Cách tích hợp dữ liệu Excel với Power BI: hướng dẫn từng bước

Excel và Power BI là nền tảng của phân tích và quản lý dữ liệu đối với hàng triệu chuyên gia và doanh nghiệp . Mặc dù mỗi công cụ đều có những ưu điểm riêng, việc tích hợp chúng một cách hiệu quả sẽ nâng cao tiềm năng phân tích và hợp tác lên một tầm cao mới . Nếu bạn từng băn khoăn làm thế nào để tận dụng tối đa cả hai công cụ, vừa để khám phá vừa để chia sẻ dữ liệu cập nhật, thì đây là tất cả những gì bạn cần để thực hiện điều đó một cách hiệu quả và an toàn nhất.

Sự kết nối giữa Excel và Power BI đã trở thành một trong những tích hợp mạnh mẽ nhất trong hệ sinh thái của Microsoft, và việc triển khai nó đơn giản và linh hoạt hơn nhiều so với tưởng tượng . Cho dù bạn muốn làm mới báo cáo chỉ với một cú nhấp chuột, thêm các lớp phân tích trong Excel vào báo cáo Power BI, hay chuyển đổi mô hình dữ liệu Excel của mình sang một môi trường trực quan và cộng tác hơn, đều có các tùy chọn phù hợp với mọi tình huống và nhu cầu.

Tại sao nên tích hợp Excel và Power BI?

Sức hấp dẫn của Excel nằm ở tính dễ sử dụng và tính linh hoạt trong việc tổ chức, phân tích và thực hiện các phép tính trên dữ liệu gần như tức thì. Tuy nhiên, khi các tổ chức phát triển và dữ liệu của họ trở nên phức tạp hơn, Power BI trở thành trợ thủ đắc lực để tập trung hóa, mô hình hóa và bảo mật dữ liệu quan trọng đó.

Việc kết nối cả hai môi trường cho phép bạn làm việc với cùng một nguồn thông tin, đảm bảo tính bảo mật, quản trị và độ tin cậy của dữ liệu . Điều này giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt hơn và thúc đẩy văn hóa dựa trên dữ liệu trong công ty.

Các kịch bản tích hợp chính

Có nhiều cách để tích hợp và tận dụng dữ liệu giữa Excel và Power BI , mỗi cách được thiết kế phù hợp với các quy trình làm việc và nhu cầu khác nhau:

• Kết nối Excel với các mô hình ngữ nghĩa Power BI: cho phép bạn phân tích toàn bộ dữ liệu tập trung trong Power BI từ Excel mà không cần sao chép hoặc xuất thông tin.
• Nhập sổ làm việc Excel vào Power BI Desktop- Lý tưởng khi bạn muốn đưa các truy vấn, bảng và mô hình Excel của mình vào môi trường Power BI và tận dụng các khả năng trực quan hóa tiên tiến của nó.
• Tạo sổ làm việc Excel với dữ liệu Power BI có thể cập nhật: Xuất dữ liệu từ Power BI sang Excel trong khi vẫn duy trì kết nối cho phép bạn làm mới dữ liệu trực tiếp từ sổ làm việc.

Kết nối Excel với các mô hình ngữ nghĩa Power BI

Nhờ liên kết giữa hai dịch vụ này, bạn có thể truy cập các mô hình ngữ nghĩa được lưu trữ trong Power BI theo thời gian thực trực tiếp từ bảng tính Excel của mình . Điều này đảm bảo rằng các phân tích Excel của bạn luôn được cập nhật và tuân thủ các chính sách về chất lượng dữ liệu và bảo mật do Power BI quản lý. Tìm hiểu cách tạo công thức có điều kiện trong Excel để nâng cao hơn nữa khả năng phân tích của bạn.

Ưu điểm chính

• Tập trung quyền truy cập vào dữ liệu: Đảm bảo bạn luôn làm việc với phiên bản mới nhất và tránh sự không nhất quán hoặc dữ liệu lỗi thời.
• Quản lý và bảo vệ thông tin: Nhãn độ nhạy và chứng nhận di chuyển cùng với mô hình ngữ nghĩa từ Power BI sang Excel.
• Tính linh hoạt trong phân tích:Sử dụng bảng trục, biểu đồ Excel và các công thức nâng cao, tận dụng sức mạnh của mô hình dữ liệu Power BI.

