Cách dễ dàng so sánh hai tài liệu cạnh nhau trong Word

Việc so sánh hai tài liệu trong Word là một nhu cầu ngày càng phổ biến, cho dù là do bạn đã tạo nhiều phiên bản của cùng một tệp, do bạn đang làm việc theo nhóm hay chỉ đơn giản là bạn muốn kiểm tra những thay đổi giữa hai văn bản. Word đã cung cấp các tính năng trong nhiều năm để so sánh các tài liệu và hiển thị chúng cạnh nhau.nhưng sự thật là nhiều người dùng không tận dụng hết tiềm năng của nó hoặc thậm chí không biết cách sử dụng hiệu quả.

Trong bài viết này bạn sẽ khám phá Tất cả các khả năng bạn có để xem và so sánh các tài liệu WordTừ các tính năng tự động hiển thị những điểm khác biệt rõ rệt, đến các tùy chọn xem song song để xem lại thủ công. Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy các mẹo thực tế, các lựa chọn thay thế trực tuyến miễn phí và Tricks ít được biết đến hơn trong việc xem xét và hợp nhất tài liệu mà không gặp rắc rối.

Tại sao phải so sánh hai tài liệu Word?

Có vẻ như rất kỹ thuật, nhưng Có rất nhiều tình huống hàng ngày mà bạn sẽ muốn so sánh các tệp Word.Ví dụ, nếu bạn cộng tác với người khác và nhận lại một văn bản đã sửa, nếu bạn có bản sao lưu hoặc phiên bản cũ hơn của một tác phẩm, hoặc nếu bạn chỉ muốn đảm bảo rằng mình không bị mất bất kỳ thay đổi quan trọng nào trong quá trình chỉnh sửa. Việc so sánh các tài liệu giúp tiết kiệm thời gian, ngăn ngừa lỗi và tăng tốc độ đánh giá đáng kể., đặc biệt là khi văn bản dài.

Bên cạnh đó, Word có các dấu hiệu sửa đổi cho phép bạn thấy mọi sự khác biệt giữa hai tệp.Những dấu này có thể bao gồm các từ được thêm vào, xóa đi, thay đổi định dạng và thậm chí cả bình luận. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo kiểm soát được mọi thay đổi và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

Cách so sánh hai tài liệu bằng công cụ Word

Chức năng chính bạn nên biết nằm trong Word dưới tab Xem lạiĐây là nơi toàn bộ quá trình so sánh tự động bắt đầu, đồng thời cho phép bạn chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi và thậm chí hợp nhất nhiều phiên bản thành một tài liệu duy nhất.

1. Mở Microsoft Word trên máy tính của bạn, không quan trọng nếu nó là Cửa sổ o Mac.
2. Bấm vào tab Xem lại nằm ở đầu màn hình.
3. Tìm và nhấn nút So sánhMột menu sẽ xuất hiện với hai tùy chọn chính: So sánh y Kết hợp.
4. Chọn So sánhThao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể chọn cả hai tài liệu.
5. Trong lĩnh vực Tài liệu gốc chọn tệp cơ sở của bạn (thường là tệp cũ nhất).
6. En Tài liệu đã sửa đổi chọn tệp có phiên bản đã sửa đổi.
7. Bạn có thể tùy chỉnh thêm phần so sánh bằng cách nhấp vào hơn: Chọn loại thay đổi bạn muốn phân tích (chèn, xóa, thay đổi định dạng, bình luận, v.v.).
8. báo chí chấp nhận và Word sẽ hiển thị cho bạn một tài liệu mới với tất cả các điểm khác biệt được đánh dấu bằng dấu hiệu sửa đổi.

Tệp mới tạo này không sửa đổi tệp gốc, do đó bạn có thể xem lại tệp này bất cứ lúc nào và sau đó quyết định chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi nào. Ở bảng bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các thay đổi, trong khi ở phần trung tâm, bạn sẽ thấy tài liệu đã được hợp nhất. và tùy chọn hai phiên bản gốc ở bên phải để xem chính xác sự khác biệt giữa chúng đến từ đâu.

