Stratejik rehber: Şirketinizi dijitalleştirmek için hangi yazılımı seçmelisiniz?

Adımı atın bir şirketi dijitalleştirmek Bu sadece birkaç program kurup işi bitirmekle ilgili değil; çalışma şeklinizi, müşteriye ne gibi değer kattığınızı ve önümüzdeki yıllarda nasıl büyümeyi planladığınızı gözden geçirmeyi içeriyor. Birçok KOBİ, değişim korkusu, bilgi eksikliği veya "bu yöntem şimdiye kadar bizim için iyi sonuç verdi" düşüncesi nedeniyle bu kararı ertelemeye devam ediyor.

Sorun şu ki, bu zihniyet günümüzde bir tuzaktır: Piyasa dijitalleşti, talepleri arttı ve hızlandı.Ve değişime ayak uydurmayan şirketler geride kalma riskiyle karşı karşıya kalıyor. İyi haber şu ki, başlamak hiç bu kadar kolay ve erişilebilir olmamıştı: Ücretsiz bulut tabanlı araçlardan gelişmiş, kapsamlı yönetim platformlarına kadar her boyutta, sektörde ve bütçede çözüm mevcut.

Bir şirketi dijitalleştirmek gerçekte ne anlama geliyor?

Bir şirketi dijitalleştirmekten bahsettiğimizde, "Excel'den biraz daha modern bir programa geçmekten" bahsetmiyoruz; şunlardan bahsediyoruz: Şu anda manuel, kağıt tabanlı veya dağınık olan süreçleri bağlantılı dijital ortamlara taşıyın.Bu, hem araçları hem de işi organize etme biçiminde bir değişikliği içerir.

Pratikte, dijitalleştirme şudur: fiziksel işlemleri dijital akışlara dönüştürmekSiparişler, faturalar, sözleşmeler, kayıtlar, pazarlama kampanyaları, müşteri hizmetleri, stoklar… Tüm görevler %100 dijital hale gelemez, ancak büyük bir kısmı gelebilir ve verimlilik ve ölçeklenebilirlik açısından fark yaratan da tam olarak bunlardır.

Dahası, bu süreç neredeyse her zaman aşağıdaki gibi temel konuların gözden geçirilmesini gerektirir: iş modeli, ticari strateji, lojistik, iletişim kanalları ve insan kaynakları yönetimiBu sadece teknolojiyle ilgili değil: değer yaratma ve sunma biçiminizi yeniden düşünmekle ilgili.

Avrupa'da bu değişim o kadar stratejik kabul ediliyor ki, şu gibi programlar bile var: Dijital Kit ve Yeni Nesil FonlarKüçük ve orta ölçekli işletmelerin ve serbest çalışanların, büyük bir başlangıç ​​yatırımı yapmak zorunda kalmadan dijitalleşme çözümlerini finanse edebilmeleri için tasarlanmıştır.

Dijitalleşme ve dijital dönüşüm arasındaki fark

Terimleri karıştırmak kolaydır, ancak aralarındaki farkı bilmek önemlidir: Dijitalleşme ve dijital dönüşüm aynı şey değildir.Birbirleriyle yakından ilişkili olsalar da farklı liglerde oynuyorlar.

La dijitalleşme odaklanır analog süreçleri dijital süreçlere dönüştürmek Sürecin özünü çok fazla değiştirmeden. Örneğin: fiziksel dosya dolaplarından bulut tabanlı bir belge yönetim sistemine geçmek, elektronik imza El yazısıyla atılan imzalar yerine, teslimat notlarını tarayın ve bir yönetim sisteminde saklayın.

La dönüştürmek dijital Bir adım (veya birkaç adım) daha ileri gidiyor: varsayıyor ki Şirketi dijital bir bakış açısıyla yeniden düşünmek ve stratejiyi müşteriye odaklamak. ve buna güvenerek yapay zeka, otomasyon gibi teknolojilerBulut teknolojisi, büyük veri veya e-ticaret gibi alanlardan yararlanarak ürünleri, hizmetleri ve çalışma biçimlerini yeniden tasarlamak.

