Mẹo và lệnh tìm kiếm từ trong Word

Nếu bạn thường xuyên làm việc với tài liệu, bạn sẽ biết điều đó. Việc mất thời gian tìm kiếm một từ "bằng mắt" trong một văn bản dài thực sự là một cực hình.May mắn thay, Word có những tính năng rất mạnh mẽ giúp bạn tìm chính xác những gì mình cần chỉ trong vài giây, ngay cả khi tập tin có hàng chục trang.

Điều tuyệt vời nhất là Bạn không cần phải là chuyên gia về phần mềm văn phòng để tận dụng lợi thế của chức năng tìm kiếm và lệnh LờiChỉ với một vài phím tắt và hiểu rõ bảng điều hướng, bạn có thể tìm thấy từ, cụm từ, bình luận, hình ảnh, và thậm chí cả văn bản được định dạng cụ thể, rồi thay thế chúng mà không làm phức tạp thêm công việc của mình.

Các cách cơ bản để tìm kiếm từ trong tài liệu Word

Trong sử dụng hàng ngày, hầu hết người dùng chỉ cần Tìm kiếm một từ hoặc cụm từ cụ thể trong tài liệu., cho dù là để sửa lỗi, thay thế bằng từ đồng nghĩa, hay kiểm tra xem từ đó đã được sử dụng bao nhiêu lần.

Từ thanh ribbon, bạn có thể thực hiện thao tác này một cách trực quan bằng giao diện riêng của Word, vì Chức năng tìm kiếm luôn có sẵn ở đầu chương trình.Cả ở phiên bản dành cho máy tính để bàn và Word trên web.

Để thực hiện tìm kiếm cơ bản bằng các tab Word, chỉ cần... Mở tài liệu mà bạn muốn tìm một từ. và làm theo một vài bước rất đơn giản, hầu như áp dụng được cho tất cả các phiên bản hiện đại của chương trình.

Trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, bên trong tệp tin, bạn phải... Vào tab “Trang chủ” và nhấn nút “Tìm kiếm”.Biểu tượng này thường xuất hiện ở bên trái hoặc phía trên cửa sổ, tùy thuộc vào phiên bản Office bạn đang sử dụng.

Ngay khi bạn nhấn nút đó, Bảng điều hướng sẽ mở ở phía bên trái màn hình.Tại đây, bạn sẽ thấy một hộp văn bản để nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm trong tài liệu.

Khi bạn nhập cụm từ vào ô tìm kiếm và nhấn phím Enter, Word tự động tô sáng tất cả các đoạn văn bản trùng khớp bằng màu vàng.Chương trình sẽ tự động hiển thị các kết quả khác nhau và đưa bạn từ kết quả này sang kết quả khác mà không cần bạn phải tự cuộn qua toàn bộ tập tin.

Nếu thuật ngữ đó không xuất hiện trong tài liệu, Thông tin cho biết không tìm thấy kết quả phù hợp.Như vậy bạn sẽ biết ngay nếu mình viết sai chính tả, thiếu dấu nhấn hoặc từ đó đơn giản là không có trong văn bản.

Phím tắt bàn phím để tìm kiếm nhanh hơn trong Word

Nhiều người thấy việc sử dụng bàn phím tiện lợi hơn chuột, và Word giúp việc này trở nên rất dễ dàng với các phím tắt của nó. Trên thực tế, Hầu hết mọi thao tác tìm kiếm đều có thể thực hiện bằng phím tắt.Điều này cho phép bạn làm việc nhanh hơn rất nhiều.

Lệnh được sử dụng phổ biến nhất là Ctrl + F (trong nhiều phiên bản, Ctrl + B cũng hoạt động nếu bạn sử dụng bố cục bàn phím tiếng Tây Ban Nha), thao tác này sẽ trực tiếp mở bảng điều hướng với ô tìm kiếm sẵn sàng để nhập liệu.

Khi bạn nhấn tổ hợp phím này, Word trên web và Word trên máy tính để bàn đều hiển thị trường "Tìm trong tài liệu".Và chúng bắt đầu tìm kiếm kết quả ngay khi bạn bắt đầu gõ, mà không cần phải nhấn thêm bất kỳ nút nào.

