Veritabanlarındaki yinelenen verileri adım adım nasıl temizlersiniz?

Veritabanlarıyla çalışırken, elektronik tablolar veya bilgi sistemleri, Yinelenen veriler gerçek bir baş ağrısı haline gelebilir.Tekrarlanan kayıtlar, bin farklı şekilde yazılmış isimler, kötü biçimlendirilmiş tarihler veya fazladan boşluklar analizleri güvenilmez hale getirir ve sistemin saniyeler içinde temizlemenize yardımcı olabileceği şeyleri manuel olarak kontrol etmek için zamanınızı boşa harcar.

İyi haber şu ki, Yinelenen verileri bulmak, vurgulamak ve kaldırmak için güçlü araçlar. hem Excel'de hem de Google Sayfalar, örneğin SQL veritabanları Ya da bibliyografik yönetim araçları. Bunların nasıl çalıştığını, nasıl farklılık gösterdiklerini ve ne gibi riskler taşıdığını (örneğin daha sonra özleyebileceğiniz bilgileri silmek gibi) anlamak, verilerinizi düzenli tutmak ve gönül rahatlığıyla analiz edebilmek için çok önemlidir.

Verilerde neden yinelenen sonuçlar ortaya çıkıyor ve bunlar neden sorun teşkil ediyor?

Uygulamada, Yinelenen kayıtlar insan hatası, tekrarlanan içe aktarmalar veya kötü koordine edilmiş sistemler nedeniyle ortaya çıkar.İki kez gönderilen formlar, önceden temizlenmeden birleştirilen dosyalar veya bilgileri düzgün bir şekilde doğrulamayan uygulamalar arası entegrasyonlar, sisteminizin yinelenen kayıtlarla dolması için mükemmel bir zemin oluşturur.

Bariz tekrarların yanı sıra, şunları da bulacaksınız: Aslında aynı veriyi temsil eden ufak farklılıklarBüyük ve küçük harflerin karışık kullanıldığı isimler, fazladan boşluklar, farklı kısaltmalar veya farklı formatlardaki tarihler, sistemin aynı şeyi ifade ettikleri açık olsa bile, sistem tarafından aynı olarak tanınmaz.

Etkisi önemli: İstatistikler çarpıtılmış; müşteri veya hasta sayıları şişirilmiş.E-posta kampanyalarında e-postalar tekrarlanıyor, faturalar çoğaltılıyor veya sipariş sayısı olduğundan fazla tahmin ediliyor. Bu durum, yanlış kararlara, ek maliyetlere ve veri kalitesine olan güvenin önemli ölçüde azalmasına yol açabilir.

Bu nedenle, gösterge panoları veya gelişmiş analizler oluşturmaya başlamadan önce, zaman ayırıp şunlara odaklanmakta fayda var: Veri tutarsızlıklarını tespit etmek ve düzeltmek için mükemmel bir veri temizleme aracı.Yinelenen kayıtları kaldırmak bu sürecin merkezi bir parçasıdır, ancak tek parçası değildir: ayrıca şunları da yapmanız gerekir: metni homojenleştirmekGereksiz boşlukları kaldırın ve tarihleri ​​normalleştirin.

Elektronik tablolardaki yinelenen verileri tespit et ve vurgula

Excel gibi araçlar çok kullanışlı işlevler sunar. Bir hücre aralığında hangi değerlerin tekrarlandığını hızlıca belirlemekHerhangi bir şeyi silmeden önce, gözden geçirmenize ve neyi saklamak istediğinize sakin bir şekilde karar vermenize yardımcı olacak görsel bir format kullanmanız önerilir.

Başlamak için çok yaygın bir yöntem şudur... Birden fazla kez tekrarlanan değerleri vurgulamak için koşullu biçimlendirme.Bu şekilde hücrelerin içeriğini değiştirmezsiniz, sadece analiz edebilmek için onları işaretlersiniz.

Tipik iş akışı, öncelikle incelenecek hücrelerin seçilmesini ve ardından bir yöntemin uygulanmasını içerir. Yinelenen öğeleri farklı bir arka plan rengi veya yazı tipiyle işaretleyen koşullu biçimlendirme kuralı.Bu, kalıpları belirlemenizi sağlar: örneğin, bir kişinin müşteri listesinde birden fazla kez görünüp görünmediğini veya belirli ürün kodlarının birden fazla kez kaydedilip kaydedilmediğini görebilirsiniz.

