Hướng dẫn từng bước xóa email đã gửi trong Outlook

Gửi email nhầm là một trong những sự cố mà tất cả chúng ta đều từng trải qua. vào một thời điểm nào đó. Cho dù đó là tin nhắn gửi nhầm người nhận, trò đùa mất kiểm soát hay tệp đính kèm mà bạn quên đưa vào, thì đó cũng có thể là tình huống khá khó xử. Tin tốt là nếu bạn đang sử dụng Outlook, có nhiều cách để khắc phục lỗi này, mặc dù có một số điều kiện.

Outlook cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để khôi phục hoặc xóa tin nhắn đã gửi., nhưng điều quan trọng là phải biết giới hạn của các tính năng đó, cũng như sự khác biệt giữa phiên bản web, ứng dụng dành cho máy tính để bàn và việc sử dụng tài khoản Exchange. Trong bài viết toàn diện này, chúng tôi sẽ phân tích tất cả các phương pháp khả dụng để bạn biết Khi nào bạn có thể hủy một email và khi nào thì quá muộn. Bạn cũng có thể kiểm tra cách khôi phục email đã xóa nếu bạn cần nó.

Bạn có thể xóa email đã gửi trong Outlook không?

Câu trả lời nhanh là: có, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Outlook có một tính năng tích hợp để khôi phục hoặc hủy gửi emailTuy nhiên, khả năng này phụ thuộc vào một số yếu tố:

• Người nhận phải sử dụng Outlook và phải có tài khoản trong cùng môi trường Exchange.
• Thư không được mở. Nếu tin nhắn đã được đọc, bạn không thể quay lại được nữa.
• Tài khoản phải được lưu trữ trên Microsoft Exchange; Nghĩa là, nó sẽ không hoạt động nếu người nhận sử dụng dịch vụ bên ngoài hoặc IMAP/POP.

Bên cạnh đó, Phiên bản web của Outlook có công cụ “Hoàn tác gửi”. rất giống với tính năng mà Gmail cung cấp, nhưng chỉ khi bạn đã kích hoạt tính năng này trước trong phần cài đặt. Hãy nhớ rằng nếu bạn muốn xóa email, bạn cũng có thể đọc về cách xóa email. xóa tin nhắn email trên các nền tảng khác.

Hủy gửi email trong phiên bản web Outlook

Trong phiên bản trực tuyến của Outlook (Outlook.com), có một tùy chọn rất hữu ích cho phép bạn hủy gửi email trong vài giây sau khi nhấp vào 'Gửi'. Tính năng này không được bật theo mặc định, do đó bạn cần phải cấu hình nó trước. Sau đây là cách thực hiện:

1. Truy cập vào Outlook.com với tài khoản của bạn.
2. Nhấn vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt) nằm ở góc trên bên phải.
3. Bấm vào Xem tất cả cài đặt Outlook > Thư > Viết và trả lời.
4. Cuộn cho đến khi bạn tìm thấy tùy chọn Hủy giao hàng.
5. Điều chỉnh el tiempo (tối đa 10 giây) để có thể hoàn tác việc gửi.
6. Đừng quên bấm vào tiết kiệm.

Từ thời điểm đó trở đi, mỗi khi bạn gửi email, một tùy chọn sẽ xuất hiện trong vài giây. Hoàn tác ở góc dưới bên trái của cửa sổ. Nếu bạn nhấp chuột kịp thời, tin nhắn sẽ bị hủy trước khi thoát. Điều quan trọng nữa là phải biết cách xóa tài khoản email nếu bạn không còn cần chúng nữa.

Khôi phục email đã gửi trong Outlook dành cho máy tính để bàn (Microsoft 365)

Nếu bạn sử dụng phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn, đặc biệt là một phần của bộ Outlook, Microsoft 365, bạn có một chức năng khác khả dụng: Truy xuất tin nhắn. Công cụ này cho phép bạn thử xóa email đã gửi, nhưng chỉ khi được sử dụng trong vòng lặp khép kín với tài khoản Exchange. Tính năng này chỉ có tác dụng nếu người nhận chưa đọc tin nhắn.

Đây là các bước để thực hiện việc này trong ứng dụng Outlook Cửa sổ:

1. Mở Outlook và đi đến thư mục Các phần tử đã được gửi.
2. Nhấp đúp vào tin nhắn bạn muốn khôi phục. Nó sẽ mở ra trong một cửa sổ mới riêng biệt.
3. Bấm vào Lưu Trữ > tin tức.
4. lựa chọn Gửi lại hoặc lấy lại > Truy xuất tin nhắn này.

Ở đây bạn sẽ có hai lựa chọn:

• Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này
• Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế chúng bằng một tin nhắn mới

Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra hộp để nhận thông báo về sự thành công hay thất bại của việc phục hồi cho mỗi người nhận. Cuối cùng, nhấp vào chấp nhận.

Sau khi thử, bạn sẽ nhận được email từ [email protected] kèm theo báo cáo xác nhận tin nhắn đã được truy xuất thành công hay chưa. Nếu bạn gặp vấn đề với email, bạn cũng có thể quan tâm đến cấu hình các tùy chọn thư khác.

