Cách sử dụng hàm TEXTSPLIT trong Excel để tách văn bản dễ dàng

Tách văn bản chính xác trong Excel là một kỹ năng ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt là với các tính năng mới được tích hợp trong các phiên bản Excel mới nhất. Microsoft 365. Hàm TEXTSPLIT được tạo ra để đáp ứng nhu cầu xử lý chuỗi văn bản theo cách đơn giản và linh hoạt., cho phép bạn tách các từ, cụm từ hoặc thậm chí các danh sách phức tạp chỉ trong vài bước và bằng một công thức duy nhất.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một hướng dẫn cực kỳ đầy đủ về cách sử dụng TEXTSPLITTừ những kiến thức cơ bản đến nâng cao. Tại đây, bạn sẽ khám phá cách tách tên và cụm từ, làm việc với nhiều dấu phân cách, cấu hình hàm phân biệt chữ hoa chữ thường, và thậm chí cách tùy chỉnh kết quả để tận dụng tối đa bảng tính của mình.

Hàm TEXTSPLIT trong Excel là gì?

TEXTSPLIT là một hàm cho phép bạn chia văn bản thành nhiều cột hoặc hàng. trực tiếp từ một ô, sử dụng các dấu phân cách tùy chỉnh. Tính năng này khả dụng cho người dùng Excel có Microsoft 365 trong Kênh Người dùng Nội bộ, khiến nó trở thành một lựa chọn rất hiện đại và hiệu quả so với các phương pháp truyền thống.

Không giống như các thủ tục cũ hơn, chẳng hạn như Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột, TEXTSPLIT cung cấp nhiều tính linh hoạt và khả năng kiểm soát hơn để điều chỉnh cách chia văn bản cho phù hợp với bất kỳ cấu trúc dữ liệu nào bạn cần phân tích hoặc thao tác.

Cú pháp của hàm TEXTSPLIT

Định dạng chung để sử dụng hàm này như sau:

=TEXTSPLIT(văn bản, dấu phân cách cột, , , , )

Bây giờ, chúng ta hãy phân tích các lập luận để tìm ra chính xác những gì bạn có thể làm với từng lập luận:

• chữ: Đây là chuỗi dữ liệu hoặc văn bản bạn muốn tách. Nó có thể nằm trong một ô hoặc được tham chiếu từ một ô khác (ví dụ: A2).
• dấu phân cách_cột: Xác định ký tự, ký tự hoặc chuỗi mà Excel sẽ chia văn bản thành các cột. Bắt buộc.
• dấu phân cách hàng: (Tùy chọn) Nếu bạn chỉ định, bạn cũng có thể chia văn bản thành các hàng dựa trên dấu phân cách khác nhau.
• ignore_empty: (Tùy chọn) Chỉ định xem các ô trống được tạo ra khi tách có nên bị xóa (TRUE) hay giữ lại (FALSE, mặc định).
• chế độ khớp: (Tùy chọn) Xác định xem tìm kiếm phân cách có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không. 0 phân biệt chữ hoa chữ thường, 1 không phân biệt chữ hoa chữ thường.
• điền_bằng: (Tùy chọn) Nếu mảng kết quả có khoảng trắng, bạn có thể chỉ định ký tự hoặc giá trị nào bạn muốn hiển thị trong khoảng trắng đó. Nếu bạn bỏ qua tùy chọn này, Excel sẽ hiển thị lỗi #N/A.

Ưu điểm chính so với các phương pháp truyền thống

Theo truyền thống, trình hướng dẫn tách cột này sang cột khác được sử dụng để tách văn bản trong Excel, tính năng này vẫn còn tồn tại và hữu ích cho các tác vụ cụ thể. Tuy nhiên, TEXTSPLIT cho phép bạn thực hiện tất cả chỉ bằng một công thức duy nhất., có thể dễ dàng sao chép và điều chỉnh khi thay đổi dữ liệu hoặc tự động hóa quy trình.

Ngoài ra, chức năng cung cấp khả năng chia cả thành cột và hàng cùng lúc, làm việc với nhiều dấu phân cách trong một bước và kiểm soát hành vi trong các ô trống hoặc giá trị bị thiếu, đây là cải tiến đáng kể đối với người dùng nâng cao.

Cách chia văn bản thành các cột bằng TEXTSPLIT

Hoạt động phổ biến nhất là phân tách nội dung của một ô thành nhiều cột, ví dụ, chia tên và họ, cụm từ hoặc danh sách được phân tách bằng dấu phân cách cụ thể.

