Lọc và sắp xếp dữ liệu trong Access: Hướng dẫn từng bước và các ví dụ thực tế

Lọc và sắp xếp dữ liệu trong Access là một trong những chức năng cơ bản để quản lý và trích xuất giá trị từ bất kỳ cơ sở dữ liệu quan hệ nào. Nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn hồ sơ, việc tìm kiếm thông tin có liên quan có thể trở thành một nhiệm vụ phức tạp nếu bạn không thành thạo các công cụ lọc và sắp xếp mà công cụ này cung cấp. Microsoft Access.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích chi tiết cách bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu, kết hợp tất cả các tùy chọn cơ bản và nâng cao có sẵn trong Access. Cho dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm, sau khi đọc nội dung này, bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng về cách tùy chỉnh chế độ xem, truy vấn và báo cáo để chỉ hiển thị thông tin bạn cần từ mỗi bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo.

Tại sao lọc và sắp xếp lại quan trọng trong Access?

Access được thiết kế để xử lý khối lượng thông tin lớn, trong đó khả năng xem nhanh và tìm kiếm hiệu quả là điều cần thiết. Nếu bạn từng thấy mình lạc lối khi tìm kiếm một bản ghi cụ thể, bạn sẽ biết thế nào là không biết cách sử dụng bộ lọc. Bộ lọc và sắp xếp hoạt động giống như kính lúp và thước kẻ: cho phép bạn tập trung và cấu trúc dữ liệu, tạm thời ẩn những gì bạn không cần và giúp bạn phát hiện các mô hình và xu hướng.

Sự kết hợp của cả hai quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích, báo cáo chuyên môn và ra quyết định. nắm được tin tứcMột nhật ký được lọc và sắp xếp tốt sẽ dễ hiểu, dễ chia sẻ và dễ sử dụng hơn làm cơ sở cho các truy vấn hoặc báo cáo mới.

Các khái niệm cơ bản: Lọc và sắp xếp dữ liệu trong Access là gì?

Trước khi thực hành, điều quan trọng là phải làm rõ các thuật ngữ:

• Lọc Nghĩa là chỉ hiển thị trên màn hình những bản ghi đáp ứng một hoặc nhiều tiêu chí, tạm thời ẩn phần còn lại mà không phá hủy.
• Đặt hàng Nó bao gồm việc tái cấu trúc cách sắp xếp các bản ghi theo giá trị của một hoặc nhiều trường, theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Cả hai hành động này đều không sửa đổi dữ liệu được lưu trữ trong bảng mà chỉ thay đổi cách dữ liệu được hiển thị trong chế độ xem làm việc của bạn.

Tôi có thể áp dụng bộ lọc và sắp xếp ở đâu trong Access?

Hầu như bất kỳ đối tượng Access nào—bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo—đều cho phép bạn lọc và/hoặc sắp xếp dữ liệu. Tùy thuộc vào đối tượng, một số tính năng có thể truy cập được nhiều hơn hoặc cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Ví dụ:

• Ban: lý tưởng cho việc lọc nhanh dữ liệu thô.
• Tư vấn: Lọc có thể là một phần của chính truy vấn (tiêu chí trong hàng thiết kế).
• Các hình thức: Rất thuận tiện cho việc lọc trực quan hoặc theo biểu mẫu, được thiết kế cho người dùng cuối.
• Báo cáo: cho phép bạn áp dụng bộ lọc trong bản xem trước trước khi in hoặc xuất.

Các loại bộ lọc khác nhau mà Access cung cấp

Access tích hợp nhiều cơ chế lọc để thích ứng với nhiều tình huống và cấp độ kinh nghiệm khác nhau. Chọn loại bộ lọc phù hợp nhất dựa trên mức độ phức tạp của nội dung bạn đang tìm kiếm:

Bộ lọc chung

Đây là cách nhanh nhất và trực tiếp nhất vì Access cung cấp cho bạn các tùy chọn cài đặt sẵn dựa trên kiểu dữ liệu trong cột. Bạn không cần phải viết tiêu chí hoặc công thức. Đơn giản:

• Nhấp vào mũi tên thả xuống ở tiêu đề của cột hoặc trường mà bạn muốn lọc.
• Bạn có thể chọn/bỏ chọn các mục cụ thể, lọc theo phạm vi hoặc theo các điều kiện cụ thể như 'bằng', 'bao gồm', 'bắt đầu bằng', 'lớn hơn', v.v.
• Đối với trường ngày tháng, bạn sẽ tìm thấy các bộ lọc theo khoảng thời gian, tháng, giữa các ngày, hôm nay, hôm qua, tuần trước, v.v.
• Nếu bạn chọn “(Trống)”, bạn sẽ lọc ra các bản ghi trống hoặc có giá trị null trong trường đó.

