Cách thay đổi số trang trong Word

Nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu dài và đôi khi cần... rút gọn tài liệu thành một trangTôi chắc chắn bạn đã cần đến nó nhiều hơn một lần rồi. Thay đổi cách đánh số trang trong Word Và bạn đã hơi bối rối khi tìm kiếm lựa chọn phù hợp. Chỉ đơn giản đặt 1, 2, 3 ngay từ đầu không phải lúc nào cũng đủ: đôi khi còn có trang bìa, mục lục, phụ lục hoặc các phần cần được xử lý khác nhau.

Trong bài viết này bạn sẽ học được Cách thay đổi số trang trong Word Điều này cho phép bạn bắt đầu đánh số ở bất kỳ vị trí nào bạn muốn, thay đổi định dạng (1, 2, 3 / i, ii, iii / a, b, c…), ẩn trang đầu tiên, sử dụng cách đánh số khác nhau cho mỗi phần, hoặc thậm chí thay đổi phông chữ của số trang. Mọi thứ đều được giải thích từng bước một, bằng ngôn ngữ rõ ràng và không có thuật ngữ kỹ thuật không cần thiết.

Tại sao việc kiểm soát số trang lại quan trọng đến vậy?

Các Số trang là yếu tố quan trọng để sắp xếp và tìm kiếm thông tin. Đối với các tài liệu dài: báo cáo, luận án tốt nghiệp, sách hướng dẫn, hợp đồng, sách điện tử, hồi ký… Khi tập tin vượt quá vài trang, việc đánh số không còn chỉ là hình thức trang trí mà trở thành một nhu cầu thiết thực.

Trong môi trường học thuật, hướng dẫn về kiểu dáng và định dạng Họ thường yêu cầu đánh số trang theo một cách cụ thể: bìa không có số, mục lục bằng chữ số La Mã, nội dung chính bắt đầu từ trang 1, phụ lục theo định dạng khác… Nếu bạn không thành thạo việc đánh số trang, việc đáp ứng những yêu cầu này sẽ trở thành một thử thách thực sự.

Số trang cũng tạo nên sự khác biệt trong việc xem xét tài liệu. Chúng cho phép nhiều người cùng xem xét... đưa ra nhận xét và tài liệu tham khảo chính xác. Cho phép chỉ dẫn đến các phần cụ thể của văn bản ("xem trang 23", "sửa bảng trên trang 10"), điều này giúp tăng tốc đáng kể quá trình sửa lỗi và theo dõi thay đổi.

Trong các lĩnh vực pháp lý, hành chính hoặc kinh doanh, việc đánh số giúp ích cho việc... đáp ứng các yêu cầu chính thức Trong các hợp đồng, báo cáo chính thức, chính sách nội bộ và tài liệu được quy định. Trong nhiều trường hợp, việc đánh số tài liệu chính xác không phải là tùy chọn mà là bắt buộc.

Hơn nữa, trong các quy trình quản lý tài liệu (lưu trữ, tìm kiếm, phân loại, lập chỉ mục, v.v.), số trang là một yếu tố hỗ trợ cơ bản cho việc... Tìm kiếm thông tin trong khối lượng lớn tài liệuNếu không có chúng, việc xem xét hoặc kiểm tra hồ sơ sẽ chậm hơn nhiều và dễ xảy ra lỗi hơn.

Cách đánh số trang theo mục trong Word hoạt động như thế nào?

Trước khi đi vào chi tiết, điều cần thiết là phải hiểu rằng Word được xây dựng dựa trên... các phần để kiểm soát số trangMỗi phần có thể có tiêu đề, chân trang và do đó, số trang riêng.

Nếu bạn muốn sử dụng các định dạng hoặc số khác nhau ở các phần khác nhau của tài liệu (ví dụ: phần mở đầu bằng chữ số La Mã và phần nội dung bằng chữ số Ả Rập), bạn phải làm như sau: tạo ngắt đoạnKhông chỉ là ngắt trang. Nếu không có ngắt đoạn, hầu hết các tùy chọn nâng cao sẽ bị làm mờ hoặc không hoạt động như mong đợi.

