Hướng dẫn cách tạo quy tắc trong Outlook với các ví dụ thực tế

Nếu bạn sử dụng Outlook hàng ngày, hộp thư đến của bạn chắc chắn sẽ đầy lên với tốc độ chóng mặt. Giữa các email nội bộ, bản tin, thông báo tự động và các tin nhắn quan trọng.Rất dễ để một điều quan trọng bị lẫn vào mớ hỗn độn. Đó là lý do tại sao... quy tắc triển vọngMột hệ thống tự động hóa, khi được cấu hình đúng cách, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi ngày và giúp bạn kiểm soát mọi thứ.

Các quy tắc này cho phép Outlook tự động đưa ra quyết định cho bạn: Di chuyển, sắp xếp, chuyển tiếp, gắn cờ hoặc thậm chí tự động trả lời email. Dựa trên các điều kiện bạn xác định. Trong bài viết này, bạn sẽ thấy từng bước một và với các ví dụ thực tế, cách tạo quy tắc trong Outlook có và không có mẫu, cách sửa đổi chúng, sắp xếp thứ tự, tạm thời vô hiệu hóa chúng và sử dụng chúng trong cả Outlook trên máy tính để bàn và Outlook mới dành cho Windows cũng như Outlook.com.

Quy tắc trong Outlook là gì và chúng được sử dụng để làm gì?

Các quy tắc của Outlook là những hướng dẫn tự động cho chương trình biết phải làm gì với email đến hoặc email đi nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định. Nó giống như kiểu "nếu điều này xảy ra, hãy làm việc khác" áp dụng cho tin nhắn của bạn.Nếu email đến từ một người cụ thể, hãy chuyển nó vào một thư mục; nếu nó chứa những từ ngữ nhất định, hãy đánh dấu nó là quan trọng; nếu nó đến trong một khoảng thời gian nhất định, hãy gửi thư trả lời tự động, v.v.

Với hệ thống này, bạn có thể Tự động hóa phần lớn công việc lặp đi lặp lại mà bạn làm mỗi ngày.Lưu trữ tin nhắn từ một khách hàng cụ thể, tách riêng thông báo tự động, dọn dẹp các chương trình khuyến mãi, gửi bản sao cho đồng nghiệp, tạo các âm báo khác nhau tùy thuộc vào người gửi… và nhiều hơn nữa.

Hơn nữa, Outlook cho phép bạn tạo quy tắc cho cả email bạn nhận và email bạn gửi, và trong nhiều trường hợp Bạn cũng có thể áp dụng chúng một cách hồi tố. đối với các tin nhắn đã có sẵn trong thư mục của bạnkhông chỉ dành cho những người mới đến.

Một ưu điểm quan trọng khác là các quy tắc có thể được kích hoạt, vô hiệu hóa, chỉnh sửa hoặc xóa bất cứ lúc nào. Bạn không bị ràng buộc bởi những gì bạn thiết lập vào ngày đầu tiên.Nếu nhu cầu của bạn thay đổi, bạn chỉ cần điều chỉnh quy tắc hoặc xóa bỏ nó, thế là xong.

Cuối cùng, cần lưu ý rằng không phải tất cả các phiên bản Outlook đều hoạt động giống nhau. Phiên bản Outlook mới dành cho Windows, phiên bản máy tính để bàn cổ điển và Outlook.com. Họ có cùng quan điểm về các quy tắc, nhưng cách thức đạt được các quy tắc đó và một số lựa chọn lại có sự khác biệt nhỏ.

Cách tạo quy tắc nhanh từ một tin nhắn trong Outlook cho Windows

Khi bạn kiểm tra email và thấy một tin nhắn mà bạn muốn luôn xử lý theo cùng một cách, bạn có thể tạo quy tắc trực tiếp từ email đó. Đây là cách nhanh nhất để bắt đầu tự động hóa mà không cần phải vào các menu nâng cao..

Trong phiên bản Outlook cổ điển dành cho Windows, quy trình này rất giống với phiên bản Outlook mới. Ý tưởng luôn là bắt đầu với một thông điệp thực tế và từ đó xây dựng nên một quy tắc cơ bản.Sau đó, bạn có thể làm cho mọi thứ phức tạp hơn nếu cần.

