Microsoft 365 проти Google Workspace та міграція в компаніях

Якщо ви працювали з Google Workspace, і ви розглядаєте можливість переходу на Microsoft 365Ймовірно, половина вашої команди в захваті від Gmail, Диска та Документів… а інша половина клянеться, що без них словоExcel та PowerPoint не можуть вижити. Така ситуація трапляється частіше, ніж здається: організації, які роками інвестували в Google, навчали своїх користувачів, але все ще мають дуже високий відсоток тих, хто віддає перевагу екосистемі Microsoft.

У цьому контексті звичайне питання полягає в тому, чи Залишайтеся в Google Workspace, перенесіть усе в Microsoft 365 або співіснуйте без особливого бажання Продовжуємо з Office, встановленим на комп’ютерах, та файлами на Диску. І, звичайно, виникає ще одне ключове питання: як зробити Упорядкована міграція електронної пошти, файлів, календарів та дозволів Не порушуючи нічого та не залишаючи користувачів без діла протягом тижня. Давайте розберемо все це спокійно та з дуже практичним підходом.

Microsoft 365: Потужна екосистема для вимогливих бізнес-середовищ

Коли ми говоримо Microsoft 365 (раніше Office 365) Йдеться про платформу, яка поєднує класичні настільні програми з хмарними сервісами, розширеною безпекою та сучасними інструментами для співпраці. Іншими словами, вона об’єднує традиційні Word та Excel з Teams. SharePointOneDrive та всі налаштування адміністрування та безпеки Microsoft.

Серед його найвідоміших компонентів є Настільні та веб-додатки Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), а також інструменти для спільної роботи, такі як Команди, SharePoint та OneDrive, корпоративні служби, такі як Exchange Online або Power Platform, а також зростаючий набір рішень безпеки, таких як Microsoft Defender та функції забезпечення відповідності.

Одна з найбільших переваг Microsoft 365 полягає в тому, що Повна функціональність офлайнКористувачі можуть продовжувати працювати з усіма ресурсами Word, Excel або PowerPoint, навіть якщо втратять доступ до Інтернету, що життєво важливо для компаній з частими відрядженнями, будівельних майданчиків, філіалів з поганим підключенням або просто для користувачів, які віддають перевагу традиційній моделі локального файлу, який синхронізується пізніше.

Крім того, платформа дуже добре розроблена для інтегруватися з інфраструктурою Windows та Active DirectoryТому він особливо добре підходить для організацій, які вже працюють у середовищі Microsoft, із серверами, доменами та бізнес-додатками, заснованими на власних технологіях.

З менш сприятливого боку, Microsoft 365 має певні складність конфігурації та адмініструванняЦентр адміністрування дуже потужний, але для повного використання його можливостей потрібні технічні знання. Крива навчання також може бути дещо крутішою для користувачів, які не знайомі з екосистемою Microsoft, особливо для тих, хто працює з виключно веб-середовищ, таких як Google Workspace.

Google Workspace: Безпроблемна співпраця в хмарі

Google Workspace (раніше G Suite) з самого початку зародився з ідеєю, що Все відбувається в браузері та в режимі реального часуНемає потреби встановлювати важкі програмні пакети: Документи, Таблиці, Презентації, Gmail, Календар, Meet… доступ до всього здійснюється з Інтернету або з додатка Дуже легкі мобільні телефони, призначені для роботи з будь-якого місця.

Серце люкса складається з Gmail, Диск, Документи, Таблиці, Презентації, Календар, Чат і MeetКрім того, він включає такі утиліти, як Forms, Sites, Keep, Jamboard та AppSheet. Іншими словами, ви подбали про свою корпоративну електронну пошту, зберігання у хмарі, базові офісні пакети, відеодзвінки та внутрішні повідомлення, з особливим акцентом на простоту.

