Фільтрація та сортування даних в Access: покроковий посібник і практичні приклади

Фільтрація та сортування даних в Access є одним з основних принципів керування та вилучення цінності з будь-якої реляційної бази даних. Якщо у вас сотні або тисячі записів, пошук відповідної інформації може стати складним завданням, якщо ви не опануєте інструменти фільтрації та сортування, які пропонує ця система. Microsoft Access.

У цій статті я детально пояснюю, як можна фільтрувати та сортувати дані, поєднуючи всі основні та розширені параметри, доступні в Access. Незалежно від того, новачок ви чи досвідчений користувач, після прочитання цього матеріалу ви матимете чітке уявлення про те, як налаштувати подання, запити та звіти, щоб відображати лише потрібну інформацію з кожної таблиці, форми чи звіту.

Чому фільтрація та сортування такі важливі в Access?

Access розроблено для роботи з великими обсягами інформації, де швидкий перегляд та ефективний пошук є важливими. Якщо ви коли-небудь губилися в пошуках певного запису, ви знаєте, що означає не знати, як користуватися фільтрами. Фільтри та сортування діють як лупа та лінійка: вони дозволяють вам сфокусувати та структурувати дані, тимчасово приховуючи те, що вам не потрібно, та допомагаючи вам виявляти закономірності та тенденції.

Поєднання обох процесів сприяє аналізу, професійній звітності та прийняттю рішень. інформованийДобре відфільтрований та організований журнал набагато легше зрозуміти, поділитися ним та використовувати як основу для нових запитів або звітів.

Основні поняття: Що таке фільтрація та сортування даних в Access?

Перш ніж переходити до практики, важливо уточнити терміни:

• фільтр Це означає відображення на екрані лише тих записів, які відповідають одному або кільком критеріям, а решту тимчасово та без руйнівного впливу приховувати.
• замовлення Він полягає в реструктуризації порядку записів відповідно до значення одного або кількох полів, у порядку зростання або спадання.

Обидві дії фізично не змінюють дані, що зберігаються в таблиці, вони лише змінюють те, як вони відображаються у вашому робочому поданні.

Де можна застосовувати фільтри та сортування в Access?

Практично будь-який об’єкт Access — таблиці, запити, форми та звіти — дозволяє фільтрувати та/або сортувати дані. Залежно від об’єкта, деякі функції є більш доступними або пропонують різні варіанти налаштування. Наприклад:

• Дошки: ідеально підходить для швидкої фільтрації необроблених даних.
• консультації: Фільтрація може бути частиною самого запиту (критерії в рядку конструктора).
• форми: Дуже зручно для візуальної або за формою фільтрації, розраховано на кінцевого користувача.
• Звіти: дозволяють застосовувати фільтри в попередньому перегляді перед друком або експортом.

Різні типи фільтрів, які пропонує Access

Access інтегрує кілька механізмів фільтрації для адаптації до різних сценаріїв та рівнів досвіду. Виберіть найбільш підходящий тип фільтра залежно від складності того, що ви шукаєте:

Звичайні фільтри

Вони є найшвидшими та найпрямішими, оскільки Access пропонує попередньо встановлені параметри на основі типу даних у стовпці. Вам не потрібно писати критерії чи формули. Просто:

• Клацніть стрілку розкривного списку в заголовку стовпця або поля, яке потрібно відфільтрувати.
• Ви можете вибирати/скасувати вибір певних елементів, фільтрувати за діапазонами або за певними умовами, такими як «дорівнює», «містить», «починається з», «більше ніж» тощо.
• Для полів дати ви знайдете фільтри за періодом, місяцем, між датами, сьогодні, вчора, минулого тижня тощо.
• Якщо вибрати «(Пусті)», порожні або нульові записи в цьому полі будуть відфільтровані.

Цей метод ідеально підходить для швидких оглядів або коли вам просто потрібно фільтрувати за простим критерієм.

Фільтрувати за вибором

Дозволяє фільтрувати на основі певного значення, просто вибравши його в комірці. Наприклад, якщо клацнути певне ім’я та вибрати «Фільтрувати за вибором», Access приховає всі записи, крім тих, у яких у цьому полі є саме це значення. Ви можете:

• Виберіть слово, частину тексту, дату або число та відфільтруйте за вибраним фрагментом (початок, кінець, вміст тощо).
• Поєднуйте кілька фільтрів, вибираючи різні поля, щоб ще більше уточнити результат.
• Щоб видалити фільтр, просто натисніть «Увімкнути/вимкнути фільтр» або «Очистити всі фільтри» на вкладці «Головна» в групі «Сортування та фільтр».

