Cách chuyển đổi tệp Excel (XLSX) sang PDF mà vẫn giữ nguyên định dạng ô

Làm việc với bảng tính là việc thường ngày, nhưng khi chia sẻ chúng, nhiều người phát hiện ra rằng định dạng bị lỗi và kết quả là một thảm họa. Chuyển đổi tệp Excel (XLSX) sang PDF trong khi vẫn giữ nguyên các ô, chiều cao hàng và bố cục ban đầu có thể phức tạp hơn tưởng tượng nếu bạn không quen thuộc với các tùy chọn của Excel và khả năng in PDF.

Nếu bạn từng gặp phải tình huống mọi thứ trông hoàn hảo trên màn hình, nhưng khi lưu lại dưới dạng PDF lại xuất hiện các khoảng trắng, các hàng cao hơn bình thường, hoặc thậm chí trang bị trống một nửa, thì bạn không phải là người duy nhất. Đây là vấn đề thường gặp khi làm việc với các bản tóm tắt dài, văn bản có định dạng tự động và đường viền giữa các dòng . Trong hướng dẫn này, bạn sẽ được xem từng bước chi tiết cách chuyển đổi các tệp Excel và CSV sang PDF bằng nhiều phương pháp khác nhau, các thiết lập thiết kế cần điều chỉnh và các giải pháp thay thế khi Excel không hoạt động tốt, chẳng hạn như PDF24.

Tại sao cần chuyển đổi tệp Excel (XLSX) sang PDF và những vấn đề thường gặp là gì?

Excel đã trở thành một công cụ thiết yếu để quản lý số liệu, dữ liệu tài chính và các công thức phức tạp, nhưng nó không phải lúc nào cũng là định dạng tốt nhất để chia sẻ thông tin. PDF dễ đọc hơn nhiều, in tốt hơn và giữ nguyên hình thức của tài liệu trên mọi thiết bị , bất kể người dùng có cài đặt Excel hay không.

Vấn đề phát sinh khi, sau khi chuyển đổi, kết quả không khớp với những gì hiển thị trên trang. Trong nhiều trường hợp, PDF thêm rất nhiều khoảng trắng phía trên và phía dưới văn bản trong các ô , khiến các hàng dài ra và do đó, dẫn đến các trang có nhiều khoảng trống lớn làm ảnh hưởng đến hình thức của báo cáo.

Điều này đặc biệt dễ nhận thấy trong các bảng tính mà mỗi hàng đại diện cho một bản ghi quan trọng, chẳng hạn như tóm tắt thư từ, biên bản cuộc họp, danh sách tường thuật hoặc các văn bản dài có tùy chọn "Ngắt dòng" được bật . Trên màn hình, các hàng được sắp xếp gọn gàng, với đường viền trên và dưới rõ ràng và hầu như không có khoảng trống thừa. Nhưng khi chuyển đổi sang PDF, các ô lại trông "được đệm", với quá nhiều khoảng trống xung quanh nội dung.

Hơn nữa, không chỉ tùy chọn bạn sử dụng (Xuất, In sang PDF hoặc Lưu dưới dạng PDF) mà cả các cài đặt in, tỷ lệ, hướng trang và thậm chí cả trình điều khiển máy in PDF bạn đã cài đặt cũng quan trọng. Đó là lý do tại sao việc kiểm tra các cài đặt trước khi chấp nhận kết quả lại rất quan trọng.

Phương pháp truyền thống: lưu tệp Excel dưới dạng PDF ngay trong chương trình.

Cách đơn giản nhất để chuyển đổi bảng tính sang PDF là sử dụng các chức năng tích hợp sẵn của Excel. Hầu hết các phiên bản hiện đại đều cho phép bạn lưu sang PDF mà không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào , mặc dù menu có thể hơi khác nhau ở một số phiên bản.

Quy trình cơ bản rất đơn giản:

• Mở tệp XLSX của bạn trong Excel. (hoặc bảng tính tương thích).
• Vào menu Tệp và chọn tùy chọn Lưu dưới dạng hoặc Xuất, tùy thuộc vào phiên bản bạn đang sử dụng.
• Chọn thư mục bạn muốn lưu tệp PDF.
• Chọn PDF làm loại tệp từ menu thả xuống định dạng.
• Điều chỉnh các tùy chọn (rất quan trọng nếu bạn muốn kiểm soát những gì được chuyển đổi).
• Lưu lại và kiểm tra kết quả.