Khi đã xác định rõ các phần, bạn có thể quyết định xem tiêu đề và chân trang của mỗi phần có được sử dụng hay không. có liên quan đến những nội dung trong phần trước. Hoặc không. Chính lựa chọn nhỏ đó sẽ quyết định việc đánh số sẽ liên tục hay độc lập trong mỗi khối.

Tóm lại: để kiểm soát việc đánh số một cách chính xác, Đầu tiên bạn xác định các phần.Sau đó, bạn ngắt liên kết giữa phần đầu trang và chân trang, rồi điều chỉnh số thứ tự bắt đầu và định dạng cho từng phần của tài liệu.

Sử dụng các định dạng số trang khác nhau trong các phần khác nhau của Word.

Chúng ta hãy cùng xem xét chi tiết cách đảm bảo rằng mỗi phần của tài liệu đều có kiểu đánh số riêng của nó (Ví dụ: phần "Giới thiệu" với các mục a, b, c và các mục còn lại với số 1, 2, 3) bằng cách sử dụng các phần trong Word.

1. Tạo dấu ngắt đoạn tại những vị trí có sự thay đổi về số thứ tự.
Ở những khu vực bạn muốn thay đổi kiểu đánh số (ví dụ: giữa phần giới thiệu và phần nội dung chính), hãy chèn dấu ngắt đoạn:

• Đi tới tab Thiết kế (o Bố cục(tùy thuộc vào phiên bản).
• Chọn Nhảy và sau đó là tùy chọn Phá vỡ phần lựa chọn phù hợp nhất (thường là "Trang tiếp theo").

Nếu bạn không thấy thẻ phần thay đổi khi mở tiêu đề hoặc chân trang, hãy kiểm tra xem bạn đã thực sự chèn thẻ đó chưa. ngắt đoạn chứ không chỉ là ngắt trang.

2. Ngắt liên kết với phần trước
Sau khi vào phần mới, hãy nhấp đúp vào tiêu đề hoặc chân trang để vào chế độ chỉnh sửa. Bạn sẽ thấy một nhãn có nội dung tương tự như sau: "Giống như cái trước." hoặc tương tự.

Trên tab Công cụ Đầu trang & Chân trang, bỏ chọn tùy chọn «Liên kết tới trước đó»Đây là một bước rất quan trọng: chừng nào tùy chọn đó còn được kích hoạt, việc đánh số của phần này sẽ tiếp tục theo số của phần trước và bạn sẽ không thể tùy chỉnh nó theo ý muốn.

Nếu nút Liên kết đến bài viết trước đó bị vô hiệu hóa hoặc mờ đi.Hãy kiểm tra kỹ xem bạn đã chèn đúng dấu ngắt đoạn ngay trước đó chưa. Nếu không có đoạn mới, Word sẽ không cho phép bạn ngắt liên kết.

3. Chèn và điều chỉnh số trang trong phần mới.
Khi phần đầu trang hoặc chân trang đang hoạt động trong mục mà bạn muốn thay đổi số thứ tự, làm theo các bước sau:

• Bấm vào Số trang trong các công cụ đầu trang và chân trang.
• Chọn vị trí (trên, dưới, lề, v.v.) và phong cách Bạn có thể chọn bất kỳ bức nào trong bộ sưu tập mà mình thích.

Nếu bạn muốn định dạng mới chỉ ảnh hưởng đến phần này, Hãy chắc chắn rằng bạn đã phá vỡ mối ràng buộc. như chúng ta đã thảo luận trước đó. Nếu không, việc thay đổi ở đây sẽ sửa đổi toàn bộ tài liệu.

4. Thay đổi định dạng và số thứ tự bắt đầu của mỗi phần.
Để gán định dạng và giá trị ban đầu khác nhau cho mỗi phần, hãy thực hiện thao tác này trong phần tương ứng:

• Đi đến Số trang> Định dạng số trang.
• En Định dạng sốChọn kiểu: 1, 2, 3 / i, ii, iii / a, b, c, v.v.
• Trong phần Đánh số trang, tích cực «Bắt đầu trong» và viết số bạn muốn bắt đầu phần đó.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng phần giới thiệu như sau: i, ii, iii và phần thân chính bắt đầu ở 1 Mặc dù về mặt vật lý nó chiếm trang 5 của tài liệu. Mọi thứ đều được điều khiển từ hộp định dạng số đó.

