- Розуміння типів зв'язки між таблицями в Access та його важливість для уникнення дублювання даних.
- Створюйте та керуйте зв’язками між таблицями за допомогою вікна «Зв’язки» або області «Список полів».
- Застосовуйте посилальні цілісності та каскадні операції для захисту узгодженості даних.
Ви робите свої перші кроки з Microsoft Access А ця річ зі зв'язуванням таблиць звучить для вас як китайська? Не хвилюйтеся, ви не єдині. Коли ми працюємо з бази даних реляційний, настає час, коли Зв'язок інформації з різних таблиць стає важливим. Access робить цей процес простішим, ніж ви думаєте., але важливо розуміти, чому і як це робити, якщо ви хочете, щоб ваша база даних була добре організованою та безпомилковою.
У цій статті я детально та практично поясню вам, як зв'язати таблиці в Access, які типи зв'язків існують, для чого потрібна референційна цілісність і як уникнути класичних проблем зі знаменитими «записами-сирітами». Ідеально підходить як для розробки бази даних з нуля, так і для покращення управління наявними даними.. Пішли туди!
Що таке зв’язки таблиць у Access?
У світі реляційних баз даних, Зв'язки між таблицями – це зв'язки, які дозволяють пов'язувати інформацію з однієї таблиці з інформацією з іншої.Уявіть, що у вас є таблиця під назвою «Книги» та ще одна під назвою «Видавці». Якби ви зберігали всю інформацію про видавця в «Книгах» разом з кожною назвою, ви б повторювали номер телефону, адресу та назву видавця для кожної книги, яку вони публікують. Це призвело б до непотрібного збільшення кількості даних. і ускладнило б технічне обслуговування.
Щоб уникнути такого хаосу, Розумним рішенням буде розділити інформацію на дві таблиці.: один для книг, а інший з унікальними даними для кожного видавця. Як вони пов’язані? Ну, у розділі «Книги» є поле (скажімо, «editorial_id»), яке вказує на відповідний рядок у розділі «Видавці». Таким чином, дублікати відсутні, і ви можете керувати всім ефективніше..
Крім того, Зв'язки дозволяють вам консультуватися та порівнювати інформацію з кількох таблиць з легкістю, створювати набагато повніші звіти та, перш за все, зберігати цілісність даних.
Типи зв'язків між таблицями в Access
Не всі стосунки однакові. Access розрізняє три основні типи зв'язків між таблицями, і кожен з них відповідає конкретній потребі в управлінні даними:
Зв'язок «один до багатьох»
Найпоширеніший у будь-якій базі даних. Рядок у таблиці A може бути пов'язаний з багатьма рядками в таблиці B, але кожен рядок у таблиці B може бути пов’язаний лише з одним рядком у таблиці A. Наприклад, у видавця є багато книг, але кожна книга належить лише одному видавцю.
Цей зв'язок в Access представлений лінією з числом 1 на одному кінці (первинний ключ) та символом нескінченності (∞) на іншому (зовнішній ключ). Первинний ключ зазвичай є унікальним полем (наприклад, ідентифікатор), тоді як зовнішній ключ повторює його значення для створення зв'язку..
Зв'язок «багато до багатьох»
У цій ситуації Рядок у таблиці A може бути пов'язаний з багатьма рядками в таблиці B і навпакиТиповий приклад: автори та книги. Автор може бути автором кількох книг, а книга може мати кількох авторів.
Access не дозволяє створювати цей зв’язок безпосередньо. Щоб це зробити, вам потрібно створити третю таблицю під назвою "приєднатися до таблиці" яка містить ключі з обох основних таблиць. Наприклад, таблиця «AuthorsBooks» зберігає пари «author_id» та «book_id». Таким чином, кожна комбінація є унікальною, і ви можете зберігати більше пов’язаних даних, таких як дата їхньої співпраці.
