Hướng dẫn đầy đủ về OneNote: Hướng dẫn cơ bản và mẹo để bắt đầu

OneNote đã trở thành công cụ kỹ thuật số được hàng triệu người ưa chuộng., nhờ tính linh hoạt và khả năng sắp xếp thông tin, ý tưởng và dự án dễ dàng trên mọi thiết bị. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn rõ ràng, thiết thực và chi tiết, đây là hướng dẫn toàn diện nhất giúp bạn bắt đầu sử dụng OneNote như một chuyên gia thực thụ, thoát khỏi sự hỗn loạn của ghi chú giấy và tận dụng tối đa tất cả các tính năng của nó.

Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá từng bước cách tận dụng mọi khả năng mà OneNote mang lại., từ cơ bản nhất đến Tricks và các tính năng được các chuyên gia sử dụng. Cho dù bạn đang ghi chép ở trường đại học, điều phối các dự án tại nơi làm việc, hay chỉ muốn tìm một nơi để sắp xếp cuộc sống hàng ngày, đây là tất cả những gì bạn cần biết, được giải thích một cách đơn giản và dễ hiểu.

OneNote là gì và nó dùng để làm gì?

Microsoft OneNote là ứng dụng dùng để ghi chép và sắp xếp ghi chú dưới dạng kỹ thuật số.. Nó cho phép bạn thu thập văn bản, bản vẽ, hình ảnh, danh sách, tài liệu, bản ghi âm và hầu hết mọi loại nội dung ở cùng một nơi. Bạn có thể tạo nhiều sổ tay, mỗi sổ có các mục theo chủ đề và các trang riêng biệt., mô phỏng hoạt động của tủ hồ sơ vật lý, nhưng có lợi thế là mọi thứ đều được tập trung và có thể truy cập từ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại di động của bạn.

Mục tiêu của OneNote là giúp cuộc sống dễ dàng hơn cho những người muốn để lại các ghi chú rời, ghi chú giấy hoặc email với thông tin rải rác. Sức mạnh của nó nằm ở tổ chức phân cấp, khả năng chỉnh sửa linh hoạt và khả năng tích hợp mọi loại nội dung.Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ sổ tay với người khác và cùng nhau chỉnh sửa theo thời gian thực, khiến đây trở thành lựa chọn hoàn hảo cho hoạt động cộng tác, học tập và các dự án cá nhân.

Bắt đầu: Cách tạo và sắp xếp sổ tay của bạn

Khi bạn mở OneNote lần đầu tiên, một sổ ghi chép mặc định sẽ được tạo, nhưng bạn có thể thêm bất cứ lúc nào. Hãy coi mỗi cuốn sổ như một cuốn sổ lớn ghi chép một dự án, chủ đề hoặc lĩnh vực trong cuộc sống của bạn.

• Để tạo một sổ ghi chép mới, hãy nhấp vào nút Hiển thị danh sách sổ ghi chép (trên cùng bên trái).
• lựa chọn + Sổ tay và chọn một cái tên dễ nhận dạng.
• OneNote sẽ tạo một mục và trang mới trong sổ tay của bạn. Từ đó, bạn có thể thêm bao nhiêu mục và trang tùy thích.

Chìa khóa để tổ chức là hệ thống phân cấp: sổ ghi chép → phần → trangBạn có thể có nhiều cấp độ tùy thích và điều chỉnh theo cách làm việc hoặc học tập của mình.

Cách chuyển đổi giữa các sổ ghi chép và điều hướng các phần

Nếu bạn mở nhiều sổ tay, việc chuyển đổi giữa chúng cũng đơn giản như chọn sổ tay mà bạn quan tâm. từ bảng điều khiển bên. Nhấp vào nút Hiển thị danh sách sổ ghi chép và chọn sổ ghi chép bạn muốn xem hoặc chỉnh sửa.

Bên trong mỗi cuốn sổ tay, Các phần xuất hiện dưới dạng tab (ở trên cùng hoặc bên cạnh, tùy theo sở thích của bạn)Bạn có thể tùy chỉnh vị trí của các tab trang ở bên trái hoặc bên phải bằng cách truy cập vào các tùy chọn hiển thị từ menu. Tệp > Tùy chọn > Trình bày.

Thêm và tùy chỉnh các phần và trang

Để giữ cho ghi chú của bạn được ngăn nắp, bạn có thể tạo bao nhiêu phần và trang tùy thích.Mỗi phần sẽ tương đương với một tab chủ đề và trong mỗi tab, bạn có thể thêm các trang khác nhau để sắp xếp thông tin.

• Sử dụng nút + Phần ở cuối danh sách các mục để thêm chủ đề mới.
• Bấm vào + Trang để thêm trang mới vào phần đang hoạt động.
• Bạn có thể đổi tên, kết hợp, tô màu, di chuyển hoặc thậm chí bảo vệ bằng mật khẩu bất kỳ phần nào bằng cách nhấp chuột phải.
• Cũng có thể tạo ra nhóm các phần để phân loại khối lượng thông tin lớn và chia sẻ các phần hoặc toàn bộ sổ ghi chép với người khác, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc cộng tác.