Фільтрувати за формою

Цей тип фільтра особливо потужний для пошуку записів, які відповідають кільком критеріям у різних полях. Access генерує пусту версію форми або електронної таблиці, де ви можете заповнити поля значеннями, які ви хочете знайти (можна залишити деякі порожніми та заповнити лише необхідні). Це ідеально підходить для складних пошуків, таких як:

• Усі люди, чиє місто — «Мадрид», а посада — «Менеджер».
• Ви можете виконувати альтернативні пошуки за допомогою вкладки «АБО», тобто відображати записи, які відповідають одному чи іншому набору критеріїв (наприклад: Країна = «Іспанія» АБО Країна = «Франція»).
• Як і в усіх інших режимах, видалення фільтра відбувається так само просто, як повторне натискання кнопки «Увімкнути/вимкнути фільтр».

розширений фільтр

Розширений режим найближче до створення запиту, дозволяючи вам виражати складні та настроювані умови в сітці конструктора. Рекомендується, якщо у вас є досвід роботи з виразами та критеріями:

• Відкрийте опцію «Розширений фільтр або сортування» в групі «Сортування та фільтр».
• Додайте до сітки поля, які потрібно фільтрувати, та вкажіть критерії в рядку «Критерії» (можна використовувати логічні оператори, функції, вирази, як у запитах).
• Використовуйте рядок «АБО», якщо потрібно встановити альтернативні критерії.
• Ви можете завантажити критерії з попереднього запиту або зберегти цей фільтр як новий запит для подальшого використання.

Покрокове застосування фільтрів відповідно до типу об'єкта

Фільтр у таблицях

Припустимо, у вас є таблиця співробітників, і ви хочете побачити лише тих, чия зарплата перевищує 50.000 XNUMX євро:

1. Відкрийте таблицю в режимі табличного подання даних.
2. Натисніть стрілку в заголовку стовпця «Зарплата».
3. Виберіть «Числові фільтри» та виберіть «Більше ніж», введіть 50000.
4. У системі Access відображатимуться лише ті співробітники, які відповідають цій умові.

Ви можете комбінувати фільтри за іншими стовпцями, наприклад: відділ = «Продажі» ТА зарплата > 50000, використовуючи фільтр форми.

Фільтрувати в запитах

Запити дозволяють додавати критерії безпосередньо до рядка конструктора, щоб щоразу під час виконання запиту Access відображав лише відфільтровані дані. Наприклад, щоб переглянути продажі на суму понад 1000 євро:

1. Відкрийте запит у режимі конструктора.
2. У рядку «Критерії» в полі «Сума» введіть «>1000».
3. Виконайте запит, щоб повернути лише ті результати, що відповідають заданим.

Ви можете поєднати кілька критеріїв за допомогою операторів «І» або «АБО» для подальшого уточнення.

Фільтрація даних у формах

Форми розроблені для інтуїтивно зрозумілого користувацького досвіду. Фільтрувати тут так само просто, як клацнути на даних, які вас цікавлять, і застосувати фільтр, або скористатися фільтром форми для розширеного пошуку.

Фільтри у звітах

Якщо у вас є звіт (наприклад, список співробітників), ви можете відфільтрувати його з самого подання звіту перед його друком:

1. Клацніть правою кнопкою миші на даних (наприклад, прізвищі) та виберіть «Текстові фільтри > Починається з».
2. Введіть літеру або текст і підтвердьте.

Ви можете роздрукувати звіт, відфільтрувавши лише ту частину даних, яка вас цікавить на даний момент. Щоб зберегти фільтр як запит і використовувати його повторно, скористайтеся функцією «Розширений фільтр або сортування» на стрічці.

Як видалити або повторно застосувати фільтри

Видалити фільтр легко: просто натисніть кнопку «Увімкнути/вимкнути фільтр» у верхній панелі. Це тимчасово видаляє фільтр, але залишає його збереженим, щоб ви могли повторно активувати його ще одним клацанням миші. Якщо ви вирішите очистити фільтр (за допомогою функції «Очистити всі фільтри»), Access забуде вибір, і вам доведеться повторно застосувати його, якщо він знадобиться для майбутніх сеансів.

Збереження фільтрів для повторного використання

Access запам’ятовує активні фільтри, коли ви закриваєте таблиці, форми або звіти, тож ви можете автоматично повторно застосувати той самий фільтр у наступному сеансі.

• Щоб забезпечити завжди застосування фільтра під час відкриття об’єкта, перейдіть до аркуша властивостей і ввімкніть параметр «Фільтрувати при завантаженні».
• Дізнайтеся більше про розширені запити в Access для фільтрації та сортування даних..

Практичні приклади фільтрації в Access

Проста фільтрація

Якщо у вас є таблиця замовлень і ви хочете побачити лише ті, що були розміщені за останній місяць:

1. Відфільтруйте стовпець «Дата замовлення», вибравши відповідний місяць у фільтрах дат.

Композитна або користувацька фільтрація

Дивіться лише співробітників із зарплатою понад 50.000 XNUMX євро, які працюють у сфері продажів:

• Застосуйте складений фільтр з розширеного меню: зарплата > 50000 ТА відділ = «Продажі».

Або, якщо бажаєте, скористайтеся , заповнивши обидва поля потрібними значеннями.

