Cách kích hoạt phản hồi tự động trong Outlook | Hướng dẫn cấu hình

Người này giỏi xử lý nhiều nhiệm vụ. Đối với cả email đến và đi, việc biết cách phản hồi nhanh chóng rất quan trọng. Kích hoạt tính năng trả lời tự động trong Outlook là cần thiết đối với những người bận rộn hoặc đang đi nghỉ. Điều này giúp họ biết rằng bạn không thể đọc email của họ ngay lập tức.

Làm cách nào để thiết lập tính năng trả lời tự động của Outlook?

Thông tin thêm Tạo và kích hoạt tin nhắn trả lời tự động Bạn không cần nhiều. Nội dung tin nhắn tự động cần rõ ràng. Danh sách liên lạc của bạn cũng cần phải có sẵn. Thậm chí bạn có thể tạo một danh sách liên lạc để kích hoạt tùy chọn này nếu cần.

Bạn có thể chọn xem tin nhắn tự động gửi là tin nhắn trang trọng hay không trang trọng. Outlook cung cấp hai tùy chọn để gửi tin nhắn: một tùy chọn có thể được sử dụng để gửi cả hai loại. Điều này cho phép bạn tạo các thông báo khác nhau và chia sẻ chúng với danh bạ của mình.

Quy trình tạo thư trả lời tự động cá nhân là gì?

Việc kích hoạt tính năng trả lời tự động của Outlook trên mọi thiết bị rất dễ dàng. Để kích hoạt tính năng này, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản email của mình. Thư trả lời sẽ được gửi từ đâu? Một thư trả lời nhanh chóng và tự động. Ứng dụng phần mềm cho phép bạn kết nối ngay cả khi máy tính của bạn không khả dụng.

Tiếp theo, bạn phải thực hiện một loạt các bước cho phép bạn tự động phản hồi tất cả các thông báo chỉnh sửa.

Từ PC

Hãy tìm nút Tệp ở góc trên bên trái. Một menu cài đặt sẽ hiện ra. Tùy chọn đầu tiên là "Trả lời tự động ". Nhập thông tin bạn cần. Một cửa sổ sẽ sớm mở ra để bạn điều chỉnh cài đặt tin nhắn tự động.

Hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với tình huống của bạn. Kích hoạt trả lời tự động. Bạn sẽ thấy tùy chọn thứ hai, ít quan trọng hơn tùy chọn đầu tiên: Chỉ gửi trong khoảng thời gian đã chỉ định. Nếu tùy chọn này được kích hoạt, bạn có thể chọn ngày và giờ tin nhắn được gửi tự động. Thứ nhất, bạn có thể trả lời tin nhắn trong khung thời gian bạn nhận được. Thứ hai, bạn có thể gửi tin nhắn vào một thời điểm cụ thể.

Dưới đây là một ô để bạn soạn tin nhắn gửi đến danh bạ của mình. Bạn có thể tạo hai loại tin nhắn khác nhau tùy thuộc vào người bạn muốn trả lời. Một loại dành cho những người "trong công ty của tôi". Loại này dành cho sinh viên và nhân viên của trường. Loại kia dành cho những người "ngoài tổ chức của tôi". Loại này dành cho những lời hồi đáp thân mật giữa bạn bè.

Bạn cũng có thể bật tính năng trả lời tự động của Outlook chỉ dành cho những người bạn quen biết. Điều này có nghĩa là những người chưa được thêm vào danh bạ của bạn sẽ không nhận được thư trả lời tự động nếu họ gửi tin nhắn cho bạn. Sau khi hoàn tất thiết lập, hãy nhấp vào OK để tiếp tục và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.

Ứng dụng di động

Bạn cũng có thể truy cập ứng dụng Outlook trên điện thoại di động . Bạn có thể bật tính năng trả lời tự động ở đó . Quy trình thực hiện tương tự, ngoại trừ thanh cài đặt xuất hiện ở phía trên, chứ không phải bên trái.

Bạn cũng có thể bật trả lời tự động . Hãy bắt đầu với trả lời tự động. Bạn có thể tạo quy tắc cho các tin nhắn quan trọng. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn cảnh báo để được thông báo khi nhận được tin nhắn.

Đây là các bước cần thực hiện. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định người nhận quan trọng bằng cách thêm địa chỉ hoặc số điện thoại liên lạc. Bạn có tùy chọn chọn thư trả lời tự động cho người viết. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách nhập vào trường "Từ" hoặc "Từ".

Nếu từ khóa xuất hiện trong tin nhắn, các quy tắc này sẽ được kích hoạt. Điều này áp dụng cho tùy chọn " Bao gồm từ khóa này". Nếu tin nhắn khẩn cấp hoặc quan trọng, phản hồi nhanh sẽ được kích hoạt ngay lập tức.

Bạn cũng có thể sao chép và chuyển tiếp tin nhắn đã nhận từ phần quy tắc. Bạn cũng có thể tạo các nhóm liên lạc để tạo điều kiện liên lạc bằng tin nhắn. Bạn cũng có thể tạo các nhóm liên hệ để gửi tin nhắn dễ dàng hơn khi đi vắng hoặc bận.

Vấn đề với tùy chọn “Phản hồi tự động” là gì?

Phiên bản Outlook bạn đang sử dụng có thể là nguyên nhân khiến tính năng trả lời tự động không hoạt động. Bạn hiện đang sử dụng phiên bản cũ hơn năm 2016. Các bản cập nhật mới hơn đôi khi có thể gây ra sự cố.

Tình trạng tương tự cũng có thể xảy ra với sự cố trình duyệt và mất kết nối internet. Trong những trường hợp này, Outlook không tải xong và lý do nó không hiển thị là vì Outlook chưa tải xong. Không phải tất cả các tùy chọn menu đều khả dụng. Vì lý do đó, thư trả lời tự động không hiển thị trên màn hình của bạn. Để khắc phục sự cố này, bạn cần làm mới trình duyệt hoặc tải lại trang.

Những công cụ trả lời tự động tốt nhất bạn có thể đưa vào email của mình

Khi bạn bật tính năng trả lời tự động của Outlook, có một số câu trả lời được thiết lập sẵn mà bạn có thể sử dụng. Phổ biến nhất là gửi xác nhận rằng tin nhắn đã được nhận. Cách thực hiện như sau: Thêm các tin nhắn như "Đã nhận" hoặc "Đã xác nhận" để người nhận biết rằng họ đã nhận được tin nhắn của bạn.

Bạn cũng có thể gửi lời cảm ơn vì sự hỗ trợ của họ. Để viết "cảm ơn rất nhiều", bạn có thể viết, ví dụ, "cảm ơn rất nhiều". Đó là một cử chỉ lịch sự. Hãy gửi nó đến người nhận.

Do đó, chúng tôi rất tiếc vì bạn đã không đọc được email kịp thời. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn đang đi du lịch hoặc bận rộn. Bạn có thể gửi cho chúng tôi một tin nhắn dài hơn để trả lời.