Dijitalleşme, halihazırda yaptığınız şeyleri dijital formata "çevirirken", dijital dönüşüm ise bambaşka bir boyuta geçiyor. oyunun kurallarını değiştirmekKararlarınızı nasıl alıyorsunuz, nasıl satış yapıyorsunuz, müşterileriniz ve tedarikçilerinizle nasıl ilişki kuruyorsunuz, şirket içi yeteneklerinizi nasıl organize ediyorsunuz veya nasıl yenilik yapıyorsunuz?

Dijitalleşme olmadan hiçbir dönüşüm mümkün değildir, ancak sırf dijitalleştirmek için dijitalleştirmek (Strateji olmadan araçları kurmak) size bugün kendinizi farklılaştırmak için ihtiyaç duyduğunuz rekabet avantajını sağlamayacaktır.

İspanya'da işletmelerin dijitalleşmesine ilişkin güncel genel bakış

İspanya'da dijital ilerleme uzun vadeli bir vizyonla birlikte geliyor: Geniş altyapı, bol miktarda yardım ve yine de gelişmiş ve geri kalmış şirketler arasında önemli bir uçurum var..

En son Avrupa göstergelerine göre, ülke önemli ilerlemeler kaydetti. bağlantı, fiber ve 5G dağıtımı ve şirketler tarafından teknoloji benimsenmesiFiber optik ağ halihazırda evlerin yaklaşık %95'ini kapsıyor ve 5G, birçok kırsal alan da dahil olmak üzere nüfusun neredeyse tamamına ulaşıyor.

Dijital ekonomi halihazırda yaklaşık olarak şu ağırlığa sahip: GSYİH'nin %22'si Otomasyon, e-ticaret ve dijital hizmetlerin etkisiyle her yıl birkaç puan daha artmaya devam etmesi bekleniyor.

Buna rağmen, birçok KOBİ ve mikro işletme yalnızca şunu kullanmaya devam ediyor: temel araçlar (e-posta, ofis yazılımı ve birkaç şey daha)çözümlere geçiş yapmadan IAÜretkenliğinizi ve analitik kapasitenizi katlayabilecek büyük veri veya gelişmiş bulut teknolojileri.

Bir diğer önemli zorluk ise şudur: dijital beceriler İş gücüyle ilgili olarak: teknik profillerde bir eksiklik ve teknolojiye karşı aşırı bir korku var. Bu nedenle, dijital beceriler, veri, yapay zeka ve diğer teknolojiler konusunda eğitim sunan kamu ve özel girişimlerin sayısı giderek artıyor. siber güvenlik.

Şirketinizi dijitalleştirmemenin avantajları ve riskleri

Dijitalleşmenin nedenleri teknolojik bir heves değil: şunlarla ilgili: verimlilik, maliyetler, rekabet gücü ve hayatta kalmaMüşteri alışkanlıklarındaki değişimler, hibrit çalışma, kar marjı baskısı ve piyasaların hızı, bunu artık isteğe bağlı olmaktan çıkardı.

Başlıca faydaları şunlardır: Gerçek zamanlı iş birliği, her cihazdan 7/24 erişilebilirlik ve kağıt kullanımının ve manuel işlerin azaltılması.Dijital iş akışlarına sahip bir işletme, ofis kapalıyken bile satış yapabilir, hizmet sunabilir, fatura kesebilir veya destek sağlayabilir.

Sürecin dışında kalmanın bir bedeli var: Rekabet gücü kaybı, daha fazla manuel hata, azalan yanıt verme hızı ve daha kötü müşteri deneyimleri.Pek çok sembolik iş başarısızlığı vakasının (Blockbuster, Kodak, Nokia…) ortak noktasının, dijital çağa zamanında uyum sağlayamamaları olması tesadüf değildir.

