Стратегічний посібник: яке програмне забезпечення обрати для цифровізації вашої компанії

Зробіть крок оцифрувати компанію Йдеться не просто про встановлення кількох програм і завершення роботи; йдеться про аналіз того, як ви працюєте, яку цінність ви приносите клієнту та як ви плануєте розвиватися в найближчі роки. Багато малих і середніх підприємств продовжують відкладати це рішення через страх змін, брак знань або тому, що «цей спосіб досі добре працював для нас».

Проблема в тому, що такий менталітет сьогодні є пасткою: Ринок став цифровим, вимогливим та швидкозміннимА компанії, які не адаптуються, ризикують залишитися позаду. Гарна новина полягає в тому, що почати ще ніколи не було так просто та доступно: існують рішення для будь-якого розміру, сектору та бюджету, від безкоштовних хмарних інструментів до передових, комплексних платформ управління.

Що насправді означає діджиталізувати компанію?

Коли ми говоримо про цифровізацію компанії, ми не маємо на увазі «перехід з Excel на дещо сучаснішу програму»; ми говоримо про Перенесіть процеси, які наразі є ручними, паперовими або розпорошеними, до підключених цифрових середовищЦе стосується як інструментів, так і іншого способу організації роботи.

На практиці, оцифрування – це перетворення фізичних операцій у цифрові потокиЗамовлення, рахунки-фактури, контракти, реєстрації, маркетингові кампанії, обслуговування клієнтів, інвентаризація… Не всі завдання можуть стати на 100% цифровими, але значна частина може, і саме вони впливають на ефективність та масштабованість.

Крім того, цей процес майже завжди вимагає перегляду фундаментальних питань, таких як бізнес-модель, комерційна стратегія, логістика, канали комунікації та управління персоналомЙдеться не лише про технології: йдеться про переосмислення того, як ви створюєте та надаєте цінність.

У Європі ця зміна вважається настільки стратегічною, що існують такі програми, як Цифровий комплект та фонди наступного поколіннярозроблено таким чином, щоб малі та середні підприємства та самозайняті особи могли фінансувати свої рішення з цифровізації без необхідності робити великі початкові інвестиції.

Різниця між цифровізацією та цифровою трансформацією

Легко переплутати терміни, але важливо розрізняти: Цифровізація та цифрова трансформація – це не одне й те самеВони йдуть пліч-о-пліч, але грають у різних лігах.

La оцифрування фокусується на перетворювати аналогові процеси на цифрові без суттєвої зміни суті процесу. Наприклад: перехід від фізичних картотек до хмарної системи управління документами, використовуючи електронний підпис Замість рукописних підписів скануйте накладні на доставку та зберігайте їх у системі управління.

La цифрові перетворення Це йде на один крок (або кілька) далі: воно припускає Переосмислення компанії в цифровому ключі, зосередження стратегії на клієнті і спираючись на такі технології, як штучний інтелект, автоматизаціяхмарні технології, великі дані або електронна комерція для редизайну продуктів, послуг та способів роботи.

Хоча цифровізація «переводить» те, що ви вже робите, у цифровий формат, цифрова трансформація змінити правила гри: як ви приймаєте рішення, як ви продаєте, як ви взаємодієте з клієнтами та постачальниками, як ви організовуєте внутрішні таланти або як ви впроваджуєте інновації.

Без цифровізації жодна трансформація неможлива, але оцифрувати заради оцифрування (Встановлення інструментів без стратегії) не дасть вам конкурентної переваги, необхідної сьогодні, щоб диференціювати себе.

Поточний огляд цифровізації бізнесу в Іспанії

В Іспанії цифровий прогрес має довгострокове бачення: Розгалужена інфраструктура, значна допомога, але водночас значний розрив між розвиненими та відстаючими компаніями.

Згідно з останніми європейськими показниками, країна досягла значних успіхів у зв'язок, розгортання оптоволоконного зв'язку та 5G, а також впровадження технологій компаніямиОптоволоконне з’єднання вже покриває близько 95% домогосподарств, а 5G охоплює майже все населення, включаючи багато сільських районів.