Giả sử bạn có văn bản trong ô A2 “Dakota Jones Sanchez”Nếu bạn muốn chia văn bản đó thành nhiều cột bằng cách sử dụng khoảng trắng làm dấu phân cách, bạn có thể sử dụng:

=TEXTSPLIT(A2, » «)

Trong trường hợp này, Excel sẽ hiển thị từng phần của tên và họ trong các ô liền kề., tức là: Dakota | Jones | Sanchez.

Nếu trường hợp của bạn là một danh sách được phân tách bằng dấu phẩy, như trong “Táo, Cam, Chuối”, chỉ cần điều chỉnh dấu phân cách là đủ:

=TEXTSPLIT(A2, «,»)

Bằng cách này, bạn sẽ phân phối nội dung vào các cột khác nhaumà không cần sử dụng trình hướng dẫn hoặc thực hiện các bước bổ sung.

Chia văn bản thành các hàng

Chức năng này không giới hạn ở các cột mà còn có thể được sử dụng để chia nội dung thành các hàngĐể thực hiện việc này, tham số delimiter_col được để trống (được biểu thị bằng hai dấu phẩy) và chỉ định dấu phân cách hàng.

Ví dụ:

=TEXTSPLIT(A2,, «,»)

Văn bản sẽ được chia thành các hàng khác nhau trong cùng một cột, hữu ích cho việc chuyển đổi danh sách theo chiều ngang thành theo chiều dọc hoặc ngược lại, tùy theo cách bạn muốn trình bày thông tin.

Chia văn bản thành các hàng và cột cùng một lúc

Trong trường hợp văn bản được tổ chức dưới dạng bảng nhúng (ví dụ: các giá trị được phân tách bằng dấu “:” và các hàng được phân tách bằng dấu phẩy), Bạn có thể tách cả cột và hàng cùng một lúc:

=TEXTSPLIT(A2, «:», «,»)

Với điều này, bạn có được một ma trận được tổ chức theo hai chiều, trong đó mỗi phần tử được cấu trúc hoàn hảo, lý tưởng để chuyển đổi dữ liệu phức tạp thành các bảng dễ xử lý.

Cách sử dụng nhiều dấu phân cách

Một trường hợp rất hữu ích là khi chuỗi văn bản chứa nhiều ký tự phân cách khác nhau. Ví dụ: bạn có một văn bản có cả dấu gạch nối và dấu phẩy. TEXTSPLIT cho phép bạn sử dụng nhiều dấu phân cách cùng lúc chỉ định một hằng số mảng với tất cả chúng:

=TEXTSPLIT(A2, {"-",","})

Đây, Excel sẽ tách văn bản bằng cả dấu gạch nối và dấu phẩy.mà không cần phải thực hiện thêm bước nào hoặc kết hợp các chức năng.

Tùy chọn phân biệt chữ hoa chữ thường

Theo mặc định, TEXTSPLIT phân biệt chữ hoa và chữ thường đối với các ký tự phân cách. Nếu bạn cần không phân biệt chữ hoa và chữ thường (ví dụ: chia theo “EXAMPLE” bất kể nó có xuất hiện dưới dạng “example”, “Example”, v.v. hay không), hãy sử dụng match_mode được đặt thành 1:

=TEXTSPLIT(A2, "Ví dụ",,,1)

Điều này đảm bảo xử lý văn bản linh hoạt hơn, đặc biệt hữu ích trong các danh sách hỗn hợp hoặc danh sách có nguồn gốc từ nhiều nguồn khác nhau.

Quản lý các ô trống và giá trị bị thiếu

Một trong những lợi thế mạnh mẽ nhất của TEXTSPLIT là Xử lý nâng cao các ô trống hoặc giá trị bị thiếu khi tách văn bản. Theo mặc định, bất kỳ ô trống nào được tạo ra (ví dụ: nếu có hai dấu phân cách gần nhau và không có gì giữa chúng) sẽ vẫn nằm trong kết quả. Nếu bạn muốn xóa chúng ngay lập tức, bạn có thể chỉ định TRUE trong phần ignore_empty:

=TEXTSPLIT(A2, «,», ,ĐÚNG)

Cái này tự động xóa các khoảng trống, tránh lỗi hoặc nhầm lẫn với dữ liệu không đầy đủ.

Mặt khác, khi chia thành các mảng 2 chiều (từng hàng và cột), bạn có thể gặp phải các khoảng trống hoặc dữ liệu bị thiếu. Trong trường hợp đó, có thể xác định văn bản hoặc ký hiệu điền để thay vì lỗi #N/A, ký tự hoặc từ bạn chọn sẽ xuất hiện:

=TEXTSPLIT(A2, «:», «,», , , «-«)

Như vậy, Các khoảng trống sẽ được che phủ bằng ký tự “-”, cho phép trình bày báo cáo một cách có trật tự và chuyên nghiệp hơn nhiều.