Tạo quy tắc từ một tin nhắn (phiên bản Outlook cổ điển)

Để tạo ra một đang di chuyển Dựa trên một địa chỉ email cụ thể, bạn có thể thực hiện các thao tác sau trong phiên bản máy tính để bàn cổ điển:

1. Nhấp chuột phải vào tin nhắn Chọn quy tắc mà bạn muốn sử dụng làm tham chiếu và chọn tùy chọn "Quy tắc" > "Tạo quy tắc" trong menu ngữ cảnh.
2. Trong cửa sổ hiện ra, hãy chọn các điều kiện đơn giản mà Outlook cung cấp, chẳng hạn như "Tiêu đề chứa" hoặc "Từ". người gửi này'. Các ô này xác định những email nào sẽ kích hoạt quy tắc..
3. Hãy chọn thao tác bạn muốn Outlook thực hiện với những tin nhắn đáp ứng các điều kiện đó. Ví dụ: đánh dấu tin nhắn hoặc chọn "Di chuyển mục này vào thư mục" rồi chọn hoặc tạo thư mục đích.
4. Khi hoàn tất, hãy nhấn "Chấp nhận". Outlook sẽ lưu quy tắc đó và nó sẽ được áp dụng tự động từ thời điểm đó trở đi..
5. Nếu bạn muốn quy tắc này cũng áp dụng cho các tin nhắn hiện có trong thư mục hiện tại, hãy chọn ô "Áp dụng quy tắc mới này ngay bây giờ cho các tin nhắn đã có trong thư mục hiện tại" và xác nhận lại bằng "OK".

Ví dụ, bằng cách này, bạn có thể đạt được điều đó. Tất cả các tin nhắn có chứa những từ nhất định trong tiêu đề sẽ được chuyển đến một thư mục cụ thể.mà không cần phải kéo chúng thủ công lặp đi lặp lại nhiều lần.

Tạo quy tắc từ các mẫu trong Outlook cho Windows

Ngoài các quy tắc nhanh, Outlook còn cung cấp trình hướng dẫn với... mẫu đã chuẩn bị trong những tình huống phổ biến nhất. Các mẫu này cung cấp cho bạn một nền tảng để bạn có thể chỉnh sửa thêm.Rất lý tưởng nếu bạn không muốn bắt đầu từ con số không.

Các mẫu được nhóm thành các danh mục như "Giữ mọi thứ ngăn nắp" hoặc "Cập nhật thông tin". Mỗi ứng dụng đều đề xuất một kịch bản điển hình: di chuyển tin nhắn của một người, đánh dấu email để theo dõi, phát âm thanh, v.v.

Hướng dẫn cách truy cập trình hướng dẫn quy tắc và mẫu

Để mở Trình hướng dẫn quy tắc trong phiên bản Outlook cổ điển dành cho Windows và làm việc với các mẫu, bạn có thể làm theo các bước chung sau:

1. Ở đầu cửa sổ Outlook, hãy vào tab "Tệp" và chọn "Quản lý quy tắc và cảnh báo".
2. Trong tab "Quy tắc email" của hộp thoại hiện ra, hãy nhấp vào "Thêm quy tắc mới…". Trình hướng dẫn thiết lập quy tắc Outlook sẽ mở ra..
3. Trong trình hướng dẫn, bạn sẽ thấy một khu vực chứa các mẫu được cấu hình sẵn và một khu vực khác để bắt đầu từ một quy tắc trống, áp dụng cho cả tin nhắn bạn nhận và tin nhắn bạn gửi.

Tạo quy tắc mà không cần mẫu: các quy tắc trống cho tin nhắn đến

Nếu bạn muốn kiểm soát hoàn toàn, bạn có thể bắt đầu với một quy tắc trống dành cho email đến. Điều này cho phép bạn kết hợp các điều kiện, hành động và ngoại lệ để phù hợp với nhu cầu của mình..

Quy trình làm việc điển hình cho một quy tắc hộp thư đến không sử dụng mẫu là:

1. Chọn loại quy tắc cơ bảnTrong phần "Bắt đầu từ một quy tắc trống", chọn "Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được" và nhấp vào "Tiếp theo".

