Як покроково очистити дублікати даних у базах даних

Коли ви працюєте з базами даних, електронні таблиці або інформаційні системи, Дублікати даних можуть стати справжнім головним болемПовторювані записи, імена, написані тисячею різних способів, погано відформатовані дати або зайві пробіли роблять аналізи ненадійними та витрачають ваш час на ручну перевірку того, що система може допомогти вам очистити за лічені секунди.

Хороша новина полягає в тому, що вони є Потужні інструменти для пошуку, виділення та видалення дублікатів даних як в Excel, так і Google Аркуші, як у Бази даних SQL або інструменти управління бібліографічними даними. Розуміння того, як вони працюють, чим відрізняються та які ризики вони несуть (наприклад, видалення інформації, яку ви можете пізніше пропустити), є ключем до організації ваших даних та можливості їх аналізу зі спокоєм.

Чому з'являються дублікати даних і чому вони є проблемою?

На практиці, Дублікати виникають через людську помилку, повторний імпорт або погано скоординовані системи.Двічі надсилані форми, файли, об’єднані без попереднього очищення, або інтеграції між програмами, які не перевіряють інформацію належним чином, є ідеальним середовищем для заповнення вашої системи дублікатами записів.

Окрім очевидних дублікатів, ви знайдете незначні варіації, які фактично представляють ті самі даніІмена зі змішаними великими та малими літерами, зайвими пробілами, різними скороченнями або датами в різних форматах, які система не розпізнає як однакові, навіть якщо людині очевидно, що вони стосуються одного й того ж.

Вплив значний: Статистика спотворена; кількість клієнтів або пацієнтів завищена.Електронні листи повторюються в email-кампаніях, рахунки-фактури дублюються, або кількість замовлень завищується. Це може призвести до неправильних рішень, додаткових витрат та значної недовіри до якості даних.

Тому, перш ніж заглиблюватися у створення інформаційних панелей або розширеного аналізу, варто інвестувати час у Відмінний інструмент для очищення даних для виявлення та виправлення невідповідностейВидалення дублікатів є центральною частиною цього процесу, але не єдиною: вам також потрібно гомогенізувати текст, видаліть незрозумілі пробіли та нормалізуйте дати.

Виявлення та виділення дублікатів даних у електронних таблицях

Такі інструменти, як Excel, пропонують дуже зручні функції для швидко визначити, які значення повторюються в діапазоні комірокПерш ніж щось видаляти, бажано використовувати візуальний формат, який допоможе вам переглянути та спокійно вирішити, що ви хочете зберегти.

Дуже поширений спосіб почати – це... Умовне форматування для виділення значень, які з'являються більше одного разуТаким чином, ви не змінюєте вміст комірок, а просто позначаєте їх для подальшого аналізу.

Типовий робочий процес включає спочатку вибір комірок для перевірки, а потім застосування Правило умовного форматування, яке позначає дублікати іншим кольором фону або шрифтомЦе дозволяє виявляти закономірності: наприклад, бачити, чи людина з’являється кілька разів у списку клієнтів, або чи певні коди продуктів були зареєстровані більше одного разу.

Крім того, ви можете поєднати це автоматичне виділення з фільтрами в самій електронній таблиці, щоб Переглянути лише рядки, на які впливають дублікати, та переглянути їх по черзі.Це дає вам контроль і зменшує ризик випадкового видалення важливої ​​інформації.

Безпечне видалення дублікатів значень в Excel

Як тільки ви зрозумієте, які повторення не потрібні, Excel додасть спеціальну функцію під назвою «Видалити дублікати», що назавжди видаляє повторювані рядкиТут потрібно бути обережним, бо видалені дані нелегко відновити, якщо ви не зберегли копію.

Перед запуском цього інструменту наполегливо рекомендується Скопіюйте вихідний діапазон даних на інший аркуш або резервний файлТаким чином, якщо очищення дасть неочікуваний результат, ви зможете переглянути видалені дані та відновити інформацію без жодних проблем.