Phương pháp này lý tưởng cho việc đánh giá nhanh hoặc khi bạn chỉ cần lọc theo một tiêu chí đơn giản.

Lọc theo lựa chọn

Cho phép bạn lọc dựa trên giá trị cụ thể bằng cách chỉ cần chọn giá trị đó trong ô. Ví dụ, nếu bạn nhấp vào một tên cụ thể và chọn 'Lọc theo lựa chọn', Access sẽ ẩn tất cả các bản ghi ngoại trừ những bản ghi có giá trị chính xác đó trong trường đó. Bạn có thể:

• Chọn một từ, một phần văn bản, một ngày hoặc một số và lọc theo lựa chọn (bắt đầu, kết thúc, chứa, v.v.).
• Kết hợp nhiều bộ lọc bằng cách lựa chọn các trường khác nhau để tinh chỉnh kết quả hơn nữa.
• Để xóa bộ lọc, chỉ cần nhấp vào 'Chuyển đổi bộ lọc' hoặc 'Xóa tất cả bộ lọc' từ tab Trang chủ, trong nhóm Sắp xếp & Lọc.

Lọc theo hình thức

Loại bộ lọc này đặc biệt hiệu quả khi tìm kiếm các bản ghi đáp ứng nhiều tiêu chí trong các trường khác nhau. Access tạo ra một phiên bản trống của biểu mẫu hoặc bảng tính, nơi bạn có thể điền vào các trường với các giá trị bạn muốn tìm kiếm (bạn có thể để trống một số trường và chỉ điền vào những trường cần thiết). Điều này lý tưởng cho các tìm kiếm phức tạp như:

• Tất cả những người có thành phố là "Madrid" và có chức vụ là "Quản lý".
• Bạn có thể thực hiện tìm kiếm thay thế bằng cách sử dụng tab 'HOẶC', nghĩa là hiển thị các bản ghi đáp ứng một hoặc một tập hợp tiêu chí khác (ví dụ: Quốc gia = 'Tây Ban Nha' HOẶC Quốc gia = 'Pháp').
• Giống như mọi chế độ khác, việc xóa bộ lọc cũng đơn giản như việc nhấn lại nút 'Chuyển đổi bộ lọc'.

bộ lọc nâng cao

Chế độ nâng cao là chế độ gần nhất với việc thiết kế truy vấn, cho phép bạn thể hiện các điều kiện phức tạp và tùy chỉnh trong lưới thiết kế. Bạn nên sử dụng nếu có kinh nghiệm với các biểu thức và tiêu chí:

• Truy cập tùy chọn 'Lọc hoặc Sắp xếp nâng cao' trong nhóm 'Sắp xếp & Lọc'.
• Thêm các trường bạn muốn lọc vào lưới và chỉ định tiêu chí trong hàng 'Tiêu chí' (bạn có thể sử dụng các toán tử logic, hàm, biểu thức như trong truy vấn).
• Sử dụng hàng 'HOẶC' nếu bạn muốn đặt tiêu chí thay thế.
• Bạn có thể tải tiêu chí từ truy vấn trước đó hoặc lưu bộ lọc này dưới dạng truy vấn mới để sử dụng sau này.

Áp dụng bộ lọc từng bước theo loại đối tượng

Lọc trong bảng

Giả sử bạn có một bảng nhân viên và bạn chỉ muốn xem những người có mức lương trên 50.000 euro:

1. Mở bảng ở chế độ xem Bảng dữ liệu.
2. Nhấp vào mũi tên ở tiêu đề cột 'Lương'.
3. Chọn 'Bộ lọc số' và chọn 'Lớn hơn', nhập 50000.
4. Access sẽ chỉ hiển thị những nhân viên đáp ứng điều kiện đó.

Bạn có thể kết hợp các bộ lọc trên các cột khác, ví dụ: phòng ban = 'Doanh số' VÀ lương > 50000, bằng cách sử dụng bộ lọc biểu mẫu.

Lọc trong truy vấn

Truy vấn cho phép bạn thêm tiêu chí trực tiếp vào hàng thiết kế, do đó mỗi khi bạn chạy truy vấn, Access chỉ hiển thị dữ liệu đã lọc. Ví dụ, để xem doanh số bán hàng trên 1000 euro:

1. Mở truy vấn ở chế độ thiết kế.
2. Trong hàng 'Tiêu chí' bên dưới trường 'Số tiền', nhập ">1000".
3. Chạy truy vấn để chỉ trả về những kết quả khớp.

Bạn có thể kết hợp nhiều tiêu chí bằng cách sử dụng 'AND' hoặc 'OR' để tinh chỉnh thêm.