Найбільша сила Google Workspace полягає в його одночасна співпраця над документамиКілька користувачів можуть одночасно редагувати файл, переглядати зміни в режимі реального часу, коментувати, пропонувати та спілкуватися в чаті в самому документі, не турбуючись про контроль версій чи блокування файлів. Для розподілених команд, стартапів та компаній з дуже плоскою організаційною структурою це чисте золото.

Ще один високоцінний момент полягає в його чистий і мінімальний інтерфейсЦе дозволяє більшості користувачів освоїти це лише за кілька хвилин, особливо якщо вони вже використовували особисті облікові записи Gmail або Google Диска. Для організацій з невеликими ІТ-командами така простота зменшує кількість інцидентів та час підтримки.

Менш позитивним аспектом є те, що залежність від підключення до Інтернету Різниця досить помітна: так, офлайн-режими існують, але вони не досягають рівня зрілості настільних програм Microsoft. Крім того, хоча сумісність із файлами Office значно покращилася, складні документи Excel або Word все ще можуть бути проблематичними для відкриття або редагування в [системі/програмі/тощо]. Google Docs або Таблиці.

Ключове порівняння: користувацький досвід, співпраця та сховище

Якщо зосередитися на щоденних потребах користувача, Microsoft 365 пропонує інтерфейси з більшою кількістю опцій та можливостейзі стрічками, повними меню, вкладок та розширених налаштувань. Це ідеально підходить для користувачів, які використовують Excel або Word на повну потужність, але може бути непосильним для звичайних користувачів.

З іншого боку, Google Workspace робить ставку на Чіткіший дизайн з функціями, що відображаються контекстноЦе приховує частину складності, щоб користувач не загубився. Це пришвидшує впровадження, хоча деяким досвідченим користувачам бракує більш детальних опцій для дуже складних документів.

У співпраці Microsoft 365 особливо спирається на Команди, SharePoint та співавторство в OfficeTeams об’єднує чати, канали, відеодзвінки та спільне редагування документів, розміщених на OneDrive або SharePoint. Співавторство працює добре, хоча іноді інтерфейс менш однаковий між версіями для настільних комп’ютерів та онлайн-версіями.

Google Workspace, зі свого боку, має співпраця в режимі реального часу, вбудована в ДНКВсе розроблено для швидкого обміну, одночасного редагування та коментування. Інтеграція Meet з Календарем і документами робить неймовірно простим перехід від електронної пошти чи документа до відеодзвінка.

У сфері зберігання та керування файлами OneDrive та SharePoint пропонують… високоструктурована модель документальної бібліотекиз детальним контролем дозволів, робочих процесів затвердження, метаданих та політик зберігання. Google Диск, з іншого боку, вирізняється своєю простотою (і є альтернативи, такі як Протонний драйв): потужний пошук, гнучкий обмін та попередній перегляд майже будь-якого файлу без необхідності встановлення додаткових програм.

Безпека, відповідність нормативним вимогам та інтеграція з іншими системами

Коли ми говоримо безпеки та відповідностіMicrosoft 365 зазвичай має перевагу у високорегульованих секторах (фінанси, охорона здоров'я, державне управління), оскільки він включає такі опції, як розширене запобігання появі даних (DLP), управління інформацією, Microsoft Defender, дуже точний контроль ідентифікаційних даних та доступу, а також широкий каталог сертифікацій (GDPR, HIPAA, ISO 27001 тощо).

Google Workspace також не поступається цій галузі: Скористайтеся перевагами глобальної інфраструктури та заходів безпеки Googleз двоетапною перевіркою, захистом від фішингу та шкідливих програмСховище для зберігання даних та електронного розкриття інформації, а також контекстні засоби керування доступом. Однак деякі засоби керування менш детальні, ніж у Microsoft, у дуже складних сценаріях.

Щодо інтеграції з іншими програмами, Microsoft має перевагу на домашній сторінці, оскільки компанія вже має Середовища Windows, Azure, .NET-додатки або класичні бізнес-рішенняPower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) дозволяє автоматизувати процеси, створювати програми з низьким рівнем коду та підключати дані з кількох джерел з високим рівнем власної інтеграції.

