Cách khắc phục bảng tính Excel cực kỳ chậm: Hướng dẫn đầy đủ

Bạn có thấy chán nản khi bảng tính Excel của mình mất nhiều thời gian để phản hồi, mở chậm hoặc bị sập khi bạn ít mong đợi nhất không? Nếu tệp của bạn dường như chạy chậm hơn phần còn lại của máy tính, bạn không phải là người duy nhất: nhiều người dùng gặp phải vấn đề này, đặc biệt là với các bảng tính quá lớn hoặc công thức phức tạp. Tin tốt là Có nhiều hành động bạn có thể thực hiện để lấy lại sự nhanh nhẹn cho Excel của mình. và giúp bạn tiết kiệm hàng giờ tuyệt vọng.

Có thể có nhiều lý do khiến Excel chạy chậm: Từ định dạng quá mức, công thức biến động, tham chiếu được thiết kế kém, cho đến thậm chí là bộ nhớ máy tính. Tại đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước một cách trực quan tất cả các nguyên nhân có thể khiến bảng tính của bạn chạy chậm, và trên hết là cách nhanh chóng khắc phục chúng. Nhờ đó, tệp của bạn sẽ hoạt động trở lại như mới, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và cả nỗi lo lắng.

Tại sao tệp Excel lại trở nên cực kỳ chậm?

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của Excel. Xác định nguyên nhân của vấn đề là điều quan trọng trước khi vội vàng thử các giải pháp ngẫu nhiên. Đây là những tình huống phổ biến nhất khiến tệp Excel của bạn bắt đầu gặp sự cố, chậm hơn nhiều so với bình thường:

• Quá nhiều công thức dễ bay hơiCác hàm như NOW, TODAY, INDIRECT hoặc OFFSET được tính toán lại với mỗi thay đổi trong bảng tính. Điều này đặc biệt bất lợi trong các bảng tính lớn.
• Tham chiếu đến toàn bộ cột hoặc hàng: Sử dụng tham chiếu A:A hoặc 1:1 trong công thức buộc Excel phải xem xét hàng triệu ô một cách không cần thiết.
• Định dạng quá mức các ô hoặc hàng: Áp dụng định dạng (màu sắc, đường viền, v.v.) cho phạm vi lớn sẽ khiến tệp lớn hơn và làm chậm quá trình xử lý.
• Quá nhiều kiểu tùy chỉnh: Sao chép và dán từ các trang tính khác hoặc các nguồn bên ngoài có thể thêm hàng trăm kiểu không được sử dụng nhưng lại làm chậm sổ làm việc.
• Công thức phức tạp chưa giải được:Các công thức viết kém, công thức có lỗi hoặc công thức không tính toán đầy đủ có thể cản trở hiệu suất.
• Sử dụng hình ảnh, đồ vật và hình dạng không kiểm soát: Chèn quá nhiều bảng, SmartArt, bình luận, hình ảnh hoặc WordArt sẽ làm tăng nhu cầu bộ nhớ.
• Tệp quá lớn- Việc lưu trữ toàn bộ dữ liệu dự án trong cùng một tệp thường tốn bộ nhớ, đặc biệt là trên những máy tính có tài nguyên hạn chế.
• Các plugin và tiện ích bổ sung đang hoạt động- Một số tiện ích bổ sung làm chậm Excel nếu chúng không cần thiết cho tác vụ.
• Cài đặt tính toán tự động: Việc tính toán lại tất cả các công thức sau mỗi lần thay đổi sẽ làm giảm tính linh hoạt của bảng tính.