Ví dụ thực tế về việc sử dụng TEXTSPLIT

Cách tốt nhất để hiểu chức năng này là xem các ví dụ thực tế. Hãy tưởng tượng bạn có một danh sách nhân viên, mỗi người có tên đầy đủ trong một ô:

Nhân viên
Dakota Jones Sanchez

Nếu bạn muốn tách tên và họ thành các cột khác nhau, hãy sử dụng:

=TEXTSPLIT(A2, » «)

Để chia một câu đơn thành các từ riêng lẻ (ví dụ, “Tồn tại hay không tồn tại”):

=TEXTSPLIT(A3, » «)

Nếu bạn có danh sách sản phẩm được phân tách bằng dấu chấm (.), bạn có thể dễ dàng điều chỉnh dấu phân cách:

=TEXTSPLIT(A2, «.»)

Và nếu văn bản chứa cả dấu phẩy và dấu chấm, bạn có thể sử dụng:

=TEXTSPLIT(A2, {«,», «.»})

Các lựa chọn thay thế: Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột

Mặc dù TEXTSPLIT là một cải tiến đáng kể, nhưng trong các phiên bản trước Microsoft 365, bạn sẽ phải dùng đến trình hướng dẫn cổ điển:

1. Chọn ô hoặc cột có văn bản cần tách.
2. Đi đến Dữ liệu > Văn bản thành Cột.
3. Chọn tùy chọn Giới hạn và nhấn Tiếp theo.
4. Chọn các dấu phân cách thích hợp (dấu phẩy, dấu cách, dấu chấm, v.v.). Bạn có thể thấy xem trước của kết quả.
5. Chọn Điểm đến nơi bạn muốn đặt kết quả và nhấn hoàn thiện.

Phương pháp này vẫn hoạt động nhưng không linh hoạt bằng TEXTSPLIT, vì nó không tự động cập nhật nếu dữ liệu thay đổi hoặc không cho phép các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao hoặc tự động hóa tương tự.

Cách làm việc với các dấu phân cách hoặc biến tùy chỉnh

Một điểm mạnh lớn của TEXTSPLIT là chấp nhận bất kỳ ký tự hoặc từ nào làm dấu phân cáchMặc dù các ví dụ thông thường sử dụng dấu ngoặc kép, dấu chấm, dấu phẩy hoặc khoảng trắng, bạn có thể nhập bất kỳ từ, ký hiệu hoặc thậm chí nhiều tùy chọn cùng một lúc.

Ví dụ, để chia cho dấu bằng (=) và dấu chấm phẩy (;):

=TEXTSPLIT(A2, {«=», «;»})

Tính năng này cung cấp mức độ tùy chỉnh cao hơn nhiều, điều này rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu từ các hệ thống hoặc định dạng xuất khác nhau.

Cấu hình nâng cao: Kết hợp các tùy chọn

Bạn có thể kết hợp nhiều tùy chọn của hàm để có được chính xác kết quả bạn cần:

• Phân tách không phân biệt chữ hoa chữ thường, bỏ qua các ô trống:
  =TEXTSPLIT(A2, «x», , , 1, «-«)
• Chia thành các hàng và cột cùng lúc và tùy chỉnh khoảng cách:
  =TEXTSPLIT(A2, «:», «,», , , «-«)
• Chia tách bằng nhiều dấu phân cách và giữ nguyên khoảng cách:
  =TEXTSPLIT(A2, {«-«, «,»})

Các ví dụ khác về công thức chia tách văn bản

Mặc dù TEXTSPLIT là lựa chọn mạnh mẽ nhất, nhưng vẫn có những công thức cổ điển vẫn hữu ích trong những bối cảnh rất cụ thể, đặc biệt là trong các phiên bản Excel cũ. Một số ví dụ:

• Bên trái để trích xuất tên và họ:
  =LEFT(A2, TÌM(» «,A2,TÌM(» «,A2,1)+1))
• Trích xuất họ thứ hai:
  =TRACT(A2,TÌM(» «,A2,TÌM(» «,A2,1)+1)+1,TÌM(» «,A2,TÌM(» «,A2,TÌM(» «,A2,1)+1)+1)-(TÌM(» «,A2,TÌM(» «,A2,1)+1)+1))
• Quyền trích xuất họ hoặc chữ cuối cùng:
  =RIGHT(A2, CHIỀU DÀI(A2)-TÌM(» «,A2,TÌM(» «,A2,TÌM(» «,A2,1)+1)) )

Mặc dù các công thức này có thể phân chia văn bản theo ngữ cảnh cụ thể, nhưng chúng không có tính linh hoạt hoặc dễ sử dụng như TEXTSPLIT.và chúng có thể trở nên rất phức tạp nếu văn bản có nhiều thay đổi hoặc chứa nhiều từ hơn bình thường.