Ayrıca, bu otomatik vurgulama özelliğini elektronik tablonun kendi içindeki filtrelerle birleştirebilirsiniz. Yalnızca yinelenen kayıtların bulunduğu satırları görüntüleyin ve bunları tek tek inceleyin.Bu size kontrol imkanı verir ve önemli bilgileri yanlışlıkla silme riskini azaltır.

Excel'de yinelenen değerleri güvenli bir şekilde kaldırma

Gereksiz tekrarların hangileri olduğunu anladıktan sonra, Excel'de bu konuda özel bir işlev bulunur. "Yinelenenleri kaldır" seçeneği, tekrarlanan satırları kalıcı olarak siler.Bu noktada dikkatli olmanız gerekiyor, çünkü bir kopyasını kaydetmediyseniz sildiğiniz şeyleri geri kurtarmak kolay değil.

Bu aracı çalıştırmadan önce, aşağıdaki hususların dikkate alınması şiddetle tavsiye edilir. Orijinal veri aralığını başka bir sayfaya veya yedek dosyaya kopyalayın.Bu sayede, temizleme işlemi beklenmedik bir sonuç doğurursa, kaldırdığınız verileri gözden geçirebilir ve herhangi bir sorun yaşamadan bilgileri kurtarabilirsiniz.

Bu işlem, temizlemek istediğiniz hücre aralığını seçmeye ve ardından bir satırın yinelenip yinelenmediğine karar vermek için değerlerin hangi sütunlarda karşılaştırılması gerektiğini belirtmeye dayanmaktadır. Birden fazla sütun seçerseniz, yalnızca tam kombinasyonu başka bir satırla eşleşen satır yinelenen olarak kabul edilecektir.Bu, karmaşık verilerle çalışırken çok faydalıdır.

İşlemi onayladıktan sonra Excel fazladan satırları siler ve Silinen yinelenen kayıtların sayısını ve kalan benzersiz kayıtların sayısını özet olarak gösterir.Bu kısa rapor, temizliğe başladığınızda beklediğiniz sonuçların elde ettiğiniz sonuçlarla örtüşüp örtüşmediğini doğrulamanıza yardımcı olur.

Unutulmamalıdır ki Benzersiz değerleri filtrelemek, yinelenenleri kaldırmakla aynı şey değildir.Filtreleme yaptığınızda, yinelenen satırlar yalnızca geçici olarak gizlenir, ancak hala oradadırlar; yinelenenleri kaldırmak onları tamamen siler. Bu nedenle, benzersiz bir filtre veya koşullu biçimlendirme ile başlamak daha akıllıca bir stratejidir.

Bir değerin mükerrer olarak kabul edilmesi için gereken kriterler

Elektronik tablo araçları yinelenen kayıtları karşılaştırırken, Bunu, altta yatan yorumlanmış değere değil, hücrede gerçekten görülen şeye dayanarak yaparlar.Bu durumun bilmeniz gereken bazı ilginç sonuçları var, aksi takdirde sürprizlerle karşılaşabilirsiniz.

Örneğin, aynı günü temsil eden iki tarih, aşağıdaki durumlarda mükerrer tarih olarak kabul edilmeyebilir: Birinde “08/03/2006” diğerinde ise “8 Mart 2006” yazmaktadır.Çünkü anlam aynı olsa bile metin içeriği farklıdır. Aynı durum, farklı boşluklar veya büyük/küçük harf kullanımı içeren isimler ve metin dizileri için de geçerlidir.

Benzer şekilde, Metin olarak saklanan bir sayı ve aynı sayının sayısal biçimi. Bunlar farklı değerler olarak ele alınabilir. Bu nedenle, yinelenen satırları toplu olarak silmeye çalışmadan önce biçimleri normalleştirmek çok önemlidir.

Kapsamlı bir temizlik işlemine geçmeden önce, benzersiz değerleri filtrelemek veya koşullu biçimlendirme kullanarak doğrulamak faydalı olacaktır. karşılaştırma kriterinin düşündüğünüz gibi çalıştığıOyunun kurallarını en başından belirlemek, geçerli verilerin kaybolmasını veya gizlenmiş kopyaların kalmasını önler.