2. Xác định điều kiệnOutlook hiển thị cho bạn một danh sách rất đầy đủ các điều kiện có thể xảy ra. Trong số đó, bạn có thể sử dụng:

• Tin nhắn được gửi bởi một người cụ thể hoặc một nhóm công khai.
• Những tin nhắn có chứa những từ nhất định trong tiêu đề.
• Những email chỉ được gửi đến bạn.
• Những tin nhắn mà tên của bạn xuất hiện trong mục "Đến" hoặc "CC".
• Các tin nhắn có mức độ ưu tiên cụ thể.
• Các email được đánh dấu với mức độ bảo mật nhất định.
• Các tin nhắn có ghi chú về hành động cụ thể được chỉ định.
• Những tin nhắn không bao gồm tên của bạn trong mục "Người nhận".
• Các email này được gửi đến một nhóm người cụ thể.
• Các tin nhắn bao gồm những từ nhất định trong nội dung, chủ đề và nội dung, tiêu đề, địa chỉ người nhận hoặc địa chỉ người gửi.
• Các tin nhắn được phân loại vào một danh mục cụ thể.

Bạn có thể chọn một hoặc nhiều điều kiện. Càng đánh dấu nhiều, thước đo càng chính xác.Sau đó, nhấp vào "Tiếp theo".

3. Điều chỉnh chi tiết các điều kiệnỞ cuối trình hướng dẫn, bạn sẽ thấy mô tả về quy tắc với văn bản được gạch chân màu xanh lam. Nhấp vào các văn bản này cho phép bạn chọn, ví dụ, người hoặc nhóm cụ thể, từ khóa hoặc danh mục. Đó là nơi bạn hoàn tất việc xác định những email nào sẽ kích hoạt quy tắc..

4. Quyết định những hành động sẽ được thực hiệnỞ bước tiếp theo, Outlook sẽ hiển thị cho bạn các hành động có thể được thực hiện đối với các tin nhắn đáp ứng điều kiện. Các tùy chọn này bao gồm:

• Di chuyển tin nhắn đến một thư mục cụ thể..
• Gán tin nhắn vào một danh mục cụ thể.
• Xóa tin nhắn hoặc xóa vĩnh viễn.
• Sao chép tin nhắn này sang thư mục khác.
• Hãy chuyển tiếp tin nhắn này cho một người hoặc một nhóm công khai.
• Chuyển tiếp tin nhắn dưới dạng tệp đính kèm cho người khác hoặc danh sách khác.
• Chuyển tiếp tin nhắn đến người nhận khác.
• Hãy trả lời bằng một tin nhắn cụ thể. từ máy chủ.
• Hãy trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể.
• Đánh dấu tin nhắn để theo dõi sau.
• Xóa dấu hiệu nhận dạng tin nhắn.
• Xóa các danh mục đã được gán cho tin nhắn.
• Thay đổi mức độ ưu tiên của tin nhắn.
• Tự động in tin nhắn.
• Phát một âm thanh cụ thể khi nhận được loại email đó.
• Đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
• Hãy ghi rõ rằng không còn quy tắc nào khác áp dụng sau quy tắc này.

Cũng giống như với các điều kiện, bạn có thể kết hợp nhiều hành động với nhau. Ví dụ, di chuyển, phân loại và đánh dấu để theo dõi cùng một lúc.Nhấn "Tiếp theo" khi bạn đã chọn được nội dung mình quan tâm.

5. Chỉnh sửa các tham số hành độngBạn sẽ thấy lại phần mô tả với văn bản được gạch chân. Từ đó, bạn chỉ định thư mục đích, tệp âm thanh, tin nhắn trả lời, mẫu bạn sẽ sử dụng, v.v. Bước này hoàn tất các bước mà Outlook sẽ thực hiện với từng tin nhắn phù hợp..

6. Thiết lập các trường hợp ngoại lệTiếp theo, bạn có thể chỉ định bất kỳ trường hợp nào mà, mặc dù đáp ứng các điều kiện, bạn không muốn áp dụng quy tắc. Các trường hợp ngoại lệ sử dụng hầu hết các tùy chọn giống như các điều kiện ban đầu, vì vậy bạn có thể loại trừ, ví dụ, các tin nhắn từ một người quản lý cụ thể, email có một từ nhất định trong dòng tiêu đề hoặc tin nhắn có tệp đính kèm.