Цифрова економіка вже важить приблизно 22% ВВП і очікується, що він продовжуватиме зростати на кілька пунктів щороку, завдяки автоматизації, електронній комерції та цифровим послугам.

Незважаючи на це, багато малих і середніх підприємств та мікропідприємств продовжують використовувати лише базові інструменти (електронна пошта, офісне програмне забезпечення та інше)не роблячи стрибка до рішень IA, великі дані або передова хмара, які можуть збільшити вашу продуктивність та аналітичні можливості.

Ще один важливий виклик полягає в цифрові навички Щодо робочої сили: спостерігається нестача технічних фахівців та надмірний страх щодо технологій. Звідси зростає кількість державних та приватних ініціатив, що пропонують навчання цифровим навичкам, даним, штучному інтелекту та іншим технологіям. кібербезпека.

Переваги та ризики відмови від цифровізації вашої компанії

Причини цифровізації не є технологічною примхою: вони пов'язані з продуктивність, витрати, конкурентоспроможність та виживанняЗміна звичок клієнтів, гібридна робота, тиск на маржу та швидкість ринків зробили це більше не необов'язковим.

Серед основних переваг: співпраця в режимі реального часу, цілодобова доступність з будь-якого пристрою та зменшення використання паперу та ручних завданьБізнес з цифровими робочими процесами може продавати, обслуговувати, виставляти рахунки або надавати підтримку, навіть коли офіс закритий.

Бути виключеним з процесу має свою ціну: втрата конкурентоспроможності, більше помилок ручного введення, зниження оперативності реагування та погіршення обслуговування клієнтівНе випадково багато знакових випадків бізнес-провалу (Blockbuster, Kodak, Nokia…) мають спільну рису: вони не встигли вчасно адаптуватися до цифрової ери.

Підсумовуючи, хоча деякі компанії використовують технології, щоб робити більше з меншими витратами та відкривати нові ринки, Ті, що не оцифровані, залишаються в пастці жорстких, дорогих та повільних структур. які зрештою виявляються нежиттєздатними.

7 ключових типів програмного забезпечення для цифровізації компанії

Перш ніж вибирати конкретні інструменти, важливо зрозуміти, що саме Типи програмного забезпечення формують цифровий «хребет» організаціїВам не потрібно впроваджувати їх усі одразу, але вам потрібно чітко розуміти, що охоплює кожен з них і як вони пов'язані між собою.

1. Програмне забезпечення ERP або планування ресурсів підприємства

Система ERP (планування ресурсів підприємства) є серцем багатьох компаній: Він централізує фінанси, закупівлі, продажі, складські запаси, виробництво та, в багатьох випадках, управління персоналом. в єдиній базі даних. Це дозволяє уникнути дублювання, помилок та суперечливих версій реальності.

Ці системи дозволяють розглядати та керувати компанією як єдиним цілимТе, що відбувається на складі, впливає на закупівлі, рух грошових коштів та прогнози продажів. За допомогою гарної системи ERP ви можете автоматизувати виставлення рахунків, звірку банківських рахунків, управління бюджетом та бухгалтерську звітність.

Ринок пропонує рішення для всіх рівнів: від повних комплектів, таких як SAP, Microsoft Dynamics, Odoo або Gael Cloud для спрощених варіантів, орієнтованих на малий та середній бізнес, що поєднують виставлення рахунків, базовий бухгалтерський облік та контроль запасів.

Важливо, щоб ви обрали ERP, яка адаптується до розміру та складності вашого бізнесу та пропонує... хмарні версії, інтеграції та масштабованість щоб ви не втратили потенціал через два роки.

2. BPM або програмне забезпечення для управління бізнес-процесами

BPM (Управління бізнес-процесами) – це не просто інструмент, це майже філософія роботи: Постійно аналізувати, перепроектовувати та оптимізувати критично важливі процеси компанії..

BPM-платформи дозволяють складати схеми робочих процесів, автоматизувати повторювані завдання, визначати обов'язки та вимірювати час і вузькі місця.Вони часто покладаються на бізнес-правила, автоматизацію та навіть штучний інтелект, щоб запропонувати покращення або виявити неефективність.