Trong hộp thoại lưu, Excel cho phép bạn chọn chuyển đổi toàn bộ sổ làm việc, chỉ trang tính hiện hoạt hoặc thậm chí một phạm vi ô được chọn . Lựa chọn này rất quan trọng để ngăn các trang tính phụ hoặc dữ liệu làm việc mà bạn không muốn hiển thị trong tệp PDF cuối cùng bị đưa vào.

Hơn nữa, bằng cách nhấp vào Tùy chọn, bạn có thể tinh chỉnh mọi thứ hơn nữa: thiết lập phạm vi trang, bao gồm hoặc loại trừ nhận xét và điều chỉnh nhẹ cách nội dung được gửi đến "máy in PDF " nội bộ. Mặc dù có vẻ như là chi tiết nhỏ, nhưng những điều chỉnh này có thể thay đổi bố cục ô trong tài liệu cuối cùng.

Cài đặt bố cục trang để duy trì các ô và hàng khi chuyển đổi sang PDF.

Khi một tệp PDF bị cắt mất dữ liệu, dịch chuyển hàng hoặc để lại những khoảng trống lớn, vấn đề hầu như luôn nằm ở cài đặt bố cục trang. Trước khi xuất sang PDF, bạn nên kiểm tra bản xem trước khi in và điều chỉnh cài đặt cho đến khi bảng tính trông đẹp trong chế độ xem đó , chứ không chỉ trong chế độ Excel thông thường.

Bước đầu tiên nên làm là vào File > Print để xem tài liệu sẽ trông như thế nào. Từ đó, bạn có thể:

• Chọn máy in “Microsoft Print to PDF” hoặc máy in PDF mà bạn thường sử dụng.Nếu bạn muốn xem chính xác nó sẽ hoạt động như thế nào.
• Thay đổi hướng trang (dọc hoặc ngang).
• Điều chỉnh lề và tỷ lệ.
• Kích hoạt các tùy chọn như “Điều chỉnh trang tính vừa một trang” hoặc “Điều chỉnh tất cả cột vừa một trang”.

Tùy chọn "Điều chỉnh bảng tính vừa một trang" rất hữu ích, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro. Nếu bảng tính quá dài, Excel sẽ nén toàn bộ nội dung, và các hàng có thể hiển thị quá nhỏ trong tệp PDF . Đối với các bảng tính có vài chục trang (ví dụ: 33 trang tóm tắt thư từ), thường tốt hơn là chỉ điều chỉnh chiều rộng hoặc thử nghiệm với số trang theo chiều cao và chiều rộng bằng cách sử dụng tỷ lệ tùy chỉnh.

Kiểm tra lề cũng rất quan trọng. Lề quá rộng có thể tạo cảm giác "thừa" khoảng trống , ngay cả khi chiều cao hàng chính xác. Giảm lề trên và lề dưới thường giúp trang trông gọn gàng và cân đối hơn, đặc biệt khi mỗi hàng là một khối nội dung độc lập với đường viền trên và dưới được bật.

Làm thế nào để ngăn Excel thêm khoảng trắng thừa vào chiều cao hàng?

Một trong những vấn đề khó chịu nhất khi chuyển đổi Excel sang PDF là, ngay cả khi bạn điều chỉnh chiều cao hàng thủ công, PDF dường như bỏ qua các điều chỉnh đó và để lại khoảng trống thừa ở phía trên và phía dưới văn bản. Điều này đặc biệt đúng đối với các ô có nhiều dòng văn bản và khi tùy chọn "Ngắt dòng văn bản" được bật.

Trong bảng tính gốc, bạn có thể gặp phải tình huống như thế này: mỗi bản ghi chỉ có hai hàng, một hàng chứa ngày tháng và hàng kia chứa tóm tắt thư, và bạn đã thiết lập đường viền ở trên và dưới để phân tách từng khối. Trên màn hình, mọi thứ trông đồng nhất, hầu như không có khoảng trống dọc thừa . Tuy nhiên, khi bạn xuất hoặc in ra PDF, mỗi ô trong phần tóm tắt dường như có một "khoảng đệm" xung quanh văn bản, khiến một số trang bị trống một nửa.