Sau khi từ đã được nhập, Bạn có thể điều hướng qua các kết quả bằng cách sử dụng các mũi tên lên và xuống. những kết quả xuất hiện trong ô tìm kiếm, hoặc đơn giản là sử dụng phím Enter để chuyển đến kết quả phù hợp tiếp theo được đánh dấu.

Ngoài ra, các phím tắt tìm kiếm này Chúng không chỉ hoạt động trong Word mà còn hoạt động trong các ứng dụng Office khác. Giống như Excel hoặc PowerPoint, việc tìm kiếm các ô hoặc văn bản cụ thể có thể rất quan trọng khi làm việc với lượng dữ liệu lớn.

Những thao tác bạn có thể thực hiện từ ngăn điều hướng của Word

Bảng điều hướng không chỉ giới hạn ở một ô tìm kiếm đơn giản: Đây là một công cụ rất đầy đủ chức năng để điều hướng và làm việc trong một tài liệu dài.đặc biệt nếu bạn sắp xếp nó một cách bài bản với tiêu đề và các phần riêng biệt.

Trong tab điều hướng, bạn sẽ thấy một số chế độ xem khác nhau: Tiêu đề, Trang và Kết quả (hoặc tương tự, tùy thuộc vào phiên bản)Mỗi công cụ giúp bạn định vị nội dung theo một cách khác nhau, điều này rất hữu ích khi tài liệu phức tạp.

Ở chế độ xem Tiêu đề, Word hiển thị dàn ý với các tiêu đề của tài liệu, do đó... Bạn có thể chuyển từ phần này sang phần khác chỉ bằng một cú nhấp chuột.Để chức năng này hoạt động đúng cách, bạn cần áp dụng các kiểu tiêu đề (Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v.) từ tab “Trang chủ”.

Trong Chế độ xem trang, Word hiển thị Ảnh thu nhỏ được đánh số của từng trang trong tập tin.Bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào trong số đó để chuyển trực tiếp đến phần đó của tài liệu và giới hạn phạm vi tìm kiếm trong đầu.

Trong chế độ xem kết quả, bảng điều khiển hiển thị như sau: tất cả các câu có chứa từ bạn đã tìm kiếmỞ bên trái, bạn sẽ thấy ngữ cảnh của mỗi trận đấu và ở bên phải, trong văn bản chính, các từ cụ thể được tô sáng màu vàng.

Trong khi bạn xem xét kết quả, Từ này cũng cho biết số lượng kết quả phù hợp đã tìm thấy.Điều này rất hữu ích để biết, ví dụ, bạn đã lặp lại một từ như "Word", "project" hoặc tên của một công ty bao nhiêu lần.

Tìm kiếm văn bản trong Word trên web

Nếu bạn sử dụng phiên bản Word trực tuyến, được tích hợp vào trình duyệt, thì nguyên tắc hoạt động cũng tương tự. Trước tiên, bạn cần đảm bảo mình đang ở chế độ chỉnh sửa chứ không phải chỉ ở chế độ đọc..

Để thực hiện việc này, khi sử dụng Word cho Web, bạn cần phải Nhấp vào “Chỉnh sửa tài liệu” rồi nhấp vào “Chỉnh sửa”. Để có thể sử dụng tất cả các chức năng, bao gồm cả tìm kiếm nâng cao trong bảng điều hướng.

Sau đó bạn có thể Mở ngăn điều hướng bằng tổ hợp phím Ctrl + F hoặc từ tab "Trang chủ" bằng nút "Tìm kiếm".Ngay khi bạn nhập vào ô "Tìm kiếm trong tài liệu", phiên bản web sẽ tự động hiển thị các kết quả phù hợp.

Ngoài ra, phiên bản trực tuyến cho phép Lọc kết quả bằng cách kích hoạt các tùy chọn như "Ghép chữ hoa và chữ thường" hoặc "Chỉ toàn bộ từ".Điều này rất hữu ích để tinh chỉnh tìm kiếm trong các tài liệu được chia sẻ.