Özetle, bazı şirketler teknolojiyi daha az kaynakla daha çok iş yapmak ve yeni pazarlar açmak için kullanırken, Dijitalleşmeyenler, katı, pahalı ve yavaş yapıların içinde hapsolmuş durumda kalıyorlar. Bu durum sonuçta sürdürülemez hale geliyor.

Bir şirketi dijitalleştirmek için 7 temel yazılım türü

Belirli araçları seçmeden önce, ne olduklarını anlamak önemlidir. Yazılım türleri, bir kuruluşun dijital "omurgasını" oluşturur.Hepsini birden uygulamaya koymanıza gerek yok, ancak her birinin neyi kapsadığını ve birbirleriyle nasıl bağlantılı olduklarını net bir şekilde anlamanız gerekiyor.

1. ERP veya Kurumsal Kaynak Planlama yazılımı

Bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemi, birçok şirketin kalbidir: Finans, satın alma, satış, stok, üretim ve çoğu durumda insan kaynakları işlemlerini merkezileştirir. Tek bir veritabanında. Bu, tekrarları, hataları ve gerçekliğin çelişkili versiyonlarını önler.

Bu sistemler izin verir Şirketi birbirine bağlı bir bütün olarak görün ve yönetin.Depoda yaşananlar satın alma, nakit akışı ve satış tahminlerini etkiler. İyi bir ERP sistemi ile faturalama, banka mutabakatı, bütçe yönetimi ve muhasebe raporlarını otomatikleştirebilirsiniz.

Piyasada her seviyeye uygun çözümler bulunmaktadır: komple paketlerden, SAP, Microsoft Dynamics, Odoo Ya da KOBİ'lere yönelik, faturalama, temel muhasebe ve stok kontrolünü birleştiren hafif seçenekler için Gael Cloud'u tercih edebilirsiniz.

Önemli olan, işletmenizin büyüklüğüne ve karmaşıklığına uyum sağlayan ve size çeşitli özellikler sunan bir ERP sistemi seçmenizdir. bulut sürümleri, entegrasyonlar ve ölçeklenebilirlik Böylece iki yıl sonra yetersiz kalmazsınız.

2. BPM veya iş süreç yönetimi yazılımı

İş Süreç Yönetimi (BPM) sadece bir araç türü değil, neredeyse bir çalışma felsefesidir: Şirketin kritik süreçlerini sürekli olarak analiz edin, yeniden tasarlayın ve optimize edin..

BPM platformları izin verir İş akışlarını haritalandırın, tekrarlayan görevleri otomatikleştirin, sorumlulukları tanımlayın ve süreleri ve darboğazları ölçün.Genellikle iyileştirmeler önermek veya verimsizlikleri tespit etmek için iş kurallarına, otomasyona ve hatta yapay zekaya başvururlar.

BPM'nin en büyük değeri, sizi şunlara zorlamasıdır: İşlerinizi nasıl yaptığınızın temellerini gözden geçirin.Hangi adımlar gereksiz, hangi görevler otomatikleştirilebilir, hangi onaylar gereksiz, nerede zaman kaybediliyor?

Uygulama hayata geçirildikten sonra kuruluşunuz şu kazanımları elde eder: çeviklik, izlenebilirlik ve değişim kapasitesiBir süreci ayarlamak aylar süren bir drama olmaktan çıkıp, yazılımın kendisinin yapılandırılmasına dönüşüyor.

3. Dijital iletişim ve iş birliği araçları

Pandemi bir şeyi açıkça ortaya koyduysa, o da iyi bir iç iletişim olmadan bir şirketin çökeceğidir. Bugün, iç iletişim olmadan rekabet etmek düşünülemez bile. Mesajlaşmayı, görüntülü görüşmeleri, proje kanallarını ve iş birliğine dayalı çalışmaları kolaylaştıran platformlar..