Elektronik tablolardaki metin işlevleri ile hatalı verileri temizleme

Tekrarlanan kayıtlarla ilgili sorunların büyük bir kısmı, tam olarak aynı değerin tekrar edilmesinden değil, şu gerçeklerden kaynaklanmaktadır: Aynı bilgiler biraz farklı şekillerde yazılmıştır.İşte bu noktada Excel veya Google Sheets'in metin fonksiyonları devreye girerek tekrarları kaldırmadan önce standartlaştırma ve hazırlık yapmaya yardımcı oluyor.

Sütunlarda bazı isimlerin büyük harfle, bazılarının küçük harfle, bazılarının ise rastgele karışık olarak yazıldığı durumlarla karşılaşmak çok yaygındır. Bunları birleştirmek için şu işlevler kullanılır: Her şeyi küçük harfe çeviriyorlar, her şeyi büyük harfe çeviriyorlar veya sadece her kelimenin ilk harfini büyük harfle yazıyorlar.Bu, “ANA PÉREZ”, “ana pérez” ve “Ana Pérez” ifadelerinin aynı şekilde ele alınmasını sağlar.

Metinler ile Zincir içinde ve başında veya sonunda fazladan boşluklarÖzel bir işlev, kelimeler arasındaki fazlalık boşlukları kaldırarak yalnızca normal bir boşluk bırakabilir ve böylece karşılaştırmaları bozan "Juan García" veya benzeri ifadeleri ortadan kaldırabilir.

Kodların bir arada bulunduğu veya aynı hücrede ad ve soyadların yer aldığı gibi birbirine yakın veriler için, ayıklama ve birleştirme işlevlerini kullanmak faydalıdır. metnin bir bölümünü çıkarın Hangi konumdan ve kaç karakter ayıklamak veya birden fazla dizeyi birleştirerek daha tutarlı alanlar oluşturmak istediğinizi belirtir.

Tarihler söz konusu olduğunda, farklı stillerde metin olarak geliyorsa, onları dönüştürmek iyi bir fikirdir. Yıl, ay ve güne dayalı standart tarih formatıBu sayede, elektronik tablolar bunları gerçek tarihler olarak ele alır, doğru şekilde sıralayabilirsiniz ve karşılaştırmalar artık hücrenin görsel görünümüne bağlı olmaz.

Elektronik tablolarda benzersiz değerleri filtreleyin ve yinelenen kayıtları kaldırın.

Biçimlendirme araçları ve metin işlevlerine ek olarak, hem Excel hem de Google Sheets şunlara olanak tanır: Bir sütundan veya bir sütun kümesinden yalnızca benzersiz değerleri görmek için hızlıca filtreleme yapın.Bu, geri dönüşü olmayan kararlar vermeden önce sonuçları gözden geçirmek için çok etkili bir yöntemdir.

Bazı ortamlarda, yalnızca bir veya daha fazla belirli sütunda benzersiz değerlere sahip satırları göstermek istediğinizi belirtmek için gelişmiş filtreleme seçeneklerini kullanabilirsiniz. Bu filtreleme verileri silmez, yalnızca yinelenen kayıtları geçici olarak gizler.Bu da onu oldukça ihtiyatlı bir ara adım haline getiriyor.

İlginizi çeken manzaranın o eşsiz manzara olduğundan emin olduktan sonra, yapmanız gerekenler şunlardır: komutlar için özel Yinelenen kayıtları doğrudan veri menülerinden kaldırın.Genellikle "Veri > Yinelenenleri Kaldır" gibi bir seçeneğe erişirsiniz ve karşılaştırmayı hangi sütunlara göre yapacağınızı seçersiniz.

Bir diğer seçenek ise, ihtiyaçlarınıza bağlı olarak hem yinelenen hem de benzersiz değerleri vurgulamak için koşullu biçimlendirme kullanmaktır. Örneğin, şunları yapabilirsiniz: Yalnızca bir kez görünen satırları parlak bir renkle vurgulayın. ve bunların atipik kayıtlar, yükleme hataları veya korunması gereken nadir durumlar olup olmadığını analiz edin.