Велика цінність BPM полягає в тому, що він змушує вас переглянути основи того, як ви робите речі: які кроки є зайвими, які завдання можна автоматизувати, які погодження є зайвими, де марнується час.

Після впровадження ваша організація виграє гнучкість, відстежуваність та здатність до змінНалаштування процесу перестає бути багатомісячною драмою та перетворюється на конфігурацію самого програмного забезпечення.

3. Інструменти цифрової комунікації та співпраці

Якщо пандемія щось і зрозуміла, то це те, що без гарної внутрішньої комунікації компанія розвалюється. Сьогодні конкурувати без неї немислимо. платформи, що сприяють обміну повідомленнями, відеодзвінкам, каналам проектів та спільній роботі.

Такі інструменти, як Слабка Microsoft Teams, Збільшити, Google Чат про Включена WhatsApp Добре організований бізнес дозволяє зменшити залежність від пошти, пришвидшити прийняття рішень та забезпечити відстеження розмов та домовленостей.

В ідеалі, вам слід використовувати рішення, яке інтегрується з вашими іншими інструментами (ERP, CRM, системою керування проектами тощо). зберігання у хмарі), щоб команди Діліться файлами, завданнями та оновленнями без постійного перемикання платформ..

Ключовим моментом тут є встановлення чітких правил: що керується через чат, що електронною поштою, що залишається в менеджері проектів… і не допустити, щоб інструмент перетворився на постійний шум, а не на союзника.

4. Програмне забезпечення для автоматизації маркетингу

Сучасний маркетинг більше не можна керувати за допомогою електронних таблиць та ізольованих кампаній: Персоналізація та відстеження клієнтів протягом усієї воронки продажів вимагають автоматизації..

Платформи автоматизації маркетингу (такі як HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo або інші) дозволяють Сегментуйте потенційних клієнтів, розвивайте їх за допомогою автоматизованого контенту, запускайте багатоканальні кампанії та вимірюйте результати в режимі реального часу..

Ці інструменти діють як віртуальний помічник, який надіслати повідомлення електронної пошти На основі поведінки користувачів система оцінює потенційних клієнтів за ймовірністю покупки та надсилає нагадування про покинуті кошики. або повторно активує неактивних клієнтів.

Крім того, вони пропонують потужні аналітичні модулі, SEOсоціальні мережі та репортажякі допоможуть вам зрозуміти, які дії працюють, де втрачається обертів та як оптимізувати ваші маркетингові інвестиції.

5. Менеджери проектів та завдань

Коли робоче навантаження збільшується, а команди розширюються, паперові списки та перехресні електронні листи стають неефективними. Саме тут керівники проектів та завданьякі функціонують як спільна панель керування для всього, що потрібно зробити.

Такі інструменти, як Trello, Asana, Monday, Notion, Jira або ClickUp дозволяють Переглядайте проекти, призначайте завдання, встановлюйте терміни, додавайте документацію та відстежуйте прогрес у режимі реального часу., часто за допомогою канбан-подання, календарів або діаграм Ганта.

Його перевага подвійна: з одного боку, Вони запобігають забудькуватості та незавершеним завданнямЗ іншого боку, вони забезпечують управлінській команді уявлення про робоче навантаження, затримки та залежності між напрямками.

Вибір одного чи іншого залежатиме від того, чи потрібне вам щось легке для організації щоденних завдань, чи більш надійна система, здатна керувати портфелями проектів, розширеними інтеграціями та складними шаблонами.

6. CRM або системи управління взаємовідносинами з клієнтами

CRM (система управління взаємовідносинами з клієнтами) – це та частина, яка дозволяє вам централізувати всю інформацію про клієнтів та можливості продажів: контактні дані, взаємодії, пропозиції, інциденти, історія покупок тощо.

Такі рішення Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse або Gael Cloud допомогти Структуруйте воронку продажів, автоматизуйте подальші дії та координуйте роботу команди з продажу та обслуговування клієнтів..