Gibi araçlar gevşek, Microsoft Ekipleri, Yakınlaştır, Google sohbet ya da hatta WhatsApp İyi organize edilmiş işletmeler şunlara olanak tanır: Postaya olan bağımlılığı azaltmak, karar alma süreçlerini hızlandırmak ve izlenebilirliği sağlamak. konuşmalar ve anlaşmalar.

İdeal olarak, diğer araçlarınızla (ERP, CRM, proje yöneticisi, vb.) entegre olan bir çözüm benimsemelisiniz. depolama (bulutta) böylece ekipler Sürekli platform değiştirmeye gerek kalmadan dosyaları, görevleri ve güncellemeleri paylaşın..

Buradaki kilit nokta, net kurallar belirlemektir: sohbet üzerinden neler yönetilecek, e-posta ile neler gönderilecek, proje yöneticisinde neler kalacak... ve aracın bir müttefik olmak yerine sürekli bir gürültü kaynağı haline gelmesini önlemektir.

4. Pazarlama otomasyon yazılımı

Modern pazarlama artık elektronik tablolar ve birbirinden bağımsız kampanyalarla yönetilemez: Tüm satış hunisi boyunca kişiselleştirme ve müşteri takibi otomasyon gerektirir..

Pazarlama otomasyon platformları (örneğin HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo veya diğerleri) izin verir Potansiyel müşterileri segmentlere ayırın, otomatik içeriklerle onları besleyin, çok kanallı kampanyalar başlatın ve sonuçları gerçek zamanlı olarak ölçün..

Bu araçlar sanal bir asistan gibi davranır. göndermek e-postalar Kullanıcı davranışına dayanarak, potansiyel müşterileri satın alma olasılığına göre puanlandırır ve terk edilmiş sepet hatırlatıcıları gönderir. veya pasif müşterileri yeniden etkinleştirir.

Ek olarak, güçlü özellikler sunuyorlar. analitik modüller, SEOsosyal medya ve haber yapmaBu sayede hangi eylemlerin işe yaradığını, nerede ivme kaybı yaşandığını ve pazarlama yatırımınızı nasıl optimize edeceğinizi anlayabilirsiniz.

5. Proje ve görev yöneticileri

İş yükleri arttıkça ve ekipler büyüdükçe, kağıt listeler ve karşılıklı e-postalar etkisiz hale gelir. İşte bu noktada devreye giriyor... proje ve görev yöneticileriBu sistem, yapılması gereken her şey için ortak bir kontrol paneli görevi görür.

Gibi araçlar Trello, Asana, Monday, Notion, Jira veya ClickUp izin vermek Projeleri görüntüleyin, görevler atayın, son teslim tarihlerini belirleyin, dokümanlar ekleyin ve ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak takip edin.Genellikle Kanban görünümleri, takvimler veya Gantt şemaları ile birlikte kullanılır.

Avantajı iki yönlüdür: bir yandan, Unutkanlığı ve yarım kalan işleri önlerler.Öte yandan, bu sistemler yönetim ekibine iş yükleri, gecikmeler ve alanlar arasındaki bağımlılıklar konusunda görünürlük sağlar.

Hangisini seçeceğiniz, günlük görevleri düzenlemek için hafif bir şeye mi yoksa proje portföylerini, gelişmiş entegrasyonları ve karmaşık şablonları yönetebilen daha sağlam bir sisteme mi ihtiyacınız olduğuna bağlı olacaktır.

6. CRM veya müşteri ilişkileri yönetim sistemleri

CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), size bu imkanı sağlayan bileşendir. Müşteriler ve satış fırsatları hakkındaki tüm bilgileri merkezileştirmekİletişim bilgileri, etkileşimler, teklifler, olaylar, satın alma geçmişi vb.

Gibi çözümler Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse veya Gael Cloud yardım etmek Satış süreçlerini yapılandırın, takip işlemlerini otomatikleştirin ve satış ile müşteri hizmetleri ekibini koordine edin..