Yêu cầu để kích hoạt kết nối

Để thiết lập sự tích hợp này, điều cần thiết là quản trị viên của tổ chức bạn phải kích hoạt một số tùy chọn quan trọng :

• Cho phép người dùng làm việc với mô hình ngữ nghĩa Power BI trong Excel bằng cách sử dụng kết nối động.
• Đối với các tập dữ liệu cục bộ, hãy bật tùy chọn cho phép điểm cuối XMLA và phân tích trong Excel.
• Có các quyền thích hợp trên mô hình ngữ nghĩa Power BI (quyền biên soạn hoặc vai trò của cộng tác viên).
• Có giấy phép Fabric (Miễn phí, Pro hoặc Premium cho mỗi người dùng). Người dùng giấy phép miễn phí chỉ có thể làm việc với các tập dữ liệu trong không gian làm việc cá nhân hoặc các chức năng cao cấp.
• Sử dụng phiên bản mới nhất của Excel Desktop hoặc Excel cho web.

Làm thế nào để phát hiện và kết nối với mô hình ngữ nghĩa Power BI trong Excel?

Sau khi có đủ quyền và phiên bản Excel phù hợp, bạn có thể kết nối trực tiếp với các mô hình ngữ nghĩa Power BI từ Excel : Tự động hóa các tác vụ trong Excel và Power BI.

• Trong Excel Desktop hoặc Excel dành cho web, hãy đi tới Chèn tab và chọn Bảng Pivot > Từ Power BI.
• Một tùy chọn khác là đi đến Tab dữ liệu và chọn Lấy dữ liệu > Power Platform > Từ Power BI.

Khi thực hiện thao tác này, một bảng điều khiển bên phải sẽ hiển thị tất cả các mô hình ngữ nghĩa Power BI mà bạn có quyền truy cập. Mỗi mô hình hiển thị các thông tin chi tiết như tên, chủ sở hữu, không gian làm việc, ngày cập nhật và các bảng có sẵn.

Bạn có thể chèn bảng tổng hợp được kết nối với mô hình hoặc, trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, thậm chí chèn các bảng thông thường được kết nối để làm việc với dữ liệu ở định dạng bảng Excel. Tất cả điều này được thực hiện mà không cần tải xuống dữ liệu ngay lập tức, mà thay vào đó duy trì cập nhật và kết nối với đám mây Power BI.

Những hạn chế và cân nhắc cần lưu ý

• Các mô hình ngữ nghĩa xuất hiện trong bảng điều khiển thường là những mô hình được sử dụng phổ biến nhất, nhưng bạn có thể tìm kiếm các mô hình khác bằng hộp tìm kiếm.
• Tùy chọn chèn bảng thông thường chỉ khả dụng trong Excel trên máy tính.
• Có thể có sự chậm trễ tới 24 giờ trước khi các mô hình ngữ nghĩa mới được tạo hoặc sửa đổi xuất hiện trong bảng điều khiển Excel.
• Hiệu suất có thể khác nhau giữa hình ảnh Excel và Power BI do sự khác biệt trong công cụ truy vấn.
• Một số tính năng cụ thể, chẳng hạn như tiện ích bổ sung Power BI Datasets, không khả dụng trong Excel Web trên một số nền tảng đám mây chuyên dụng.

Nhập sổ làm việc Excel vào Power BI Desktop

Nếu bạn muốn chuyển các mô hình và phân tích Excel của mình sang Power BI Desktop để tận dụng tối đa sức mạnh trực quan và cộng tác của nó, quy trình này khá đơn giản và tự động.