Google Workspace ідеально підходить організації, що використовують хмарні технологіїз багатьма SaaS-додатками та інтенсивним використанням Google Cloud Platform. Маркетплейс плагінів та відкриті API дозволяють підключати сторонні сервіси, хоча в деяких випадках може знадобитися більше покладатися на індивідуальну розробку або зовнішні інтеграції.

У сфері комунікації та відеоконференцій, Команди і Google зустрітися Вони більш ніж адекватно покривають потреби більшості компанійTeams, як правило, отримує переваги в середовищах, де потрібно інтегрувати корпоративну телефонію (Teams Phone) або великі живі події, тоді як Meet цінується за свою простоту та гарне функціонування в екосистемі Google.

Яка платформа найкраще підходить залежно від типу та розміру компанії

Організаційна структура значною мірою впливає на рішення. компанії з традиційними ієрархіями та чітко визначеними відділамиMicrosoft 365 зазвичай краще підходить завдяки детальному контролю, можливості налаштування дуже точних політик за областями та легкості інтеграції зі застарілими системами. бази даних корпоративний.

В організаціях з плоскі структури, багатофункціональні команди та високогоризонтальна культура співпраціGoogle Workspace особливо зручний: усі діляться, коментують та співпрацюють у режимі реального часу, не надто турбуючись про базову «архітектуру документа».

Через свій розмір великі корпорації з тисячами співробітників, як правило, обирають Плани Microsoft 365 або Google Workspace Enterprise залежно від того, чи вони надають пріоритет надзвичайній відповідності нормативним вимогам та інтеграції зі застарілими системами (більш сприятливе для Microsoft), чи гнучкості та співпраці в режимі реального часу в масштабах (більш узгоджене з Google).

У середніх компаніях, обидва Microsoft 365 Business Premium як Google Workspace Business Plus Вони пропонують дуже розумні поєднання ціни, функціональності та безпеки. Вирішальним фактором зазвичай є існуюче середовище: якщо ви вже використовуєте класичний Office та Windows, ви, ймовірно, оберете Microsoft; якщо ваш бізнес розпочався в хмарі з Gmail та веб-додатків, Google зазвичай перемагає.

Для малого бізнесу та стартапів з кількістю працівників менше 50 осіб на рішення зазвичай впливають простота використання та ІТ-бюджет. Google Workspace Business Starter Це сприяє надшвидкому запуску, водночас Microsoft 365 Business Basic або Business Standard Вони дуже привабливі, коли ви також хочете включити настільні програми з ліцензіями на користувача для кількох пристроїв.

Роль пристрою: 100% бізнес на базі Mac та ризики з OneDrive

Коли вони вступають у гру середовища, де працюють усі користувачі MacОднак, це рішення має додаткові нюанси. Багато системних адміністраторів повідомляють, що Google Диск працює досить стабільно на macOS, а клієнт синхронізації, хоча й не ідеальний, у вимогливих сценаріях, як правило, менш проблематичний, ніж деякі версії OneDrive.

У невеликих креативних компаніях або архітектурних, дизайнерських чи маркетингових студіях часто можна знайти Команди, що спеціалізуються виключно на Mac, які особливо цінують стабільність сховищаУ цих випадках відданість Microsoft 365 як платформі для електронної пошти, офісних програм та співпраці може зіткнутися з недовірою до OneDrive та, перш за все, з інтенсивним використанням SharePoint з Mac.

Для невеликого офісу, наприклад, вісім фахівців, які зараз користуються електронною поштою GoDaddy та Dropbox Щодо обміну файлами, дилема зрозуміла: якщо електронна пошта, зустрічі та офісні завдання підштовхують вас до Microsoft 365, але хмарне сховище здається надійнішим у Google Диску, вам потрібно ретельно врахувати вплив потенційних проблем синхронізації на macOS.