Lọc dữ liệu trong biểu mẫu

Các biểu mẫu được thiết kế để mang lại trải nghiệm trực quan cho người dùng. Để lọc dữ liệu từ đây, bạn chỉ cần nhấp vào dữ liệu bạn quan tâm và áp dụng bộ lọc hoặc sử dụng bộ lọc biểu mẫu để tìm kiếm nâng cao.

Bộ lọc trong báo cáo

Nếu bạn có báo cáo (ví dụ: danh sách nhân viên), bạn có thể lọc từ chế độ xem báo cáo trước khi in:

1. Nhấp chuột phải vào dữ liệu (ví dụ: họ) và chọn 'Bộ lọc văn bản > Bắt đầu bằng'.
2. Nhập chữ cái hoặc văn bản và chấp nhận.

Bạn có thể in báo cáo bằng cách chỉ lọc phần dữ liệu mà bạn quan tâm tại thời điểm đó. Để lưu bộ lọc dưới dạng truy vấn và sử dụng lại, hãy sử dụng tính năng 'Lọc hoặc Sắp xếp nâng cao' trong ruy-băng.

Cách xóa hoặc áp dụng lại bộ lọc

Việc xóa bộ lọc rất dễ dàng: chỉ cần nhấn nút 'Chuyển đổi bộ lọc' ở thanh trên cùng. Thao tác này tạm thời xóa bộ lọc nhưng vẫn lưu bộ lọc, do đó bạn có thể kích hoạt lại bằng một cú nhấp chuột khác. Nếu bạn quyết định xóa bộ lọc (sử dụng 'Xóa tất cả bộ lọc'), Access sẽ quên lựa chọn và bạn sẽ phải áp dụng lại nếu cần cho các phiên sau.

Lưu bộ lọc để sử dụng lại

Access ghi nhớ các bộ lọc đang hoạt động khi bạn đóng bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo, để bạn có thể tự động áp dụng lại bộ lọc đó trong phiên tiếp theo.

• Để đảm bảo bộ lọc luôn được áp dụng khi mở đối tượng, hãy vào bảng thuộc tính và bật tùy chọn 'FilterOnLoad'.
• Tìm hiểu thêm về các truy vấn nâng cao trong Access để lọc và sắp xếp dữ liệu..

Ví dụ thực tế về lọc trong Access

Lọc đơn giản

Nếu bạn có bảng lệnh và chỉ muốn xem những lệnh được đặt trong tháng trước:

1. Lọc cột 'Ngày đặt hàng' bằng cách chọn tháng tương ứng trong bộ lọc ngày.

Lọc tổng hợp hoặc tùy chỉnh

Chỉ xem những nhân viên có mức lương trên 50.000 euro và làm việc trong bộ phận bán hàng:

• Áp dụng bộ lọc tổng hợp từ menu nâng cao: lương > 50000 VÀ phòng ban = 'Bán hàng'.

Hoặc, nếu bạn thích, hãy sử dụng bằng cách điền vào cả hai trường bằng các giá trị mong muốn.

Lọc trong báo cáo để in

Lọc báo cáo để chỉ hiển thị khách hàng từ một thành phố cụ thể:

• Mở báo cáo ở chế độ xem in, nhấp vào trường thành phố và sử dụng bộ lọc văn bản 'Bằng' hoặc 'Chứa'.

In hoặc xuất báo cáo đã lọc khi cần.

Sắp xếp dữ liệu trong Access

Việc sắp xếp dữ liệu cũng quan trọng không kém đối với việc trình bày và hiểu biết, dù trong bảng, truy vấn hay báo cáo.

Sắp xếp trong bảng

1. Mở bảng ở chế độ xem Bảng dữ liệu.
2. Nhấp vào tiêu đề của cột bạn muốn sắp xếp.
3. Nhấp vào biểu tượng sắp xếp tăng dần (AZ) hoặc giảm dần (ZA).

Bạn có thể sắp xếp theo nhiều cột, mặc dù cột chính sẽ là cột được chọn đầu tiên.

Sắp xếp trong truy vấn

Ở chế độ Thiết kế, trong hàng 'Sắp xếp', chọn xem bạn muốn sắp xếp tăng dần hay giảm dần theo một hoặc nhiều trường.

Ví dụ: Sắp xếp theo tên sản phẩm (tăng dần) rồi theo ngày (giảm dần) để phân tích doanh số bán gần đây của từng sản phẩm.

Sắp xếp trong báo cáo

Truy cập các tùy chọn sắp xếp từ thuộc tính báo cáo hoặc sử dụng chế độ xem Thiết kế để chỉ định tiêu chí sắp xếp nhiều trường.