7. Cấu hình các chi tiết cuối cùngTrên màn hình cuối cùng của trình hướng dẫn, hãy đặt tên cho quy tắc, chọn xem bạn muốn áp dụng quy tắc đó cho các tin nhắn đã có trong Hộp thư đến hay không, và xác minh rằng ô để kích hoạt quy tắc đã được chọn. Khi bạn nhấp vào "Hoàn tất", quy tắc sẽ được tạo và sẵn sàng để sử dụng..

Các quy tắc không cần mẫu cho tin nhắn gửi đi

Các quy tắc không chỉ áp dụng cho những gì được đưa vào. Bạn cũng có thể tự động hóa các hành động trên email mà bạn gửi.Tính năng này rất hữu ích nếu, ví dụ, bạn muốn tự động lưu trữ các bản sao tin nhắn của mình trong các thư mục nhất định hoặc kiểm soát việc gửi đến những người nhận cụ thể.

Đề cương chung cho một quy tắc của thông báo đầu ra trống là:

• Chọn "Áp dụng quy tắc cho tin nhắn bạn gửi" trong mục "Bắt đầu từ một quy tắc trống" và nhấp vào "Tiếp theo".
• Chọn các điều kiện áp dụng cho email bạn gửi đi. Một số tùy chọn là:

• Tin nhắn này chứa một số từ nhất định trong dòng tiêu đề..
• Tin nhắn được gửi từ một tài khoản cụ thể (nếu bạn có nhiều tài khoản trên cùng một hồ sơ).
• Mức độ ưu tiên cụ thể đã được xác định cho email đó.
• Thông điệp này được gửi đến một người hoặc một nhóm người cụ thể.
• Văn bản hoặc chủ đề và văn bản chứa một số từ khóa nhất định.
• Địa chỉ người nhận bao gồm một số điều khoản nhất định.
• Thông điệp này thuộc một danh mục cụ thể.
• Email này có kèm theo tệp đính kèm.
• Thông điệp vượt quá hoặc không đạt đến kích thước quy định tính bằng kilobyte.
• Email này sử dụng một hình thức cụ thể.
• Thông báo này có các thuộc tính cụ thể của tài liệu hoặc biểu mẫu.
• Đây là thư mời họp hoặc thông báo cập nhật.
• Thông báo này đến từ một nguồn cấp dữ liệu RSS cụ thể hoặc bất kỳ nguồn cấp dữ liệu RSS nào.
• Email này tương ứng với một loại biểu mẫu cụ thể.

Sau khi đã chọn các điều kiện, bạn chỉnh sửa chúng bằng cách nhấp vào văn bản được gạch chân, tiếp tục, xác định các hành động (ví dụ: di chuyển bản sao vào thư mục hoặc áp dụng danh mục) và, nếu muốn, thêm các ngoại lệ. Cuối cùng, bạn đặt tên cho quy tắc, quyết định xem có kích hoạt nó hay không, và hoàn tất trình hướng dẫn bằng nút "Hoàn tất"..

Tạo quy tắc trong Outlook bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn.

Outlook bao gồm một số mẫu được thiết kế cho các tình huống phổ biến nhất trong cuộc sống hàng ngày. Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn chỉ cần điền vào chỗ trống. Thay vì xây dựng quy tắc từ đầu. Một số quy tắc phổ biến nhất là:

• Di chuyển tin nhắn của một người vào một thư mục.Quy tắc hộp thư đến: Quy tắc này tự động chuyển tất cả email từ một người gửi cụ thể vào một thư mục cụ thể. Người liên hệ đó phải có trong danh bạ của bạn để dễ dàng chọn.
• Di chuyển các tin nhắn có chứa những từ khóa nhất định trong tiêu đề vào một thư mục cụ thể.Rất hữu ích để nhóm các dự án, đơn đặt hàng, thông báo hệ thống hoặc bất kỳ chủ đề nào bạn có thể xác định bằng từ khóa.
• Di chuyển các tin nhắn đã gửi đến một nhóm công khai vào một thư mục.Lý tưởng nếu bạn tham gia các danh sách hoặc nhóm công khai và không muốn những email đó làm đầy hộp thư chính của mình.
• Đánh dấu tin nhắn từ một người hoặc nhóm cụ thể để theo dõi.Tất cả tin nhắn từ người đó sẽ tự động được đánh dấu để hiển thị trong danh sách việc cần làm của bạn.
• Sắp xếp các mục từ nguồn cấp dữ liệu RSSNếu bạn sử dụng Outlook để theo dõi các nguồn cấp dữ liệu RSS, bạn có thể tự động nhóm các mục từ nguồn cấp dữ liệu vào một thư mục cụ thể.
• Hiển thị tin nhắn từ một người cụ thể trong cửa sổ "Thông báo mặt hàng mới".Khi có email từ người đó, một thông báo nổi bật với nội dung được cá nhân hóa sẽ hiện lên màn hình.
• Phát ra âm thanh khi nhận được tin nhắn từ một người cụ thể.Bạn có thể gán các tệp âm thanh khác nhau (ví dụ: từ thư viện Windows Media hoặc các tệp âm thanh của riêng bạn) cho các liên hệ quan trọng.
• Gửi thông báo đến thiết bị di động của bạn khi nhận được tin nhắn từ những người liên lạc nhất định.Được thiết kế để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào khi bạn không ở văn phòng, bằng cách chuyển tiếp hoặc thông báo cho bạn về email trên điện thoại di động.