Các triệu chứng phổ biến cho thấy bảng tính Excel của bạn chạy chậm

Bạn không chắc vấn đề của mình có nghiêm trọng không hay chỉ là sự khó chịu tạm thời? Sau đây là những dấu hiệu phổ biến nhất cho thấy tệp Excel của bạn trở nên quá chậm:

• Mất quá nhiều thời gian để mở hoặc lưu tệp.
• Xử lý rất chậm các thao tác thông thường, chẳng hạn như sao chép, dán, lọc hoặc chèn cột hoặc hàng.
• Tính toán công thức mất nhiều thời gian, hiển thị thanh tiến trình trong thời gian dài hoặc thậm chí là thông báo "Excel không phản hồi".
• Lỗi liên quan đến bộ nhớ không đủ, đặc biệt là khi làm việc với nhiều sổ làm việc mở cùng lúc hoặc chèn dữ liệu mới.
• Đóng băng hoặc sập máy ngẫu nhiên chỉ có thể giải quyết bằng cách buộc chương trình phải đóng lại.

Nếu bất kỳ triệu chứng nào trong số này nghe quen thuộc, đã đến lúc bắt đầu làm việc và tối ưu hóa tập tin của bạn.

Nguyên nhân chính gây ra tình trạng Excel chạy chậm và cách phát hiện

Sau đây là danh sách những lý do phổ biến nhất khiến tệp của bạn bị kẹt. và một số Tricks để nhanh chóng xác định chúng:

• Tên được xác định không hợp lệ: Vào Trình quản lý tên (trong menu Công thức) và kiểm tra xem có tham chiếu nào trỏ đến các ô hoặc phạm vi không tồn tại không.
• Quá nhiều công thức dễ bay hơi: Chỉ sử dụng các hàm biến động khi thực sự cần thiết vì chúng làm quá tải tính toán tự động.
• Tài liệu tham khảo lớn:Tránh tham chiếu đến các phạm vi lớn không cần thiết, chẳng hạn như toàn bộ cột hoặc hàng, trong công thức của bạn.
• Quá nhiều định dạng hoặc kiểu: Định dạng quá mức, đặc biệt là sao chép từ các trang web hoặc cơ sở dữ liệu, làm phình tệp và làm chậm công việc.
• Hình dạng, hình ảnh và đồ vật: Sử dụng 'Bảng lựa chọn' để phân tích các đối tượng có trên trang tính và xóa những đối tượng không cần thiết.
• Dữ liệu không cần thiết: Xóa các ô, hàng hoặc cột không sử dụng để giảm kích thước sổ làm việc của bạn.

Luôn tạo một bản sao tệp của bạn trước khi thử những thay đổi lớn., để tránh mất thông tin có liên quan.

Giải pháp từng bước để có Excel nhanh hơn và hiệu quả hơn

Bây giờ bạn đã biết những nguyên nhân phổ biến nhất là gì, Đã đến lúc áp dụng những chiến lược tốt nhất để tăng tốc bảng tính Excel của bạn.Bạn có thể áp dụng một hoặc nhiều giải pháp sau tùy theo trường hợp của mình:

1. Giảm kích thước tệp và xóa dữ liệu không cần thiết

Các tệp quá lớn sẽ làm giảm tính linh hoạt của Excel.. Hãy thử các bước sau để thu gọn cuốn sách của bạn:

• Lưu tệp ở định dạng nhị phân (.xlsb) Nếu bạn không cần macro, định dạng này chiếm ít dung lượng hơn .xlsx.
• Xóa các hàng và cột không chứa thông tin có liên quan. Nhấp chuột phải vào hàng hoặc cột và chọn 'Xóa'.
• Xóa các định dạng không cung cấp chức năng. Chọn phạm vi, nhấp vào Xóa > Xóa định dạng.
• Xóa các công thức không còn được sử dụng và thay thế chúng bằng các giá trị cố định. Sử dụng 'Dán giá trị' trên phạm vi để thay thế.
• Nén hình ảnh hoặc xóa ảnh và đối tượng không cần thiếtÍt đối tượng hơn có nghĩa là sử dụng ít bộ nhớ hơn.