İyi bir CRM, işletmenizin "hafızası" haline gelir: Hiçbir potansiyel müşteri kaçırılmaz, fırsatlara öncelik verilir ve müşteriler daha kişiselleştirilmiş hizmet alırlar. Yöneticiler ayrıca dönüşüm oranlarını, satış döngülerini ve gelir tahminlerini analiz edebilirler.

Pazarlama otomasyonu ve ERP ile entegre edildiğinde, şirket müşteriye 360º bakış açısı kazanır: Sizinle nasıl tanıştığından, hangi ürünleri tükettiğine ve ne sıklıkla tükettiğine kadar.aldığı destek de dahil olmak üzere.

7. Bulut depolama ve belge yönetimi

Bulut depolama, dijitalleşmenin en büyük kolaylaştırıcılarından biridir çünkü şunlara olanak tanır: Belgelere her yerden erişin, gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın ve evrak işlerini önemli ölçüde azaltın..

Gibi platformlar Google Drive, Dropbox, OneDrive veya DocuWare gibi daha gelişmiş belge yönetim sistemleri. kolaylaştırmak Güvenli depolar oluşturun, dosyaları sürümlendirin, kullanıcı veya departmana göre izinler tanımlayın ve onay iş akışlarını otomatikleştirin..

Kağıt kullanımının yoğun olduğu ortamlarda aşağıdaki hususlar devreye girer: OCR özellikli belge dijitalleştirme yazılımı (Optik karakter tanıma), taramaların statik görüntüler yerine düzenlenebilir ve aranabilir bilgilere dönüştürülmesini sağlar.

Gibi çözümler RICOH Streamline NX veya DocuWare Belge türünü tespit edebilir, temel verileri (fatura numarası, tedarikçi, tarih, tutar) çıkarabilir ve Bunları otomatik olarak ilgili sisteme veya departmana gönderin.Manuel iş gücünü ve hataları azaltmak.

Şirket alanları ve önerilen yazılım türleri

Seçenekler denizinde kaybolmamak için harita çıkarmak faydalı olacaktır. Her alanda tipik olarak hangi araçlar kullanılır ve bu araçlar hangi süreçleri kapsar?Fotoğrafın genel hatları şöyle:

• Finans ve muhasebeFatura kesme, banka mutabakatı, bütçeleme, vergiler. Genellikle bunlara güvenirler. ERP ve finansal yazılım (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Operasyonlar, lojistik ve envanterİhtiyaç duydukları şeyler şunlardır: stok kontrolü, üretim planlaması, teslimat rotaları ve kalite kontrolü. ERP, lojistik yazılımı ve planlama araçları (Odoo, TMS, tedarik zinciri çözümleri).
• Satış ve e-ticaretTicari kanal, fiziksel satış noktası, çevrimiçi mağaza. Bunların hepsi sistemin bir parçası. CRM, e-ticaret platformları ve POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Pazarlama ve sosyal ağlarkampanyalar, e-posta pazarlamaSEO, analiz, sosyal medya yönetimi. Genellikle bunları kullanırlar. otomasyon ve analiz araçları (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• İnsan kaynaklarıBordro işlemleri, zaman takibi, tatil yönetimi, işe alım ve performans değerlendirmesi. Bunlara güveniyorlar. İK yazılımı (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, tescilli bulut çözümleri).
• Depolama ve dokümantasyonDosya yönetimi, yedeklemeler ve erişim izinleri gereklidir. bulut platformları ve belge yönetim sistemleri (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Destek ve satış sonrası hizmetlerDestek talepleri, sohbet, yardım masası, destek otomasyonu. Bunların hepsi buraya uyuyor. müşteri hizmetleri araçları (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Yaratıcı ve içerik alanları: tasarım, video, içerik, üretken yapay zeka. Kullanıyorlar yaratıcı ve yapay zeka platformları (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT(Yolculuğun Ortası, Jasper, İkizler…).