У цих сценаріях доцільно вивчити, чи обсяг файлів, їх розмір та необхідність роботи з складні бібліотеки та метадані SharePoint Вони виправдовують перенесення всього до Microsoft, або ж те, чи має сенс зберегти частину операцій на Google Диску, або навіть комбінувати рішення залежно від типу контенту та його критичності.

З іншого боку, Microsoft постійно вдосконалює... Клієнт OneDrive для Mac та інтеграція з FinderЦе зменшує проблеми синхронізації, які були досить частими кілька років тому. Незважаючи на це, для компаній, які дуже чутливі до будь-яких проблем з файлами (наприклад, архітектурна фірма, що працює з кресленнями, 3D-моделями та великими обсягами документації), доцільно провести пілотні тести, перш ніж здійснювати повний перехід.

З Google Workspace до Microsoft 365: що можна перенести, а що ні

Якщо ви вирішите перейти з Google Workspace на Microsoft 365, перше, що потрібно чітко зрозуміти, це Які типи даних можна перенести та які обмеження застосовуються?У стандартному проекті можна перенести наступне електронні листиОсновні правила для електронної пошти, календарів і контактів. Крім того, ви можете переміщувати файли з Google Диска до OneDrive та SharePoint, зберігаючи значну частину метаданих і дозволів.

Міграція користувачів зазвичай виконується в партії або лотиЦе дозволяє реалізовувати проєкт поетапно: поштові скриньки створюються в Microsoft 365, визначається, хто входить до кожної партії, а групи людей переносяться в контрольовані часові вікна, щоб зменшити вплив на щоденну діяльність.

Важливо вже мати домен Перевірено в Microsoft 365 І вам слід було налаштувати необхідні DNS-записи, особливо TXT та MX, перш ніж робити щось суттєве. Ця частина зазвичай узгоджується з хостинг-провайдером або DNS-провайдером, щоб уникнути перебоїв у роботі електронної пошти.

Не все в Google працює належним чином. Існують обмеження, які слід враховувати, такі як... без перенесення бронювань кімнат для переговорів, втрата кольорів подій у календарях, часткове перенесення контактів (максимум три адреси електронної пошти на контакт) або відсутність користувацьких міток, URL-адрес контактів чи деяких певних категорій Gmail.

Крім того, є квоти та обмеження в Google API Ці фактори можуть впливати на продуктивність міграції календарів і контактів. Тому, хоча початковий процес налаштування займає лише кілька годин, повна міграція великих обсягів даних часто займає кілька днів.

Передумови та методи міграції електронної пошти та даних

Перш ніж розпочати процес міграції з Google Workspace до Microsoft 365, бажано переконатися, що Відповідальні особи мають відповідні ролі В обох середовищах: права адміністратора або, як мінімум, роль автора проекту в Google для реєстрації API та налаштування доступу, а також права адміністратора в Microsoft 365 для створення користувачів, поштових скриньок і конекторів, а також для… попередні резервні копії.

На практиці зазвичай необхідно створювати піддомени для маршрутизації пошти під час співіснування (наприклад, один для потоку до Microsoft 365 та інший для залишкового потоку до Google) та підготувати всіх користувачів у Microsoft 365, перш ніж додавати їх до пакета міграції.

Доступні методи міграції включають з Вбудовані інструменти Microsoft 365 для міграції з Google Варіанти варіюються від спеціалізованих рішень сторонніх розробників до скриптів та ручних інструментів для менших або високо налаштованих сценаріїв. Вибір методу залежатиме від кількості поштових скриньок, обсягу даних та бюджету.

Добре сплановані проекти поєднуються масові початкові міграції з диференціальною синхронізацією Близько до часу міграції MX, щоб час простою для користувачів був якомога коротшим. Тобто, основні дані переносяться за кілька днів до, а безпосередньо перед остаточною міграцією виконується останній прохід для внесення будь-яких нових даних, які були додані.