Khi bạn hoàn thành, bạn chỉ cần Kết thúc tìm kiếm bằng cách nhấp vào dấu X trong ô "Tìm kiếm trong tài liệu".Như vậy, bảng điều khiển sẽ biến mất và bạn có thể xem tài liệu của mình bình thường trở lại.

Cấp độ cơ bản: tìm kiếm từ khóa mà không cần đi sâu vào các tùy chọn nâng cao.

Nếu bạn không muốn bị sa lầy vào việc xem thực đơn, điều quan trọng cần biết là: Chức năng tìm kiếm đơn giản sẽ định vị bất kỳ chuỗi ký tự nào chính xác như bạn đã nhập., bất kể nó nằm ở đầu, giữa hay cuối từ.

Điều này có nghĩa là nếu bạn gõ, ví dụ, “crypto”, Word sẽ đánh dấu cả từ "crypto" đứng riêng lẻ và bất kỳ thuật ngữ nào chứa từ đó.Ví dụ như “tiền điện tử”, “mật mã học”, v.v., trừ khi bạn kích hoạt tùy chọn hiển thị toàn bộ từ.

Với mỗi lần tìm kiếm, Word lại tiếp tục... Di chuyển tài liệu đến khu vực chứa kết quả khớp hiện tại.Luôn giữ cho bảng điều hướng hoặc hộp tìm kiếm hiển thị để bạn không bị lạc mất mục tiêu.

Theo quan điểm cơ bản này, bạn cũng có thể tận dụng được những lợi thế sau: những mũi tên nhỏ xuất hiện bên cạnh kết quả Di chuyển tới hoặc lui giữa các từ đã tìm thấy mà không cần phải cuộn chuột thủ công.

Khi tài liệu tương đối ngắn, chỉ có vài trang, Thông thường, thao tác tìm kiếm cơ bản này là quá đủ. Để xem lại văn bản, phát hiện sự lặp lại hoặc tìm một phần cụ thể mà bạn muốn chỉnh sửa.

Cấp độ nâng cao: tìm kiếm chi tiết với nhiều tùy chọn hơn

Khi làm việc với các tài liệu dài (báo cáo, luận văn, hướng dẫn sử dụng, v.v.), công cụ tìm kiếm cơ bản không đáp ứng được nhu cầu, và Đó là lúc chức năng tìm kiếm nâng cao của Word phát huy tác dụng.Điều này giúp bạn kiểm soát tốt hơn nhiều nội dung có trong tập tin.

Để mở hộp tìm kiếm nâng cao này, bạn có thể Bạn có thể sử dụng phím tắt như Ctrl + L trong một số phiên bản hoặc chọn tùy chọn "Tìm kiếm nâng cao". Từ cùng một nút "Tìm kiếm" trên thanh công cụ.

Một cửa sổ sẽ hiện ra, bên cạnh ô "Tìm kiếm" cổ điển, bạn còn có... một hộp "Thay thế" khác và một số nút với các tùy chọn bổ sung.Được thiết kế để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn và hoạt động chính xác hơn nhiều.

Trong cửa sổ nâng cao này, bạn sẽ thấy nút “Thêm…” hoặc tương tự, nút này sẽ mở rộng... Một danh sách đầy đủ các thiết lập tìm kiếm: khớp chữ hoa và chữ thường, chỉ từ nguyên vẹn, tất cả các dạng của từ, sử dụng tiền tố và hậu tố, bỏ qua dấu câu và khoảng trắng, v.v.

Ví dụ, với tùy chọn “Ghép chữ hoa và chữ thường”, Bạn có thể tìm kiếm chính xác phiên bản của một từ được viết bằng các chữ cái in hoa nhất định.Nếu bạn tìm kiếm từ "Rooms" với chữ R viết hoa, Word có thể chỉ hiển thị các kết quả bắt đầu bằng cùng một cách, loại trừ các từ "rooms" viết thường.