Önemli olan her şeye sahip olmak değil, Günümüzde hangi alanın en çok "tıkanmış" olduğunu ve kısa vadede en büyük etkiyi hangi tür yazılımın yaratacağını belirleyin.ve ardından kademeli olarak tutarlı bir mimari oluşturmak.

Yönetim yazılımı türleri: uzmanlaşmış, ERP, özel yapım ve iş birliğine dayalı platformlar

Hangi süreçleri dijitalleştirmek istediğiniz konusunda netleştikten sonra, en uygun yazılım yaklaşımının hangisi olduğuna karar verme zamanı gelir: Fonksiyona özel çözümler, ERP sistemleri, özel yazılım geliştirme veya esnek iş birliği platformları.

İşlevine göre özel ticari yazılımlar

Bunlar, sorunları çözmek için tasarlanmış araçlardır. Çok iyi, belirli bir sorun: CRM, muhasebe, projeler, destek, pazarlama vb.Genellikle hızlı bir şekilde hayata geçirilirler ve birçok gelişmiş özelliğe sahiptirler.

Güçlü yönleri şunlardır: uzmanlaşma, uygulama kolaylığı ve sık güncellemelerBu sistemler, sizin neredeyse hiçbir şey yapmanıza gerek kalmadan sektördeki en iyi uygulamaları bünyesine katıyor.

Tam tersine, bunlar da sebep olabilir. Veri parçalanması, birikmiş lisanslama maliyetleri ve belirli bir katılık Son derece spesifik süreçleri uyarlarken, sağlayıcının yol haritasına oldukça bağımlısınız.

Entegre ticari ERP'ler

ERP sistemleri, şirketin bütünleşik "omurgası" olmayı hedeflemektedir: Aynı platform içinde birden fazla modül (finans, satın alma, satış, lojistik, üretim, insan kaynakları).

Başlıca avantajı, süreçlerin ve verilerin merkezileştirilmesiHerkes aynı bilgi üzerinde çalışır, bilgi siloları ortadan kalkar ve raporlarda ve düzenleyici kontrollerde tutarlılık sağlanır.

Ödenmesi gereken bedel genellikle şudur: Daha karmaşık ve maliyetli uygulama, bazı katılıklar ve tedarikçi bağımlılığı Detaylı ayarlamalar için. Bu nedenle kapsamı doğru bir şekilde tanımlamak ve kritik modüllerle başlamak çok önemlidir.

Medyada gelişmek

Özel yazılım geliştirme şu durumlarda devreye girer: Çalışma şekliniz o kadar özel ki, hiçbir standart çözüm tam olarak uymuyor. Ya da yazılım aracılığıyla doğrudan rekabet avantajı yaratmak istediğinizde.

İyi planlanmışsa, size verir. Süreçlerinize tam uyum, sistemin evrimi üzerinde kontrol ve sistemin sahipliği.İşletmenin büyüme hızına bağlı olarak bunu ayarlayabilme olanağı.

Ama bu aynı zamanda şunu da ima eder: Yüksek başlangıç ​​maliyetleri, güvenilir bir teknik ekibe duyulan ihtiyaç ve bakım ve geliştirme sorumluluğu.Net bir strateji olmadan, sistem eskimeye yüz tutabilir veya bir darboğaza dönüşebilir.

İşbirliğine dayalı ve düşük kodlu çalışma platformları

Son yıllarda, bulut platformları, Derinlemesine programlama bilgisine ihtiyaç duymadan kendi çözümlerinizi oluşturun.Şablonlar, bloklar ve otomasyonlar temel alınarak.

İzin veriyorlar İş ekipleri için daha fazla esneklik, daha düşük kurulum maliyetleri ve daha fazla özerklik.Bu da süreçlerin %100 BT'ye bağımlı olmadan gelişmesine olanak tanır.