Зв'язок один до одного
Це найменш поширений тип. Дозволяється пов'язувати лише один рядок з таблиці A щонайбільше з одним рядком з таблиці B і навпаки.Його часто використовують, коли потрібно розділити дуже велику таблицю або ізолювати конфіденційні дані. Наприклад, у вас може бути таблиця співробітників та інша таблиця з конфіденційною інформацією (зарплата, банківські реквізити), яка має лише один рядок на кожного співробітника.
В Access обидва пов’язані стовпці повинні мати обмеження унікальності, щоб зберегти цю унікальність. Візуально обидві сторони відносин показують символ ключа.
Як створити зв'язки між таблицями в Access
Тепер, коли ви чітко розумієте типи стосунків, Давайте розглянемо, як вони створюються та керуються в AccessІснує кілька способів, залежно від версії та того, чи використовується подання зв’язків, чи подання таблиці даних:
Створення з вікна «Зв’язки»
- Закрийте всі відкриті таблиці (зв'язки з активними таблицями змінювати не можна).
- У меню «Інструменти бази даних» знайдіть кнопку Relaciones і натисніть.
- Якщо ви вперше відкриваєте вікно зв'язків, з'явиться поле Показати таблицюЯкщо ні, ви можете викликати його вручну з відповідної вкладки.
- Виберіть таблиці, які потрібно зв'язати, та додайте їх у вікно. Ви можете додати кілька одночасно, а за потреби навіть додати одну й ту саму таблицю двічі (корисно для рекурсивних зв'язків).
- Перетягніть поле первинного ключа з однієї таблиці до пов’язаного поля в іншій таблиці (зазвичай вони мають однакову назву, наприклад, «customer_id» на «customer_id»). Ви можете вибрати кілька полів, довго натискаючи. Ctrl.
- Скринька відкриється Редагувати зв'язки де ви можете перевірити пов’язані поля, змінити імена за потреби та ввімкнути посилальну цілісність (важливо, як ми побачимо пізніше).
- Щоб завершити, натисніть Створювати.
ПорадиПов’язані поля повинні мати однаковий тип даних, окрім випадків, коли одне з них не є типом AutoNumber, а інше — Number з однаковим розміром поля (наприклад, обидва поля мають тип Long Integer). Докладніше див. Як створити базу даних в Access, яка зберігає шляхи або вкладення.
Створення з панелі «Список полів»
Інший варіант – перетягнути поля з панелі Список полів у поданні таблиці даних цільової таблиці. Якщо перетягнути поле з іншої таблиці та запустити майстер пошуку, Access автоматично створює зв'язок «один до багатьох» між обома таблицями (хоча цілісність посилань не є обов'язковою за замовчуванням; вам доведеться змінити зв'язок, щоб додати її).
Що таке референційна цілісність і чому вона важлива?
La Референтна цілісність Це набір правил, які запобігання застаріванню або невідповідності пов'язаних записів у різних таблицяхТобто, це запобігає введенню забутих даних, таких як замовлення, призначене неіснуючому клієнту.
Якщо ввімкнути цей параметр під час визначення зв’язку, Access застосовуватиме кілька обмежень:
- Ви не можете записати значення до зовнішнього ключа, якого немає у пов'язаному первинному ключі.
- Ви не можете видалити записи з батьківської таблиці, якщо пов'язані елементи існують у дочірній таблиці.
- Це не дозволяє змінювати значення первинного ключа, якщо вже існують з’єднання з іншою таблицею (за винятком випадків використання каскадних оновлень, які ми побачимо нижче).
Щоб увімкнути цілісність посилань, відкрийте діалогове вікно «Редагувати зв’язки» та встановіть відповідний прапорець. Якщо ви також виберете параметри Каскадне оновлення, пов'язані з полями y Каскадне видалення пов'язаних записів, Access автоматично поширюватиме зміни або видалення, уникаючи невідповідностей.