Những hạn chế quan trọng cần lưu ý

Mặc dù tính năng này có vẻ hữu ích nhưng vẫn có một số hạn chế mà bạn cần lưu ý:

• Người nhận phải nằm trong cùng một mạng lưới Exchange và sử dụng Outlook làm ứng dụng email của bạn.
• Tính năng này không có tác dụng nếu tin nhắn đã được mở hoặc đọc.. Một khi điều đó xảy ra, sẽ không có cách nào để loại bỏ nó.
• Không tương thích với Outlook di động. các ứng dụng từ Outlook cho Android e iOS Họ vẫn chưa cung cấp công cụ này.
• Sự thành công của quá trình phục hồi cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các quy tắc hoặc bộ lọc tự động. mà người nhận có, chẳng hạn như chuyển hướng đến các thư mục cụ thể.

Điều này có nghĩa rằng Không có gì đảm bảo rằng quá trình phục hồi sẽ diễn ra, nhưng vẫn đáng thử nếu email chứa thông tin nhạy cảm hoặc bị xâm phạm. Nếu bạn cần thêm thông tin về cách xóa email, hãy truy cập liên kết này để giải quyết những nghi ngờ khác.

Xóa email khỏi hộp thư đến hoặc đã gửi

Một tính năng khác có sẵn và thường bị nhầm lẫn với quá trình phục hồi là tùy chọn xóa các email đã gửi hoặc đã nhận từ thư mục của người dùng. Thao tác này không xóa email khỏi hộp thư đến của người nhận, nhưng có thể giúp bạn xóa lịch sử hoặc thu hồi một phần email nếu người dùng kia chưa đọc.

Từ Outlook.com, bạn có thể thực hiện những thao tác sau:

1. Chọn một hoặc nhiều tin nhắn bạn muốn xóa.
2. Bấm vào Tẩy ở đầu bảng điều khiển.
3. Hoặc, nếu bạn muốn xóa tất cả email trong một thư mục, hãy chọn thư mục và nhấn Thư mục trống.

Email đã xóa sẽ được chuyển đến thư mục Đã xóa các mụcvà từ đó bạn có thể chọn xóa chúng vĩnh viễn bằng cách truy cập “Khôi phục các mục đã xóa khỏi thư mục này” và sau đó nhấn Thư mục trống. Nếu bạn cần xóa hàng loạt email cũ, tôi khuyên bạn nên tìm hiểu cách thực hiện ở các dịch vụ khác.

Nghiên cứu trường hợp khôi phục email

Để hiểu rõ hơn về cách thức và thời điểm sử dụng tính năng này, hãy tưởng tượng hai tình huống sau:

Tình huống 1: Bạn gửi một báo cáo mật cho nhiều trưởng phòng ban, nhưng vô tình bao gồm cả một người ở phòng ban khác. Nếu email chưa được đọc, bạn có thể hành động nhanh chóng bằng cách sử dụng Truy xuất tin nhắn này từ Outlook để thử xóa nó.

Tình huống 2: Bạn gửi một yêu cầu họp rất quan trọng nhưng quên đính kèm bảng tính Excel vào các đề xuất. Nếu bạn đã bật tùy chọn khôi phục, bạn có thể Xóa tin nhắn chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới có tệp đính kèm chính xác. Trong những trường hợp này, các công cụ của Outlook thực sự hữu ích.

Trong những tình huống này, thời gian là yếu tố quan trọng. Bạn hành động càng sớm, bạn càng có nhiều khả năng phục hồi thành công.

Phải làm gì nếu không thể phục hồi?

Trong những trường hợp không thể lấy lại email đã gửi, do sử dụng tài khoản khác ngoài Exchange hoặc do tin nhắn đã được đọc, thì cách hiệu quả nhất là thừa nhận lỗi lầm và gửi lời đính chính hoặc xin lỗi. Nhiều chuyên gia chọn gửi email thứ hai với dòng tiêu đề “Chỉnh sửa” hoặc “Cập nhật” để giải quyết hiểu lầm. Bạn cũng có thể dùng đến tùy chọn để xóa địa chỉ cũ nếu cần thiết

Bạn cũng có thể, nếu cần thiết, sử dụng quy tắc hộp thư đến để giảm thiểu những tác động trong tương lai hoặc kích hoạt tùy chọn hủy lô hàng mà chúng tôi đã đề cập trước đó để có thêm thời gian.

Outlook cung cấp nhiều cấp độ kiểm soát khác nhau đối với tin nhắn đã gửi, tùy thuộc vào cách thức và nơi bạn truy cập nền tảng. Mặc dù không có giải pháp hoàn hảo cho mọi tình huống, nhưng việc áp dụng đúng các công cụ này có thể giúp bạn thoát khỏi nhiều tình huống khó khăn về mặt kỹ thuật số.

Bài viết liên quan:

Tôi có thể làm gì để xóa tên có thể có khỏi iPhone của mình?

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.