Genellikle şunlar için idealdirler: Düzen ve otomasyona ihtiyaç duyan, ancak geleneksel bir ERP sistemine veya pahalı özel yazılım geliştirmeye girişmek istemeyen büyüyen işletmeler için idealdir.Zinkee gibi bazı modeller ise zorlu çalışma ortamlarına dayanacak şekilde tasarlanmıştır.

Her şey gibi, bunların da kendine özgü incelikleri var: Platformun "sahibi" rolünü üstlenecek birinin bulunmasını talep ediyorlar. Kullanıcı sayısı önemli ölçüde artarsa, maliyetlerin şirket içinde izlenmesi gerekir ve tüm sistemler kritik süreçler için eşit derecede sağlam değildir.

İşletmeniz için doğru yazılımı nasıl seçersiniz?

Yazılım seçimi, "herkesin kullandığı" şeyi satın almakla ilgili değildir, Teknolojiyi, süreçleri, insanları ve bütçeyi uyumlu hale getirin.Pratik bir yaklaşım üç temel unsur içerir.

1. Gerçek ihtiyaçlarınızı analiz edin

Araçları karşılaştırmadan önce biraz zaman ayırın. Bugün size zarar veren şeyleri anlayın: zaman nerede boşa harcanıyor, nerede daha çok hata yapılıyor, hangi tekrarlayan görevler ekibi yıpratıyor? veya ölçeklenebilir olmayan süreçler.

Temel süreçlerin (satış, satın alma, projeler, destek, finans…) basit bir haritasını oluşturun ve tanımlayın. Her bir sürecin hangi bölümünü iyileştirmek veya otomatikleştirmek istersiniz? Önümüzdeki 6-12 ay içinde.

Ayrıca aşağıdaki faktörleri de dikkate alın: Şirket büyüklüğü, bütçe, ekibin dijital düzeyi ve çalışma şekli (Yüz yüze, hibrit, uzaktan) benimsenmesi imkansız çözümler önermekten kaçınmak için.

2. Temel işlevleri tanımlayın

Eldeki haritayla, kısa bir liste... Yazılımda mutlaka ihtiyaç duyacağınız özellikler: entegrasyonlar, Kanban görünümleri, belge yönetimi, raporlar, izinler, otomasyonlar vb.

"En çok özelliği olan" ürünü alma cazibesine kapılmaktan kaçınmaya çalışın ve şunlara odaklanın: bu da ilk günden itibaren değer katacaktır.Gerçekliğinize iyi uyan, daha özlü bir sistem genellikle kimsenin kullanmadığı modüllerle dolu devasa bir sistemden çok daha iyi sonuç verir.

Ayrıca şu gibi hususlara da değer vermektedir: kullanım kolaylığı, özelleştirme, güvenlik, ölçeklenebilirlik ve destek kalitesiBu özellikler, yılda dört kez kullanacağınız muhteşem bir özellikten genellikle daha büyük fark yaratır.

3. Seçiminizi bütçenize ve beklediğiniz getiriye göre ayarlayın.

Maliyet sadece lisans ücretiyle sınırlı değil: şunları da içeriyor. uygulama, eğitim, potansiyel ileri gelişmeler ve bakımHem ilk yatırım maliyetini hem de toplam aylık veya yıllık maliyeti hesaplayın.

Şununla karşılaştırın: Zamandan tasarruf edebilir, hataları azaltabilir veya ek gelir elde edebilirsiniz. Daha verimli yönetimle elde edebileceğiniz geliri gösterir. Bu da size potansiyel yatırım getirisini (ROI) gösterir.

Mümkün olduğunca şunu tercih edin: Küçük başlayın ve büyütün.: Bir departmanda pilot uygulamalar, daha sonra genişletilen temel sürümler, süreç bazlı aşamalar… Bu, riski azaltır ve ekibin uyum sağlamasına olanak tanır.