Mặc dù không có giải pháp thần kỳ nào duy nhất, nhưng có một số phương pháp có thể giúp ích:

• Đặt lại chiều cao hàng về chiều cao phông chữ tiêu chuẩnĐể khắc phục vấn đề này, hãy tắt tùy chọn "Ngắt dòng văn bản", chấp nhận chiều cao tự động, sau đó bật lại tùy chọn "Ngắt dòng văn bản" để chiều cao được tính toán lại. Mặc dù cách này không phải lúc nào cũng giải quyết được vấn đề, nhưng nó buộc Excel phải tính toán lại bố cục nội dung.
• Tránh sử dụng các ô có quá nhiều dòng văn bản liên tiếp. Nếu có thể, ví dụ như tóm tắt từ 10-12 dòng, hãy cân nhắc chia văn bản thành nhiều ô hoặc rút ngắn đoạn văn nếu bố cục cho phép.
• Kiểm tra xem phông chữ và cỡ chữ có giống nhau trong toàn bộ phạm vi hay không.Sự khác biệt về định dạng có thể khiến một số hàng được tính toán với chiều cao khác nhau.
• Vô hiệu hóa tùy chọn căn giữa theo chiều dọc Trong các ô có văn bản dài, hãy sử dụng căn chỉnh trên cùng để Excel không thêm khoảng trắng thừa bên dưới nội dung.

Nếu bạn đã thử điều chỉnh chiều cao hàng thủ công (bằng cách kéo đường viền) và tệp PDF vẫn tự động thêm khoảng trống, bạn nên xem lại cài đặt in và điều chỉnh tỷ lệ một lần nữa. Trong một số trường hợp, trình điều khiển máy in PDF "diễn giải lại" chiều cao hàng khi cố gắng điều chỉnh nội dung sao cho vừa trang , đặc biệt nếu bạn đã thiết lập để in tất cả nội dung trên một trang duy nhất.

Khi mục tiêu là tạo một tài liệu để lưu trữ trong hồ sơ gia đình, in báo cáo hoặc đọc trên màn hình mà yếu tố thẩm mỹ rất quan trọng, thì việc dành vài phút để thử nghiệm là điều đáng giá. Đôi khi giải pháp bao gồm sự kết hợp giữa cỡ chữ nhỏ hơn, lề hẹp hơn và tỷ lệ thu phóng nhỏ hơn 100% một chút, cùng với việc cải thiện độ phân giải của tệp PDF để trình điều khiển không phải ép buộc nội dung.

Xuất sang PDF so với in ấn: sự khác biệt thực sự là gì?

Excel cung cấp một số tùy chọn để tạo PDF: Xuất dưới dạng PDF, Lưu dưới dạng PDF và In bằng máy in PDF như Microsoft Print to PDF hoặc công cụ đã cài đặt khác. Mặc dù kết quả về cơ bản là tương tự nhau, nhưng trên thực tế đôi khi lại khác nhau.

Tùy chọn Xuất hoặc Lưu dưới dạng PDF thường sử dụng công cụ nội bộ của Excel được tối ưu hóa để giữ nguyên bố cục càng nhiều càng tốt. Tùy chọn này thường tôn trọng bố cục cột, chiều cao hàng và ngắt trang mà bạn đã thiết lập . Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ tỷ lệ bất thường nào trong cài đặt in, tỷ lệ đó cũng sẽ được áp dụng cho bản xuất.

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng File > Print và chọn máy in PDF , Excel hoạt động như thể nó đang gửi tài liệu đến một máy in vật lý. Trình điều khiển máy in PDF sẽ diễn giải thông tin và chuyển đổi nó thành tệp PDF , điều này đôi khi dẫn đến sự khác biệt trong cách đo chiều cao, lề hoặc khoảng cách dòng.

Nếu bạn không đạt được kết quả mong muốn với chức năng Xuất (Export), hãy thử chức năng In (Print), và ngược lại. Một số người nhận thấy việc căn chỉnh và chiều cao hàng tốt hơn khi sử dụng chức năng In sang PDF của Microsoft so với chức năng xuất tích hợp sẵn của Excel , đặc biệt là với các tài liệu dài và bố cục bất thường.

Trong các phiên bản Excel khác nhau, menu có thể thay đổi (ví dụ: Xuất thay vì Lưu dưới dạng), nhưng ý tưởng vẫn giống nhau: luôn chọn PDF làm loại tệp hoặc máy in và xem trước bản xem trước trước khi chấp nhận . Nếu có điều gì đó không ổn trong bản xem trước, nó cũng sẽ không ổn trong tệp PDF cuối cùng.

Cách chuyển đổi tệp CSV sang PDF mà không làm mất đi định dạng gốc.

Các tệp CSV lại là một câu chuyện khác: chúng không lưu trữ định dạng, mà chỉ lưu trữ văn bản được phân tách bằng dấu phẩy hoặc các dấu phân cách khác . Nếu bạn cố gắng chuyển đổi chúng trực tiếp sang PDF mà không mở chúng trước bằng một chương trình phù hợp, kết quả sẽ chỉ đơn giản là một danh sách văn bản thuần túy.