Kết hợp bộ lọc và sắp xếp để phân tích nâng cao

Sức mạnh thực sự của Access nằm ở khả năng kết hợp lọc và sắp xếp, tạo ra các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn khám phá xu hướng hoặc phân tích chuyên sâu doanh nghiệp của mình.

• Đầu tiên, hãy lọc dữ liệu chính để thu hẹp phạm vi xem của bạn, ví dụ, doanh số trên 2000 €.
• Sau đó sắp xếp theo ngày, theo nhân viên, theo sản phẩm hoặc theo bất kỳ trường có liên quan nào khác.
• Bạn có thể lưu cấu hình này dưới dạng truy vấn để sử dụng lại khi cần.

Tính bền vững và tái sử dụng của cấu hình

Nhiều người dùng không biết rằng Access cho phép bạn lưu các thiết lập bộ lọc và sắp xếp, chỉ định tên và truy cập trực tiếp vào chế độ xem tùy chỉnh đó trong các phiên làm việc sau. Hãy tận dụng tính năng này để luôn phân tích dữ liệu chính mà không cần phải cấu hình lại mọi thứ từ đầu.

Bộ lọc và sắp xếp trong biểu mẫu và trải nghiệm người dùng của họ

Trong biểu mẫu, bạn có thể áp dụng bộ lọc từ chính giao diện thông qua menu trực quan hoặc trường tìm kiếm trực tiếp.

• Chọn trường hoặc giá trị và lọc từ menu ngữ cảnh.
• Sử dụng bộ lọc biểu mẫu nếu bạn cần kết hợp tiêu chí trên nhiều trường.
• Có thể tìm thấy các tùy chọn trên thanh công cụ, dải truy cập nhanh hoặc menu cụ thể của biểu mẫu.

Các bài tập và trường hợp thực tế để thành thạo lọc và sắp xếp

Để giúp bạn hiểu đầy đủ về tính linh hoạt của Access, sau đây là một số bài tập và nghiên cứu tình huống giúp bạn thực hành:

bài tập tương tác

• Hàng tồn kho trong cửa hàng: Lọc các sản phẩm có số lượng dưới 10 và sắp xếp theo giá giảm dần.
• Quản lý dự án: Chỉ hiển thị các tác vụ đang chờ xử lý và sắp xếp chúng theo ngày đến hạn tăng dần.
• Theo dõi khách hàng: Lọc những khách hàng có lần mua hàng cuối cùng cách đây hơn ba tháng và sắp xếp họ theo trạng thái thành viên.

Nghiên cứu các trường hợp

• Nhân sự: Lọc nhân viên phòng bán hàng và sắp xếp theo mức lương giảm dần.
• Phân tích bán hàng: Chỉ lọc doanh số từ quý trước và sắp xếp theo số lượng giảm dần.
• Nghiên cứu học thuật: Lọc các dự án hiện tại và sắp xếp chúng theo ngày bắt đầu.

Mẹo nâng cao và các biện pháp thực hành tốt nhất cho dữ liệu lớn

Nếu cơ sở dữ liệu của bạn bắt đầu phát triển và quá trình lọc hoặc sắp xếp mất nhiều thời gian, hãy lưu ý những khuyến nghị sau:

• Chỉ mục được cấu hình tốt: Lập chỉ mục các cột sẽ lọc và sắp xếp thường xuyên nhất để tăng tốc tìm kiếm.
• Đầu tiên áp dụng bộ lọc, sau đó là sắp xếp: Xử lý ít bản ghi luôn nhanh hơn.
• Tránh các bộ lọc quá phức tạp trong một truy vấn. Chia nhỏ chúng thành các truy vấn đơn giản hơn và kết hợp chúng sau nếu cần.
• Chỉ chọn những cột bạn cần hiển thị; tránh chọn "chọn tất cả" để nâng cao hiệu quả.
• Tắt tính năng cập nhật tự động trong chế độ thiết kế đối với các truy vấn rất phức tạp và làm việc với mẫu.
• Nếu bạn xử lý nhiều dữ liệu, hãy cân nhắc việc chia thông tin thành nhiều bảng có liên quan.

Các tính năng bổ sung của bộ lọc trong Access

Đừng quên rằng Access sẽ cho bạn biết liệu có bộ lọc nào đang hoạt động hay không bằng biểu tượng hình phễu ở tiêu đề cột và trên thanh điều hướng bản ghi.

Nếu bạn di chuột qua tiêu đề trường đã lọc, bạn sẽ thấy chú giải công cụ với tiêu chí lọc hiện đang được áp dụng. Điều này hữu ích để nhanh chóng nhớ lại các điều kiện mà không cần phải xem lại tất cả các cài đặt.