Các bước để nhập bảng tính Excel

1. Mở Power BI Desktop và chọn Tệp > Nhập > Power Query, Power Pivot, Power View.
2. Chọn tệp Excel bạn muốn nhập. Power BI phân tích sổ làm việc và trích xuất các truy vấn, mô hình và đối tượng hỗ trợ của nó.
3. Trong hộp thoại, bấm vào Bắt đầu. Sổ làm việc sẽ được chuyển đổi thành tệp Power BI Desktop .pbix, tách biệt với tệp Excel gốc.
4. Sau khi quá trình nhập hoàn tất, một bản tóm tắt sẽ xuất hiện hiển thị các mục đã nhập và các mục không thể nhập.
5. Bây giờ bạn có thể làm việc, chỉnh sửa, tạo hình ảnh trực quan và cải thiện báo cáo của mình trực tiếp trong Power BI Desktop.

Có thể nhập những thành phần nào trong bảng tính Excel?

Những hạn chế đã biết

• Kết nối với các mô hình bảng Analysis Services không được tự động nhập. Bạn sẽ phải tạo lại chúng theo cách thủ công.
• Hệ thống phân cấp mô hình dữ liệu không được hỗ trợ và bị bỏ qua.
• Cột dữ liệu nhị phân (chẳng hạn như hình ảnh) sẽ bị xóa khỏi kết quả đã nhập.
• Một số phạm vi được đặt tên được tạo từ bảng hoặc Excel.CurrentWorkbook() không được hỗ trợ và được nhập dưới dạng kết nối bên ngoài.
• Kết nối cho SSRS hiện không khả dụng trong Power BI Desktop.

Tạo sổ làm việc Excel với dữ liệu Power BI có thể cập nhật

Giả sử bạn có một báo cáo trong Power BI và muốn phân tích dữ liệu trong Excel, nhưng không muốn mất kết nối hoặc có nguy cơ sử dụng thông tin lỗi thời. Microsoft cung cấp một số cách để xuất hoặc phân tích dữ liệu Power BI trực tiếp từ Excel, duy trì liên kết và cho phép bạn làm mới dữ liệu bất cứ lúc nào.

Tùy chọn có sẵn

• Phân tích trong Excel:Từ chính dịch vụ Power BI, bạn có thể tạo một bảng tính Excel được kết nối với một mô hình ngữ nghĩa hoặc báo cáo cụ thể. Theo cách này, bạn có thể sử dụng tất cả các trường, phép đo và bảng từ mô hình Power BI để làm việc với các bảng trục, biểu đồ và các công cụ Excel khác mà không cần sao chép dữ liệu.
• Xuất dữ liệu với kết nối động: Trong bất kỳ báo cáo Power BI nào, bạn có thể xuất thông tin từ hình ảnh sang Excel bằng cách chọn định dạng .xlsx với kết nối động. Tính năng này cho phép bạn có một bảng Excel tự động làm mới khi có thay đổi trong báo cáo, đồng thời duy trì chính sách bảo mật và truy cập.
• Sử dụng tiện ích bổ sung Excel cho Power BI- Tiện ích bổ sung này giúp chèn bảng trục hoặc bảng kết nối trực tiếp vào Excel một cách dễ dàng bằng cách tìm kiếm và chọn các mô hình ngữ nghĩa Power BI mà người dùng có thể truy cập.

Bước từng bước: Phân tích trong Excel

1. từ Trang web Power BI, mở báo cáo, chọn tùy chọn Xuất > Phân tích trong Excel hoặc tìm kiếm tùy chọn trong menu báo cáo/mẫu.
2. Một bảng tính Excel có cùng tên với báo cáo sẽ được tải xuống. Bạn có thể mở nó trong Excel Online hoặc trên máy tính.
3. Khi bạn mở sổ làm việc, hãy xác nhận truy vấn Power BI và bật chức năng chỉnh sửa và nội dung nếu được nhắc.
4. Bạn sẽ thấy tất cả các bảng và phép đo trong mô hình Power BI của mình trong danh sách Trường, sẵn sàng để tạo bảng tổng hợp và các phân tích khác trong Excel.

Tương tự, khi xuất một hình ảnh trực quan với kết nối động , bạn sẽ có một bảng Excel có thể được làm mới nhiều lần tùy ý, miễn là bạn có quyền truy cập vào mô hình Power BI đó.

