Cách tìm tệp bằng Copilot trên Windows: hướng dẫn và mẹo đầy đủ

Việc tìm kiếm tệp nhanh chóng trong Windows không còn là vấn đề khó khăn nếu bạn sử dụng Copilot và hệ sinh thái Microsoft 365. Cho dù thông qua trải nghiệm Copilot tích hợp sẵn trong Windows, ứng dụng Microsoft 365 Copilot hay OneDrive, bạn có thể tìm thấy tài liệu, cuộc hội thoại và các cuộc họp liên quan chỉ trong vài giây, với các đề xuất và bộ lọc giúp đơn giản hóa quá trình tìm kiếm mà không cần phải mở từng thư mục một.

Trong hướng dẫn thực hành này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Copilot để định vị các tập tin và nội dung được liên kết , cách tận dụng Truy cập nhanh, bộ lọc và Đề xuất, cũng như cách so sánh các phiên bản từ OneDrive để đảm bảo bạn giữ đúng tập tin. Hơn nữa, nếu bạn quản lý môi trường doanh nghiệp, bạn sẽ học cách theo dõi và quản lý dữ liệu hoạt động của Copilot với eDiscovery và Microsoft Graph, và cách điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư và huấn luyện mô hình.

Tìm kiếm bằng Copilot trong Microsoft 365 và Windows

Ứng dụng Microsoft 365 Copilot có một phần tìm kiếm tập trung thông tin về người dùng, cuộc trò chuyện, cuộc họp và tệp . Đây là điểm khởi đầu lý tưởng để tìm các tài liệu gần đây, các mục được chia sẻ với bạn và các đề xuất được cá nhân hóa mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của bạn.

Điều hữu ích nhất là Copilot kết hợp kết quả từ nhiều nguồn khác nhau trong tổ chức của bạn để hiển thị cho bạn những gì bạn thực sự cần: từ một tệp được sửa đổi cách đây ít phút cho đến một cuộc họp mà bản tóm tắt có chứa tài liệu bạn đang tìm kiếm.

Nếu bạn sử dụng Copilot trên Windows, bạn cũng có thể khởi tạo các truy vấn dẫn đến nội dung trong tài khoản của mình và Microsoft 365. Mục tiêu là giúp bạn tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng và giúp bạn tìm thấy tệp chính xác với các hướng dẫn rõ ràng và tập trung.

Những lợi thế nổi bật của tìm kiếm

• Lọc mạnh mẽ để thu hẹp kết quảBộ lọc cho phép bạn thu hẹp tìm kiếm thành tệp, danh bạ, cuộc họp, trò chuyện, v.v., giúp tiết kiệm thời gian khi tổ chức của bạn có lượng thông tin lớn.
• Khuyến nghị hữu ích: Bạn sẽ thấy các tệp được đề xuất và tóm tắt cuộc họp, cùng với hướng dẫn để tiếp tục làm việc trên nội dung đó mà không bị mất ngữ cảnh.
• Gần đây luôn trong tầm tay: Truy cập danh sách các tệp bạn đã làm việc gần đây để tiếp tục công việc ngay lập tức mà không cần tìm kiếm lại.

Chính xác thì bạn có thể tìm kiếm những gì?

Chức năng tìm kiếm hỗ trợ tìm kiếm người dùng, tập tin, hình ảnh, tin nhắn, trang SharePoint và nhiều hơn nữa . Ví dụ, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu theo dõi lỗi mà ai đó vừa chia sẻ với bạn, ngay cả khi bạn không nhớ chính xác thư mục hoặc tên tập tin đầy đủ.

Cách thực hiện tìm kiếm từng bước

1. Mở ứng dụng Microsoft 365 Copilot và đi đến phần Tìm kiếm trên bảng điều hướng. Đây là trung tâm nơi các nguồn và lối tắt liên quan được nhóm lại.
2. Viết truy vấn của bạn, xem lại kết quả đầu tiên hoặc nhấp vào nút Tìm kiếm để xem thêm kết quả phù hợp. Bạn có thể tinh chỉnh tìm kiếm bằng bộ lọc nếu phạm vi kết quả rộng.