Процедура базується на виборі діапазону комірок, які потрібно очистити, а потім на вказівці, в яких стовпцях слід порівнювати значення, щоб визначити, чи дублюється рядок. Якщо вибрати кілька стовпців, дублікатом вважатиметься лише рядок, повна комбінація якого відповідає іншому рядку.що дуже корисно під час роботи зі складними даними.

Після підтвердження операції Excel видаляє зайві рядки та Він показує вам зведену інформацію про те, скільки дублікатів було видалено та скільки унікальних записів залишилося.Цей короткий звіт допоможе вам перевірити, чи відповідають результати вашим очікуванням на початку прибирання.

Слід мати на увазі, що Фільтрація унікальних значень не те саме, що видалення дублікатів.Під час фільтрації дублікати рядків приховуються лише тимчасово, але вони все ще присутні; видалення дублікатів видаляє їх повністю. Саме тому розсудливішою стратегією є використання унікального фільтра або умовного форматування.

Критерії для визначення дублювання значення

Коли інструменти для роботи з електронними таблицями порівнюють дублікати, Вони роблять це на основі того, що фактично видно в комірці, а не на основі інтерпретованого значення.Це має деякі цікаві наслідки, про які вам потрібно знати, щоб уникнути несподіванок.

Наприклад, дві дати, що представляють один і той самий день, не можуть вважатися дублікатами, якщо Один записаний як «08/03/2006», а інший як «8 березня 2006 року».оскільки текстовий вміст відрізняється, навіть якщо значення ідентичне. Те саме може статися з іменами та рядками з різними пробілами або великими літерами.

Аналогічно число, збережене як текст, і те саме число в числовому форматі Їх можна розглядати як різні значення. Ось чому так важливо нормалізувати формати, перш ніж намагатися масово видаляти дублікати рядків.

Перш ніж виконувати агресивне очищення, варто спочатку відфільтрувати унікальні значення або скористатися умовним форматуванням для підтвердження. що критерій порівняння працює так, як ви думаєтеВстановлення цих правил гри на початку запобігає втраті дійсних даних або залишенню замаскованих дублікатів.

Текстові функції в електронних таблицях для очищення від брудних даних

Значна частина проблем із дублікатами виникає не через повторення одного й того ж значення, а через те, що Одна й та сама інформація записана дещо по-різномуСаме тут і стають у пригоді текстові функції Excel або Google Таблиць, щоб стандартизувати та підготувати ґрунт перед видаленням повторень.

Дуже часто можна знайти стовпці, де деякі назви написані великими літерами, інші — малими, а ще інші змішані випадковим чином. Щоб об'єднати їх, існують функції, які Вони перетворюють усе на малі літери, усе на великі літери або пишуть з великої літери лише першу літеру кожного слова.Це гарантує, що «ANA PÉRES», «ana pérez» та «Ana Pérez» розглядатимуться однаково.

Текстові повідомлення з зайві пробіли, як усередині ланцюжка, так і на початку чи в кінціСпеціалізована функція може видаляти зайві пробіли та залишати лише звичайний пробіл між словами, таким чином усуваючи фрази типу «Хуан Гарсія» або подібні, які порушують порівняння.

Для даних, які розташовані щільно разом, таких як об'єднані коди або імена та прізвища в одній клітинці, корисно використовувати функції вилучення та об'єднання. Ви можете витягти частину тексту вказуючи, з якої позиції та скільки символів потрібно витягти або об'єднати кілька рядків в один, щоб відтворити більш зв'язні поля.

У випадку дат, якщо вони надходять у вигляді тексту з різними стилями, гарною ідеєю буде перетворити їх на стандартний формат дати на основі року, місяця та дняТаким чином, електронні таблиці обробляють їх як реальні дати, ви можете правильно їх сортувати, а порівняння більше не залежать від візуального вигляду комірки.