Khi bạn đã điều chỉnh xong, hãy nhấn chấp nhận và sau đó sử dụng tùy chọn Đóng tiêu đề và chân trang Hoặc nhấp đúp chuột bên ngoài vùng tiêu đề hoặc chân trang để trở lại định dạng văn bản thông thường.

Ẩn số trang đầu tiên hoặc xử lý nó theo cách khác.

Trong nhiều loại tài liệu, bạn sẽ cần đến... Trang đầu tiên không hiển thị số (ví dụ, nếu đó là trang bìa) hoặc nó có định dạng khác. Word cho phép điều này khá dễ dàng nhờ tùy chọn trang đầu khác nhau.

Để sử dụng, hãy vào phần đầu trang hoặc chân trang của mục bạn quan tâm (nhấp đúp vào đầu hoặc cuối trang) và trong công cụ đầu trang và chân trang, chọn... "Trang đầu tiên khác"Điều này tạo ra một tiêu đề/chân trang riêng biệt cho trang đầu tiên trong phần đó.

Khi bạn kích hoạt nó, bạn sẽ thấy một nhãn như thế này "Tiêu đề trang nhất" trên tờ giấy ban đầu đó. Từ đó bạn có thể Chọn số trang và xóa nó. mà không ảnh hưởng đến các trang còn lại trong phần đó, các trang này sẽ tiếp tục được đánh số bình thường.

Nếu bạn muốn trang đầu tiên có kiểu đánh số khác, chỉ cần áp dụng định dạng mong muốn cho phần đầu trang/chân trang đặc biệt đó. Điều quan trọng là phải hiểu rằng trang đầu tiên được coi là một khối riêng biệt trong cùng một phần.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Đóng tiêu đề và chân trang Hoặc nhấn phím Esc để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa và kiểm tra xem mọi thứ có đúng như ý muốn hay không.

Kiểm soát việc đánh số liên tục hoặc đánh số lại khi chuyển sang phần khác.

Trong các tài liệu kết hợp chương, phụ lục, bảng tóm tắt, v.v., việc cần một số phần là rất phổ biến. tiếp tục đánh số và những người khác thì phải bắt đầu "từ con số không". Word cho phép bạn chọn hành vi này theo từng phần.

Luôn kiểm tra biểu đồ. Định dạng số trang trong phần bạn đang cấu hình. Bên trong khối của Đánh số trang Bạn sẽ thấy hai khả năng chính:

• Tiếp tục từ phần trước: Duy trì việc đánh số liên tục sau khi xuống dòng.
• Bắt đầu vào: thiết lập thủ công số bắt đầu cho phần đó (ví dụ: đặt lại về 1 hoặc bắt đầu từ 50).

Tùy chọn tiếp tục từ phần trước thường xuất hiện. được bật theo mặc địnhĐiều này hữu ích nếu bạn chỉ đơn giản là thêm các phần để kiểm soát tiêu đề hoặc lề, nhưng muốn việc đánh số được áp dụng toàn cục và không bị lặp lại.

Ngược lại, nếu bạn cần bắt đầu một phần mới của tài liệu bằng đánh số thích hợp (ví dụ: đặt lại về 1 ở đầu phần thân sau phần giới thiệu bằng chữ số La Mã), chọn «Bắt đầu trong» và đánh dấu giá trị tương ứng.

Hãy nhớ rằng những điều chỉnh này được thực hiện trong phần đầu trang hoặc chân trang của mỗi phầnThông qua menu Số trang. Đây không phải là chức năng có thể điều chỉnh từ chế độ xem tài liệu thông thường.

Thay đổi kiểu và phông chữ của số trang trong Word

Một câu hỏi rất phổ biến là liệu điều đó có khả thi hay không. Thay đổi phông chữ của tất cả số trang cùng một lúcHộp Định dạng Số trang chỉ cho phép bạn thay đổi kiểu (1, 2, 3, i, ii, iii…) và số bắt đầu, nhưng không cho phép thay đổi phông chữ.