Mẹo : Hãy đưa ra hướng dẫn cụ thể, ví dụ: tài liệu ngân sách mà Ana đã chia sẻ vào tháng 3, để Copilot hiểu rõ hơn ý định của bạn và dẫn bạn đến đúng tệp tin cần thiết.

Truy cập nhanh và bộ lọc: đồng minh của bạn

Chức năng Truy cập nhanh cung cấp ba phần chính giúp tìm kiếm và mở lại nội dung một cách dễ dàng . Hãy tận dụng những phần này khi bạn làm việc với nhiều tập tin mỗi ngày:

• Gần đây: Các tập tin được sử dụng hoặc sửa đổi gần đây.
• Được chia sẻ: Nội dung mà người khác chia sẻ với bạn rất hữu ích cho việc cộng tác.
• Yêu thích: Bất cứ điều gì bạn đánh dấu là yêu thích trong Copilot, OneDrive hoặc ứng dụng từ Microsoft 365 như Từ hoặc PowerPoint.

Lọc kết quả trong mục Truy cập nhanh để giảm bớt nhiễu. Và nếu bạn cần tinh chỉnh thêm nữa, hãy sử dụng tùy chọn + Mới trong menu bộ lọc để lọc theo Vị trí, Người chia sẻ và Quyền sở hữu, giúp bạn tìm thấy tệp phù hợp ngay cả trong trường hợp có nhiều kết quả trùng khớp.

Khuyến nghị, tóm tắt và thông báo hướng dẫn

Phần "Đề xuất" gợi ý các bản tóm tắt và tài liệu lưu trữ cuộc họp có liên quan , bao gồm cả những lời khuyên thiết thực giúp bạn tiến bước tiếp theo mà không cần suy nghĩ quá nhiều. Đây là một cách thông minh để khám phá nội dung liên quan mà bạn có thể chưa từng nghĩ đến.

Khi thấy đề xuất nào phù hợp với bạn, hãy mở đề xuất đó hoặc nhấn vào thông báo ở phía dưới để tiếp tục trong Microsoft 365 Copilot. Từ đó, bạn có thể trò chuyện với Copilot và yêu cầu thêm thông tin, làm rõ hoặc thực hiện các hành động liên quan đến tệp đó.

Nhiều cách hơn để làm việc với tìm kiếm

Trải nghiệm tìm kiếm được tích hợp với các quy trình làm việc và ứng dụng khác của Microsoft 365, vì vậy bạn sẽ thấy việc chuyển đổi giữa các đề xuất, tệp gần đây và các truy vấn Copilot tùy chỉnh diễn ra một cách tự nhiên mà không bị gián đoạn.

Copilot nằm ở đâu trong ứng dụng?

Copilot xuất hiện trên tab Trang chủ của Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web . Nếu bạn cũng có Microsoft 365 với các ứng dụng dành cho máy tính để bàn, Copilot cũng được hiển thị trong các ứng dụng đó, vì vậy bạn có thể tìm kiếm và làm việc với nội dung trực tiếp trong công cụ yêu thích của mình.

Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng đúng tài khoản

Hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập vào Microsoft 365 bằng giấy phép Copilot hợp lệ . Điều này rất cần thiết để bạn có thể thấy các tính năng và đạt được kết quả trong môi trường làm việc của mình.

• Người dùng gia đình: Bạn cần có Microsoft 365 Personal hoặc Family hoặc Copilot Pro.
• Người dùng doanh nghiệp: Yêu cầu các gói như Business Basic, Standard, Premium, E3, E5, F1 hoặc F3, cùng với Microsoft 365 Copilot.

Lưu ý quan trọng đối với các tệp mới hoặc tệp cục bộ : Nếu bạn làm việc với các tài liệu chưa được lưu hoặc trên ổ đĩa cục bộ, tài khoản chính đang hoạt động ở đầu cửa sổ Microsoft 365 phải có giấy phép Copilot.

