ thống quản lý dịch thuật (TMS)

Khi khối lượng công việc tăng hoặc chất lượng công việc là yếu tố quan trọng, bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của các chuyên gia. nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ (ISP) Họ cung cấp dịch vụ dịch thuật, bản địa hóa, hiệu đính và thậm chí cả DTP, với các quy trình được thiết kế để đạt hiệu quả và duy trì chất lượng, bao gồm thay đổi kiểm soát và bình luận.

Ví dụ về PSI với nền tảng trực tuyến: gengo cho phép bạn tải lên tài liệu, chọn kết hợp ngôn ngữ và điều chỉnh ngân sách và chất lượng; Văn bảnMaster cung cấp dịch vụ SaaS dựa trên nền tảng đám mây để quản lý đơn hàng trực tiếp từ trình duyệt của bạn.

Nếu bạn muốn tự chọn nhóm của mình, có những cộng đồng với hàng nghìn biên dịch viên: Pro Z (có điểm cho kinh nghiệm và các cuộc thi), Thị trấn TM (phù hợp với chuyên ngành) hoặc TranslatorsCaféThuê một biên dịch viên và người hiệu đính cho mỗi ngôn ngữ thường cải thiện kết quả kết thúc.

Để leo lên, một Hệ thống quản lý dịch thuật (TMS) Tập trung hóa quy trình: tự động hóa việc nhập/xuất nội dung, phân bổ tài nguyên, kiểm soát chất lượng, theo dõi chi phí và thời gian, và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ song song.

Ngoài ra, TMS còn tích hợp bộ nhớ dịch thuật, bảng chú giải thuật ngữ và kiểm tra tự động để giảm thiểu lỗi do con người gây ra. Nó kết nối với CMS, kho lưu trữ hoặc đám mây (ví dụ: Dropbox), và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong thời gian thực trong số tất cả những người liên quan.

Hầu hết các TMS hiện đại đều là dịch vụ dựa trên đám mây: truy cập an toàn từ mọi nơi, cập nhật dễ dàng và tính khả dụng cao. Với các nhóm làm việc từ xa và bản sao trên nhiều máy chủ, bạn tránh đầu tư vào cơ sở hạ tầng địa phương và việc bảo trì cơ sở hạ tầng đó.

Một trường hợp tiêu biểu: Tuyên ngôn Quốc tế Nhân quyền, văn bản được dịch nhiều nhất

Để hiểu được sự phức tạp của việc dịch tài liệu, ví dụ về Tuyên ngôn thế giới về quyền lợi của con người, văn bản được dịch nhiều nhất trên thế giới kể từ năm 1948, với hàng trăm phiên bản bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Khi ai đó đề xuất một bản dịch mới cho Liên Hợp Quốc, một nhóm sẽ kiểm tra xem bản dịch đó có tồn tại trong ngôn ngữ đó hay không, tôn trọng cấu trúc của bản gốc, rằng nó hoàn chỉnh (tất cả 30 bài viết) và tệp được định dạng tốt (PDF, Word, HTML hoặc các định dạng được hỗ trợ khác).

Quá trình này tiếp tục trong el tiempođã cho phép chúng tôi mở rộng phạm vi tiếp cận tới các cộng đồng ngôn ngữ xa xôi. Sáng kiến ​​này nhấn mạnh tầm quan trọng của tiêu chí chất lượng rõ ràng và định dạng trước khi xuất bản bản dịch chính thức.

Bài học áp dụng đến ngày này qua ngày khác:

• Bản dịch hiệu quả đòi hỏi nhiều bước (chuẩn bị, dịch, hiệu đính, kiểm soát chất lượng và xuất bản).
• Định dạng và bố cục cũng quan trọng như văn bản để đảm bảo khả năng đọc.
• Yêu cầu thuật ngữ chuyên ngành thuật ngữ và trải nghiệm theo chủ đề.
• Hướng dẫn về phong cách và quy trình đánh giá giúp tăng cường tính nhất quán và tính hữu ích.

Cách dịch trong Word: chọn một phần hay toàn bộ tài liệu (từng bước)

Để tóm tắt các tùy chọn thực tế, nếu bạn chỉ cần dịch các phần cụ thể, hãy chọn văn bản bằng con trỏ và đi tới Đánh giá > Dịch > Dịch Lựa chọnWord sẽ hiển thị bản dịch ở khung bên phải; nhấp vào "Chèn" để chèn vào tài liệu của bạn.

Nếu bạn muốn dịch mọi thứ cùng một lúc, tuyến đường là Đánh giá > Dịch > Dịch tài liệu. Xác định ngôn ngữ nguồn (hoặc sử dụng chức năng tự động phát hiện) và ngôn ngữ đích; Word sẽ mở một bản dịch trong một cửa sổ mới mà bạn có thể lưu thành một tệp khác.

Đôi khi, tùy thuộc vào phiên bản và cấu hình, Word có thể mở bản dịch trong trình duyệt để hiển thị bản gốc và bản chuyển đổi cạnh nhau. Trong cả hai trường hợp, bản gốc đều được giữ nguyên bằng cách tạo một bản sao, rất hữu ích cho việc so sánh và xem xét.

Đối với các câu hỏi nhanh, nhấp chuột phải > Dịch trên các từ hoặc cụm từ sẽ giải quyết các thuật ngữ riêng lẻ và giúp bạn tập trung vào tài liệu mà không cần thay đổi cửa sổ.

Khi bạn hoàn tất, bạn có thể đóng bảng dịch bằng "X" và tiếp tục làm việc bình thường, giữ nguyên cài đặt ngôn ngữ cho các buổi học sau nếu thuận tiện cho bạn.

Cuối cùng, điều tiện lợi nhất là Word tập trung việc viết, định dạng và dịch thuật vào cùng một nơi. Sự tích hợp này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc phải qua lại giữa các tài liệu. công cụ bên ngoài.

Tất cả những điều trên cho thấy bạn không cần phải rời khỏi Word để dịch như một nhà vô địch: với bảng điều khiển phù hợp, ngôn ngữ được cấu hình tốt và một số chỉnh sửa sau khi cần thiết, bạn có thể làm được điều đó. kết quả rất chắc chắn trong một thời gian ngắn

Những người muốn có chất lượng tối đa hoặc cần quản lý khối lượng lớn sẽ luôn có các lựa chọn thay thế (DeepL, Google Dịch, PSI, TMS), nhưng trình dịch tích hợp của Word sẽ đáp ứng hầu hết các tùy chọn. nhu cầu thông thường với sự thoải mái và nhanh chóng.