Tiện ích bổ sung Power BI cho Excel: Các tính năng chính

• Liệt kê tất cả các mô hình ngữ nghĩa Power BI mà bạn có quyền xây dựng hoặc chỉnh sửa.
• Cho phép bạn tìm kiếm, xem siêu dữ liệu và mở mô hình hoặc báo cáo trong Power BI chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Chèn bảng trục hoặc bảng kết nối để có thể làm mới trực tiếp từ Excel, tuân thủ các cài đặt bảo mật.
• Duy trì nhãn bảo mật và bảo vệ thông tin.

Việc cập nhật dữ liệu trong Excel diễn ra tức thì, giống như khi bạn làm việc trong Power BI . Tất cả điều này diễn ra trong một môi trường quen thuộc và có thể tùy chỉnh như Excel, giúp người dùng ưa thích chương trình này dễ dàng làm quen.

Những hạn chế cụ thể và khía cạnh an toàn

• Bảo mật cấp hàng (RLS) và bảo mật cấp đối tượng (OLS) Nó luôn được áp dụng tự động.
• Nếu mô hình của bạn sử dụng các chế độ kết nối như Direct Lake hoặc DirectQuery, hệ thống phân cấp sẽ không được lưu giữ trong các bảng trục Excel.
• Không thể thay đổi cài đặt khu vực của kết nối sau khi tạo sổ làm việc.
• Có giới hạn kích thước 2GB cho dữ liệu được truy vấn; Đối với khối lượng lớn hơn, bạn nên sử dụng điểm cuối XMLA.
• Người dùng bên ngoài phạm vi của tổ chức không thể phân tích hoặc tải dữ liệu Power BI vào Excel.
• Không hoạt động với các mô hình ngữ nghĩa được kết nối trực tiếp với Azure Analysis Services hoặc SQL Server Analysis Services.
• En Mac, bạn chỉ có thể sử dụng Excel Online để làm việc với các mô hình ngữ nghĩa Power BI.
• Thứ tự và tên cột của hình ảnh có thể thay đổi khi xuất sang Excel.
• Quyền ghi có thể được yêu cầu trong một số trường hợp tùy thuộc vào cấu hình của người quản trị đối tượng thuê.
• Nếu bạn gặp sự cố khi xuất, hãy tắt tùy chọn "Hiển thị mục không có dữ liệu" trong hình ảnh Power BI trước khi thử lại.

Khuyến nghị thực tế và cách sử dụng tốt nhất

Để tận dụng tối đa sự tích hợp giữa Excel và Power BI :

• Đảm bảo mô hình dữ liệu Power BI của bạn được tổ chức tốt và ghi chép đầy đủ, giúp bạn dễ dàng phân tích từ Excel.
• Sử dụng nhãn nhạy cảm để bảo vệ thông tin và tuân thủ các quy định từ Power BI và Excel. Tự động hóa các tác vụ trong Excel và Power BI.
• Tập trung quản lý giấy phép và chứng nhận để tránh các vấn đề khi truy cập hoặc cập nhật dữ liệu.
• Đào tạo người dùng về các tùy chọn kết nối và xuất khác nhau, điều chỉnh phương pháp cho phù hợp với từng trường hợp sử dụng.
• Nếu bạn cần cộng tác với người dùng bên ngoài, hãy cân nhắc chia sẻ báo cáo trực tiếp từ Power BI hoặc sử dụng không gian làm việc cụ thể có quyền được kiểm soát.

Khả năng tích hợp dữ liệu giữa Excel và Power BI ngày càng rộng mở và dễ thực hiện. Cho dù bạn là người dùng thành thạo Excel hay quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng dữ liệu của một công ty, bạn đều có thể tận dụng sự tích hợp này để kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai: sức mạnh trực quan, khả năng cộng tác và bảo mật của Power BI, cùng với sự linh hoạt và quen thuộc của Excel. Việc áp dụng các quy trình làm việc này đảm bảo trải nghiệm phân tích dữ liệu phong phú hơn, an toàn hơn và hiệu quả hơn, giúp chuyển đổi cách các tổ chức làm việc với dữ liệu của họ.

Bài viết liên quan:

Cách tạo công thức có điều kiện trong Excel: Hướng dẫn đầy đủ với các ví dụ, thủ thuật và ứng dụng

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.