Quy trình sử dụng mẫu hầu như luôn giống nhau: chọn mẫu mong muốn trong trình hướng dẫn, tùy chỉnh mô tả (người gửi, thư mục, văn bản, âm thanh…), thêm các điều kiện hoặc ngoại lệ bổ sung nếu cần, và cuối cùng, Đặt cho quy tắc một cái tên dễ nhận biết và hoàn tất cấu hình bằng lệnh "Finish"..

Các ý tưởng và ví dụ thực tế về cách sử dụng quy tắc trong Outlook

Khả năng ứng dụng của các quy tắc là vô cùng lớn, nhưng thường thì bạn không nhận ra mình có thể tự động hóa được những gì cho đến khi thấy các ví dụ thực tế. Điều quan trọng là hãy suy nghĩ xem bạn lặp lại những công việc nào mỗi ngày thông qua email. và dịch chúng thành "nếu điều này xảy ra, hãy làm điều này".

Ví dụ 1: Tự động phân loại tin nhắn từ người gửi

Hãy tưởng tượng bạn nhận được Hàng chục email từ cùng một khách hàng hoặc một nhà cung cấp quan trọng. Thay vì kéo tất cả những tin nhắn đó vào một thư mục, bạn có thể tạo một thư mục có tên, ví dụ, "Email từ Công ty AAA" và một quy tắc dựa trên mẫu "Di chuyển tin nhắn từ một người vào một thư mục".

Trong mẫu, bạn chọn tài khoản của công ty làm người gửi, ví dụ: [email được bảo vệ]và thư mục đích là "AAA Company Emails". Từ đó trở đi, Mọi tin nhắn đến từ địa chỉ đó sẽ tự động được chuyển vào thư mục đó.giúp hộp thư chính của bạn luôn gọn gàng hơn.

Để điều chỉnh các loại quy tắc này, bạn nên nhấp vào các liên kết màu xanh lam trong phần mô tả ("người dùng hoặc danh sách phân phối", "thư mục được chỉ định"...) và xem lại các tùy chọn có sẵn. Bằng cách này, bạn sẽ làm quen với nhiều tiêu chí và hành động khác nhau mà bạn có thể kết hợp..

Ví dụ 2: Quy tắc nghỉ phép với phản hồi tự động

Một trường hợp rất phổ biến khác là kỳ nghỉ hoặc vắng mặt dài ngày. Giả sử bạn sẽ vắng mặt tại văn phòng trong suốt tháng Tám. Việc không phản hồi trong khoảng thời gian đó có thể tạo ấn tượng xấu và gây ra sự chậm trễ không cần thiết.Vì vậy, bạn có thể thiết lập một quy tắc thực hiện nhiều việc cùng một lúc.

Ý tưởng chung là:

• Điều kiện: tất cả các email nhận được trong khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: sau ngày 31 tháng 7 và trước ngày 1 tháng 9).
• Hành động phối hợp:

• kèm theo một tin nhắn giải thích rằng bạn đang đi nghỉ mát.Ai sẽ thay thế bạn (ví dụ: đồng nghiệp Alberto của bạn), cách liên lạc với người đó và ngày bạn sẽ quay lại.
• Hãy chuyển tiếp tất cả những tin nhắn đó đến tài khoản của Alberto.để tôi có thể xử lý các yêu cầu khi bạn vắng mặt.
• Hãy chuyển tất cả những email đó vào một thư mục có tên là "ĐANG NGHỈ PHÉP".để khi bạn quay lại, toàn bộ khoảng thời gian đó sẽ được nhóm lại và bạn có thể xem lại nếu cần.

