Як правильно конвертувати DOCX-файли в PDF

Конвертування файлів Word у PDF здається простим, але якщо ви хочете це зробити правильно та без втрати дизайнуЦе набагато більше, ніж здається на перший погляд. Між форматами DOC та DOCX, варіантами збереження, онлайн-інструментами, програмами Windows та такими функціями, як OCR, легко заплутатися або отримати PDF-файл, який неправильно відображається на інших пристроях.

У цьому посібнику ви знайдете все необхідне Конвертуйте документи DOCX у PDF, зберігаючи їх форматуванняНезалежно від того, чи потрібно конвертувати окремий файл, чи виконати пакетне перетворення, ми розглянемо все. Ми також побачимо, як обробляти скановані документи, які налаштування OCR увімкнути, а також дуже корисний макрос Word для автоматизації процесу, якщо ви працюєте з багатьма файлами.

Що насправді означає «правильно» конвертувати DOCX у PDF?

Коли ми говоримо про те, щоб зробити це «правильно», йдеться не лише про відкриття файлу у форматі PDF, а й про... Результат відповідає дизайну оригінального DOCX-файлу.Типи шрифтів, поля, заголовки, номери сторінок, таблиці, вбудовані зображення тощо. Іншими словами, той, хто відкриє цей PDF-файл на своєму мобільному телефоні, настільній читалці чи у хмарі, побачить його абсолютно однаковим.

Формат PDF став універсальний стандарт для обміну документамиНеважливо, чи відкриваєте ви його за допомогою Adobe Acrobat, у браузері, у звичайній програмі для читання чи з Google Диска: дизайн залишається тим самим. Це повна протилежність тому, що може статися з файлом DOCX, якщо одержувач не має такої ж версії Word, не встановлені ваші шрифти або використовує інший текстовий процесор.

Конвертація DOCX у PDF також досягає цього розмір файлу зменшується в багатьох випадкахЦе спрощує надсилання електронною поштою, обмін повідомленнями або завантаження на сховища. Навіть коли PDF-файл стиснуто, його відображення залишається стабільним та однаковим на будь-якому пристрої.

Головне розуміти, що багато онлайн-інструментів та програм дозволяють конвертувати широкий вибір форматів PDFне лише DOCX: презентації, зображення та фотографіїелектронні таблиці та навіть відскановані документи можна конвертувати. Але щоб конвертація була «правильною», потрібно вибрати правильний інструмент, метод та налаштування виводу.

DOCX проти DOC: чому тип файлу має значення

З 2007 року Microsoft дотримується цього формату DOCX як еволюція класичного DOCХоча багато хто вважає, що одне замінило інше, реальність така, що сьогодні обидва досі існують та співіснують у тисячах офісів та комп'ютерів.

Файл DOCX не є монолітним файлом, як раніше DOC, а радше набір файлів, згрупованих у ZIP-архівіУ цьому «пакеті» міститься XML-текст, графіка, стилі та інші структуровані дані, які Word інтерпретує та відображає у відповідному форматі.

Ця структура, заснована на Office Open XML, робить DOCX форматом більш сучасний, гнучкий та ефективнийТекст і дизайн закодовані у відкритому режимі, тоді як деякі графічні елементи або окремі частини можуть продовжувати використовувати старіші двійкові формати, деякі з яких захищені патентами або охоплені спеціальними ліцензіями.

Під час конвертації DOCX у PDF така внутрішня організація краще перетворюється на стабільний кінцевий результат. Натомість документи DOC, особливо якщо вони дуже старі або містять багато макросів та застарілих елементів, можуть поводитися більш нестабільно. непередбачуваний під час конверсіїзі змінами інтервалів, різними розривами сторінок або помилками шрифту.

Тому, якщо у вас є старі документи у форматі DOC і ви хочете зберегти їх у форматі PDF, доцільно спочатку оновіть їх до DOCX з Word, збереження копії в новому форматі, а потім виконання остаточного перетворення на PDF з цієї модернізованої версії.

Переваги конвертації DOCX у PDF перед поширенням документів

Як тільки ви зрозумієте, як структуровані файли, легше зрозуміти, чому це майже завжди виправдовує себе. Конвертувати в PDF перед надсиланням документаПереваги цілком очевидні, як у професійному, так і в особистому плані.