Açılır listeler veya veri doğrulama ile çalışıyorsanız, bunları da temizlemek oldukça mantıklıdır. Bunu doğrulama menüleri aracılığıyla yapabilirsiniz. Tipografik varyasyonların eklenmesini engelleyen kapalı listeler tanımlayın.Bu sayede, aslında sadece yazım hatası olan sahte kopyaların oluşma olasılığı azalır.

SELECT DISTINCT kullanarak SQL veritabanlarındaki yinelenen kayıtları temizleme

Elektronik tablolar dünyasından, dijital dünyaya geçtiğimizde... veritabanlarıYaklaşım biraz değişiyor. SQL'de tekrarlanan bilgileri yönetmek için kullanılan ilk araçlardan biri operatördür. SELECT komutuyla birlikte kullanılan DISTINCT seçeneği, yinelenen kayıtlar içermeyen satırları döndürür. Bir sorgunun sonuçlarında.

Fikir basit: SELECT sorgusu oluştururken, DISTINCT anahtar kelimesini ekleyerek şunu belirtebilirsiniz: Değer kombinasyonlarının her birinden yalnızca birer tane olmasını istiyorsunuz. Seçilen sütunlarda. Bu şekilde, aynı mantıksal satır tabloda birkaç kez tekrarlanırsa, sorgu tek bir satır döndürür.

SELECT DISTINCT sorgusunun veritabanından hiçbir şeyi silmediğini anlamak önemlidir: Bu durum yalnızca sorguyu çalıştırdığınızda gördüğünüz sonucu etkiler.Tablolardaki orijinal bilgiler değişmeden kalır; bu da henüz verileri değiştirmek istemediğiniz keşifsel analizler için mükemmeldir.

Söz dizimi açısından genel yapı, SELECT DISTINCT ifadesini ilgilendiğiniz sütun listesiyle birleştirmekten, ardından tabloyu belirtmek için FROM yan tümcesini kullanmaktan ve isteğe bağlı olarak, Belirli koşullara göre filtreleme yapmak için kullanılan bir WHERE yan tümcesi.Bu sayede örneğin yalnızca bir ülkeden benzersiz müşteriler veya belirli bir kategoriden farklı ürünler talep edebilirsiniz.

Bu yaklaşım, sonuçları yalnızca yinelenmeyen girdilerle sınırlandırmak istediğinizde çok kullanışlıdır, ister başka amaçlar için olsun ister başka amaçlar için. Birden fazla sipariş nedeniyle mükerrer kayıtlar içermeyen bir müşteri listesi edinin.Bir veri kümesindeki farklı ürün kodlarının listesini görüntüleyebilir veya benzersiz öğelerin sayısını oluşturabilirsiniz.

SQL'de yinelenen kayıtları önlemenin DISTINCT ve diğer yöntemleri arasındaki farklar

DISTINCT ve UNIQUE kelimeleri kulağa benzer gelse de, SQL ekosisteminde aynı rolü oynamazlar.DISTINCT, SELECT sorgularında kullanılır ve döndürülen satırları etkiler; UNIQUE ise genellikle tabloların tanımlanmasındaki kısıtlamalarla ilgilidir ve belirli alanların tekrarlanan değerler içermemesi gerektiğini belirtir.

Ayrıca, büyük miktarda veri içeren ortamlarda, SELECT DISTINCT kullanmak performans açısından yoğun olabilir, çünkü Veritabanı motorunun seçilen tüm sütunları karşılaştırması gerekiyor. Hangi satırların aynı olduğunu belirlemek için kullanılır. Büyük tablolarda veya çok sütunlu tablolarda bu işlem zahmetli hale gelebilir.

Bu nedenle, bazı durumlarda alternatifleri değerlendirmek faydalı olabilir. En yaygın olanlardan biri de kullanmaktır. GROUP BY komutu, satırları bir veya daha fazla sütuna göre gruplandırmak için kullanılır. ve verileri verimli bir şekilde özetlemenizi sağlayan toplama işlevlerini (örneğin COUNT, MIN veya MAX) uygulayın.

EXISTS gibi maddelere de güvenebilirsiniz. Belirli değerlerin başka bir tabloda mevcut olup olmadığını kontrol edin.Bu, gereksiz yinelenen satırların birleştirilmesini önler. Veya, hangi kayıtları almak istediğinizi daha iyi belirtmek için iyi tanımlanmış SELECT, FROM ve WHERE yan tümcelerine sahip alt sorgular kullanabilirsiniz.