Гарна CRM-система стає вашою «діловою пам’яттю»: Жоден потенційний клієнт не втрачається, можливості отримують пріоритет, а клієнти отримують більш персоналізований підхід. а менеджери можуть аналізувати коефіцієнти конверсії, цикли продажів та прогнози доходів.

Завдяки інтеграції з автоматизацією маркетингу та ERP, компанія отримує повне уявлення про клієнта на 360º: від того, як він з тобою познайомився, до того, які продукти він споживає та як частовключаючи отриману нею підтримку.

7. Хмарне сховище та управління документами

Хмарне сховище є одним із головних інструментів цифровізації, оскільки воно дозволяє Отримуйте доступ до документів з будь-якого місця, співпрацюйте в режимі реального часу та значно скоротіть обсяг паперової роботи..

Платформи, як Google Диск, Dropbox, OneDrive або більш просунуті системи управління документами, такі як DocuWare полегшити Створюйте безпечні репозиторії, версіонуйте файли, визначайте дозволи для користувачів або відділів та автоматизуйте робочі процеси затвердження.

У середовищах з великим обсягом паперу важливе значення мають такі дії: програмне забезпечення для оцифрування документів з OCR (оптичне розпізнавання символів), що дозволяє перетворювати скановані зображення на інформацію, яку можна редагувати та шукати, а не просто на статичні зображення.

Такі рішення RICOH Streamline NX або DocuWare Вони можуть визначити тип документа, витягти ключові дані (номер рахунку-фактури, постачальника, дату, суму) та автоматично надсилати їх до відповідної системи або відділузменшення ручної праці та помилок.

Сфери діяльності компанії та рекомендовані типи програмного забезпечення

Щоб не загубитися в морі варіантів, корисно скласти карту які інструменти зазвичай використовуються в кожній галузі та які процеси вони охоплюютьУ загальних рисах, фото виглядає так:

• Фінанси та бухгалтерський облікВиставлення рахунків, звірка банківських рахунків, складання бюджету, податки. Вони зазвичай покладаються на ERP та фінансове програмне забезпечення (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Операції, логістика та інвентаризаціяЇм потрібні: контроль запасів, планування виробництва, маршрути доставки та контроль якості. ERP, логістичне програмне забезпечення та інструменти планування (Odoo, TMS, рішення для ланцюгів поставок).
• Продажі та електронна комерціяКомерційний конвеєр, фізична точка продажу, інтернет-магазин. Все це частина системи. CRM, платформи електронної комерції та POS-термінали (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Маркетинг та соціальні мережікампанії, електронний маркетингSEO, аналітика, управління соціальними мережами. Вони зазвичай використовують інструменти автоматизації та аналізу (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Людськими ресурсамиНарахування заробітної плати, відстеження робочого часу, управління відпустками, підбір персоналу та оцінка ефективності роботи. Вони покладаються на Програмне забезпечення для управління персоналом (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, власні хмарні рішення).
• Зберігання та документаціяПотрібні права керування файлами, резервні копії та дозволи доступу. хмарні платформи та системи управління документами (Google Диск, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Підтримка та післяпродажне обслуговуванняЗапити, чат, служба підтримки, автоматизація підтримки. Все це тут поміщається. інструменти для обслуговування клієнтів (Zendesk, Intercom, Help Scout, Центр обслуговування HubSpot...).
• Креативні та контентні областідизайн, відео, контент, Генеративний ШІ. Вони використовують креативні та штучно інтелектуальні платформи (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Середина подорожі, Джаспер, Близнюки…).

Головне не мати все, а Визначте, яка сфера сьогодні найбільше «застрягла» та який тип програмного забезпечення матиме найбільший вплив у короткостроковій перспективі, а потім поступово побудувати цілісну архітектуру.

Типи програмного забезпечення для управління: спеціалізоване, ERP, індивідуальне та спільне програмне забезпечення

Щойно ви чітко визначитеся з тим, які процеси хочете оцифрувати, саме час вирішити, який програмний підхід вам найбільше підходить: спеціалізовані рішення за функціями, ERP, розробка на замовлення або гнучкі платформи для спільної роботи.