Найбільш очевидним є те, що всі побачать одне й те самеЯкщо ви надсилаєте файл DOCX, одержувач може відкрити його в іншій версії Word, LibreOffice або навіть у дуже обмеженому мобільному додатку. У цьому процесі досить часто змінюються розриви сторінок, зміщуються таблиці або спотворюються зображення. У PDF вміст залишається «замороженим» у своєму макеті.

Ще одна важлива перевага пов'язана з сумісність зі зчитувачами та пристроямиPDF-файл можна відкривати в браузерах, спеціалізованих програмах для читання, мобільних додатках і хмарних сервісах, таких як Google Диск, без використання Word. Це значно спрощує обмін інформацією з людьми за межами вашої організації або тими, у кого не встановлено Office.

Також є перевага з точки зору архівування та збереження: PDF-файли, особливо створені з гарними параметрами сумісності, є більш підходящий як остаточний формат зберігати підписані версії, закриті презентації, офіційні звіти або юридичні документи, якщо ви не хочете випадково змінювати текст.

Окрім усього цього, існують інструменти для конвертації та редагування, які пропонуються багатьма спеціалізованими PDF-платформами: ви можете об'єднати файлиДодавайте сторінки, коментуйте, підписуйте або захищайте паролем, починаючи з оригінального DOCX-файлу, до якого вам не доведеться повертатися щоразу, коли ви захочете ним поділитися.

Основні методи конвертації DOCX у PDF без ускладнень

Якщо вам потрібно перенести лише один або кілька файлів, ви можете скористатися стандартними опціями, які вже є в Word та багатьох онлайн-сервісах. Вони швидкі, розраховані на пересічного користувача та, якщо документ не надто складний, зазвичай працюють. досить добре поважають дизайн оригіналу.

Найпряміший шлях з Microsoft Word – це використання функції Зберегти як PDF або експортуватиУ більшості сучасних версій просто відкрийте документ DOCX, перейдіть до меню «Файл» і виберіть опцію збереження як PDF. Там ви можете налаштувати такі параметри, як діапазон сторінок, якість або додати водяні знаки.

Інша можливість — скористатися онлайн-сервісами конвертації, які підтримують Завантажте DOCX-файл зі свого комп’ютера або з хмари і завантажте отриманий PDF-файл. Більшість відображає невелику панель, де ви бачите повідомлення на кшталт «Завантаження файлу 0 з 0» або «Час, що залишився – секунди – Швидкість завантаження – МБ/с», поки файл обробляється на їхніх серверах.

Після завантаження ви побачите повідомлення, подібне до «Конвертування Word у PDF…А через кілька секунд ви зможете завантажити остаточний документ. Деякі з цих веб-сайтів містять розділи «Інформація» або розділи, що пояснюють додаткові інструменти для роботи з PDF-файлами, такі як редагування, об’єднання, стиснення або нумерація сторінок.

Крім того, багато веб-сервісів пропонують певні опції, такі як конвертація OCR, вибір мови, фільтри для покращення сканованого тексту або налаштування для максимального збереження макета, що корисно, коли файл DOCX містить зображення, розширені стилі або складні таблиці.

PDF24 Creator та інші альтернативи для Windows

Якщо ви працюєте у Windows і часто конвертуєте документи, встановлення спеціального інструменту може бути дуже корисним, замість того, щоб постійно покладатися на Word або онлайн-сервіси. Одним із найвідоміших рішень є PDF24 Creator, безкоштовний додаток, який працює як своєрідний «швейцарський армійський ніж» для PDF-файлів.

PDF24 Creator містить функції, подібні до функцій багатьох веб-сайтів, але у версії для настільних комп’ютерів: Створюйте PDF-файли з будь-якої програми, яка підтримує друк.Ви можете об’єднувати файли, змінювати порядок сторінок, стискати документи або конвертувати між різними форматами. Для DOCX у PDF пропонується кілька опцій, таких як друк на віртуальному принтері PDF24 або пряме конвертування.

Перевага використання такої програми полягає в тому, що Ви уникаєте завантаження конфіденційних документів на зовнішні сервери.Це те, що багато компаній та фахівців цінують з міркувань конфіденційності. Крім того, ви можете працювати з великими обсягами файлів, не залежачи від швидкості завантаження чи обмежень веб-інструментів.

Microsoft також пропонує різні утиліти для конвертації PDF-файлів у своїй екосистемі. Ви можете знайти інструменти в магазині Microsoft Store, які дозволяють вам... встановити конвертери DOCX у PDF розроблений для інтеграції з Word або іншими програмами Office у Windows, з безкоштовним завантаженням та встановленням у багатьох випадках.