Cách linh hoạt nhất để làm việc với các tệp CSV trước khi chuyển đổi chúng sang PDF là mở chúng trong Excel:

• Mở tệp CSV trong ExcelBạn có thể mở tệp bằng cách chọn File > Open hoặc kéo tệp vào cửa sổ.
• Hãy đảm bảo rằng các dấu phân cách (dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu tab) được hiểu đúng.
• Điều chỉnh độ rộng cột, định dạng số, ngày tháng, đường viền và kiểu chữ.
• Hãy cấu hình trang tính sao cho chính xác như cách bạn muốn xem trong file PDF.
• Sử dụng chức năng "Lưu thành" hoặc "Xuất sang PDF", giống như với tệp XLSX thông thường.

Bằng cách này, bạn có thể định dạng dữ liệu CSV giống như bất kỳ bảng Excel nào trước khi chuyển đổi sang PDF, đảm bảo các ô và hình thức tổng thể phù hợp cho việc in ấn hoặc phân phối.

Một lựa chọn khác, ít linh hoạt hơn nhưng vẫn khả thi, là sử dụng Notepad hoặc một trình soạn thảo văn bản khác:

• Mở tệp CSV bằng Notepad. hoặc trình soạn thảo tương tự.
• Vào Tệp > In.
• Chọn “Microsoft Print to PDF” hoặc một trình in PDF khác đã được cài đặt làm máy in của bạn.
• In và chọn nơi lưu tập tin.

Phương pháp này tạo ra một tệp PDF với nội dung chính xác như hiển thị trong trình soạn thảo văn bản, không có bảng hoặc định dạng ô. Nó có thể hữu ích cho các danh sách đơn giản hoặc để nhanh chóng tạo một bản sao PDF , nhưng nếu bạn cần lưới, đường viền hoặc cột được căn chỉnh, tốt nhất nên bắt đầu với Excel trước.

Nếu bạn nhận thấy các tệp CSV của mình mặc định mở dưới dạng PDF thay vì Excel, rất có thể là do liên kết tệp của Windows đang trỏ đến một trình đọc PDF . Để thay đổi điều này, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp, chọn "Mở bằng", sau đó "Chọn ứng dụng khác", chọn Excel và đánh dấu vào ô "Luôn sử dụng ứng dụng này".

Các phần mềm chuyển đổi chuyên nghiệp và công cụ trực tuyến để chuyển đổi Excel sang PDF.

Ngoài các chức năng có sẵn của Excel, còn có các chương trình và dịch vụ chuyên dụng để làm việc với tài liệu PDF, bao gồm cả các công cụ chuyển đổi XLSX sang PDF. Một trong những công cụ phổ biến nhất được nhắc đến trong các giải pháp này là PDFelement , có sẵn cho Windows, macOS, một số bản phân phối Linux và thiết bị iOS. Nếu bạn cần chỉnh sửa tệp PDF kết quả, bạn có thể tham khảo các hướng dẫn về cách chỉnh sửa PDF miễn phí mà không để lại hình mờ.

Các bộ chuyển đổi này thường mang lại một số ưu điểm so với xuất khẩu tiêu chuẩn:

• Kiểm soát tốt hơn chất lượng PDF, nén ảnh và kích thước tệp cuối cùng.
• Các tùy chọn cụ thể để duy trì cấu trúc bảng và kiểu ôĐôi khi, cách diễn giải lại hay hơn cả cách in trực tiếp.
• Khả năng chuyển đổi nhiều tệp XLSX cùng lúc Chuyển đổi sang PDF, tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại.
• Phiên bản PDF sau này (Thêm chú thích, đánh dấu, kết hợp với các tệp PDF khác, v.v.)

Riêng với PDFelement, bạn có thể tải xuống phiên bản dành cho máy tính để bàn hoặc sử dụng phiên bản trực tuyến nếu không muốn cài đặt bất cứ thứ gì. Phiên bản trực tuyến hữu ích khi bạn làm việc trên máy tính không có quyền cài đặt hoặc khi bạn chỉ cần thực hiện chuyển đổi không thường xuyên . Chỉ cần tải tệp XLSX lên, chọn chuyển đổi sang PDF và tải xuống kết quả.

Tất nhiên, có rất nhiều công cụ trực tuyến của bên thứ ba khác hứa hẹn chuyển đổi Excel sang PDF. Tuy nhiên, cần thận trọng với các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm , vì việc tải chúng lên các dịch vụ web đồng nghĩa với việc bạn phải tin tưởng vào cách dữ liệu đó được xử lý. Đối với các tài liệu mật hoặc tệp khách hàng, việc sử dụng các chương trình hoặc dịch vụ được cài đặt cục bộ từ các nhà cung cấp uy tín có thể là lựa chọn khôn ngoan hơn.