Cách xem hai tài liệu Word cạnh nhau

Đôi khi những gì bạn cần là so sánh trực quan hai tài liệu cùng một lúc, nhưng không có đánh dấu sửa đổi hoặc phân tích tự động. Tính năng này hoàn hảo khi bạn chỉ cần xem lại hoặc phát hiện sự khác biệt theo cách thủ công, hoặc khi làm việc song song trên hai văn bản tương tự.

1. Mở hai tệp Word mà bạn muốn đặt cạnh nhau.
2. Trong bất kỳ mục nào, hãy chuyển đến tab Vista.
3. Trong nhóm Cửa sổNhấp vào Xem song song.

Thao tác này sẽ chia đôi màn hình theo chiều dọc, hiển thị cả hai tài liệu cùng một lúc. Bạn có thể cuộn qua cả hai cùng lúc nếu bạn kích hoạt tùy chọn Dịch chuyển đồng bộ. Tính năng này lý tưởng để so sánh các phiên bản dài hoặc xem lại các tác phẩm tương tự. Nếu bạn thay đổi vị trí cửa sổ, bạn có thể quay lại chế độ xem theo chiều dọc bằng nút này. Đặt lại vị trí cửa sổ.

Kiểm soát thay đổi: theo dõi đầy đủ các sửa đổi

Một tính năng khác có thể cứu sống bạn là kiểm soát thay đổi. Nếu bạn bật công cụ này khi chỉnh sửa tài liệu, Word sẽ tự động ghi lại mọi thay đổi bạn thực hiện.: Cho dù đó là việc thêm, xóa, thay đổi định dạng hay bình luận văn bản. Mọi thứ đều được ghi lại và hiển thị kèm theo tên của bạn.

Để kích hoạt nó, hãy vào tab Xem lại và bấm vào kiểm soát thay đổiTừ thời điểm đó, mọi thay đổi sẽ được đánh dấu và bạn có thể xem lại bất cứ khi nào bạn muốn. Đây là giải pháp tốt nhất khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tệp và bạn cần biết ai đã làm gì.

Tùy chỉnh chế độ xem và xem xét các thay đổi

Một trong những lợi thế lớn của Word là Bạn có thể chọn cách bạn muốn xem những thay đổi và khác biệt giữa các tài liệu. Khi so sánh hoặc kích hoạt các thay đổi được theo dõi, bạn có một số tùy chọn trên tab Xem lại:

• Nguyên: hiển thị cho bạn tài liệu như trạng thái trước khi thay đổi.
• Không có đánh giá: hiển thị phiên bản đã sửa đổi nhưng không có bất kỳ đánh dấu nào.
• Tất cả đánh dấu: Ở đây tất cả các điểm khác biệt, bổ sung, xóa bỏ và bình luận nổi bật sẽ xuất hiện.
• Đánh dấu đơn giản: phiên bản sạch hơn, chỉ làm nổi bật những dòng có thay đổi.

Bên cạnh đó, Bạn có thể quyết định loại thay đổi nào sẽ thấy: chỉ định dạng, chỉ văn bản, bình luận, v.v. Và nếu bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối từng mục một, chỉ cần điều hướng bằng các mũi tên Thay đổi trên thanh công cụ và sử dụng các nút tương ứng để chấp nhận hoặc từ chối.

Điều gì xảy ra khi bạn kết hợp hai tài liệu trong Word?

các tùy chọn Kết hợp Trong Word, tính năng này hoàn hảo khi bạn nhận được nhiều bản sửa đổi và muốn hợp nhất chúng thành một tài liệu duy nhất, đánh dấu rõ ràng các điểm khác biệt mà không làm mất đi bất kỳ nội dung quan trọng nào. Tính năng này rất hữu ích cho công việc cộng tác hoặc đánh giá nhóm.

1. Quay lại tab Xem lại và chọn So sánh > Kết hợp.
2. Chọn tài liệu nguồn (bản gốc và bản đã sửa đổi).
3. báo chí chấp nhận và Word sẽ tạo một tệp mới kết hợp những thay đổi từ cả hai, sử dụng dấu hiệu sửa đổi để bạn có thể quyết định giữ lại những gì.

Bài viết liên quan:

Cách so sánh và kết hợp các tài liệu trong Word

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.