Trong trường hợp này, quy tắc cho phép bạn duy trì dịch vụ khách hàng, giao tiếp rõ ràng và lưu trữ mọi thứ mà không cần phải làm bất cứ điều gì trong thời gian bạn vắng mặt. Điều quan trọng là phải kiểm tra quy tắc trước khi cho nó hoạt động chính thức, để đảm bảo rằng ngày tháng và các hành động là chính xác..

Quản lý quy tắc: chỉnh sửa, xóa, chạy và sắp xếp lại.

với el tiempo Việc tích lũy nhiều quy tắc khác nhau là điều bình thường. Outlook cho phép bạn quản lý chúng từ hộp "Quy tắc và cảnh báo". (trong phiên bản cổ điển) hoặc từ menu cài đặt (trong Outlook mới và trên Outlook.com).

Chỉnh sửa các quy tắc hiện có trong phiên bản Outlook cổ điển.

Nếu một quy tắc không còn hoạt động như mong đợi hoặc bạn cần thay đổi một phần nào đó của nó, bạn có thể sửa đổi nó mà không cần phải tạo lại từ đầu. Bạn cũng có thể sửa các quy tắc được đánh dấu là không chính xác. Thông qua Outlook.

Các bước cơ bản là:

1. Vào mục "Tệp" > "Quản lý quy tắc và cảnh báo".
2. Nếu Outlook thông báo cho bạn rằng có một quy tắc bị lỗi, hãy nhấp vào "OK" để xem.
3. Đánh dấu vào ô bên cạnh quy tắc được tô đỏ hoặc quy tắc bạn muốn sửa đổi.
4. Nhấp vào các liên kết trong phần "Mô tả quy tắc" để chỉnh sửa các điều kiện, hành động hoặc ngoại lệ, rồi lưu lại bằng "OK".

Nếu bạn chỉ muốn thay đổi tên, hành vi hoặc vị trí của một quy tắc mà không làm thay đổi quy tắc đó, quy trình tương tự nhưng sử dụng tùy chọn "Thay đổi quy tắc":

1. Trong "Tệp" > "Quản lý quy tắc và cảnh báo", hãy chọn quy tắc phù hợp.
2. Hãy đánh dấu vào ô bên cạnh tên của bạn.
3. Chọn "Thay đổi quy tắc" và loại thay đổi bạn muốn thực hiện, làm theo các bước được Outlook hướng dẫn.

Từ hộp thoại đó, bạn cũng có thể Xóa bỏ những quy tắc bạn không còn cần nữa.Chọn quy tắc và sử dụng nút "Xóa", sau đó xác nhận các thay đổi bằng nút "Áp dụng".

Thực thi các quy tắc thủ công trong phiên bản cổ điển

Mặc dù theo mặc định, các quy tắc được thực thi trên các tin nhắn đến hoặc đi sau khi chúng được tạo, Outlook cho phép bạn tự chạy một hoặc nhiều quy tắc trên các thư mục hiện có. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn vừa thiết lập một quy tắc phức tạp và muốn nó ảnh hưởng đến cả những email cũ hơn..

Để làm điều này:

1. Mở "Tệp" > "Quản lý quy tắc và cảnh báo" và, trên tab "Quy tắc email", chọn "Chạy quy tắc ngay".
2. Trong hộp thoại "Chạy quy tắc ngay bây giờ", hãy chọn các ô tương ứng với các quy tắc bạn muốn chạy.
3. Trong mục "Chạy trong thư mục", bạn có thể chọn một thư mục khác bằng cách nhấp vào "Duyệt", chọn thư mục và xác nhận bằng "OK". Bạn cũng có tùy chọn bao gồm cả các thư mục con.
4. Trong danh sách "Áp dụng quy tắc cho", hãy chọn xem bạn muốn áp dụng quy tắc cho tất cả tin nhắn, chỉ tin nhắn đã đọc hoặc chỉ tin nhắn chưa đọc.
5. Nhấp vào "Chạy ngay" để Outlook xử lý tin nhắn theo các quy tắc đã chọn.

