Hướng dẫn từng bước để tạo mã QR bằng Microsoft Word

Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc chèn mã QR vào tài liệu Word sẽ hữu ích như thế nào chưa? Cho dù là để chia sẻ thông tin bổ sung, liên kết đến trang web hay tạo điều kiện truy cập vào nội dung kỹ thuật số, mã QR đã trở thành một công cụ vô cùng thiết thực, đặc biệt trong môi trường mà số hóa ngày càng trở nên quan trọng.

Nếu bạn đang tìm cách tạo mã QR trực tiếp trong Microsoft Word , bạn đã đến đúng nơi. Hướng dẫn này giải thích tất cả các phương pháp có sẵn, từ các chức năng gốc đến các tiện ích bổ sung bên ngoài, cùng với một số mẹo bổ sung để giúp bạn tận dụng tối đa tính năng này.

Mã QR là gì và tại sao nên sử dụng mã QR trong Word?

Mã QR (Mã phản hồi nhanh) là sự phát triển của mã vạch truyền thống , cho phép lưu trữ nhiều thông tin hơn trong một hình ảnh vuông với các họa tiết đen trắng. Các mã này có thể chứa bất cứ thứ gì, từ liên kết, văn bản, địa chỉ email và dữ liệu định vị địa lý cho đến cả mật khẩu Wi-Fi.

Việc sử dụng chúng trong Word mang lại nhiều lợi ích . Ví dụ, nếu bạn in một tài liệu, người đọc có thể quét mã bằng điện thoại di động của họ và truy cập thông tin trực tuyến mà không cần phải nhập địa chỉ hoặc tìm kiếm nội dung bổ sung. Điều này rất phù hợp cho thực đơn điện tử , biểu mẫu, tài liệu học thuật, sách hướng dẫn và nhiều hơn nữa.

Việc sử dụng công nghệ này trở nên đặc biệt phổ biến kể từ khi xảy ra đại dịch COVID-19, khi mà công nghệ số hóa không tiếp xúc trở thành nhu cầu thiết yếu. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp như nhà hàng hoặc tiệm làm tóc đã đưa mã QR vào các tài liệu giấy tờ để kết nối với nội dung trang web của họ.

Các cách chèn mã QR vào Microsoft Word

Có nhiều cách để tạo và chèn mã QR vào Microsoft Word. Sau đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng loại để bạn có thể lựa chọn loại phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

1. Sử dụng tiện ích bổ sung QR4Office

QR4Office là một tiện ích bổ sung mà bạn có thể cài đặt trực tiếp từ Word . Nó hoạt động đơn giản và rất linh hoạt, cho phép bạn tùy chỉnh mã và tạo mã trực tiếp trong tài liệu.

1. Mở Word và vào menu “Chèn”.
2. Nhấp vào “Nhận tiện ích bổ sung”.
3. Nhập “QR4Office” vào công cụ tìm kiếm và chọn công cụ để thêm vào.

Sau khi thêm, một bảng điều khiển bên sẽ mở ra nơi bạn có thể:

• Nhập nội dung bạn muốn mã hóa:Nó có thể là địa chỉ web, tin nhắn, số điện thoại, email, v.v.
• Tùy chỉnh mã QR: Thay đổi màu nền và hoa văn, điều chỉnh kích thước hoặc chọn giữa các mức sửa lỗi khác nhau.
• Xem trước kết quả và nhấp vào “Chèn” để đặt vào tài liệu.

Tiện ích bổ sung này chuyển đổi mã QR thành hình ảnh, cho phép bạn dễ dàng di chuyển và thay đổi kích thước như bất kỳ hình ảnh nào khác trong Word. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tạo mã QR để nâng cao chất lượng tài liệu của mình.

2. Tạo mã QR bên ngoài Word và thêm nó dưới dạng hình ảnh

Một lựa chọn khác là sử dụng các công cụ tạo mã QR trực tuyến rồi chèn hình ảnh thu được vào Word. Cách này hữu ích nếu bạn đã lưu trữ nội dung trên dịch vụ web hoặc cần tạo mã QR dựa trên tệp đã tải lên.

Các nền tảng như Haztucartadigital cho phép tạo mã QR miễn phí mà không cần tên miền riêng. Bạn có thể tải tài liệu Word của mình lên máy chủ của họ, tạo mã QR tương ứng và tải xuống dưới dạng tệp PNG trong suốt, lý tưởng để tích hợp vào bất kỳ thiết kế nào.