Quyền riêng tư và trải nghiệm được kết nối: hãy xem thử

Có hai cài đặt quyền riêng tư, nếu bị vô hiệu hóa, có thể ẩn Copilot trong các ứng dụng. Hãy xem các bước nhanh sau để kích hoạt các trải nghiệm cần thiết:

1. Mở Word, Excel hoặc PowerPoint và vào Tệp > Tài khoản
2. Trong Quyền riêng tư tài khoản, chọn Quản lý cài đặt.
3. Kích hoạt Trải nghiệm phân tích nội dung của bạn y Tất cả các trải nghiệm được kết nối để đảm bảo hoạt động đầy đủ.

Trên máy Mac : Mở Word, vào Tùy chọn > Quyền riêng tư, và bật các trải nghiệm phân tích nội dung và tất cả các trải nghiệm được kết nối.

Kiểm soát đào tạo mô hình trong Copilot

Bạn có thể quyết định xem các cuộc trò chuyện của mình có được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI tạo sinh hay không. Nếu bạn tắt tùy chọn này, các cuộc trò chuyện trong quá khứ, hiện tại và tương lai của bạn sẽ không còn được sử dụng cho mục đích này nữa, và thay đổi sẽ có hiệu lực trong vòng 30 ngày.

• Kiểm soát của bạn đối với việc đào tạo cho phép bạn quyết định xem các cuộc trò chuyện của bạn có được sử dụng để đào tạo các mô hình hay không IA Tạo. Nếu bạn tắt tùy chọn này, các cuộc trò chuyện trong quá khứ, hiện tại và tương lai của bạn sẽ không còn được sử dụng cho mục đích này nữa, và thay đổi này sẽ có hiệu lực trong vòng 30 ngày.
• Tại copilot.microsoft.com: Hồ sơ > Tên hồ sơ > Quyền riêng tư > Mô hình đào tạo về văn bản hoặc giọng nói.
• Trong Copilot dành cho Windows: Hồ sơ > Cài đặt > Quyền riêng tư > Đào tạo mô hình về văn bản hoặc giọng nói.
• Trong ứng dụng di động Copilot: Menu > Hồ sơ > Tài khoản > Quyền riêng tư > Đào tạo mô hình văn bản hoặc giọng nói.

Xin lưu ý : Cài đặt này không ngăn cản các mục đích sử dụng chung khác nhằm nâng cao sản phẩm hoặc bảo mật, theo Tuyên bố về Quyền riêng tư của Microsoft.

So sánh và tìm phiên bản chính xác trong OneDrive với Copilot

Với Copilot trong OneDrive, bạn có thể chọn tối đa 5 tệp và so sánh sự khác biệt mà không cần mở từng tài liệu riêng lẻ . Tính năng này rất lý tưởng để xác định phiên bản chính xác khi có nhiều phiên bản khác nhau của cùng một tệp.

Các trường hợp sử dụng điển hình : phân tích hợp đồng, xem xét sơ yếu lý lịch, kiểm soát phiên bản tài liệu, so sánh tài liệu pháp lý, phân tích tài chính giữa các kỳ và đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà cung cấp.

Cách sử dụng :

1. Truy cập onedrive.com và đăng nhập bằng tài khoản công ty, trường học hoặc cá nhân của bạn.
2. Chọn tối đa 5 tệp và kích hoạt Copilot từ nút trên thanh công cụ lệnh bằng cách chọn So sánh tệp hoặc từ Thêm hành động > Copilot > So sánh tệp.
3. Bảng điều khiển Copilot sẽ mở ra. và bạn có thể tiếp tục trò chuyện bằng các câu hỏi tiếp theo để hiểu những thay đổi, điểm tương đồng hoặc siêu dữ liệu quan trọng.

Những gì nó trả về : sự khác biệt theo ngày, giờ, tiêu đề, tác giả, lần sửa đổi cuối cùng, tóm tắt nội dung, vị trí và người tham gia, cùng nhiều thông tin khác, để ngay lập tức quyết định nên sử dụng tệp nào.