Theo cách này, Bạn có thể sắp xếp lại một lượng lớn thư từ cùng một lúc. mà không cần phải làm bằng tay.

Các hành động và tiện ích bổ sung tùy chỉnh

Bên cạnh các thao tác tiêu chuẩn, phiên bản Outlook cổ điển còn hỗ trợ "các thao tác tùy chỉnh" do bên thứ ba phát triển. Chúng thường được phân phối dưới dạng thư viện liên kết động (.dll) mà bạn phải cài đặt trên máy tính của mình.Microsoft không cung cấp các loại tiện ích bổ sung này, nhưng bạn có thể tìm thấy các giải pháp cụ thể được phát triển bởi các nhà sản xuất khác.

Sau khi cài đặt, các tiện ích bổ sung này sẽ xuất hiện dưới dạng các tùy chọn bổ sung trong trình hướng dẫn thiết lập quy tắc. Chúng cho phép bạn mở rộng hơn nữa những chức năng mà Outlook có thể thực hiện tự động.Tuy nhiên, tốt hơn hết là bạn nên đảm bảo thông tin đến từ các nguồn đáng tin cậy.

Các quy tắc trong Outlook mới dành cho Windows

Phiên bản Outlook mới dành cho Windows vẫn giữ nguyên triết lý về các quy tắc, nhưng giao diện có một vài thay đổi nhỏ. Các quy tắc hộp thư đến hầu hết được tạo, chỉnh sửa và quản lý từ cài đặt email.Mặc dù bạn cũng có thể bắt đầu từ một tin nhắn cụ thể.

Tạo quy tắc nhanh trong Outlook dành cho Windows mới

Di chuyển tất cả thư từ người gửi hoặc tập hợp người gửi Để truy cập vào một thư mục cụ thể mà không cần làm phức tạp mọi thứ, bạn có thể thực hiện như sau:

1. Nhấp chuột phải vào một tin nhắn trong bất kỳ thư mục nào và di chuột đến mục "Quy tắc".
2. Chọn "Tạo quy tắc" để mở hộp quy tắc nhanh.
3. Chọn thư mục đích mà bạn muốn chuyển tất cả email từ người gửi đó đến.
4. Xác nhận với "OK". Kể từ thời điểm đó, quy tắc này sẽ áp dụng cho tất cả các tin nhắn đến đáp ứng điều kiện đó..

Nếu bạn cần chức năng nâng cao hơn là chỉ đơn giản là di chuyển email, bạn có thể nhấp vào "Tùy chọn khác" trong cùng cửa sổ đó. Cửa sổ cấu hình quy tắc đầy đủ sẽ mở ra, nơi bạn có thể thêm nhiều điều kiện, hành động và ngoại lệ khác nhau..

Các yếu tố cơ bản của một quy tắc trong Outlook mới

Mỗi quy tắc trong Outlook mới cần ít nhất ba thành phần: một tên mô tả, một hoặc nhiều điều kiện và ít nhất một hành độngBạn có thể tùy chọn thêm các trường hợp ngoại lệ.

Trong trình chỉnh sửa, bạn sẽ thấy các nút như "Thêm điều kiện", "Thêm hành động" và "Thêm ngoại lệ". Bạn có thể kết hợp chúng để thiết kế những quy tắc rất mạnh mẽ.Ví dụ: nếu email đến từ X và có chứa Y trong tiêu đề, hãy chuyển nó vào thư mục Z và đánh dấu là quan trọng, trừ khi nó có tệp đính kèm.

Một tùy chọn quan trọng khác là hộp kiểm "Dừng xử lý thêm quy tắc". Nếu bạn chọn hộp kiểm này, Outlook sẽ không tiếp tục áp dụng các quy tắc khác sau khi quy tắc này được đáp ứng. Nó rất hữu ích trong việc ngăn chặn nhiều hệ thống tự động xung đột với nhau..

Chỉnh sửa, xóa, sắp xếp và chạy các quy tắc trong Outlook mới.