Якщо ви вже регулярно використовуєте настільні програми для керування документами, можливо, варто оцінити, чи підійде вам [платформа/платформи]. універсальне рішення, як-от ці Або ж ви віддаєте перевагу класичному поєднанню Word та онлайн-конвертеру, коли вам це потрібно.

Масове перетворення DOCX у PDF за допомогою макросу в Word

Речі стають справді цікавими, коли доводиться Конвертуйте купу DOCX-файлів у PDF одночасноВиконання цього по одному швидко стає рутиною, і хоча існують сторонні інструменти, які автоматизують це, часто у вас вже встановлено все необхідне: Microsoft Word та макроси VBA.

Уявіть, що у вас є десятки або сотні звітів, договорів чи академічних робіт у форматі DOCX, і ви хочете конвертувати їх усі в PDF для архівування або надсилання. Замість того, щоб відкривати кожен файл і зберігати його вручну, ви можете скористатися... макрос, який перебирає всі документи в папці та автоматично згенерувати вашу PDF-версію.

Користувач, який опинився в такій самій ситуації, хотів конвертувати велику кількість DOCX-файлів у PDF масово, але не зміг знайти простого методу, який би вимагав «лише кількох кліків». Щоб вирішити проблему, він звернувся по допомогу до штучного інтелекту (у цьому випадку, Gemini). згенерує макрос Word здатний виконувати цю роботу партіями, і результат був настільки корисним, що він вирішив поділитися ним як покроковим посібником.

Процес включає створення папки з усіма файлами, які потрібно конвертувати, відкриття Word, створення нового макросу та вставлення наданого коду. Після цього, простим клацанням на макросі, Word подбає про все інше. Відкрийте кожен файл, експортуйте його як PDF та закрийте. без збереження змін до оригіналу, повторюючи цикл, доки в папці не залишиться жодного DOC-файлу.

Як створити макрос пакетного перетворення крок за кроком

Щоб застосувати цей метод масового перетворення на власному комп’ютері, загальна процедура дуже проста, хоча редагування макросів може здатися трохи складним спочатку. Як тільки ви зробите це один раз, ви побачите, що Це не так вже й загадково..

Перше, що потрібно зробити, це створити папку на вашому комп'ютері та помістіть усі DOCX-файли всередину (або DOC, залежно від того, як ви адаптуєте макрос), які ви хочете конвертувати в PDF одразу. Чим краще вони організовані, тим легше буде пізніше знайти як оригінальні документи, так і відповідні їм PDF-файли.

Далі відкрийте Microsoft Word (будь-яка відносно свіжа версія працюватиме; наприклад, Office 365 працює без проблем) і завантажте будь-який документ, неважливо який саме. Якщо файл походить з іншого джерела, і ви отримуєте попередження про захист, не забудьте увімкнути редагування мати можливість працювати з макросами без зайвих обмежень.

Далі перейдіть на вкладку «Вид» на стрічці та знайдіть кнопку МакросКлацніть там, введіть тимчасову назву для нового макросу (не хвилюйтеся, вона буде скоригована в коді пізніше) та натисніть «Створити», щоб відкрити редактор Visual Basic, куди ви вставите вміст, який був представлений у навчальному посібнику.

У вікні, що відкриється, ви побачите автоматично згенерований блок коду. Виділіть його все, видаліть і вставте текст макросу, наведений у посібнику, який містить процедуру «SaveAllAsPDF». Після завершення закрийте редактор макросів, щоб повернутися до Word, і з вкладки «Вид» поверніться до меню макросів, щоб Запустіть макрос SaveAllAsPDF, хто ж творитиме дива.

Що саме робить макрос SaveAllAsPDF у Word?

Макрос, про який йдеться в цьому посібнику, написаний на VBA (Visual Basic for Applications) і називається Зберегти все як PDFЙого функція полягає у скануванні папки з документами та автоматичному перетворенні їх усіх у формат PDF, спочатку пропонуючи вам вибрати каталог, де вони зберігаються, і де будуть створені PDF-файли.

Як тільки його буде виконано, відкриється діалогове вікно такого типу msoFileDialogFolderPickerЦе просто стандартне вікно для вибору папки, яку ви хочете використовувати. Заголовок діалогового вікна встановлено на «Виберіть папку для збереження PDF-файлів», можливість вибору кількох елементів вимкнено, а для полегшення пошуку налаштовано початковий вигляд списку.