Yönetim yazılımının başarılı bir şekilde uygulanması için en iyi uygulamalar

Teknolojinin tek başına uygulanması kaotik olursa hiçbir şeyi düzeltemez. Yazılımın gerçekten etkili olabilmesi için... verimliliği ve iş kalitesini artırmakDüzenli bir yol haritası izlemek tavsiye edilir.

Projeyi planlayın ve yönetimi uyumlu hale getirin.

Tanımlayarak başlayın net hedefler, kapsam, sorumlu taraflar, son tarihler ve başarı ölçütleriSon dakika direnişlerini önlemek için yönetimi ve etkilenen bölgeleri en başından itibaren sürece dahil edin.

Uygulamayı şu şekilde bölün: Belirli çıktıları olan aşamalar (Örneğin: önce finans, sonra projeler, sonra CRM) Etkiyi kontrol etmeye, hızlı öğrenmeye ve anında uyum sağlamaya yardımcı olur.

Veri geçişine dikkat edin.

Eski sistemlerden (veya elektronik tablolardan) yeni bir platforma geçmek şunları gerektirir: Verileri temizleyin, kriterleri birleştirin ve bilgilerin doğru girildiğini doğrulayın. yeni modelde.

Yapmanız tavsiye edilir Test ortamında geçiş testlerinin yapılması, sonuçların kilit kullanıcılarla gözden geçirilmesi ve kuralların belgelenmesi. (Adlandırmalar, gerekli alanlar, izinler) sürprizlerden kaçınmak için.

Ekibi kurun ve değişimi yönetin.

Yazılım projelerinde başarısızlığın en yaygın nedenlerinden biri şudur: İnsanlar bu aracı nasıl kullanacaklarını bilmiyorlar veya aracın faydasını göremiyorlar.Eğitim, basit bir "posta yoluyla gönderilen kılavuz" olamaz.

davranışlarıyla Gerçek günlük görevlere odaklanan uygulamalı oturumlar düzenleyin, hızlı kılavuzlar oluşturun ve kurum içi referanslar atayın. Soruları yanıtlayabilen ve başkalarına destek olabilen.

Faydaları anlatın, itirazları dinleyin ve Ekip ile birlikte süreçleri ayarlayın.Bağlamdan kopuk bir şekilde yukarıdan değişiklik dayatmak yerine.

Güncellemeleri izleyin, geliştirin ve avantajlarından yararlanın.

Proje başladıktan sonra, bittiğini düşünmeyin: Geri bildirim isteyin, ölçümleri inceleyin, darboğazları tespit edin ve ayarları düzenleyin.Sürekli gelişim, oyunun bir parçasıdır.

Ayrıca şu fırsatlardan da yararlanın. Tedarikçi güncellemeleri, yeni özellikler veya entegrasyonlar Ekibinizi bunaltmayacak şekilde, etkiyi ve zamanlamayı her zaman göz önünde bulundurarak süreçlerinize uyum sağlayabilecek çözümler üretin.

Nihai hedef, yazılımın "sıradan bir araç" olarak görülmekten çıkıp, dikkate alınmaya başlanmasıdır. Daha iyi, daha hızlı ve daha az stresli çalışmanıza yardımcı olacak günlük bir müttefik..

Bir şirket çözümlerini iyi seçtiğinde, bunları özenle uyguladığında ve çalışanlarını eğittiğinde, teknoloji gerçek bir değişim motoru haline gelir: Süreçler düzenli hale gelir, veriler kullanılabilir hale gelir, iletişim akar ve büyüme artık kaosla eş anlamlı olmaktan çıkar.Sonuç olarak, bir şirketi dijitalleştirmek için hangi yazılımı seçeceğinize dair iyi bir stratejik rehberin özü şudur: mesele sadece programlar değil, daha akıllı ve sürdürülebilir bir çalışma biçimi tasarlamaktır.