Спеціалізоване комерційне програмне забезпечення за функціями

Це інструменти, призначені для вирішення Дуже добре, конкретна проблема: CRM, бухгалтерський облік, проекти, підтримка, маркетинг тощо.Зазвичай вони швидко впроваджуються та мають багато вдосконалених функцій.

Його сильні сторони полягають у спеціалізація, простота впровадження та часті оновлення, які враховують найкращі практики сектору майже без вашої участі.

І навпаки, вони можуть спричинити фрагментація даних, накопичені витрати на ліцензування та певна жорсткість під час адаптації вузькоспецифічних процесів. Крім того, ви досить сильно залежите від плану розвитку постачальника.

Інтегровані комерційні ERP-системи

ERP-системи прагнуть стати інтегрованим «хребтом» компанії: кілька модулів (фінанси, закупівлі, продажі, логістика, виробництво, HR) в межах однієї платформи.

Основною його перевагою є централізація процесів і даних: усі працюють з однією й тією ж інформацією, уникається ізольованості та досягається узгодженість у звітах та регуляторному контролі.

Ціна, яку доводиться платити, зазвичай є Більш складне та дороге впровадження, певна негнучкість та залежність від постачальника для глибоких налаштувань. Ось чому вкрай важливо правильно визначити обсяг і почати з критично важливих модулів.

Розробка на замовлення

Розробка на замовлення вступає в гру, коли Ваш метод роботи настільки специфічний, що жодне стандартне рішення не підходить ідеально. або коли ви хочете створити пряму конкурентну перевагу за допомогою програмного забезпечення.

Добре сплановано, це дає вам Повна адаптація до ваших процесів, контроль над розвитком та володіння системою, маючи можливість коригувати його залежно від розвитку бізнесу.

Але це також передбачає Високі початкові витрати, потреба в надійній технічній команді та відповідальність за обслуговування та розвитокБез чіткої стратегії вона може застаріти або перетворитися на вузьке місце.

Платформи для спільної роботи та роботи з низьким кодом

В останні роки хмарні платформи, які дозволяють Створюйте власні рішення без необхідності глибокого програмування, на основі шаблонів, блоків та автоматизацій.

Вони дозволяють a більша гнучкість, нижчі витрати на розгортання та більша автономія для бізнес-команд, що дозволяє процесам розвиватися без 100% залежності від ІТ.

Зазвичай вони ідеально підходять для Зростаючий бізнес, який потребує порядку та автоматизації, але не хоче впроваджувати традиційну ERP-систему або дорогу індивідуальну розробкуДеякі, як-от Zinkee, також розроблені для роботи в складних умовах експлуатації.

Як і все, вони мають свої нюанси: Вони вимагають, щоб хтось взяв на себе роль «власника» платформи Внутрішні витрати необхідно контролювати, якщо кількість користувачів значно зростає, і не всі системи однаково надійні для критично важливих процесів.

Як вибрати правильне програмне забезпечення для вашого бізнесу

Вибір програмного забезпечення — це не купівля «того, чим користуються всі», а Узгодьте технології, процеси, людей та бюджетПрактичний підхід включає три ключові елементи.

1. Проаналізуйте свої реальні потреби

Перш ніж порівнювати інструменти, приділіть деякий час Зрозумійте, що вам сьогодні шкодить: де марнується час, де більше помилок, які повторювані завдання виснажують команду або які процеси не масштабуються.

Створіть просту карту ключових процесів (продажі, закупівлі, проекти, підтримка, фінанси…) та визначте Яку частину кожного процесу ви хотіли б покращити або автоматизувати? у наступні 6-12 місяців.

Також враховуйте такі фактори, як розмір компанії, бюджет, цифровий рівень команди та спосіб роботи (очне, гібридне, дистанційне), щоб уникнути пропонування рішень, які неможливо прийняти.

2. Визначте основні функціональні можливості

З цією картою в руках, короткий список Функції, які вам абсолютно необхідні в програмному забезпеченні: інтеграції, канбан-подання, управління документами, звіти, дозволи, автоматизація тощо.