2. Kiểm soát việc tính toán công thức: thủ công tốt hơn tự động

Cấu hình Excel để không tự động tính toán lại tất cả các công thức sau mỗi lần thay đổi.. Để làm điều đó:

• Vào Tệp > Tùy chọn > Công thức.
• Thay đổi chế độ tính toán thành 'Thủ công' và lưu trang tính với những thiết lập đó.
• Khi bạn muốn cập nhật kết quả, hãy nhấn phím F9.

Theo cách này, các công thức sẽ chỉ được tính toán lại khi bạn quyết định, giải phóng tài nguyên và tăng tính linh hoạt.

3. Thay thế các công thức dễ bay hơi bằng các công thức thay thế

Các hàm dễ bay hơi nên được sử dụng một cách hạn chế.Nếu có thể, hãy thay thế chúng bằng các giá trị tĩnh hoặc hàm không biến động. Ví dụ: thay vì sử dụng =NOW() trong nhiều ô, hãy chỉ sử dụng nó trong một ô và để các ô còn lại sử dụng giá trị đó. Bằng cách này, toàn bộ tệp sẽ không bị tính toán lại với mỗi lần thay đổi.

4. Tránh tham chiếu toàn bộ cột hoặc hàng

Thay vì sử dụng tham chiếu A:A hoặc 1:1Hãy giới hạn phạm vi chính xác mà bạn cần. Ví dụ, thay vì =SUM(A:A), hãy dùng =SUM(A2:A1000), tùy thuộc vào kích thước thực tế của dữ liệu.

5. Đơn giản hóa hoặc loại bỏ các đối tượng và định dạng không cần thiết

Vào tab 'Trang chủ', tìm tùy chọn Tìm và Chọn > Bảng lựa chọn và xem lại tất cả các đối tượng và hình dạng. Xóa bất kỳ thành phần nào bạn thấy không cần thiết, đặc biệt nếu chúng được sao chép từ các trang web. Tương tự với định dạng có điều kiện: Nếu bạn có nhiều quy tắc, hãy xóa các quy tắc khỏi các trang tính bị ảnh hưởng và chỉ áp dụng lại chúng ở những nơi hữu ích.

6. Dọn dẹp các kiểu không cần thiết với sự trợ giúp của macro

Excel có xu hướng tích lũy các kiểu tùy chỉnh bất cứ khi nào bạn sao chép dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Bạn có thể sử dụng các macro như DeleteCustomStyles hoặc Remove_Styles (có sẵn trên diễn đàn Microsoft và VBA) để xóa các kiểu không sử dụng và giảm kích thước tệp.

Để sử dụng các macro này: pulsa Khác + F11, chèn một mô-đun mới, sao chép mã và chạy nó với F5. Nhớ lưu bản sao lưu trước nhé!

7. Hạn chế các tiện ích bổ sung của Excel

Nhiều tiện ích bổ sung có thể làm chậm Excel đáng kể. Vào Tệp > Tùy chọn > Tiện ích bổ sung và tắt bất kỳ tiện ích nào không cần thiết cho công việc hàng ngày của bạn.

8. Sửa chữa các tập tin bị hỏng hoặc bị lỗi

Nếu tệp của bạn tiếp tục mở chậm hoặc gặp lỗi bộ nhớ, tệp có thể bị hỏng một phần. Có các công cụ của bên thứ ba như Wondershare sửa chữa nó cho phép bạn sửa chữa các tệp bị hỏng bằng cách khôi phục dữ liệu, biểu đồ và công thức. Các tiện ích này thường dễ sử dụng ngay cả khi bạn không phải là chuyên gia.

• Tải chương trình từ trang web chính thức.
• Mở ứng dụng và chọn tệp bạn muốn sửa.
• Bắt đầu quá trình quét và chờ bản xem trước.
• Lưu tệp đã sửa vào một vị trí khác trên máy tính của bạn để tăng cường bảo mật.

Bài viết liên quan:

Cách sử dụng Unittest, Pytest, Mock và nhiều công cụ Python khác để tự động hóa thử nghiệm

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.