Ghi chú và định dạng văn bản

Cách bạn viết trong OneNote cực kỳ linh hoạt. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ đâu trên trang và bắt đầu nhập.Mỗi lần bạn thực hiện thao tác này, một hộp văn bản riêng biệt sẽ được tạo ra, có thể di chuyển hoặc thay đổi kích thước—hoàn hảo để sắp xếp các ý tưởng thành sơ đồ trực quan.

Các công cụ chỉnh sửa bao gồm tất cả các tùy chọn thông thường: kiểu chữ và cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu sắc, danh sách đánh số, danh sách gạch đầu dòng và kiểu tiêu đề. Bạn có thể thay đổi màu nền trang hoặc làm việc với các đường kẻ và lưới từ menu Xem, hữu ích khi ghi chú viết tay hoặc tạo sơ đồ chặt chẽ.

Bạn không bị giới hạn ở một khối văn bản duy nhất: Bạn có thể tạo nhiều hộp tùy thích và dán nhãn chúng một cách độc lập., lý tưởng để sắp xếp các khái niệm chính, đoạn trích quan trọng hoặc dữ liệu nổi bật. Nếu bạn mắc lỗi, nút Hoàn tác luôn sẵn sàng để cập nhật những thay đổi mới nhất.

Thẻ, tổ chức và tìm kiếm thông minh

Một trong những điểm mạnh của OneNote là khả năng gắn thẻ bất kỳ phần nào của nội dung, cho dù đó là toàn bộ trang hay chỉ một đoạn văn bản cụ thể. Nhãn bao gồm việc cần làm, ghi chú quan trọng, câu hỏi, liên hệ, số điện thoại, dự án và bạn có thể tạo nhãn tùy chỉnh.

Điều này cho phép bạn tìm kiếm hiệu quả hơn nhiều: Chức năng tìm kiếm lọc theo thẻ, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin ngay cả khi thông tin được phân bổ trên nhiều sổ tay, mục hoặc trang khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể gắn thẻ nhiều khu vực trong cùng một trang, mang lại sự linh hoạt tuyệt vời khi sắp xếp thông tin.

Làm việc với tài liệu, hình ảnh và đa phương tiện

OneNote không chỉ dành cho văn bản. Bạn có thể chèn hầu như bất kỳ loại tập tin nào: hình ảnh (từ thiết bị của bạn, từ máy ảnh hoặc trực tiếp từ Internet), tài liệu PDF, Tệp của Từ, bảng tính Excel và thậm chí cả bản ghi âm thanh và video.

• Kéo và thả bất kỳ tập tin nào để đính kèm vào ghi chú hoặc chọn “Chèn” để thêm dưới dạng bản in (nội dung được hiển thị trên trang) hoặc dưới dạng tệp đính kèm có thể chỉnh sửa.
• Hình ảnh có thể tự động trích xuất văn bản bằng chức năng Nhận dạng ký tự quang học (OCR), giúp dễ dàng sao chép văn bản từ ảnh hoặc tài liệu được quét.
• Để ghi lại âm thanh hoặc video, hãy đi tới Chèn > Ghi âm và chọn loại. Tệp kết quả sẽ được tích hợp vào trang và bạn có thể thêm chú thích.
• Bạn cũng có thể nhúng video trực tuyến và liên kết bất kỳ văn bản nào tới địa chỉ web một cách dễ dàng.

Bảng, bảng tính và tổ chức nâng cao

Nếu bạn cần cấu trúc thông tin theo định dạng bảng, OneNote giúp bạn dễ dàng tạo cả bảng gốc và tích hợp các trang tính Excel. trong ghi chú của bạn.

• Bấm vào phần Chèn và sau đó trong Tabla để tạo một bảng cơ bản với các hàng và cột có thể tùy chỉnh.
• Đối với nhu cầu nâng cao hơn, bạn có thể đính kèm bảng tính Excel, chỉnh sửa trực tiếp từ OneNote và tự động lưu các thay đổi.

Bảng rất phù hợp cho danh sách việc cần làm, lập lịch, theo dõi điểm danh, thời gian biểu hoặc bất kỳ dữ liệu nào yêu cầu sắp xếp theo hàng và cột. Bạn cũng có thể làm việc với danh sách tác vụ được tích hợp với Outlook để tận dụng tính năng đồng bộ hóa giữa hai nền tảng. ứng dụng.

Vẽ, tô sáng và làm việc với đầu vào thủ công

Bạn có phải là người suy nghĩ tốt hơn bằng sơ đồ, đồ thị hoặc ghi chú viết tay không? Trong tab “Vẽ”, bạn có thể sử dụng chuột, bút stylus hoặc thậm chí ngón tay nếu bạn có màn hình cảm ứng. để viết, tô sáng hoặc phác thảo trên trang giấy. Ngoài ra, bạn có thể chọn từ nhiều loại bút chì, màu sắc và độ dày khác nhau.

Phần vẽ rất lý tưởng để chú thích sơ đồ, tạo bản đồ tư duy hoặc làm nổi bật các ý chính. Và nếu bạn cần xóa một thứ gì đó, cục tẩy kỹ thuật số sẽ giúp bạn xóa sạch mọi đường nét một cách dễ dàng.