Якщо натиснути кнопку «Скасувати» в цьому діалоговому вікні, макрос виявить, що користувач перервав дію, і завершить роботу, нічого не виконуючи. Якщо вибрати папку, код гарантує, що шлях закінчується відповідною зворотною скісну рискою, об’єднуючи її за потреби, щоб імена файлів сформовані правильно коли маршрут та назва поєднуються.

Перед початком конвертації макрос закриває всі документи, які можуть бути відкриті у Word, використовуючи інструкцію Документи.Закрити за допомогою wdPromptToSaveChangesТаким чином, якщо у вас є документи з незбереженими змінами, ви можете в той момент вирішити, чи зберігати їх чи ні, але це запобігає їхньому втручанню в процес масового копіювання.

Звідти починається цикл з використанням функції Директор$ Щоб знайти всі файли з розширенням .doc у вибраній папці. Для кожного знайденого файлу програма відкриває його у Word, обчислює його назву без розширення (для повторного використання в PDF-файлі), виконує метод ExportAsFixedFormat, вказуючи wdExportFormatPDF як тип виводу, та закриває вихідний документ без збереження змін. Цикл продовжується, доки не залишиться файлів, що відповідають шаблону.

Деталі та обмеження макросу перетворення

Хоча макроси дуже корисні, є кілька нюансів, які варто уточнити. щоб уникнути переляків чи непорозуміньОдна з них полягає в тому, що у версії, яка була спочатку опублікована, фільтр пошуку встановлено на файли «*.doc», а це означає, що він оброблятиме лише документи у класичному форматі DOC, а не DOCX.

Якщо ви хочете працювати з DOCX, вам доведеться змініть шаблон Dir$ на "*.docx" Або ж ви можете створити додатковий цикл, який перебирає обидва формати. В обох випадках принцип однаковий: код відкриває документи, експортує їхній вміст у PDF та закриває їх, не торкаючись оригіналу, тому ваша вихідна документація залишається недоторканою.

Ще один важливий момент полягає в тому, що макрос за замовчуванням Він не відкриває згенеровані PDF-файли Після конвертації параметр OpenAfterExport встановлюється на значення False. Це зручно для конвертації великої кількості файлів, оскільки запобігає переповненню екрана вікнами переглядача PDF-файлів після кожного конвертування.

Варто також зазначити, що оскільки всі документи Word закриваються під час запуску, рекомендується заздалегідь зберегти будь-яку відкриту роботу. В іншому випадку ви побачите попередження з проханням вирішити, чи зберігати кожен файл, що уповільнить процес і може порушити автоматизацію, до якої ви прагнете.

Зрештою, хоча макрос у своєму початковому прикладі зосереджений на файлах .doc, логіка, яку він використовує, цілком справедлива для створення складніших варіантів: ви могли б Додайте фільтри за назвою, підпапками або навіть параметрами якості Якщо ви впевнено працюєте з VBA, ви можете адаптувати інструмент до ваших конкретних потреб конвертації у Word.

OCR-конвертація: під час сканування ваших документів

Ще один поширений сценарій — це документи, які не містять редагованого «справжнього» тексту, а по суті відскановані зображення у форматі PDF або DOCXЯкщо ви спробуєте конвертувати це в PDF без подальшої обробки, ви все одно отримаєте файл, у якому не можна буде виділити текст або шукати за ключовими словами.

Для таких випадків багато інструментів перетворення пропонують опцію під назвою оптичне розпізнавання символів (OCR). Її функція полягає в аналізі зображень на кожній сторінці, пошуку літер та реконструкції тексту, щоб потім ви могли скопіювати, змінити або проіндексувати його у внутрішній пошуковій системі.

Ці платформи зазвичай мають поле або перемикач із написом на кшталт «Конвертувати за допомогою OCR» та попередженням, наприклад, «Відскановані сторінки будуть перетворені на текст, який можна редагувати.«Ви часто бачитимете значки з додатковою інформацією, яка пояснює, що ця функція призначена для файлів, текст яких не можна редагувати, що найчастіше трапляється у відсканованих документах».