Фільтрувати унікальні значення та видаляти дублікати в електронних таблицях

Окрім інструментів форматування та текстових функцій, як Excel, так і Google Таблиці дозволяють Швидко фільтруйте, щоб бачити лише унікальні значення зі стовпця або набору стовпцівЦе дуже ефективний спосіб переглянути результати, перш ніж приймати незворотні рішення.

У деяких середовищах можна використовувати розширені параметри фільтрації, щоб вказати, що потрібно відображати лише рядки з унікальними значеннями в одному або кількох певних стовпцях. Ця фільтрація не видаляє дані, вона просто тимчасово приховує дублікати., що робить його дуже обачним проміжним кроком.

Щойно ви підтвердите, що саме цей унікальний вид вас цікавить, Команди специфічні для Видалення дублікатів безпосередньо з меню данихЗазвичай ви отримуєте доступ до чогось на кшталт «Дані > Видалити дублікати», де ви вибираєте, на яких стовпцях базувати порівняння.

Інший варіант – використовувати умовне форматування для виділення як дублікатів, так і унікальних значень, залежно від ваших потреб. Наприклад, ви можете: Виділіть яскравим кольором рядки, які з'являються лише один раз та проаналізуйте, чи є це нетиповими записами, помилками завантаження чи просто рідкісними випадками, які потрібно зберегти.

Якщо ви працюєте з випадаючими списками або перевіркою даних, їх також має сенс очистити. Ви можете зробити це за допомогою меню перевірки. визначити закриті списки, що запобігають появі типографських варіацій, що зменшує кількість помилкових дублікатів, які насправді є лише друкарськими помилками.

Очищення дублікатів у базах даних SQL за допомогою SELECT DISTINCT

Коли ми перейшли зі світу електронних таблиць до світу бази данихПідхід дещо змінюється. В SQL одним із перших інструментів для керування повторюваною інформацією є оператор DISTINCT, яка використовується разом із командою SELECT для повернення рядків без дублікатів у результатах запиту.

Ідея проста: під час побудови оператора SELECT можна додати ключове слово DISTINCT, щоб вказати, що Вам потрібен лише один екземпляр кожної комбінації значень у вибраних стовпцях. Таким чином, якщо один і той самий логічний рядок повторюється кілька разів у таблиці, запит поверне один рядок.

Важливо розуміти, що SELECT DISTINCT нічого не видаляє з бази даних: Це впливає лише на результат, який ви бачите під час виконання запиту.Вихідна інформація залишається незмінною в таблицях, що ідеально підходить для дослідницького аналізу, коли ви ще не хочете змінювати дані.

Що стосується синтаксису, загальний шаблон полягає в поєднанні SELECT DISTINCT зі списком стовпців, які вас цікавлять, а потім речення FROM для позначення таблиці та, за бажанням, речення WHERE для фільтрації за певними умовамиТаким чином, ви можете запросити, наприклад, унікальних клієнтів лише з однієї країни або різні товари з певної категорії.

Цей підхід дуже корисний, коли ви хочете звузити результати до недубльованих записів, чи то для Отримати список клієнтів без дублювання через численні замовлення, відобразити список різних кодів продуктів або згенерувати кількість унікальних елементів у наборі даних.

Різниця між DISTINCT та іншими способами уникнення дублікатів у SQL

Хоча DISTINCT та UNIQUE можуть звучати схоже, Вони не відіграють однакової ролі в екосистемі SQLDISTINCT діє в запитах SELECT, впливаючи на повернуті рядки; UNIQUE зазвичай пов'язаний з обмеженнями у визначенні таблиць, що вказує на те, що певні поля не можуть містити повторювані значення.

Крім того, у контекстах з великими обсягами даних використання SELECT DISTINCT може бути ресурсомістким, оскільки Механізму баз даних потрібно порівняти всі вибрані стовпці. щоб визначити, які рядки однакові. У великих таблицях або таблицях з багатьма стовпцями це може бути громіздким.