Mẫu và tùy chỉnh trực quan

Để mang lại nét chuyên nghiệp cho ghi chú của bạn, OneNote có các mẫu được xác định trước cho các cuộc họp, danh sách việc cần làm, lớp học và nhiều hơn nữa. Bạn có thể truy cập chúng từ Chèn > Mẫu trang và chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Bạn thậm chí có thể lưu các mẫu tùy chỉnh của riêng mình để sử dụng lại bất cứ khi nào bạn muốn.

Đồng bộ hóa và làm việc cộng tác

Mọi ghi chú và chỉnh sửa của bạn sẽ được tự động lưu và đồng bộ hóa lên đám mây., vì vậy bạn không bao giờ phải lo lắng về việc mất thông tin. Bạn có thể truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào và điều thú vị nhất là, chia sẻ sổ tay hoặc phần với người khác, cho phép mọi người đóng góp và chỉnh sửa nội dung theo thời gian thực.

Để chia sẻ, chỉ cần vào menu Tệp > Chia sẻ, chọn mức độ quyền và người nhận. Bạn có thể viết tin nhắn cá nhân để gửi kèm lời mời.

Các tùy chọn và thủ thuật nâng cao để tiến xa hơn

OneNote ẩn nhiều tính năng bổ sung có thể tạo nên sự khác biệt về năng suất và khả năng tùy chỉnh.

• Máy tính tích hợp: Nhập phép tính toán theo sau là dấu “=" và nhấn phím cách để tự động xem kết quả trong ghi chú.
• Lịch sử phiên bản và chỉnh sửa cộng tác: Truy cập lịch sử của từng trang từ menu “Lịch sử” để xem và khôi phục các phiên bản trước đó hoặc kiểm tra xem ai đã sửa đổi nội dung nào.
• Tích hợp với hệ sinh thái Microsoft: Bạn có thể xuất ghi chú sang Word, in chúng sang PDF hoặc từ Edge và gửi tài liệu đã quét bằng Office Lens trực tiếp đến trang OneNote.
• Phím tắt tự động sửa lỗi: Tùy chỉnh các phím tắt menu của riêng bạn Tùy chọn > Kiểm tra > Tùy chọn Tự động sửa để viết nhanh hơn và không có lỗi.
• Ghi chú dán: Truy cập ghi chú Post-it của bạn từ ứng dụng di động hoặc web để luôn ghi nhớ ý tưởng và đồng bộ hóa với OneNote.
• Tùy chỉnh hoàn toàn menu và ruy-băng: Nhấp chuột phải vào bất kỳ dải ruy-băng nào để thêm, xóa hoặc sắp xếp lại. lệnh, điều chỉnh giao diện theo nhu cầu của bạn.
• Dịch thuật và kiểm tra chính tả: Từ menu “Xem lại”, dịch văn bản, sửa lỗi chính tả và tra cứu từ đồng nghĩa mà không cần thoát khỏi OneNote.

In và xuất ghi chú của bạn

Khi bạn cần một bản sao vật lý của ghi chú của bạn, OneNote cho phép bạn in các trang, phần hoặc toàn bộ sổ ghi chép., chọn từ nhiều kích thước chuẩn như khổ letter, A4, ảnh hoặc lưu trực tiếp sang PDF. Truy cập tùy chọn in từ menu "Tệp > In", chọn cài đặt của bạn và bạn sẽ sẵn sàng in bản in giấy.

Mẹo để tận dụng OneNote hiệu quả hơn

Ngoài tất cả những điều trên, sau đây là một số mẹo thiết yếu giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích của nó mỗi ngày:

• Đưa OneNote vào cạnh màn hình của bạn để ghi chú nhanh khi làm việc với các ứng dụng khác.
• Xem lại các phiên bản của một trang để lấy thông tin hoặc so sánh các phiên bản khác nhau.
• Sử dụng tiện ích mở rộng OneNote Web Clipper để chụp toàn bộ trang web hoặc các đoạn đã chọn và lưu trực tiếp vào sổ tay của bạn.

OneNote không chỉ là một cuốn sổ tay kỹ thuật số đơn thuần. Khả năng sắp xếp thông tin, cộng tác và tùy chỉnh trải nghiệm theo ý thích khiến nó trở thành một công cụ thiết yếu cho sinh viên, chuyên gia và bất kỳ ai muốn kiểm soát cuộc sống hàng ngày. Từ việc tạo và quản lý sổ tay có cấu trúc đến chỉnh sửa ghi chú nâng cao, tích hợp đa phương tiện, công cụ vẽ và cộng tác theo thời gian thực, OneNote cung cấp cho bạn một hệ sinh thái mạnh mẽ để tập trung mọi thông tin của bạn một cách nhanh chóng và an toàn.Nếu bạn đang tìm kiếm một người bạn đồng hành kỹ thuật số đồng hành cùng bạn thì OneNote chính là câu trả lời.

Bài viết liên quan:

Cách quản lý sổ tay trong OneNote: Hướng dẫn đầy đủ để sắp xếp và cộng tác

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.