Dù bạn chọn công cụ chuyển đổi nào, nguyên tắc vẫn giống nhau: tài liệu Excel của bạn càng được chuẩn bị kỹ càng (bố cục trang, chiều cao hàng, lề và ngắt trang), thì tệp PDF cuối cùng càng trung thực . Các công cụ này không "sửa chữa" một thiết kế kém; chúng chỉ đơn giản là chuyển đổi những gì bạn đã có.

Một số mẹo bổ sung khi tệp PDF không tuân theo định dạng Excel.

Có những trường hợp, dù bạn có điều chỉnh thế nào đi nữa, file PDF vẫn không hiển thị như ý muốn. Trong những trường hợp đó, tốt nhất là nên thử nhiều cách tiếp cận khác nhau và kết hợp một vài giải pháp cho đến khi tìm ra giải pháp phù hợp nhất với tài liệu cụ thể của bạn.

Một số ý tưởng thực tế là:

• Buộc ngắt trang thủ công Trong Excel (Bố cục trang > Ngắt trang), bạn có thể chỉ rõ vị trí kết thúc của mỗi khối, thay vì để Excel tự tính toán.
• Hãy kiểm tra cân ở mức 100% trước khi chạm vào bất cứ thứ gì.Nếu PDF chỉ hiển thị kém khi thu phóng, hãy thử giá trị thu phóng khác một chút (ví dụ: 95% hoặc 90%) để xem liệu nó có hoạt động tốt hơn không.
• Hãy thử một trình in PDF khác. Nếu bạn đã cài đặt nhiều máy in ảo, đôi khi vấn đề không phải ở Excel mà là ở trình điều khiển máy in ảo.
• Giảm kích thước phông chữ xuống một đơn vị. (ví dụ, từ 11 thành 10) trong các ô có vấn đề; những thay đổi nhỏ có thể ngăn văn bản "buộc" thay đổi chiều cao không mong muốn trong tệp PDF.
• Xem lại các tùy chọn căn chỉnh và thụt lề trong các ô văn bản dài., vô hiệu hóa mọi khoảng trắng thừa trước hoặc sau đoạn văn nếu mẫu này đến từ một ứng dụng khác.

Một giải pháp khác khi mọi thứ khác đều quá khó khăn là chia thông tin thành nhiều trang tính hoặc tệp Excel . Thay vì một bảng tính duy nhất với 30 trang trở lên chứa đầy những hàng rất dài, bạn có thể tạo ra nhiều tệp PDF nhỏ hơn , mỗi tệp có một vài trang được định dạng tốt. Mặc dù điều này đòi hỏi quản lý tệp phức tạp hơn một chút, nhưng kết quả cuối cùng thường tốt hơn đáng kể.

Nếu bạn làm việc với các tài liệu cho bên thứ ba, chẳng hạn như hồ sơ gia phả hoặc báo cáo chuyên môn, việc in thử một bản nhỏ cũng rất hữu ích. Đôi khi, file PDF hiển thị trên màn hình có quá nhiều khoảng trắng, nhưng bản in lại cân đối hơn . Điều chỉnh bố cục sao cho phù hợp với mục đích chính (in hoặc hiển thị trên màn hình) sẽ giúp bạn quyết định lượng "khoảng trắng" xung quanh văn bản nào là chấp nhận được.

Tóm lại, chìa khóa để chuyển đổi các tệp Excel (XLSX) và CSV sang PDF mà không làm mất dữ liệu ô hoặc ảnh hưởng đến định dạng nằm ở việc kết hợp các tùy chọn xuất, cài đặt in phù hợp và, khi cần thiết, sử dụng một công cụ chuyển đổi chuyên nghiệp. Bằng cách chú ý đến chiều cao hàng, lề và xem trước khi in, hoàn toàn có thể tạo ra các tệp PDF sạch sẽ, dễ đọc và được định dạng nhất quán , ngay cả trong các tài liệu dài với nhiều phần tóm tắt và nhiều trang.

Bài viết liên quan:

Tìm hiểu cách in sang PDF hoặc lưu dưới dạng PDF trong Microsoft Excel

Isaac

Người viết đam mê về thế giới byte và công nghệ nói chung. Tôi thích chia sẻ kiến ​​thức của mình thông qua viết lách và đó là những gì tôi sẽ làm trong blog này, cho bạn thấy tất cả những điều thú vị nhất về tiện ích, phần mềm, phần cứng, xu hướng công nghệ, v.v. Mục tiêu của tôi là giúp bạn điều hướng thế giới kỹ thuật số một cách đơn giản và thú vị.