Bir sütundaki benzersiz değerlerin sayısını saymak istediğinizde, genellikle COUNT ile DISTINCT'i birleştirmek kullanılır, böylece Farklı elemanların sayısını doğrudan elde edersiniz. Her birini tek tek kontrol etmeye gerek kalmadan.

Pratik örnekler: Müşteri sorguları ve mükerrer kayıt içermeyen adresler

Her satırın yapılan bir satın almayı temsil ettiği bir sipariş tablosuyla çalıştığınızı hayal edin. Yaygın olarak karşılaşılan bir durum şudur: Aynı müşteri birden fazla sipariş vermişse, listede birden fazla kez görünecektir.Her müşteriyi yalnızca bir kez görmek istiyorsanız, SELECT DISTINCT çok kullanışlı bir araçtır.

Bu senaryoda, müşteri kimlik sütunlarını (örneğin, kimlik numaraları ve adları) seçen ve DISTINCT operatörünü uygulayan bir sorgu oluşturursunuz. Her müşteri için listeyi yalnızca bir kez alırsınız.Orijinal tabloda on farklı sipariş olmasına rağmen.

Tümünü görmeniz gerektiğinde de benzer bir durum yaşanır. Ürünlerin gönderildiği benzersiz gönderim adresleriHer sipariş bir adres içeriyorsa, tablo tekrarlarla dolu olacaktır; ancak, adres sütunlarında DISTINCT kullanarak, gönderim noktalarının kompakt bir listesini oluşturabilirsiniz.

Belirli bir bölgedeki müşterilere odaklanmak istediğinizde, örneğin şunu belirtmek için bir WHERE yan tümcesi ekleyebilirsiniz: Sadece belirli bir ülkeye ait kayıtlara ilgi duyuyorsunuz.Bu şekilde, SELECT DISTINCT sorgusu tablonun tamamı üzerinde değil, yalnızca bir alt kümesi üzerinde işlem yapar.

Sağlık sektöründe veya akademik alanlarda, operatör ayrıca çok pratiktir; Birden fazla kez yer alan hasta veya yazarlardan elde edilen grup verileri Farklı çalışmalarda veya makalelerde, analiz amacıyla her varlık için yalnızca bir giriş gösterilmektedir.

Bibliyografik veritabanlarında yinelenen referansların yönetimi

Bilimsel dokümantasyon alanında, bibliyografik veritabanları genellikle şunları sunar: Yinelenen referansları kaldırmak için özel araçlar Farklı kaynaklarda arama yaparken, literatür taramalarınızın mükerrer makalelerle dolmasını önlemek çok önemlidir.

Bu sistemlerde, araçlar menüsünde genellikle "Yinelenenleri kaldır" komutu bulunur; Sonuç kümesini analiz eder ve yinelenen referansları otomatik olarak kaldırır.Sistem genellikle kaç öğenin silindiğini ve mevcut kümede kaç öğenin kaldığını bildirir.

Birçok platformda, tercihler bölümünden şu ayarları yapılandırabilirsiniz: Yinelenen referansların kaldırılması otomatik olarak yapılır. Her yeni arama yaptığınızda bu işlem otomatik olarak tekrarlanır. Bu, manuel iş yükünü önemli ölçüde azaltır, ancak yinelenen kayıt kriterlerinin doğru olup olmadığını düzenli olarak kontrol etmeniz önerilir.

Toplu silme işlemine ek olarak, bu yöneticiler belirli referansları manuel olarak seçmenize ve bunların saklanıp saklanmayacağına karar vermenize olanak tanır. Bu manuel inceleme, sistemin iki kaydın gerçekten aynı öğe olup olmadığından emin olmadığı durumlarda faydalıdır. veya farklı sürümlere karşılık geliyorlarsa (örneğin, ön baskılar ve nihai sürümler).

Yinelenen kayıtlar kaldırıldıktan sonra, sonuç kümesi güncellenir ve Referans sayısının azaldığını gösteriyor.Bu sayısal kontrol, hata ayıklama işleminin etkili olup olmadığını doğrulamaya ve süreci sistematik incelemelerde veya arama raporlarında belgelemeye yardımcı olur.