Các bước cơ bản cho tùy chọn này

1. Lưu hoặc tải tài liệu Word của bạn lên đám mây hoặc nền tảng được hỗ trợ, chẳng hạn như Google Drive, Dropbox hoặc Haztucartadigital.
2. Nhận liên kết để tải xuống hoặc xem tài liệu.
3. Truy cập trình tạo mã QR như qrcode-tiger.com hoặc Haztucartadigital.
4. Dán liên kết và tạo mã QR tương ứng.
5. Tải xuống hình ảnh ở định dạng PNG hoặc SVG.
6. Mở Word và chèn hình ảnh như bất kỳ hình ảnh nào khác bằng cách sử dụng “Chèn → Hình ảnh”.

Mã QR tùy chỉnh thông qua các trường Word

Một kỹ thuật ít được biết đến hơn nhưng rất hữu ích là chèn mã QR bằng cách sử dụng các trường văn bản và thuộc tính tài liệu trong Word . Tùy chọn này hướng đến người dùng nâng cao hoặc môi trường doanh nghiệp sử dụng các nền tảng như Therefore™.

Quy trình này bao gồm việc chèn một trường "DisplayBarcode" với thuộc tính tài liệu tùy chỉnh hoạt động như một biến có thể cập nhật. Bạn cũng nên làm quen với phần mềm đọc mã QR để xác minh các mã bạn tạo ra.

Từng bước một:

1. Nhấn Ctrl + F9 và nhập vào trường: DisplayBarcode theo sau là một khoảng trắng.
2. Với con trỏ bên trong trường, hãy vào “Chèn → Phần nhanh → Trường”.
3. Chọn “DocProperty” và chọn thuộc tính tùy chỉnh đã tạo trước đó.
4. Sau đó thêm “QR” để tạo mã dạng QR.

Phương pháp này cho phép mã QR tự động cập nhật nếu tài liệu được xử lý bởi các giải pháp như Therefore™, mặc dù trong Word, bạn cần cập nhật thủ công trường này để thấy được các thay đổi. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem văn bản và hình ảnh của trường để kiểm tra nội dung.

Mẹo xác thực và chia sẻ mã QR của bạn

Sau khi tạo mã QR, hãy đảm bảo rằng mã hoạt động bình thường trước khi phân phối tài liệu. Để xác thực nội dung, bạn có thể:

• Quét nó bằng điện thoại di động của bạn thông qua camera hoặc ứng dụng Đọc mã QR.
• Kiểm tra xem liên kết có dẫn đến đúng đích không và thông tin có được mã hóa chính xác không.

Từ Word, bạn có thể chia sẻ mã QR theo nhiều cách:

• Gửi tài liệu trực tiếp bằng cách chèn mã QR.
• Sao chép mã QR dưới dạng hình ảnh từ Word để dán vào các tệp khác.
• Lưu hình ảnh bằng cách nhấp chuột phải → Lưu hình ảnh thành…, để sử dụng trên các trang web, phương tiện truyền thông xã hội, email hoặc tài liệu in.

Các tùy chọn bổ sung và cách sử dụng sáng tạo mã QR

Mã QR không chỉ giới hạn ở các liên kết hoặc tài liệu . Bạn có thể sử dụng chúng cho:

• Chia sẻ thực đơn nhà hàng trong định dạng PDF hoặc Word không tiếp xúc.
• Ghim khuyến mại và giảm giá trong các cửa hàng thực tế sử dụng vinyl hoặc áp phích.
• Chèn chúng vào danh thiếp để chia sẻ danh bạ tự động.
• Truy cập biểu mẫu hoặc khảo sát trực tuyến từ một tài liệu in.
• Liên kết các tài liệu pháp lý, hướng dẫn hoặc danh mục trực tiếp từ một tờ rơi in.
• Bao gồm quyền truy cập vào thư viện đa phương tiện hoặc video trong các bài thuyết trình hoặc triển lãm.

Bạn cũng có thể triển khai các chiến dịch tiếp thị tích hợp kết nối thế giới thực với môi trường kỹ thuật số. Ví dụ, nếu bạn phát tờ rơi tại các sự kiện, mã QR có thể dẫn đến trang đích có nội dung bổ sung hoặc biểu mẫu liên hệ.

Hãy nhớ rằng một số điện thoại, như của Apple hoặc Samsung, đã có sẵn trình đọc mã QR . Nếu điện thoại của bạn không có, bạn có thể sử dụng các ứng dụng miễn phí như "QR Droid" hoặc "Barcode Scanner" dành cho Android.

Bằng cách hiểu tất cả các cách có thể để tạo và chèn mã QR trong Microsoft Word, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất với tình huống của mình, cho dù đó là sử dụng trình tạo trực tuyến, tiện ích bổ sung của Word hay các công cụ chuyên nghiệp. Với một chút sáng tạo, bạn có thể tích hợp tính năng này vào hầu hết mọi loại tài liệu để làm cho chúng tương tác hơn, hiện đại hơn và hữu ích hơn.

Bài viết liên quan:

Làm cách nào tôi có thể nhận được mã QR cho Tiền mặt?

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.