Tải tệp lên Copilot: định dạng và giới hạn

Bạn có thể tải hình ảnh và một số loại tệp nhất định trực tiếp lên cuộc trò chuyện Copilot của mình . Khi bạn tải chúng lên, Copilot sẽ phân tích và trích xuất thông tin để trả lời câu hỏi hoặc giúp bạn thực hiện các tác vụ cụ thể.

Bảo mật và lưu trữ : Các tệp được chia sẻ được lưu trữ an toàn trong tối đa 30 ngày và sau đó tự động bị xóa. Microsoft không sử dụng nội dung này để huấn luyện mô hình.

Các định dạng được hỗ trợ :

• Tài liệu: PDF, DOCX, XLSX, PPTX.
• Hình ảnh: PNG, JPEG, PJP, JFIF.
• Văn bản và sửa đổi: TXT, TEXT, JSON, CSV, MD.

Kích thước tối đa : 50 MB mỗi tập tin.

Cách sạc pin :

1. Nhấp vào biểu tượng Mở (+) và chọn Tải lên.
2. Chọn tệp trên thiết bị của bạn; sẽ được đính kèm vào phiên trò chuyện.
3. Đặt câu hỏi của bạn, ví dụ, mô tả hình ảnh này hoặc những gì bạn đề xuất dựa trên tài liệu này.
4. Đặt câu hỏi tiếp theo trong cùng một chủ đề để phân tích sâu hơn.

Ý tưởng nhanh : viết thư xin việc dựa trên CV hoặc yêu cầu tóm tắt báo cáo kèm theo khuyến nghị, bao gồm trích dẫn theo định dạng APA.

Copilot trong Excel để tìm và hiểu dữ liệu

Trong Excel, Copilot giúp bạn nhập dữ liệu, tạo và hiểu công thức, cũng như phân tích thông tin một cách dễ dàng . Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các giá trị, xu hướng và điểm bất thường trong các bảng tính lớn.

• Nhập khẩu dễ dàng: Đưa dữ liệu từ web, tệp trong OneDrive hoặc SharePoint hoặc thông tin liên lạc từ tổ chức của bạn vào.
• Đánh dấu, sắp xếp và lọc: Yêu cầu Copilot làm nổi bật các ô có số hoặc lọc ra các giá trị vượt ngưỡng, ví dụ lớn hơn năm.
• Công thức được tạo ra và giải thích: Tạo các cột và hàng được tính toán và hiểu cách thức hoạt động của từng công thức.
• Insights: Yêu cầu biểu đồ, bảng tổng hợp, tóm tắt, xu hướng hoặc giá trị ngoại lệ để phát hiện các mô hình ngay lập tức.

Tìm ở đâu : Biểu tượng Copilot trên tab Trang chủ hoặc biểu tượng nhấp nháy bên cạnh ô được chọn.

Cách bắt đầu : Hãy đảm bảo dữ liệu của bạn nằm trong phạm vi hoặc bảng dễ đọc, mở Copilot, chọn một gợi ý hoặc trò chuyện với yêu cầu cụ thể của bạn.

Copilot eDiscovery và Quản lý dữ liệu hoạt động cho Quản trị viên

Nếu bạn quản lý Microsoft 365, bạn có thể sử dụng eDiscovery (Premium) và Microsoft Graph Explorer để tìm và xóa tin nhắn người dùng và phản hồi Copilot trên các ứng dụng và dịch vụ được hỗ trợ. Điều này hữu ích để xóa thông tin nhạy cảm hoặc nội dung không phù hợp liên quan đến hoạt động của Copilot.

Quyền hạn và giới hạn : Bạn phải là thành viên của nhóm quản trị viên eDiscovery để tạo vụ việc và có vai trò Tìm kiếm và Xóa để xóa dữ liệu. Mỗi hộp thư chỉ được phép tối đa 100 mục trong mỗi thao tác, nhằm mục đích phản ứng sự cố nhanh chóng.