Фільтрувати звіти для друку

Відфільтруйте звіт, щоб відображалися лише клієнти з певного міста:

• Відкрийте звіт у режимі друку, клацніть поле міста та скористайтеся текстовим фільтром «Дорівнює» або «Містить».

За потреби роздрукуйте або експортуйте відфільтрований звіт.

Сортування даних в Access

Сортування даних однаково важливе для представлення та розуміння, незалежно від того, чи це таблиці, запити чи звіти.

Сортування в таблицях

1. Відкрийте таблицю в режимі табличного подання даних.
2. Клацніть заголовок стовпця, який потрібно відсортувати.
3. Натисніть значок сортування за зростанням (AZ) або за спаданням (ZA).

Ви можете сортувати за кількома стовпцями, хоча головним буде той, що вибрано першим.

Сортування в запитах

У режимі конструктора в рядку «Сортування» виберіть, чи потрібно сортувати за зростанням, чи за спаданням за одним або кількома полями.

Наприклад: спочатку відсортуйте за назвою продукту (за зростанням), а потім за датою (за спаданням), щоб проаналізувати останні продажі кожного продукту.

Сортування у звітах

Отримайте доступ до параметрів сортування з властивостей звіту або скористайтеся режимом конструктора, щоб указати критерії сортування за кількома полями.

Поєднання фільтрів та сортувань для розширеного аналізу

Справжня сила Access полягає в поєднанні фільтрації та сортування, створюючи налаштовані подання, які дозволяють виявляти тенденції або глибоко аналізувати ваш бізнес.

• Спочатку відфільтруйте ключові дані, щоб звузити коло пошуку, наприклад, продажі понад 2000 євро.
• Потім сортуйте за датою, за співробітником, за продуктом або за будь-яким іншим релевантним полем.
• Ви можете зберегти цю конфігурацію як запит для повторного використання за потреби.

Збереження конфігурації та повторне використання

Багато користувачів не знають, що Access дозволяє зберігати налаштування фільтрів і сортування, призначати ім’я та безпосередньо отримувати доступ до цього настроюваного подання в майбутніх сеансах. Скористайтеся цією функцією, щоб завжди аналізувати ключові дані, не налаштовуючи все з нуля.

Фільтри та сортування у формах та їхній користувацький досвід

У формах можна застосовувати фільтри з самого інтерфейсу, за допомогою інтуїтивно зрозумілих меню або полів прямого пошуку.

• Виберіть поле або значення та відфільтруйте його з контекстного меню.
• Використовуйте фільтри форм, якщо вам потрібно об’єднати критерії з кількох полів.
• Параметри можна знайти на панелі інструментів, стрічках швидкого доступу або в меню, що відповідають певній формі.

Вправи та практичні випадки для опанування фільтрації та сортування

Щоб допомогти вам повністю зрозуміти універсальність Access, ось кілька вправ і тематичних досліджень, які допоможуть вам потренуватися:

інтерактивні вправи

• Інвентаризація магазину: Фільтруйте товари з наявністю менше 10 одиниць та сортуйте їх за спаданням ціни.
• Управління проектами: Відображати лише незавершені завдання та сортувати їх за зростанням дати виконання.
• Відстеження клієнтів: Фільтруйте клієнтів, чия остання покупка була здійснена більше трьох місяців тому, та сортуйте їх за статусом членства.

Тематичні дослідження

• Відділ кадрів: Фільтруйте співробітників відділу продажів та сортуйте їх за спаданням зарплати.
• Аналіз продажів: Фільтруйте лише продажі за останній квартал та сортуйте їх за спаданням кількості.
• Академічні дослідження: Фільтруйте поточні проекти та сортуйте їх за датою початку.

Розширені поради та найкращі практики для роботи з великими даними

Якщо ваша база даних починає зростати, а фільтрація або сортування займають деякий час, зверніть увагу на ці рекомендації:

• Добре налаштовані індекси: Індексуйте стовпці, які найчастіше фільтруватимуть та сортуватимуть, щоб пришвидшити пошук.
• Спочатку застосуйте фільтр, а потім сортування: Обробка меншої кількості записів завжди швидша.
• Уникайте надто складних фільтрів в одному запиті. Розбийте їх на простіші запити та об’єднайте їх пізніше, якщо необхідно.
• Виберіть лише ті стовпці, які потрібно відобразити; уникайте опції «вибрати все» для підвищення ефективності.
• Вимкніть автоматичне оновлення в режимі конструктора для дуже складних запитів і працюйте зі зразком.
• Якщо ви обробляєте велику кількість даних, подумайте про те, щоб розділити інформацію на кілька пов'язаних таблиць.

Додаткові функції фільтрів в Access

Не забувайте, що Access показує, чи є активний фільтр, за допомогою значка воронки в заголовку стовпця та на панелі навігації записів.

Якщо навести курсор на заголовок відфільтрованого поля, ви побачите підказку із застосованими критеріями фільтра. Це корисно для швидкого виклику умов без необхідності переглядати всі налаштування.