Намагайтеся уникати спокуси купити «той, що робить найбільше справ» і зосередьтеся на що додасть цінності з першого дняБільш лаконічна система, яка добре вписується у вашу реальність, зазвичай працює набагато краще, ніж монстр, повний модулів, якими ніхто не користується.

Він також цінує такі аспекти, як простота використання, налаштування, безпека, масштабованість та якість підтримкиякі часто мають більше значення, ніж вражаюча функція, якою ви користуватиметеся чотири рази на рік.

3. Відрегулюйте свій вибір відповідно до бюджету та очікуваної прибутковості

Вартість не лише ліцензії: вона включає впровадження, навчання, потенційні подальші розробки та обслуговуванняРозрахуйте як початкові витрати, так і загальні щомісячні або річні витрати.

Порівняйте це з час, який ви можете заощадити, помилки, які ви можете зменшити, або додатковий дохід які ви могли б генерувати за допомогою ефективнішого управління. Це дасть вам уявлення про потенційну рентабельність інвестицій (ROI).

Завжди, коли це можливо, обирайте починайте з малого та масштабуйте: пілотні проекти в одному відділі, базові версії, які ви потім розширюєте, поетапне впровадження за процесом… Це зменшує ризики та дозволяє команді адаптуватися.

Найкращі практики успішного впровадження програмного забезпечення для управління

Технологія сама по собі нічого не виправить, якщо її впровадження хаотичне. Щоб програмне забезпечення справді підвищити продуктивність та якість роботиБажано дотримуватися упорядкованої дорожньої карти.

Планування проекту та узгодження управління

Почніть з визначення чіткі цілі, обсяг, відповідальні сторони, терміни та показники успіхуЗалучайте керівництво та постраждалі райони з самого початку, щоб уникнути опору в останню хвилину.

Розділіть реалізацію на фази з конкретними результатами (наприклад: спочатку фінанси, потім проекти, а потім CRM) допомагає контролювати вплив, швидко навчатися та коригуватися на льоту.

Подбайте про міграцію даних

Перехід зі старих систем (або електронних таблиць) на нову платформу вимагає Очистити дані, уніфікувати критерії та перевірити правильність введення інформації в новій моделі.

Бажано це зробити Тестування міграції в тестовому середовищі, перегляд результатів з ключовими користувачами та документування правил (номенклатури, обов'язкові поля, дозволи), щоб уникнути несподіванок.

Створіть команду та керуйте змінами

Одна з найпоширеніших причин невдачі в програмних проектах полягає в тому, що Люди не знають, як користуватися цим інструментом, або не бачать його корисності.Навчання не може бути простим «інструкцією, надісланою поштою».

Організуйте практичні заняття, зосереджені на реальних щоденних завданнях, створення коротких посібників та призначення внутрішніх референтних осіб які можуть відповідати на запитання та підтримувати інших.

Повідомте про переваги, вислухайте заперечення та коригувати процеси разом з командою, замість того, щоб нав'язувати зміни зверху без контексту.

Відстежуйте, вдосконалюйте та використовуйте оновлення

Як тільки проект розпочато, не вважайте його завершеним: Запитуйте відгуки, переглядайте показники, виявляйте вузькі місця та коригуйте налаштуванняПостійне вдосконалення — це частина гри.

Також скористайтеся перевагами Оновлення постачальників, нові функції або інтеграції які можуть вписатися у ваші процеси, завжди враховуючи вплив та терміни, щоб не перевантажувати команду.

Кінцева мета полягає в тому, щоб програмне забезпечення перестало розглядатися як «просто ще один інструмент» і почало розглядатися як щоденний союзник для кращої, швидшої та менш стресової роботи.

Коли компанія ретельно обирає свої рішення, продумано їх впроваджує та навчає своїх співробітників, технології стають справжнім двигуном змін: Процеси стають організованими, дані стають практичними, комунікація протікає, а зростання більше не є синонімом хаосу.Зрештою, це і є суть гарного стратегічного посібника з вибору програмного забезпечення для цифровізації компанії: розуміння того, що справа не лише в програмах, а й у розробці розумнішого та сталішого способу роботи.