Бажано мати чіткий план внутрішньої комунікації: попередні повідомлення, заплановане вікно змін, інструкції щодо налаштування Outlook, Teams або інших програм, а також посилений канал підтримки протягом перших кількох днів для вирішення питань та незначних проблем.

Міграція файлів: з Google Диска до OneDrive та SharePoint

Окрім пошти, одним із найделікатніших кроків є Перенесення файлів з Google Диска до хмари MicrosoftСаме тут і з’являється Migration Manager – інструмент, який Microsoft пропонує для аналізу, планування та виконання перенесення контенту до OneDrive та SharePoint, зберігаючи при цьому структуру, дозволи та значну частину метаданих.

У стандартному робочому процесі, перше, що потрібно зробити, це Підключіть середовище Google до проєкту міграціїДля цього потрібно встановити програму для міграції Microsoft 365 з Google Workspace Marketplace та надати їй необхідні дозволи. Після цього ви можете зареєструвати облікові записи або дискові блоки, які потрібно сканувати.

Наступний крок - аналізувати вміст Google ДискаІнструмент сканує диски, виявляє потенційні проблеми (файли з надмірно довгими іменами або шляхами, непідтримувані типи файлів, помилки дозволів тощо) та створює звіти для завантаження, які дозволяють переглянути, що може блокувати міграцію або що потрібно виправити заздалегідь.

Коли набір дискових пристроїв відображається як «готовий до перенесення», ви можете Додати до списку міграції та переглянути маршрути призначення, налаштовуючи, який вміст надсилатиметься до особистого OneDrive, а який – до бібліотек SharePoint, пов’язаних із командами або відділами.

Ключовою частиною є Призначення ідентифікаторів між Google та Microsoft 365Домени, користувачі та групи мають бути зіставлені з одного боку на інший, щоб після завершення міграції дозволи на читання та редагування залишалися достатньо узгодженими з початковою ситуацією.

Migration Manager Lite: спрощена міграція для малого та середнього бізнесу

Для малого та середнього бізнесу, який має менше ніж 100 ліцензій, Microsoft створила Менеджер міграції LiteСпрощена та спрощена версія стандартного менеджера міграції, розроблена, щоб допомогти малим та середнім підприємствам і партнерам переміщувати вміст з Google Диска до Microsoft 365 без необхідності використовувати всі розширені параметри.

Цей полегшений режим постачається увімкнено за замовчуванням у клієнтах SMB Коли ви створюєте проект міграції та отримуєте до нього доступ із центру адміністрування Microsoft 365, у розділі налаштувань та міграції/імпорту виберіть Google Диск або Google Workspace як джерело.

Щоб почати ним користуватися, вам потрібно перевірити, чи у вас є достатні дозволи в цільовому клієнті (зазвичай роль глобального адміністратора, SharePoint або подібна) та що обліковий запис Google, який використовується для підключення, має доступ для читання до дисків та облікових записів користувачів, які потрібно перенести.

Після створення проєкту дотримується дуже чіткої послідовності дій: підключення до джерела, перевірка контенту, визначення місць призначення, призначення ідентифікаторів та запуск міграції з моніторингом прогресу. Для багатьох малих і середніх підприємств це значно зменшує необхідні технічні зусилля.

Навіть за допомогою цього спрощеного методу, все ж доцільно мати хтось із попереднім досвідом міграції, принаймні для перегляду аналітичних звітів та підтвердження того, що топологія бібліотек у SharePoint та OneDrive відображає фактичний спосіб роботи компанії, а не просто буквальну копію того, як все було на Диску.

Витрати, рентабельність інвестицій та міфи про ціноутворення між Google Workspace та Microsoft 365

Роками вважалося само собою зрозумілим, що Google Workspace був «дешевшим», ніж Microsoft 365Частково це пояснюється тим, що багато хто починав з безкоштовних версій G Suite або особистих облікових записів Gmail, перетворених на робочі інструменти без очевидних прямих витрат.