Để sửa đổi phông chữ, kích thước hoặc kiểu Đối với số trang, bạn nên coi chúng như văn bản tiêu đề hoặc chân trang thông thường:

1. Chỉnh sửa phần đầu trang hoặc chân trang
Nhấp đúp chuột vào đầu hoặc cuối bất kỳ trang nào để vào khu vực đầu trang hoặc chân trang. Ở đó bạn sẽ thấy số trang.

2. Chọn số trang
Nhấp chuột vào số đó (nó có thể hiển thị ở giữa, bên phải, v.v.) và Hãy bôi đen đoạn văn bản đó như thể bạn đang chỉnh sửa văn bản thông thường.Từ đó, bạn có thể áp dụng định dạng.

3. Áp dụng định dạng phông chữ bạn muốn
Từ tab Trang chủ, bạn có thể thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng…Cũng giống như bất kỳ đoạn văn bản nào khác trong tài liệu. Ví dụ, bạn có thể chuyển đổi tất cả các số từ Calibri sang… Times New Roman hoặc phông chữ mà công ty bạn đang sử dụng.

Nếu bạn có nhiều phần khác nhau và chúng không được liên kết với nhau, bạn có thể cần lặp lại thao tác ở phần đầu trang hoặc chân trang. mỗi phầnNhưng quy định này sẽ được áp dụng đồng đều cho tất cả các trang trong phần đó.

Trong các phiên bản như Word cho Mac Hành vi vẫn như cũ: tùy chọn để định dạng Số trang không quyết định phông chữ.Đó chỉ là kiểu đánh số thôi. Mẹo ở đây là luôn chỉnh sửa số trực tiếp từ khu vực đầu trang hoặc chân trang và định dạng nó với văn bản bạn muốn.

Hướng dẫn cách đánh số trang trong Microsoft Word từng bước một

Quay trở lại với Word, việc xem lại quy trình cơ bản là điều đáng làm. Thêm số trang từ đầu Sau đó, điều chỉnh định dạng, quá trình khởi động và chi tiết hoạt động của nó trên trang đầu tiên.

Việc đầu tiên cần làm là mở tài liệu trong Word (để Cửa sổ hoặc macOS) và truy cập vào tab Chèn trong dải ruy băng. Bên trong khối Đầu trang và chân trang bạn sẽ tìm thấy nút Số trang.

Bằng cách nhấp vào đó, bạn sẽ có thể lựa chọn. vị trí đặt các sốBạn có thể điều chỉnh lề trên, lề dưới, v.v., và chọn một trong các kiểu được định sẵn hiển thị trong thư viện. Các kiểu này đã được thiết kế sẵn với các căn chỉnh và định dạng phù hợp với hầu hết các mục đích sử dụng.

Nếu bạn muốn tùy chỉnh định dạng thêm một chút, hãy nhấp chuột lại vào đây. Số trang và lần này chọn Định dạng số trangTại đây, bạn có thể lựa chọn giữa chữ số Ả Rập (1, 2, 3), chữ số La Mã (i, ii, iii), chữ cái (a, b, c) và các biến thể khác.

Trong cùng hộp thoại đó có phần dành cho... Đánh số trangnơi bạn quyết định xem việc đánh số có phù hợp hay không. bắt đầu từ 1 hoặc nếu nó nên tiếp tục với giá trị trước đóĐó chính xác là những gì bạn cần để bắt đầu đánh số từ một trang cụ thể trong tài liệu.

Một tùy chọn quan trọng khác trong Word là hộp kiểm. "Trang đầu tiên khác" Trong phần công cụ Đầu trang và Chân trang, việc kích hoạt công cụ này sẽ xóa số trang khỏi trang đầu tiên hoặc cho phép bạn định dạng số trang theo cách khác, như thường thấy trong các bài báo học thuật có trang bìa.

Bài viết liên quan:

Cách tránh ngắt trang và định dạng không mong muốn khi dán văn bản trong Word

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.