Tùy chọn "Chỉ toàn bộ từ" được sử dụng cho tránh tìm kiếm các từ trùng khớp trong các từ dài khác.Do đó, nếu bạn chọn ô này khi tìm kiếm từ "the", Word sẽ bỏ qua các từ như "theme" và chỉ làm nổi bật mạo từ "the" như một từ độc lập.

Bằng cách kích hoạt tùy chọn “Bỏ qua dấu câu” hoặc “Bỏ qua khoảng trắng”, Word có khả năng định vị văn bản ngay cả khi thiếu dấu phẩy, dấu chấm hoặc khoảng trắng giữa các từ.Điều này rất hữu ích nếu tài liệu có lỗi chính tả hoặc lỗi định dạng.

Tìm kiếm theo trang và quản lý tài liệu dài

Một trong những ưu điểm của việc kết hợp chức năng tìm kiếm với bảng điều hướng là: Bạn có thể tập trung vào một trang hoặc một khu vực cụ thể của tài liệu. Tìm đoạn văn bản bạn quan tâm mà không cần phải xem toàn bộ tập tin.

Từ giao diện trang, chỉ cần... Chọn hình thu nhỏ của trang bạn muốn làm việc. Và khi đã ở đó, hãy sử dụng hộp tìm kiếm như thường lệ để chọn từ hoặc cụm từ bạn đang tìm kiếm trong phần đó của tài liệu.

Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích khi bạn đang lái xe. các tài liệu dài hơn mười trang, các dự án dài hoặc tài liệu hướng dẫn kỹ thuậtTrong trường hợp cùng một từ có thể xuất hiện hàng trăm lần và bạn không muốn kiểm tra tất cả.

Trong những trường hợp đó, sự kết hợp giữa điều hướng theo tiêu đề và trang, cùng với bộ lọc kết quả tìm kiếm, Điều này giúp việc điều hướng tệp tin trở nên hiệu quả hơn nhiều.Vì bạn có thể chuyển thẳng đến những phần mà bạn thực sự cần xem lại.

Do đó, mặc dù chế độ cơ bản hoạt động tốt với các tập tin ngắn, Phương pháp tiên tiến thường là phương pháp được khuyến nghị nhất cho các công việc quy mô lớn.Bởi vì nó giúp bạn tiết kiệm thời gian xem lại những nội dung không cần thiết.

Tìm và thay thế từ và cụm từ trong Word

Ngoài chức năng tìm kiếm văn bản, Word còn cho phép... Thay thế ngay lập tức bằng một văn bản khác mà không cần phải sửa từng từ một bằng tay.Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phát hiện ra một lỗi được lặp đi lặp lại nhiều lần.

Để sử dụng chức năng Tìm và Thay thế, hãy vào tab “Trang chủ” và Nhấp vào nút “Thay thế” trong nhóm chỉnh sửa.Cửa sổ "Tìm và thay thế" sẽ mở ra, đây là trung tâm điều khiển của các thao tác này.

Trong ô "Tìm kiếm", hãy nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm, và trong ô "Thay thế bằng", hãy nhập vào ô đó. Nhập văn bản bạn muốn hiển thị thay thế vào vị trí đó.Lưu ý rằng Word thường cho phép tối đa 255 ký tự trong các trường này.

Nếu bạn chỉ muốn định vị văn bản, Bạn có thể để trống trường thay thế và sử dụng nút "Tìm tiếp theo".Thao tác này sẽ nhảy đến mỗi lần từ "target" xuất hiện trong tài liệu.

Khi bạn muốn thay thế văn bản, hãy nhấp vào “Thay thế”. Chỉ thay đổi trận đấu hiện tạiHoặc sử dụng "Thay thế tất cả" để sửa đổi tất cả các lần xuất hiện cùng một lúc. Tùy chọn cuối cùng này tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nhưng cần sử dụng thận trọng.

Ví dụ, nếu bạn muốn thay đổi từ “cryptocurrency” thành “crypto” trong toàn bộ tài liệu, bạn chỉ cần làm như sau: Nhập cả hai cụm từ vào các ô tương ứng và để Word tự động thực hiện phần việc còn lại.Kiểm tra xem ngữ cảnh có còn hợp lý sau khi thay đổi hay không.