Однак, оскільки Google поступово відмовився від безкоштовних планів для бізнесу та консолідованих моделей підписки, це Цінова перевага зникає.Сьогодні справжнє порівняння має проводитися не лише за щомісячною ліцензійною платою, а й за загальною вартістю володіння: інтеграцією з іншими програмами, часом управління, потребами безпеки, продуктивністю команди тощо.

Такі дослідження, як звіти про загальний економічний вплив Microsoft Teams шоу дуже висока віддача від інвестицій при аналізі скорочення часу на зустрічі, усунення поїздок, покращення координації роботи команди та пришвидшення прийняття рішень.

Щось подібне відбувається з впровадженням Google Workspace в організаціях, які починають з дуже фрагментованих моделей: перенести все на спільну хмарну платформу Це зменшує інформаційні бар'єри, покращує адаптацію нових людей та робить віддалену роботу життєздатною без розгортання великої інфраструктури.

Зрештою, ключовим є аналіз того, скільки насправді коштує продовжувати працювати так, як ми є: індивідуальні ліцензії OfficeDropbox або аналогічне сховище, електронна пошта третіх сторін, сервіси резервна копія розрізнені, додаткові рішення безпеки… і порівняйте їх із вартістю та можливостями інтегрованого пакету, такого як Microsoft 365 або Google Workspace.

Розширена безпека, гібридна робота та модернізація робочого місця

Розширення гібридна та віддалена робота Через це вже недостатньо просто мати офісне програмне забезпечення та електронну пошту. Компаніям потрібні рішення, які захищають дані на будь-якому пристрої, забезпечують безпечну автентифікацію з будь-якого місця та дозволяють централізовано моніторити потенційні загрози.

Microsoft значно покращила цей аспект за допомогою таких інструментів, як Microsoft 365 Defender для бізнесу, яка поєднує захист від шкідливого програмного забезпечення, управління вразливостями, управління інформацією та автоматизоване реагування на інциденти з підходом XDR (розширене виявлення та реагування), що разом розглядає кінцеві точки, ідентифікаційні дані, електронну пошту та програми.

Для організацій, які замінюють застаріле обладнання, локальні сервери та старі рішення Завдяки хмарним сервісам, ці типи інтегрованих платформ значно спрощують життя: менше різних продуктів для обслуговування, менше вікон для контролю та чіткіше уявлення про те, хто до чого отримує доступ.

Google також посилила свої зобов'язання щодо безпеки: Розширені засоби керування кінцевими точками, правила контекстної безпеки, інструменти аудиту та постійні зусилля щодо захисту облікових записів від фішингу та викрадення. У середовищах, де більшість програм розташовані в хмарі та доступ до них здійснюється через сучасні браузери, ця модель чудово підходить.

В обох випадках проблема зазвичай полягає у правильній початковій конфігурації та навчанні користувачів таким практикам, як багатофакторна автентифікація (MFA)Відповідальне управління паролями та виявлення підозрілих електронних листів.

Вибирайте між Microsoft 365 та Google Workspace і планування міграції з Google Перехід до екосистеми Microsoft — це не тривіальне рішення, і воно не вирішується виключно на основі ціни ліцензії: культура компанії, тип використовуваних пристроїв (Windows, Mac, мобільні пристрої), сектор, у якому вона працює, важливість безпеки та дотримання нормативних вимог, сумісність зі складними документами та, перш за все, фактичний спосіб щоденної співпраці команд — все це відіграє свою роль; чим краще зрозумілі ці фактори та чим краще розроблено проект міграції — електронні листи, календарі, контакти та файли з їхніми дозволами — тим більше сенсу матиме обрана платформа, і тим легше людям буде її прийняти без драми та з відчуттям, що тепер інструменти продуктивності працюють на їхню користь, а не проти них.