Trong phiên bản Outlook mới dành cho Windows, quản lí toàn cầu Các quy tắc được thiết lập như sau:

• đến chỉnh sửa quy tắcNhấp vào biểu tượng "Cài đặt" ở trên cùng, vào "Thư" > "Quy tắc", tìm quy tắc bạn muốn thay đổi và chỉnh sửa. Lưu lại bằng nút "Lưu" khi bạn hoàn tất.
• đến xóa một quy tắcTừ cùng danh sách "Thư" > "Quy tắc", chọn quy tắc bạn muốn xóa và sử dụng tùy chọn xóa.
• đến thay đổi thứ tự ứng dụngTrong "Thư" > "Quy tắc", chọn một quy tắc và sử dụng các phím mũi tên lên/xuống để di chuyển quy tắc đó lên hoặc xuống trong danh sách. Outlook sẽ áp dụng các quy tắc cho các thư đến theo thứ tự đó.
• đến thực thi các quy tắc trên các tin nhắn hiện cóNgoài ra, bạn cũng có thể vào "Cài đặt" > "Thư" > "Quy tắc" và sử dụng tùy chọn có sẵn để áp dụng quy tắc cho các tin nhắn đã có trong thư mục, nếu giao diện phiên bản của bạn cho phép.
• đến tạm thời bật hoặc tắt một quy tắcTrong danh sách các quy tắc, bạn sẽ thấy một nút chuyển đổi bên cạnh mỗi quy tắc. Bạn có thể bỏ chọn nút đó để tạm dừng quy tắc mà không xóa nó và kích hoạt lại bất cứ khi nào bạn muốn.

Cách tiếp cận này cho phép bạn có một bộ quy tắc cố định “dự trữ”. Bạn chỉ cần kích hoạt chúng khi cần mà không làm mất các thiết lập.

Quy tắc trong Outlook.com (trên web)

Trong Outlook.com, logic hoạt động với các quy tắc rất tương tự, mặc dù có một số hạn chế so với ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Mọi thứ đều được quản lý từ bảng cài đặt email trên web..

Để truy cập các quy tắc hộp thư đến trong Outlook.com, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Nhấp vào biểu tượng "Cài đặt" ở đầu trang.
• Vào mục thư từ, sau đó chọn "Quy tắc" hoặc "Quy tắc thư", tùy thuộc vào giao diện bạn đang sử dụng.

Từ đó, bạn có thể tạo quy tắc mới, chỉnh sửa, xóa, sắp xếp lại và thậm chí... Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa bất kỳ quy tắc nào chỉ bằng một công tắc đơn giản.Giống như trong ứng dụng Outlook mới dành cho Windows.

Một điểm khác biệt quan trọng so với phiên bản dành cho máy tính để bàn là, trong phiên bản beta của Outlook.com, Bạn không thể áp dụng quy tắc hộp thư đến cho các tin nhắn hiện có.Các quy tắc này chỉ áp dụng cho email nhận được sau khi quy tắc được tạo. Để dọn dẹp hoặc di chuyển email cũ, nền tảng này đề xuất sử dụng các công cụ như "Lưu trữ", "Đi đến" hoặc "Dọn dẹp".

Trong Outlook.com, việc thiết lập các quy tắc để chuyển tiếp hoặc chuyển hướng tin nhắn đến một tài khoản khác cũng rất phổ biến. Điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng giữa chuyển tiếp và chuyển hướng.:

• Si tiền đạoTin nhắn sẽ hiển thị dưới dạng email mà bạn đã nhận và sau đó chuyển tiếp; khi người nhận trả lời, thư trả lời sẽ được gửi đến địa chỉ của bạn.
• Si chuyển hướngNgười gửi ban đầu vẫn được ghi trong mục "Từ". Thư trả lời sẽ được gửi đến người gửi ban đầu, chứ không phải đến bạn.

Cuối cùng, cũng giống như trong Outlook mới, giao diện web cho phép bạn... Tạm thời vô hiệu hóa các quy tắc bằng nút chuyển đổi.mà không cần phải xóa chúng vĩnh viễn.

Với tất cả các tùy chọn này, rõ ràng quy tắc là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Outlook. nâng cao năng suấtChúng cho phép thực hiện tự động phần lớn các công việc thường ngày với email, giúp các tin nhắn quan trọng của bạn nổi bật hơn so với những tin nhắn khác, và cho phép bạn điều chỉnh hoạt động của hộp thư đến theo cách làm việc của mình bất cứ lúc nào, với các ví dụ rõ ràng như phân loại email theo người gửi, chuẩn bị thư trả lời khi nghỉ phép hoặc phối hợp hộp thư đến của bạn với các thành viên khác trong nhóm mà không mất kiểm soát.