У параметрах OCR зазвичай є селектор «Метод OCR», який дозволяє вибрати, чи надаєте ви перевагу цьому процесу. Намагайтеся зберегти оригінальний дизайн (макет) або надати пріоритет чистому розпізнаванню тексту, навіть якщо це означає жертвування частиною макета (Розпізнавання тексту). Цей другий варіант може змінити стовпці, текстові поля або точне розташування елементів.

Ви також побачите поле для вказівки «Оригінальна мова вашого файлу», де рекомендується вибрати всі мови, що відображаються в документі. Це дозволяє механізму розпізнавання символів (OCR)... Він краще розпізнає наголоси, спеціальні символи та певні слова. мови, зменшуючи кількість помилок, особливо в технічних або юридичних текстах.

Додаткові налаштування OCR: покращення монохромного зображення та фільтри

Окрім методу та мови, деякі інструменти пропонують додаткові налаштування для покращення результату, коли сканування не дуже гарної якості. Одним із них є опція «Покращення розпізнавання символів» шляхом перетворення тексту на монохромнийТобто, видалення всіх кольорів для досягнення максимального контрасту між текстом і фоном.

Якщо поставити галочку в цьому полі (часто внутрішньо позначеному як «ocr_monochrome» або подібним), документ обробляється в чорно-білому режимі, що може допомогти що розпізнавання краще розрізняє літери та цифри коли оригінал трохи розмитий, має тіні від сканування або папір пожовтів з часом.

Ще один поширений варіант — застосувати фільтр перед розпізнаванням символів (OCR), що вказується в опціях за допомогою поля типу «Застосувати фільтр». Призначення цього фільтра… очистити документ від шуму, плям або нерівного фону перед спробою розпізнати текст, що ще більше підвищує точність у проблемних документах.

Однак, як монохромне покращення, так і ці фільтри мають явний недолік: під час їх використання зазвичай зазначається, що отриманий документ втратить свої первісні кольориІншими словами, якщо файл містив кольорові логотипи, графіку з градієнтами або певні виділення, остаточна версія може виглядати візуально більш простою, хоча й покращилася читабельність.

Тому варто подумати, чи ви більше зацікавлені у збереженні оригінальної повнокольорової естетики, чи в цьому конкретному випадку варто пожертвувати частиною зовнішнього вигляду, щоб отримати текст, який можна редагувати та легко шукатиНаприклад, для архівування пакетів сканованих рахунків-фактур або договорів.

Комплексні інструменти для керування PDF-файлами після конвертації

Після того, як ви конвертували свої DOCX-файли в PDF, незалежно від того, чи використовуєте ви Word, макроси, настільні програми чи онлайн-сервіси з OCR, виникають інші потреби, пов’язані з використанням цих PDF-файлів у вашому повсякденному житті. Саме тут... спеціалізовані PDF-платформи.

Багато з цих інструментів не лише конвертують, а й пропонують повні каталоги функцій Щоб маніпулювати PDF-файлами: редагувати текст, додавати або видаляти сторінки, електронно підписувати, захищати паролем, розшифровувати, додавати водяні знаки, об'єднувати кілька файлів або розділяти великий файл на кілька менших.

Якщо ви працюєте з великою кількістю документації, має сенс інтегрувати ці інструменти у ваш звичайний робочий процес: ви можете конвертувати файли DOCX у PDF, переглядати їх, вносити незначні виправлення, оптимізувати їхній розмір для надсилання електронною поштою та, нарешті, Упорядкуйте свої PDF-файли в папки або системи керування документами що полегшить вам доступ до нього пізніше.

Кінцева мета всіх цих інструментів — дозволити вам Діліться своїми PDF-документами з найкращою можливою якістюзабезпечення того, щоб кожен, хто їх отримує, міг їх відкрити та ознайомитися з ними зручно, без проблем із форматуванням, відсутніх шрифтів або несумісних версій програм.

Загалом, поєднання хорошого методу конвертації DOCX з додатковими функціями редагування PDF, оптичного розпізнавання символів (OCR) та управління забезпечує набагато надійніше робоче середовище, ніж покладатися виключно на збереження PDF-файлу окремо щоразу, коли вам потрібно надіслати документ.

Зрештою, оволодіння різними способами правильного перетворення файлів DOCX у PDF — від базового збереження у Word до пакетного перетворення за допомогою макросів або використання OCR для сканування — дає вам величезна перевага, коли йдеться про обмін та архівування документаціїЦе дозволяє уникнути проблем із форматуванням та значно заощадити час під час роботи з великими обсягами файлів.