Bước 1: Tạo một trường hợp trong eDiscovery (Premium) để quản lý quá trình tìm kiếm và xóa dữ liệu.

Bước 2: Tạo một ước tính thu thập dữ liệu để xác định vị trí dữ liệu Copilot cần xóa. Thao tác xóa ở bước 5 sẽ thực hiện trên dữ liệu được trả về bởi ước tính đó.

Nguồn dữ liệu : Các hoạt động của Copilot trong Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint, Whiteboard, Loop, Teams và các cuộc trò chuyện liên quan được lưu trữ trong hộp thư của người dùng dưới các lớp như IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel, .Word, .PowerPoint, .Teams, .BizChat, .WebChat, và các lớp khác.

Gợi ý tìm kiếm : Sử dụng điều kiện Loại và chọn Hoạt động Copilot để bao phủ toàn bộ dữ liệu, thêm phạm vi ngày hoặc từ khóa để tập trung thu thập thông tin vào những gì có liên quan.

Xác định các truy vấn web : Nếu chức năng tìm kiếm web được bật, bạn có thể tìm thấy các truy vấn đã gửi đến Bing. Hãy tìm trường WebSearchQuery khi xem xét các mục đã tải xuống từ eDiscovery.

Bước 3: Xem lại kết quả ước tính để xác nhận rằng nó chỉ bao gồm những gì bạn muốn loại bỏ. Sử dụng số liệu thống kê vị trí hàng đầu để xác định các nguồn liên quan.

Bước 4: Gỡ bỏ các lệnh giữ và chính sách khỏi các hộp thư bị ảnh hưởng trước khi xóa, nếu không nội dung sẽ được giữ lại. Ghi nhớ chính sách nào bạn đã gỡ bỏ để có thể thay thế nó sau này.

Bước 5: Xóa dữ liệu bằng Microsoft Graph . Trong Graph Explorer, đăng nhập bằng tài khoản đã sử dụng chức năng Tìm kiếm và Xóa (Search and Purge) và thực hiện các bước sau:

1. Nhận mã định danh trường hợp với đường dẫn v1.0/security/cases/ediscoveryCases.
2. Lấy mã định danh bộ sưu tập kể từ v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{caseId}/searches, kiểm tra truy vấn trong contentQuery.
3. Chạy thanh trừng bằng POST đến tuyến đường đã chỉ định và xác minh mã chấp nhận.

PowerShell : Ngoài ra, bạn cũng có thể kết nối với Connect-MgGraph với phạm vi ediscovery.ReadWrite.All và khởi chạy Invoke-MgGraphRequest để thực hiện thao tác purgeData.

Bước 6: Xác minh việc xóa . Các mục được chuyển đến thư mục ẩn SubstrateHolds, nơi chúng được lưu giữ ít nhất 1 ngày cho đến khi bị xóa vĩnh viễn bởi các tác vụ hệ thống (thường từ 1 đến 7 ngày).

Bước 7: Khôi phục các chính sách lưu giữ và tạm ngừng hoạt động cho hộp thư sau khi việc xóa được xác nhận.

Những chi tiết nhỏ tạo nên sự khác biệt khi tìm kiếm

Khi một bài viết chỉ ra các bước tiếp theo , nó thường đề cập đến giao diện dạng tab, nơi bạn có thể chuyển đổi giữa các kịch bản hoặc tùy chọn liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng Copilot.

Hãy nhớ rằng Copilot cũng có mặt trong Outlook, Word, PowerPoint và các ứng dụng khác , và sự hiện diện đa nền tảng này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tệp liên quan đến email, bài thuyết trình hoặc tài liệu công việc hàng ngày của mình.

Bằng cách tận dụng tính năng tìm kiếm tập trung, truy cập nhanh, đề xuất, bộ lọc nâng cao và so sánh tập tin trong OneDrive , bạn sẽ tìm thấy tài liệu mình cần, phiên bản chính xác và ngữ cảnh giải thích lý do tại sao tập tin đó phù hợp với nhiệm vụ hiện tại của bạn chỉ trong vài giây.