Trong khi hộp thoại đang mở, Word Văn bản khớp với từ khóa tìm kiếm được tô sáng bằng màu xám.để bạn có thể luôn biết mình sắp sửa sửa đổi phần nào của tài liệu trước khi chấp nhận bản thay thế.

Khi thao tác "Thay thế tất cả" hoàn tất, Word thường hiển thị một thông báo cho biết điều đó. Đã có bao nhiêu sự thay thế được thực hiện trong tài liệu này?Điều này giúp bạn hình dung được phạm vi của những thay đổi mà bạn vừa thực hiện.

Khi nào nên tránh việc "Thay thế mọi thứ"?

Phương án thay thế hàng loạt rất hấp dẫn, nhưng có những tình huống mà... Nếu không sử dụng một cách khôn ngoan, nó có thể gây ra những lỗi không mong muốn.đặc biệt khi từ bạn đang tìm kiếm là một từ rất phổ biến.

Hãy tưởng tượng bạn muốn thay thế “Ana” bằng “Ana María”, nhưng trong văn bản cũng xuất hiện Các từ ghép hoặc tên công ty có chứa chữ “Ana”Nếu bạn không sử dụng bộ lọc "Chỉ toàn bộ từ", bạn có thể thay đổi những từ ngữ không nên chỉnh sửa.

Do đó, khi xử lý các tên riêng, từ viết tắt hoặc các thuật ngữ rất thông dụng, Tốt hơn hết là nên sử dụng các nút "Tìm tiếp theo" và "Thay thế" lần lượt từng cái một.Ít nhất là trong vài lần đầu tiên, cho đến khi bạn chắc chắn rằng mình không làm mất đi bối cảnh quan trọng nào đó.

Trong nhiều trường hợp, sự kết hợp tốt là Kích hoạt tùy chọn "Chỉ toàn bộ từ" trong tìm kiếm nâng cao trước khi dùng đến tùy chọn "Thay thế tất cả", để Word bỏ qua các kết quả khớp một phần.

Nếu bạn còn nghi ngờ, điều tốt nhất nên làm là Hãy sao chép tài liệu trước khi thực hiện thay thế hàng loạt.Như vậy, nếu có sự cố xảy ra, bạn luôn có thể quay lại mà không làm mất đi thành quả ban đầu.

Tìm và thay thế văn bản được định dạng trong Word

Một tính năng ít được biết đến hơn nhưng rất mạnh mẽ khác là khả năng... Tìm kiếm không chỉ văn bản thông thường, mà còn tìm kiếm văn bản có định dạng cụ thể., chẳng hạn như in đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc tô sáng.

Để thực hiện việc này, trong cửa sổ Tìm và Thay thế, hãy vào menu “Định dạng”, nơi bạn có thể Hãy chỉ định chính xác kiểu định dạng bạn muốn tìm trong tài liệu.Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm tất cả các từ được in đậm hoặc tất cả các đoạn văn được gạch chân.

Trước tiên, nếu muốn, hãy nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm vào ô tương ứng, rồi nhấp vào “Định dạng”. Chọn loại định dạng bạn muốn tìm, cho dù đó là kiểu chữ, đoạn văn, tô sáng hay các tùy chọn tương tự khác.

Tiếp theo, trong mục “Thay thế bằng”, bạn có thể chỉ định cả văn bản mới và… định dạng mới mà bạn muốn các trận đấu đó được thay đổi, sử dụng lại menu “Định dạng” để chọn kiểu mong muốn.

Sau khi cấu hình xong, bạn có thể sử dụng các chức năng "Thay thế", "Thay thế tất cả" hoặc "Tìm tiếp theo" trong Word. Nó sẽ chỉ tìm những trường hợp phù hợp với văn bản và định dạng đã chỉ định.Điều này rất hữu ích cho việc chuẩn hóa kiểu định dạng trong các tài liệu phức tạp.