Каскадне оновлення та видалення даних
The каскадні операції дозволити зміни, внесені до головної таблиці автоматично відображаються в залежних таблицяхЦе ключ до підтримки узгодженості, якщо у вас багато пов'язаних записів.
При активації Каскадне оновлення, будь-яка зміна первинного ключа реплікується на пов'язані поля вторинної таблиці.
з Каскадне видалення, якщо ви видаляєте батьківський запис (наприклад, клієнта), Access також видалить усі пов’язані записи., як-от їхні замовлення та пов’язані з ними деталі. Це потужний, але делікатний варіант: перед його використанням переконайтеся, що ви дійсно хочете видалити всю пов’язану інформацію. Access зазвичай відображає попередження, але може не відображати його під час виконання запиту на масове видалення.
Як змінити або видалити зв'язки між таблицями
Якщо вам потрібно змінити або видалити зв'язок вже існує, це дуже просто:
- У вікні зв'язків виберіть лінію, яка з'єднує таблиці (вона стане товстішою).
- Двічі клацніть рядок, щоб відкрити діалогове вікно редагування та змінити поля, параметри цілісності або тип об’єднання за потреби.
- Щоб видалити зв'язок, вибравши лінію, просто натисніть клавішу ВидалитиЯкщо Access запитає, чи потрібно остаточно видалити зв’язок, підтвердьте дію.
- Пам’ятайте, що видалення таблиці не призводить до автоматичного видалення зв’язку. Спочатку потрібно явно видалити рядок зв’язку.
Різні типи об'єднань під час запитів пов'язаних даних
Коли ви запитуєте інформацію з кількох пов'язаних таблиць, Ви можете вирішити, як об'єднати ці дані в результатахВ Access розрізняють три основні типи об'єднань:
- Внутрішнє з'єднання: Показувати лише записи, для яких є збіг з обох сторін зв'язку. Це параметр за замовчуванням.
- Ліве зовнішнє з'єднання: Показує всі записи з лівої таблиці та лише відповідні записи з правої таблиці.
- Праве зовнішнє з'єднання: Показує всі записи праворуч і лише відповідні записи ліворуч.
Ці комбінації налаштовуються в діалоговому вікні зміни зв'язку, вибравши опцію Тип комбінації.
Практичне застосування та рекомендації
Зв'язки між таблицями в Access Вони не лише служать для уникнення дублюванняВони також є ключовими для:
- Виконуйте складні запити перехресне посилання на інформацію з кількох таблиць, наприклад, список замовлень клієнтів або авторів книги.
- Створення форм та підформ де автоматично відображається пов’язана інформація.
- Створюйте професійні звіти що збирають дані з різних синхронізованих джерел.
- Захист цілісності даних та уникати поширених помилок (таких як призначення замовлення незареєстрованому користувачеві).
Пам’ятайте, що ви можете змінювати зв’язки, коли вам це потрібно, і що правильно налаштувати цілісність посилань Важливо уникнути неприємних сюрпризів.
опанувати мистецтво зв'язати таблиці в Access Це один із тих кроків, які відрізняють базову базу даних від професійно керованої. Розуміння різних типів зв'язків, знання того, як правильно їх створювати та керувати, а також знання параметрів посилальної цілісності зроблять ваші бази даних надійнішими, набагато простішими в обслуговуванні та, перш за все, вільними від помилок, які можуть вплинути на роботу ваших програм або звітів. Трохи потренувавшись, ви побачите, що процес простіший і наочніший, ніж здається спочатку, а гнучкість, яку він вам надає, чесно кажучи, безцінна.
Пристрасний письменник про світ байтів і технологій загалом. Я люблю ділитися своїми знаннями, пишучи, і саме це я буду робити в цьому блозі, показуватиму вам все найцікавіше про гаджети, програмне забезпечення, апаратне забезпечення, технологічні тренди тощо. Моя мета — допомогти вам орієнтуватися в цифровому світі в простий і цікавий спосіб.