Тому в деяких випадках варто розглянути альтернативи. Одним з найпоширеніших є використання GROUP BY для групування рядків за одним або кількома стовпцями та застосовувати функції агрегації (такі як COUNT, MIN або MAX), які дозволяють ефективно підсумовувати дані.

Ви також можете покладатися на такі речення, як EXISTS, для перевірити, чи певні значення присутні в іншій таблиціЦе дозволяє уникнути об'єднання непотрібних дублікатів рядків. Або ж можна використовувати підзапити з чітко визначеними реченнями SELECT, FROM та WHERE, щоб краще вказати, які записи потрібно отримати.

Коли потрібно підрахувати, скільки унікальних значень є у стовпці, зазвичай використовуються комбінації COUNT та DISTINCT, щоб Ви отримуєте кількість різних елементів безпосередньо. без необхідності перевіряти кожен з них вручну.

Практичні приклади: запити клієнтів та адреси без дублікатів

Уявіть, що ви працюєте з таблицею замовлень, де кожен рядок представляє собою здійснену покупку. Зазвичай Той самий клієнт з’являтиметься кілька разів, якщо він зробив більше одного замовлення.Якщо ви хочете бачити кожного клієнта лише один раз, SELECT DISTINCT — це дуже зручний інструмент.

У цьому сценарії вам слід створити запит, який вибирає стовпці ідентифікації клієнта (наприклад, їхній ідентифікатор та ім'я) та застосовує до них DISTINCT. отримувати список з кожним клієнтом лише один раз., хоча в оригінальній таблиці є десять різних порядків.

Щось подібне відбувається, якщо вам потрібно побачити все унікальні адреси доставки, на які було надіслано товариЯкщо кожне замовлення містить адресу, таблиця буде повна повторень; однак, використовуючи DISTINCT у стовпцях адрес, ви можете створити компактний список пунктів відправлення.

Якщо ви хочете зосередитися на клієнтах з певного регіону, ви можете додати речення WHERE, щоб вказати, наприклад, що Вас цікавлять лише записи з певної країниТаким чином, SELECT DISTINCT діє на підмножину таблиці, а не на всі дані.

У сфері охорони здоров'я чи академічної діяльності оператор також дуже практичний для групові дані від пацієнтів або авторів, які з'являються кілька разів у різних дослідженнях або статтях, показуючи лише один запис для кожної сутності для цілей аналізу.

Керування дублікатами посилань у бібліографічних базах даних

У сфері наукової документації бібліографічні бази даних зазвичай пропонують спеціальні інструменти для видалення дублікатів посилань Коли ви здійснюєте пошук у різних джерелах, це вкрай важливо, щоб запобігти заповненню ваших оглядів літератури дублікатами статей.

У цих системах у меню інструментів зазвичай є команда «Видалити дублікати», яка Він аналізує набір результатів і автоматично видаляє дублікати посилань.Зазвичай система повідомляє, скільки елементів було видалено та скільки залишилося в поточному наборі.

На багатьох платформах ви можете налаштувати в розділі налаштувань, що Видалення дублікатів посилань виконується автоматично. щоразу, коли ви виконуєте новий пошук. Це економить багато ручної роботи, хоча бажано регулярно перевіряти правильність критеріїв дублювання.

Окрім масового видалення, ці менеджери дозволяють вручну вибирати певні посилання, щоб вирішити, чи зберігати їх, чи видаляти. Ця ручна перевірка корисна, коли система не впевнена, чи два записи насправді є одним і тим самим елементом. або якщо вони відповідають різним версіям (наприклад, препринтам та остаточним версіям).

Після видалення дублікатів набір результатів оновлюється та показує зменшену кількість посиланьТаке числове керування допомагає перевірити, чи мало налагодження ефект, та задокументувати процес у систематичних оглядах або звітах про пошук.